Decizie CNSC 506/2022

În conformitate cu prevederile art. 12 alin. (1) şi ale art. 27 alin. (1) din Legea nr. 101/2016 privind remediile şi căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor sectoriale şi a contractelor de concesiune de lucrări şi concesiune de servicii, precum şi pentru organizarea şi funcţionarea Consiliului Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor, Consiliul adoptă următoarea DECIZIE Nr. 506/C10/86,95 Data: 09.03.2022 Prin contestația nr. 177/12.01.2022, înregistrată la Consiliu sub nr. 1825/12.01.2022, depusă de SC CERTSIGN SA, cu sediu în București, Șos. Olteniței nr. 107A, corp C1, et. 1, cam. 16, sector 4, și sediul de corespondență în București, AFI Tech Park, Bd. Tudor Vladimirescu nr. 29, et. 2, sector 5, având Cod Unic de Înregistrare RO 18288250 și număr de înregistrare la Oficiul Registrului Comerțului J40/484/2006, reprezentată legal prin administrator Constantin Burdun, privind procedura de licitație deschisă, online, organizată în vederea atribuirii contractului având ca obiect „Servicii de retrodigitalizare arhiva de documente”, cod CPV 79999100-4, de către OFICIUL ROMÂN PENTRU DREPTURILE DE AUTOR, cu sediul în București, str. Victoriei, nr. 118, sector 1, în calitate de autoritate contractantă, s-a solicitat: - obligarea autorității contractante la remedierea aspectelor restrictive și nelegale din cadrul documentației de atribuire, prin: > Modificarea și/sau înlocuirea sau eliminarea din/în cadrul Caietului de sarcini a cerințelor nelegale, abuzive și restrictive referitoare la: A.Cerința minimă privind viteza de scanare pentru cel puțin 1 echipament trebuie să fie mai mare de 450 imagini pe minut; B.Cerința minimă privind deținerea de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor de minim 5 tone pe zi și, C.Cerința minimă din caietul de sarcini ca distrugerea să se facă în cutii închise, sigilate. Prin contestația nr. 02/12.01.202, înregistrată la Consiliu sub nr. 1921/12.01.2021, depusă de către SC CITYPLAN STUDIO SRL, cu sediul în Municipiul Timişoara, Calea Dorobanţilor, Spaţiu comercial camerele 1,5 şi 9, Scara A, Etaj P, Judeţ Timiş, având Cod Unic de Înregistrare RO 0222432 și număr de înregistrare la Oficiul Registrului Comerțului J34/558/2018, Pagina 1 din 3

reprezentată legal prin Popescu Cosmin Alin - Administrator, în cadrul aceleiași proceduri, organizată de către OFICIUL ROMÂN PENTRU DREPTURILE DE AUTOR, în calitate de autoritate contractantă, s-a solicitat: a) în principal, obligarea autorităţii contractante la remedierea aspectelor identificate se către subscrisa în documentaţia de atribuire ca fiind restrictive şi nelegale, astfel încât să se permită derularea procedurii în condiţii de concurenţă reală, cu prelungirea corespunzătoare a termenului de depunere a ofertelor; b) în subsidiar, în măsura în care nu s-ar mai putea dispune măsuri de remediere, anularea procedurii de atribuire în conformitate cu prevederile art. 212 - alin. (1) lit. c) din Legea nr. 98/2016. În temeiul art. 17 alin. (2) din Legea nr. 101/2016, cele două contestații au fost conexate. Prin încheierea nr. 218/C10/86,95/27.01.2022, Consiliul s-a pronunțat asupra cererii de suspendare a procedurii din cuprinsul contestației formulată SC CITYPLAN STUDIO SRL, respingând-o ca rămasă fără obiect. Pe rol, în prezent, se află celelalte capete de cerere din contestații. CONSILIUL DECIDE: În temeiul art. 26 alin. (2) lit. a) și b) din Legea nr. 101/2016, admite contestațiile formulate de SC CERTSIGN SA și SC CITYPLAN STUDIO SRL în contradictoriu cu OFICIUL ROMÂN PENTRU DREPTURILE DE AUTOR și dispune modificarea documentației de atribuire după cum urmează: - eliminarea de la cap. „Scanarea Documentelor" din caietul de sarcini a următoarei sintagme: „iar pentru cel puţin 1 echipament, viteza de scanare trebuie să fie mai mare de 450 imagini pe minut la rezoluţia de scanare de 300 dpi"; - eliminarea de la cap. „Selecţionarea şi distrugerea” din caietul de sarcini a următoarei sintagme: „Prestatorul va trebui sa facă dovada că dispune de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor de minim 5 tone pe zi” cu o formulare potrivit căreia prestatorul va trebui să facă dovada că dispune de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor, astfel încât distrugerea cantității totale să se facă într-un interval de timp rezonabil, - completarea caietului de sarcini cu informații privind cantitatea și modul de prezentare a documentelor ce urmează a fi distruse (cutii, dosare etc.), - eliminarea cerinței din caietul de sarcini: „Procesul de distrugere trebuie să permită distrugerea de containere, cutii sigilate, fără a permite scoaterea documentelor din cutii”, - anularea măsurii de remediere nr. 2 și eliminarea din documentația de atribuire a cerinței: „-Certificate emise de organisme independente cu privire la standardele de asigurare a calității - Certificat SR ENISO/IEC 27001:2013 sau echivalent”, - eliminarea cerinței 2 de la cap. III.1.1.b) „Capacitatea de exercitare a activității profesionale” din fișa de date a achiziției: „Ofertanţii trebuie să dețină o autorizaţie de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale în conformitate cu prevederile art. 19 alin. (1) din Legea Arhivelor Naţionale 2

nr. 16/1996 actualizată. Pentru îndeplinirea activităţilor, ofertantul trebuie să deţină următoarele autorizaţii de funcţionare pentru prestarea serviciilor arhivistice prevăzute în Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 (republicată): - Autorizaţie Utilizare a Documentelor Deţinute; - Autorizaţie Prelucrare Arhivistică; - Autorizaţie Legătorie; - Acreditare de la autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, să administreze sistemul electronic de arhivare şi documentele arhivate în cadrul arhivei electronice, conform Legii nr. 135/2007 cu privire la arhivarea documentelor în formă electronică.” În temeiul prevederilor art. 26 alin. (5) din Legea nr. 101/2016, dispune publicarea tuturor modificărilor menționate mai sus în SEAP, conform art. 55 alin. (1) din HG nr. 395/2016, în termen de 10 zile de la comunicarea prezentei decizii. Dispune stabilirea unei noi date limită pentru depunerea ofertelor la un interval de minimum 15 zile de la publicarea în SEAP a modificărilor documentației. Prezenta decizie este obligatorie pentru părți, în conformitate cu dispozițiile art. 28 alin. (1) din Legea nr. 101/2016 și poate fi atacată cu plângere, în temeiul art. 29 din același act normativ, în termen de 10 zile de la comunicare.

Pagina 3 din 3

În conformitate cu prevederile art. 12 alin. (1) şi ale art. 27 alin. (1) din Legea nr. 101/2016 privind remediile şi căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor sectoriale şi a contractelor de concesiune de lucrări şi concesiune de servicii, precum şi pentru organizarea şi funcţionarea Consiliului Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor, Consiliul adoptă următoarea DECIZIE Nr. Data: Prin contestația nr., înregistrată la Consiliu sub nr. , depusă de SC SA, cu sediu în ........., și sediul de corespondență în ........., , având Cod Unic de Înregistrare RO și număr de înregistrare la Oficiul Registrului Comerțului , reprezentată legal prin administrator, privind procedura de licitație deschisă, online, organizată în vederea atribuirii contractului având ca obiect „Servicii de retrodigitalizare arhiva de documente”, cod CPV , de către ........., cu sediul în ........., str. , ........., în calitate de autoritate contractantă, s-a solicitat: - obligarea autorității contractante la remedierea aspectelor restrictive și nelegale din cadrul documentației de atribuire, prin: > Modificarea și/sau înlocuirea sau eliminarea din/în cadrul Caietului de sarcini a cerințelor nelegale, abuzive și restrictive referitoare la: A.Cerința minimă privind viteza de scanare pentru cel puțin 1 echipament trebuie să fie mai mare de 450 imagini pe minut; B.Cerința minimă privind deținerea de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor de minim 5 tone pe zi și, C.Cerința minimă din caietul de sarcini ca distrugerea să se facă în cutii închise, sigilate. Prin contestația nr. , înregistrată la Consiliu sub nr , depusă de către SC ......... SRL, cu sediul în Municipiul ........., ........., având Cod Unic de Înregistrare RO și număr de înregistrare la Oficiul Registrului Comerțului , reprezentată legal prin - Administrator, în cadrul aceleiași proceduri, organizată de către ........., în calitate de autoritate contractantă, s-a solicitat: a) în principal, obligarea autorităţii contractante la remedierea aspectelor identificate se către subscrisa în documentaţia de atribuire ca fiind restrictive şi nelegale, astfel încât să se permită derularea procedurii în Pagina 1 din 43

condiţii de concurenţă reală, cu prelungirea corespunzătoare a termenului de depunere a ofertelor; b) în subsidiar, în măsura în care nu s-ar mai putea dispune măsuri de remediere, anularea procedurii de atribuire în conformitate cu prevederile art. 212 - alin. (1) lit. c) din Legea nr. 98/2016. În temeiul art. 17 alin. (2) din Legea nr. 101/2016, cele două contestații au fost conexate. Prin încheierea nr. , Consiliul s-a pronunțat asupra cererii de suspendare a procedurii din cuprinsul contestației formulată SC ......... SRL, respingând-o ca rămasă fără obiect. Pe rol, în prezent, se află celelalte capete de cerere din contestații. CONSILIUL NAŢIONAL DE SOLUŢIONARE A CONTESTAŢIILOR, asupra cauzei de faţă, constată următoarele: Consiliul a fost legal sesizat şi este competent, potrivit dispoziţiilor art. 12 alin. (1) din Legea nr. 101/2016, să soluționeze contestațiile de față, prin care SC SA și SC ......... SRL reclamă conținutul documentației de atribuire, solicitând remedierea acesteia. I. În ceea ce privește contestația depusă de SC SA În fapt, contestatorul arată că, ........., a organizat în temeiul Legii nr. 98/2016 privind achiziţiile publice („Legea nr. 98/2016"), în calitate de autoritate contractantă („Autoritatea contractanta"), procedura de achiziție publică pentru achiziţionarea ”Serviciilor de retrodigitalizare arhivă de documente din cadrul proiectului « - simplificarea procedurilor administrative şi facilitarea serviciilor publice în mediul digital, în domeniul drepturilor de autor şi conexe»”. Astfel, se arată că, în data de , a fost publicat în SICAP Anunțul de participare privind organizarea procedurii în cauză, precum și documentația de atribuire aferentă. Așadar, în urma analizării conținutului Documentației de atribuire, contestatorul arată că a identificat o serie de aspecte ce necesită adoptarea unor măsuri de remediere, astfel încât să se poată asigura respectarea principiilor ce guvernează achiziţiile publice pe tot parcursul derulării procedurii de atribuire, respectiv: Caietul de sarcini conține o serie de cerințe restrictive și disproporționate în raport cu obiectul achiziției, care duce la restrângerea în mod evident a concurenței: A. Cerința minimă privind viteza de scanare pentru cel putin 1 echipament trebuie să fie mai mare de 450 imagini pe minut este nejustificată și are ca efect restrangerea concurenței: Contestatorul arată că, în caietul de sarcini - capitolul denumit „Scanarea Documentelor" pag. 9/21 se solicită: „Ofertantul va face dovada că dispune de echipamentele necesare pentru ducerea la bun sfârşit a proiectului. Ofertantul va prezenta o listă a echipamentelor utilizate care îndeplinesc minim următoarele caracteristici: Capacitatea de scanare zilnică a echipamentelor propuse să fie de minim 100.000 pagini pe zi; 2

Echipamentele trebuie să permită scanarea documentele de la A6 până la A3; Raportat la rezoluţia de scanare de 300 dpi, viteza de scanare a echipamentelor nu trebuie să fie mai mică de 200 imagini pe minut; iar pentru cel puţin 1 echipament, viteza de scanare trebuie să fie mai mare de 450 imagini pe minut la rezoluţia de scanare de 300 dpi;". Așadar, contestatorul arată, astfel cum rezultaă din caietul de sarcini, că volumul estimat ce urmează a fi digitizat este de aproximativ 6.200 de unități arhivistice, a câte maxim 300 de file, respectiv 1.860.000 file, adică 3.720.000 pagini cu o capacitate solicitată de 100.000 pagini/zi, de unde rezultă faptul că, proiectul s-ar finaliza în 38 de zile, conform calculului anterior efectuat, și nu în termen de maxim 3 luni solicitat de către Autoritatea Contractantă. În contextul dat, contestatorul apreciază că nu se justifică cerința de a deține minim un echipament cu o viteză de scanare mai mare de 450 de imagini pe minut, deoarece această cerință excesivă și nejustificată are ca efect imediat restrângerea concurenței și încălcarea princiipilor care guvernează procedura de achiziții publice şi încalcă principiul proporţionalităţii care trebuie respectat de către orice autoritate contractantă în stabilirea cerinţelor. Astfel, proporţionalitatea presupune, după cum se arată, să existe o relaţie directă între serviciile, activităţile ce trebuie realizate, volumul acestora, perioada de timp în care trebuie finalizate şi cerinţele şi specificaţiile stabilite în documentaţia de atribuire, iar nerespectarea proporţionalităţii duce la încălcarea principiului tratamentului egal, care în final duce la restrângerea concurenţei în cadrul procedurii şi la proasta gestionare a banilor publici, permiţând unor operatori economici (în lipsa unei concurenţe reale) să oferteze preţuri mai mari decât preţuri reale şi rezonabile. În opinia contestatorului, cerința impusă de Autoritatea Contractantă este nejustificată și excesivă, atât din punct de vedere tehnic, cât și practic, astfel că, nu înțelege rațiunea pentru care s-a propus ca minim un echipament să scaneze 450 de imagini pe minut, și nu 2 sau mai multe echipamente care să scaneze 200 sau 240 de imagini pe minut, atâta timp cât echipamentele ar îndeplini cerința de a scana la o rezoluție de 300 dpi, de a scana documente de la A6 până la A3, să dispună de funcții de autorotire a imaginilor scanate, ștergere a paginilor albe, detecție dimensiune pagină etc. Astfel, contestatorul susține că, cerința impusă nu este practică nici în contextul în care echipamentul s-ar defecta și în acest mod operatorul economic nu ar putea să își îndeplinească obligațiile asumate prin contract sau le-ar îndeplini cu întârziere și/sau costuri nejustificate, fiind un risc destul de mare pe care operatorul nu îl poate anticipa. Raportat la termenul de 3 luni de zile necesar pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale, contestatorul consideră că nu este justificată necesitatea cerinței echipamentului de scanare de 450 de imagini pe minut. Fiecare operator economic își poate organiza activitatea cu echipamentele pe care le deține, astfel încât să prevină suprasolicitarea acestora și defecțiunea dispunând utilizarea acestora în schimburi. Pagina 3 din 43

Astfel, contestatorul consideră că, pot fi ab,,,,te soluții diverse pentru scanarea documentelor, astfel încât să respecte cerințele de timp de execuție a prestării serviciilor, prin utilizarea de echipamente cu specificații inferioare care respectă cerințele de scanare din Caietul de Sarcini, anume, de a scana la o rezoluție de 300 dpi, de a scana documente de la A6 până la A3, să dispună de funcții de autorotire a imaginilor scanate, ștergere a paginilor albe, detecție dimensiune pagină sau prin utilizarea simultană a unui număr de 2-3 echipamente de scanare etc. Având în vedere cantitatea de documente ce urmează a fi scanată și perioada necesară îndeplinirii obiectului procedurii de achiziție, contestatorul consideră nejustificată, excesivă și neavenită cerința deținerii a minim un echipament ce permite scanarea a 450 imagini pe minut când 2 sau mai multe echipamente cu posibilitate de scanare a 200 sau 240 de imagini pe minut ar putea îndeplini același lucru, chiar mai bine organizat. Contestatorul susține că, această cerință excesivă este de natură să restrângă și să limiteze concurența, prin eliminarea de la această procedura a operatorilor economici care nu dețin cel puțin un echipament cu o viteză de scanare de 450 de imagini pe minut. Așadar, contestatorul consideră evident că singura motivație pentru impunerea unor cerințe minime privind viteza de scanare pentru echipamentele cu care se vor presta serviciile de scanare este restrângerea concurenței. Mai mult, contestatorul susține că, prin introducerea acestei cerințe minime în cadrul Caietului de sarcini, autoritatea contractantă încalcă prevederile art. 155 alin. (6) din Legea nr. 98/2016: "Specificaţiile tehnice trebuie să permită tuturor operatorilor economici accesul egal la procedura de atribuire şi nu trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate faţă de asigurarea unei concurenţe efective între operatorii economici", precum și principiile proporționalității, tratamentului egal și al nediscriminării stipulate la art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016. Prin impunerea utilizării în prestarea serviciilor a unui anumit echipament și favorizarea unui anumit operator economic, contestatorul susține că Autoritatea contractantă încalcă și prevederile: - Art. 1 alin. (2) din HG nr. 395/2016: „Pe parcursul aplicării procedurii de atribuire, autoritatea contractantă are obligaţia de a lua toate măsurile necesare pentru a evita apariţia unor situaţii de natură să determine existenţa unui conflict de interese şi/sau împiedicarea, restrângerea sau denaturarea concurenţei. - (3) În cazul în care constată apariţia unei situaţii dintre cele prevăzute la alin. (2), autoritatea contractantă are obligaţia de a elimina efectele rezultate dintr-o astfel de împrejurare, adoptând, potrivit competenţelor, după caz, măsuri corective de modificare, încetare, revocare sau anulare ale actelor care au afectat aplicarea corectă a procedurii de atribuire sau ale activităţilor care au legătură cu acestea. - (4) Autoritatea contractantă este responsabilă pentru modul de atribuire a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, inclusiv achiziţia directă, cu respectarea tuturor dispoziţiilor legale aplicabile." B. Cerința minimă din caietul de sarcini privind deținerea de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor 4

de minim 5 tone pe zi este nejustificată și restrânge în mod abuziv concurența: Contestatorul arată că, la pag. 10/21 din Caietul de Sarcini – „Selecţionarea şi distrugerea” sunt prevăzute următoarele: „Criteriile de selecţionare a documentelor se vor stabili împreună cu Ofertantul declarat câştigător. Selecţionarea se va face în baza Nomenclatorului Arhivistic existent. Distrugerea documentelor se va realiza asigurându-se un nivel de Securitate al distrugerii P3; în urma distrugerii vor rezulta particule de hârtie a căror dimensiune este mai mică de 6 mm x 50 mm, sau fâşii de hârtie cu lăţime mai mică de 2mm. Prestatorul va trebui sa facă dovada că dispune de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor de minim 5 tone pe zi. Se va trimite în acest sens documentaţia tehnică care atestă capacitatea de distrugere a echipamentelor." Astfel, contestatorul apreciază că, aceste cerințe sunt excesive și pot să favorizeze abuziv un anumit operator economic din următoarele considerente: Contestatorul estimează că, documentele din cadrul proiectului au o greutate aproximativă de 9,3 tone, rezultată din următorul calcul: 6.200 de unități arhivistice a câte maxim 300 de file (conform CS), respectiv 1.860.000 file a câte 5 g (80g /mp => 16 file A4 pe mp). Așadar, din totalul de documente ce urmează a fi scanate, aprox. 9 tone, prestatorii de servicii vor sorta în primul rând documentele, iar cele cu termen de păstrare expirat vor fi pregătite pentru distrugere securizată. Având în vedere totalul de aprox. 9 tone de documente, contestatorul estimează că, va fi distrusă o cantitate destul de mică de documente, astfel încât nu se justifică cerință deținerii unui echipament care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor de minim 5 tone pe zi. În opinia contestatorului, este evident că singurul temei pentru impunerea unor cerințe minime privind capacitatea de distrugere a documentelor pentru echipamentele cu care se vor presta serviciile de scanare este restrângerea concurenței, astfel, neînțelegând care este scopul urmărit de autoritatea contractantă prin impunerea acestei cerinţe. Mai mult, contestatorul se întreabă ce interes are autoritatea ca documentele cu termen expirat să fie distruse rapid, neînțelegând ce ar justifica o astfel de cerere, având în vedere că, chiar și în situația în care ar fi aşa, operatorii economici pot organiza activitatea astfel încât să distrugă documentele într-o perioadă de timp: pot lucra în mai multe schimburi, pot deţine mai multe echipamente de distrugure cu capacităţi mai mici sau poate chiar apela la subcontractori. Dar, contestatorul arată că, din documentaţia de atribuire nu reiese nici un astfel de motiv de urgenţă care să justifice cerinţa. Contestatorul apreciază că prin introducerea acestei cerințe minime în cadrul Caietului de sarcini, autoritatea contractantă încalcă prevederile art. 155 alin. (6) din Legea nr. 98/2016: „Specificaţiile tehnice trebuie să permită tuturor operatorilor economici accesul egal la procedura de atribuire şi nu trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole Pagina 5 din 43

nejustificate faţă de asigurarea unei concurenţe efective între operatorii economici", precum și principiul proporționalității, stipulat la art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016. De asemenea, contestatorul precizează, astfel cum a arătat şi la pct. A de mai sus, că proporţionalitatea presupune să existe o relaţie directă între serviciile, activităţile ce trebuie realizate, volumul acestora, perioada de timp în care trebuie finalizate şi cerinţele, specificaţiile stabilite în cadrul documentaţiei. Mai mult, contestatorul arată că, chiar şi durata de realizare a serviciilor trebuie să fie stabilită astfel încât să ţină cont de urgenţa pe care o presupune obiectul contractului. Astfel, contestatorul consideră că, prin impunerea unei durate prea scurte fără a exista o justificare reală putând de asemenea să se ajungă la încălcarea principiului proporţionalităţii şi al tratamentului egal, care în final duc la restrângerea concurenţei în cadrul procedurii şi la proasta gestionare a banilor publici, permiţând unor operatori econonomici (în lipsa unei concurenţe reale) să oferteze preţuri mai mari decât preţuri reale şi rezonabile. C. Cerința minimă din caietul de sarcini că distrugerea să se facă în cutii închise, sigilate nu respectă legislația aplicabilă domeniului reciclării, respectiv normele de bune practici în acest domeniu și intră în contradicţie cu necesitatea de a dovedi că deșeurile rezultate au fost reciclate. Contestatorul arată că, la pag. 10/21 din Caietul de Sarcini (paragraf 4 si 5)- „Selecţionarea şi distrugerea” sunt prevăzute următoarele: „Procesul de distrugere trebuie să permită distrugerea de containere, cutii sigilate, fără a permite scoaterea documentelor din cutii. La finalul distrugerii, furnizorul va furniza certificat care atestă distrugerea documentelor, precum si dovada că deseurile rezultate au fost reciclate." Astfel, contestatorul susține că, cerința Autorității Contractate de a distruge documentele în cutii sigilate sau containere, încalcă standardele şi bunele practici privind reciclarea hârtiei și a cartonului şi vine în contradicţie cu cerinţa finală de a face dovada că deşeurile au fost reciclate. Așadar, conform standardelor în domeniul reciclării hârtiei şi cartonului, contestatorul arată că, acestea trebuie sortate, plasate pe categorii de calitate (inclusiv prin separarea cartonului de hârtie), curăţate de orice materiale străine (materiale de sigilare, lipire, agrafe, capse, materiale textile - sfoară, de exemplu) şi abia apoi distruse. Astfel, contestatorul consideră că, întregul proces de reciclare este compromis, practic deşeurile rezultate neputând fi reciclate, respectiv utilizate ca materie primă pentru producţia de hârtie, carton, hârtie igienică etc. Mai mult, contestatorul învederează faptul că, cutiile sigilate sau containerele conţin materiale străine şi duc la imposibilitatea obţinerii dovezii de reciclare, deşeurile devenind improprii reutilizării. În susținere, contestatorul ataşează contestației documentele emise de un reciclator şi producător de hârtie - SA - care descriu procesul de distrugere şi reciclare a deşeurilor de hârtie şi carton. Contestatorul consideră că, autoritatea contractantă ar trebui să aibă justificări extrem de serioase ca să impună astfel de cerinţe (documente care conţin informaţii "secret de stat" - de exemplu). Or, contestatorul 6

susține că, din documentaţie nu rezultă niciun fel de justificare, mai ales că, în astfel de cazuri, chiar operatorul economic ar trebui să deţină anumite certificări, acreditări speciale, şi, într-o astfel de situaţie să renunţe la cerinţa de a se prezenta dovada reciclării deşeurilor obţinute, pentru că o astfel de cerinţă nu poate coexista cu cerinţa distrugerii în cutii sigilate sau containere. De asemenea, contestatorul apreciază că, și din https://ecotree.ro/ blog/cum-reciclam-hartia-si-cartonul/(site-ul unui cunoscut reciclator), în procesul de reciclare al hârtiei şi cartonului, reiese că hartia care urmează să fie reciclată este sortată și curatată de diverse elemente care o însoțesc (capse de metal, plastic, hârtii cu lipici, plicuri etc). Mai mult, contestatorul menționează faptul că, procesul de sortare împarte hârtia în funcție de calitatea pe care o are, respectiv, după potențialul său de reciclare: 1. Hârtia albă - cea mai potrivită 2. Hârtia folosită în birouri și ziarele - calitate medie 3. Cartonul- calitate scazută. Așadar, având în vedere cele mai sus arătate, contestatorul susține că, cerința referitoare la distrugerea documentelor în cutii sigilate încalcă legislația privind reciclarea deşeurilor, deoarece acestea nu ar putea fi de fapt reciclate. Contestatorul reiterează faptul că, cerinţa este excesivă, nejustificată şi încalcă principiile care guvernează achiziţiile publice: tratament egal, proporţionalitatea, evitarea restrângerii concurenţei prin crearea de obstacole, bariere nejustificate de obiectul contractului, la depunerea de oferte de către cât mai mulţi operatori economici specializaţi pe aceste servicii. Prin introducerea în cadrul Caietului de sarcini, a acestor cerințe excesive, restrictive și disproporționate în raport cu obiectul achiziției, cu unic rol de a restrânge în mod evident concurența, contestatorul apreciază că, prin aspectele nelegale sesizate și prezentate în cele de mai sus la pct. A - C, autoritatea contractantă încalcă prevederile legale în vigoare privind achiziţiile publice: - Art. 155 alin. (6) din Legea nr. 98/2016: "Specificaţiile tehnice trebuie să permită tuturor operatorilor economici accesul egal la procedura de atribuire şi nu trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate faţă de asigurarea unei concurenţe efective între operatorii economici." - Art. 156 alin. 2) din Legea nr. 98/2016: "Cu excepţia cazului în care acest lucru este justificat de obiectul contractului, specificaţiile tehnice nu precizează un anumit producător, o anumită origine sau un anumit procedeu care caracterizează produsele sau serviciile furnizate de un anumit operator economic şi nici nu se referă la mărci, brevete, tipuri, la o origine sau la o producţie specifică, care ar avea ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau produse." Totodată, prin restrângerea artificială a concurenței, contestatorul susține că Autoritatea contractantă încalcă și prevederile: > Art. 49 din Legea nr. 98/2016: "(1) Autorităţile contractante au obligaţia să acorde operatorilor economici un tratament egal şi Pagina 7 din 43

nediscriminatoriu şi să acţioneze într-o manieră transparentă şi proporţională." > Art. 50 din Legea nr. 98/2016: "(1) Autorităţile contractante nu vor concepe sau structura achiziţiile ori elemente ale acestora cu scopul exceptării acestora de la aplicarea dispoziţiilor prezentei legi ori al restrângerii artificiale a concurenţei. (2) În sensul alin. (1), se consideră că există o restrângere artificială a concurenţei în cazul în care achiziţia ori elemente ale acesteia sunt concepute sau structurate cu scopul de a favoriza ori dezavantaja în mod nejustificat anumiţi operatori economici." > Principiile stipulate de art. 2 alin. 2 din Legea nr. 98/2016, în special în ceea ce privește nediscriminarea, tratamentul egal și proporționalitatea; - Art. 1 alin. (2) din HG nr. 395/2016: "Pe parcursul aplicării procedurii de atribuire, autoritatea contractantă are obligaţia de a lua toate măsurile necesare pentru a evita apariţia unor situaţii de natură să determine existenţa unui conflict de interese şi/sau împiedicarea, restrângerea sau denaturarea concurenţei. - (3) În cazul în care constată apariţia unei situaţii dintre cele prevăzute la alin. (2), autoritatea contractantă are obligaţia de a elimina efectele rezultate dintr-o astfel de împrejurare. adoptând. potrivit competenţelor, după caz, măsuri corective de modificare. încetare, revocare sau anulare ale actelor care au afectat aplicarea corectă a procedurii de atribuire sau ale activităţilor care au legătură cu acestea. - (4) Autoritatea contractantă este responsabilă pentru modul de atribuire a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, inclusiv achiziţia directă, cu respectarea tuturor dispoziţiilor legale aplicabile." Așadar, considerând toate argumentele anterior expuse, contestatorul solicită admiterea contestației astfel cum a fost formulată și obligarea autorității contractante la remedierea aspectelor mai sus menționate, din Documentația de atribuire sesizate ca fiind ilegale, nejustificate și abuzive, prin: > Eliminarea și/sau înlocuirea şi/sau modificarea din/în cadrul Caietului de sarcini a cerintelor nelegale, abuzive și restrictive: A. Cerinșa minimă privind viteza de scanare pentru cel putin 1 echipament trebuie să fie mai mare de 450 imagini pe minut; B. Cerința minimă privind deținerea de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor de minim 5 tone pe zi este nejustificată și restrânge în mod abuziv concurența; C. Cerința minimă din caietul de sarcini ca distrugerea să se facă în containere, cutii închise, sigilate. În drept, se invocă prevederile legislației în vigoare privind achizițiile publice, respectiv: Legea Nr. 101/2016, Legea nr. 98/2016, Hotărârea nr. 395/2016. II. În ceea ce privește contestația depusă de ......... În fapt, contestatorul arată că, în data de, Autoritatea contractantă a iniţiat procedura de atribuire a contractului având ca obiect „Servicii de retrodigitalizare arhiva de documente", prin publicarea anunţului de 8

participare cu nr., dată la care, a fost pusă la dispoziţia operatorilor economici, prin intermediul SEAP şi documentaţia de atribuire. Ca urmare a analizei efectuate asupra documentaţiei de atribuire aferente procedurii mai sus menţionate, contestatorul arată că a constatat existenţa unor cerinţe minime restrictive, nejustificate şi disproporţionate în raport cu obiectul şi valoarea procedurii, prevederi de natură a restrânge libera concurenţă, după cum urmează: 1. Cerinţele prevăzute în cadrul Fişei de date a achiziţiei A. Contestatorul arată că, la cap. III.1.1.b) „Capacitatea de exercitare a activității profesionale”, autoritatea contractantă a formulat cerinţe cu privire la capacitatea de exercitare a activităţii profesionale a ofertanţilor, fără a lua în considerare natura şi complexitatea contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit, astfel: „Cerinţa 2: Ofertanţii trebuie să dețină o autorizaţie de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale în conformitate cu prevederile art. 19 alin (1) din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 actualizată. Pentru îndeplinirea activităţilor, ofertantul trebuie să deţină următoarele autorizaţii de funcţionare pentru prestarea serviciilor arhivistice prevăzute în Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 (republicată): - Autorizaţie Utilizare a Documentelor Deţinute; - Autorizaţie Prelucrare Arhivistică; - Autorizaţie Legătorie; - Acreditare de la autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, să administreze sistemul electronic de arhivare şi documentele arhivate în cadrul arhivei electronice, conform Legii 135/2007 cu privire la arhivarea documentelor în formă electronică.” Astfel, prin solicitarea deţinerii de către operatorii economici a autorizaţiilor de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale, precum şi Acreditare de la autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, să administreze sistemul electronic de arhivare şi documentele arhivate în cadrul arhivei electronice, contestatorul consideră că, autoritatea contractantă a încălcat dispoziţiile art. 31 alin. (1) din Anexa la H G. nr. 395/2016, potrivit cărora autoritatea contractantă nu are dreptul de a restricţiona participarea la procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică prin introducerea unor criteriile minime de calificare, care nu prezintă relevanţă în raport cu natura şi complexitatea contractului de achiziţie publică ce urmează să fie atribuit şi care sunt disproporţionate în raport cu natura şi complexitatea contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit. În opinia contestatorului, criteriile de calificare şi selecţie trebuie sa aibă o legătură concretă cu obiectul contractului care urmează a fi atribuit, iar nivelul cerinţelor minime solicitate prin documentaţia de atribuire, precum şi documentele care probează îndeplinirea unor astfel de cerinţe trebuie să se limiteze numai la cele strict necesare, pentru a se asigura îndeplinirea în condiţii optime a contractului respectiv, luând în considerare exigenţele specifice impuse de valoarea, natura şi complexitatea acestuia. Referitor la autorizaţia de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale, având în vedere: Pagina 9 din 43

- obiectul contractului Servicii de retrodigitalizare arhiva de documente coroborat cu încadrarea în codul CPV 79999100-4 - Servicii de scanare, - faptul că din descrierea serviciilor ce urmează a fi prestate rezultă că se doreşte retrodigitalizarea arhivei de documente din cadrul proiectului "e,,,, - simplificarea procedurilor administrative si facilitarea serviciilor publice în mediul digital, în domeniul drepturilor de autor si conexe", respectiv scanarea si indexarea documentelor, şi nu servicii arhivistice conform Legii Arhivelor Naţionale Nr. 16/1996 (republicată), Si ţinând cont de prevederile: - art. 19 alin (1) din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 actualizata "Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le deţin, denumite în continuare servicii arhivistice, numai după obţinerea autorizaţiei de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale sau a serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului ......... ale/al Arhivelor Naţionale, după caz." - definiţia prelucrării arhivistice din cadrul normelor de aplicare a Legii Arhivelor nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare: „ansamblul operaţiunilor efectuate asupra unei arhive sau unei părţi a acesteia, în ceea ce priveşte fondarea, ordonarea, inventarierea si selecţionarea, cu scopul de a asigura evidenţa şi utilizarea documentelor”; Așadar, contestatorul opinează că, cerinţa privind prezentarea autorizaţiei din partea Arhivelor Naţionale, mai sus menţionată, excede necesităţilor reale ale autorităţii contractante şi este disproporţionată în raport cu natura şi complexitatea contractului de achiziţie publică ce se doreşte a fi atribuit, având scopul de a restricţiona participarea la procedura de atribuire a acelor operatori economici ce au potenţialul tehnic necesar îndeplinirii activităţilor din cadrul contractului, însă nu deţin această autorizaţie. Referitor la cerinţa de Acreditare de la autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, să administreze sistemul electronic de arhivare şi documentele arhivate în cadrul arhivei electronice, conform Legii nr. 135/2007 cu privire la arhivarea documentelor în formă electronică, contestatorul face precizarea că, astfel cum se poate observa din conţinutul caietului de sarcini, serviciile de arhivare electronică solicitate nu sunt de natură a impune necesitatea unui administrator de arhivă electronică pentru care s-ar justifica o acreditare eliberată de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu să administreze sistemul electronic de arhivare şi documentele arhivate în cadrul arhivei electronice. De asemenea, contestatorul arată că, un alt aspect de natură să confirme cele anterior precizate este faptul că autoritatea contractantă în cadrul caietului de sarcini nu a inclus în Cap. 3.4 „Serviciile solicitate: activităţile ce vor fi realizate”, activităţi ce ar necesita o astfel de acreditare ci a enumerat activităţi ce pot fi realizate de orice operator economic ce deţine capacitatea tehnică şi activează în domeniul arhivării. Contestatorul învederează faptul că, conform prevederilor art. 5 din Legea nr. 135/2007 "Furnizarea serviciilor de arhivare electronică nu este supusă niciunei autorizări prealabile şi se desfăşoară în conc,,,,nţă cu 10

principiile concurenţei libere şi loiale, cu respectarea actelor normative în vigoare.". Astfel, pentru serviciile electronice solicitate prin caietul de sarcini la procedura în cauză, nu este necesară nicio acreditare de la autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu. Din considerentele mai sus relatate, contestatorul solicită Consiliului, ca prin decizia pe care o va pronunţa, să dispună obligarea autorităţii contractante la adoptarea măsurilor de remediere prin eliminarea din caietul de sarcini a următoarelor cerinţe: - autorizaţie de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale în conformitate cu prevederile art. 19 alin (1) din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996; - Acreditare de la autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, să administreze sistemul electronic de arhivare şi documentele arhivate în cadrul arhivei electronice, conform Legii nr. 135/2007 cu privire la arhivarea documentelor în formă electronică. B. Contestatorul arată că la cap. III.1.3) autoritatea contractantă a formulat cerinţe cu privire la capacitatea tehnică și profesională, astfel: „Ofertantul trebuie să facă dovada prestării în ultimii 3 ani, calculaţi de la data limită stabilită pentru depunerea ofertelor, în cadrul unuia sau mai multor contracte, de servicii similare cu cele care fac obiectul contractului în valoare cumulată de minim 850.800,00 lei fără TVA. Prin servicii similare se înţelege servicii de digitizarea/scanarea atât digitală cât şi analogică (microfilmare) a documentelor. Experienţa similară trebuie să confirme realizarea ambelor tipuri de conversie, indiferent dacă acestea au fost realizate în cadrul unui singur contract sau în contracte separate.” Astfel, se arată că, potrivit art. 29 alin. (1) din Anexa la H.G. nr. 395/2016, „Criteriile de calificare privind capacitatea au ca scop demonstrarea potenţialului tehnic, financiar şi organizatoric al fiecărui operator economic participant la procedură, potenţial care trebuie să reflecte posibilitatea concretă a acestuia de a îndeplini contractul/acordul- cadru şi de a rezolva eventualele dificultăţi legate de îndeplinirea acestuia, în cazul în care oferta sa va fi declarată câştigătoare." În acelaşi timp, contestatorul arată că, art. 172 din Legea nr. 98/2016 stabileşte la alin. (5) faptul că „Toate cerinţele privind capacitatea solicitate de autoritatea contractantă trebuie să aibă legătură cu obiectul contractului de achiziţie publică/acordului-cadru şi să fie proporţionale prin raportare la obiectul acestuia". Totodată, contestatorul învederează faptul că, la art. 1 din Instrucţiunea nr. 2/2017 emisă în aplicarea prevederilor art. 178 şi art. 179 lit. a) şi b) din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu completările ulterioare, respectiv a prevederilor art. 191 şi art. 192 lit. a) şi b) din Legea nr. 99/2016 privind achiziţiile sectoriale este menţionat faptul că „Autoritatea/Entitatea contractantă are dreptul de a solicita, atât prin anunţul de participare/de participare simplificat, cât şi prin documentaţia de atribuire, ca operatorul economic care participă la procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică/de achiziţie sectorială/acordului cadru să facă dovada capacităţii sale tehnice şi profesionale referitoare la experienţa în implementarea unui/unor contract/contracte similar/similare Pagina 11 din 43

atât ca tip şi complexitate, cât şi din punctul de vedere al rezultatului/funcţionalităţii urmărite prin scopul contractului de achiziţie publică/de achiziţie sectorială/acordului-cadru ce se atribuie prin respectiva procedură." Așadar, având în vedere prevederile legale sus-citate şi ţinând cont că obiectul achiziţiei reprezintă prestarea serviciilor de scanare (arhivare digitală) a arhivei de documente din cadrul proiectului "e,,,, - simplificarea procedurilor administrative si facilitarea serviciilor publice în mediul digital, în domeniul drepturilor de autor si conexe", contestatorul consideră că solicitarea unei experienţe în prestarea de servicii de microfilmare a documentelor este nejustificată în raport cu cerinţele din caietul de sarcini şi excede necesităţilor reale ale autorităţii contractante precum şi limitelor impuse de prevederile legale referitoare la cerinţele de calificare, încălcând principiul proporţionalităţii prevăzut la art. 2 alin. (2) lit. e) din Legea nr. 98/2016. De reţinut, contestatorul susține că, în prezenta speţa sunt aplicabile şi prevederile art. 49 din Legea nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, care stipulează faptul că „Autorităţile contractante au obligaţia să respecte toate principiile conform art. 2 alin. (2), în mod special un tratament egal și nediscriminatoriu, și să acţioneze într-o manieră transparentă și proporţională". Or, prin impunerea unor cerinţe de calificare disproporţionate în raport cu cerinţele caietului de sarcini, contestatorul consideră că autoritatea contractantă încalcă şi prevederile art. 50 alin. (1) şi (2) din Legea nr. 98/2016, prin care se stipulează faptul că autorităţile contractante nu vor concepe sau structura achiziţiile publice ori elemente ale acestora cu scopul exceptării acestora de la aplicarea dispoziţiilor prezentei legi sau de a favoriza sau dezavantaja în mod nejustificat anumiţi operatori economici, restrângând astfel în mod artificial concurența. Raportat la cele de mai sus arătate, contestatorul solicită Consiliului să oblige autoritatea contractantă la remedierea aspectelor semnalate prin eliminarea menţiunii referitoare la scanarea analogică (microfilmare) din cadrul cerinţei de experienţă similară formulată la nivelul fişei de date a achiziţiei, întrucât aceasta nu este în conc,,,,nţă cu obiectul contractului, cu scopul şi obiectivele proiectului. C. Contestatorul arată că, la cap III.1.3.B) „Standarde de asigurare a calităţii și de protecţie a mediului”, a formulat cerinţe cu privire la standarde de asigurare a calităţii şi protecţiei mediului, astfel: „-Certificate emise de organisme independente cu privire la standardele de asigurare a calității -Certificat SR ENISO/IEC 27001:2013 sau echivalent”. Astfel, contestatorul apreciază că, această cerinţă a fost introdusă sistematic în cap. III.1.3.b)„Standarde de asigurare a calităţii şi de protecţie a mediului”, alături de standardul ISO 9001:2008, cu scopul de a deruta operatorii economici. Or, contestatorul susține că, standardul SR EN ISO/IEC 27001 (sistemul de management al securităţii informaţiei) nu aparţine familiei de standarde privind sistemul de management al calităţii, astfel cum lasă autoritatea să se înţeleagă.  12

De asemenea, se invocă și dispoziţiile art. 163 din Legea nr. 98/2016 – „Autoritatea contractantă are dreptul de a aplica în cadrul procedurii de atribuire numai criterii de calificare şi selecţie referitoare la: a) motive de excludere a candidatului/ofertantului; b) capacitatea candidatului/ ofertantului.” Mai mult, contestatorul arată că, potrivit art. 172 din Legea nr. 98/2016, autoritatea contractantă are obligaţia de a respecta principiul proporţionalităţii atunci când stabileşte criteriile de calificare şi selecţie, iar aceste criterii trebuie să aibă o legătură concretă cu obiectul contractului care urmează a fi atribuit. Așadar, având în vedere dispoziţiile mai sus evocate, contestatorul consideră că, cerinţa de calificare privind respectarea de către ofertant a standardelor de asigurarea securităţii informaţiei conform ISO 27001 excede cadrului legal în materia achiziţiilor publice. Totodată, contestatorul arată că, potrivit art. 29 alin. (1) din HG nr. 395/2016, criteriile de calificare au ca scop demonstrarea potenţialului tehnic, financiar şi organizatoric al fiecărui operator economic participant la procedură, potenţial care trebuie să reflecte posibilitatea concretă a acestuia de a îndeplini contractul/acordul-cadru şi de a rezolva eventualele dificultăţi legate de îndeplinirea acestuia, în cazul în care oferta sa va fi declarată câştigătoare, fără a restricţiona participarea la procedură, prin impunerea unor cerinţe disproporţionate sau lipsite de relevanţă în raport cu obiectul contractului. Astfel, faţă de normele legale evocate, contestatorul consideră că cerinţa limitează accesul la procedură al operatorilor economici care au capacitatea de implementare a contractului în condiţii corespunzătoare, dar nu au implementat standardul ISO 27001 cerut. Or, contestatorul susține că, scopul autorităţii contractante de a asigura securitatea sau confidenţialitatea datelor poate fi atins şi prin alte mijloace (de exemplu impunerea în contract a anumitor clauze în acest sens), decât solicitarea ca operatorii economici să aibă implementat un anumit standard. Mai mult, atunci când, în mod excepţional, autoritatea găseşte de cuviinţă să introducă anumite cerinţe de calificare pentru ofertanţi, contestatorul precizează că, ea este ţinută să se limiteze la cele absolut necesare şi care îngrădesc cel mai puţin operatorii economici. În opinia contestatorului, relevante pentru cazul de faţă sunt şi prevederile art. 200 alin. (1) din Legea nr. 98/2016: „în cazul în care autoritatea contractantă impune operatorilor economici obliciatia prezentării unor certificări specifice, ac,,,,te de organisme independente care atestă respectarea de către aceştia a anumitor standarde de asigurare a calităţii, inclusiv privind accesibilitatea pentru persoanele cu dizabilităti, sau standarde ori sisteme de management de mediu aceasta se va raporta la sistemele de asigurare a calităţii bazate pe seriile de standarde europene relevante certificate de organisme acreditate", din care se poate observa în mod clar şi fără echivoc faptul că solicitarea unui certificat ISO 27001 excede prevederile legale în domeniul achiziţiior publice. Așadar, faţă de cele prezentate, contestatorul solicită Consiliului ca prin decizia pe care o va pronunţa să dispună obligarea autorităţii contractante la adoptarea măsurilor de remediere prin eliminarea din fișa Pagina 13 din 43

de date a achiziţiei a cerinţei de calificare din cadrul cap. III.1 3.B) „Standarde de asigurare a calităţii și de protecţie a mediului”, referitoare la ISO 27001:2013. 2. Cu privire la cerinţele minime prevăzute în cadrul Caietului de sarcini, contestatorul învederează faptul că la Cap. 3.4, autoritatea contractantă a formulat următoarele cerinţe, ce se dovedesc a fi restrictive şi disproporţionate, după cum se va arăta în cele ce urmează: A. Scanarea documentelor „Ofertatul va face dovada că dispune de echipamentele necesare pentru ducerea la bun sfârşit a proiectului. Ofertantul va prezenta o listă a echipamentelor utilizate care îndeplinesc minim următoarele caracteristici: -Capacitatea de scanare zilnică a echipamentelor propuse să fie de minim 100.000 pagini pe zi; -Echipamentele trebuie să permită scanarea documentele de la A6 până la A3; -Raportat la rezoluţia de scanare de 300 dpi, viteza de scanare a echipamentelor nu trebuie să fie mai mică de 200 imagini pe minut; iar pentru cel puţin 1 echipament, viteza de scanare trebuie să fie mai mare de 450 imagini pe minut la rezoluţia de scanare de 300 dpi;[...]." Așadar, contestatorul menționează faptul că, conform prevederilor art. 155 alin. (6) din Legea nr. 98/2016 specificaţiile tehnice trebuie să permită tuturor operatorilor economici accesul egal la procedura de atribuire şi nu trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate faţă de asigurarea unei concurenţe efective între operatorii economici. În ceea ce priveşte cerinţa referitoare la prezentarea unui echipament cu o viteză de scanare mai mare de 450 imagini pe minut la rezoluţia de scanare de 300 dpi, contestatorul arată că, se constată că nu are nicio legătură cu desfăşurarea reală a proiectului, această cerinţă fiind „inventată de către autoritatea contractantă numai cu scopul de a limita accesul la procedură al operatorilor economici ce ar putea presta serviciile cu un singur echipament”, după cum se va demonstra în cele ce urmează. Astfel, contestatorul arată că, deși potrivit documentaţiei de atribuire, volumul estimat ce urmează a fi digitizat este de 6.200 unităţi arhivistice, reprezentând 162 metri liniari, unde o unitate arhivistică conţine un număr maxim de 300 de file, respectiv 1.860.000 file (3.720.000 pagini), în urma calculelor efectuate, prin raportare la volumul documentelor stabilit în documentaţia de atribuire (3.720.000 pagini) şi viteza de scanare minimă solicitată respectiv 200 imagini pe minut, rezultă că prestarea serviciilor de scanare se poate realiza în aproximativ 39 de zile doar cu un singur echipament ce prezintă această caracteristică, după cum se va arăta mai jos: 200 imagini/minut * 60 min = 12.000 pagini/oră 12.000 pagini/oră * 8 ore lucrătoare/zi = 96.000 pagini/zi Volum total (3.720.000 pagini): Productivitate totală (96.000 pagini/zi) = Durata totală de prestare a serviciilor de scanare (38,75 zile) Așadar, având în vedere că termenul de prestare a serviciilor prevăzut în cadrul documentaţiei de atribuire este de 3 luni, iar ofertanţilor nu li s-a impus un număr de echipamente ce vor putea fi utilizate în cadrul contractului şi după cum a demonstrat mai sus, aceste servicii se pot 14

efectua într-un termen mai scurt doar cu un singur echipament, contestatorul consideră că cerinţa cu privire la viteza de scanare mai mare de 450 imagini pe minut, este restrictivă, disproporţionată în raport cu natura şi complexitatea contractului şi nu corespunde necesităţii autorităţii contractante, motiv pentru care, solicită eliminarea acesteia. B. Selecţionarea și distrugerea „Prestatorul va trebui să facă dovada că dispune de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor de minim 5 tone pe zi. Se va trimite în acest sens documentaţia tehnică care atestă capacitatea de distrugere a echipamentelor." Astfel, având în vedere obiectul contractului ce constă în servicii de scanare, precum şi faptul că la nivelul documentaţiei de atribuire, autoritatea contractantă nu a precizat informaţii cu privire la cantitatea, modul în care sunt ambalate documentele care urmează a fi distruse, astfel încât să putem estima efortul necesar referitor la activitatea de selecţionare şi distrugere, ci doar a formulat specificaţii tehnice cu privire la echipamentele de distrugere, contestatorul arată că este de părere că aceste specificaţii în afara faptului că reprezintă obstacole nejustificate cu scopul de a restricţiona accesul operatorilor economici la procedura de atribuire, acestea nu pot fi raportate la natura şi obiectul contractului, dat fiind că nu au fost furnizate informaţii în acest sens. Prin urmare, contestatorul solicită eliminarea cerinţei cu privire la asigurarea unui volum de distrugere a documentelor de minim 5 tone pe zi pentru aceste echipamente, dat fiind că această cantitate nu a fost justificată şi totodată obligarea autorităţii contractante la descrierea detaliată a acestei activităţi prezentând informaţii cu privire la cantitate, mod de prezentare documente ce urmează a fi distruse (cutii, dosare etc.). În concluzie, pentru toate argumentele expuse, contestatorul solicită admiterea contestaţiei astfel cum a fost aceasta formulată şi pe cale de consecință: a) în principal, obligarea autorităţii contractante la remedierea aspectelor identificate în documentaţia de atribuire ca fiind restrictive şi nelegale, astfel încât să se permită derularea procedurii în condiţii de concurenţă reală, cu prelungirea corespunzătoare a termenului de depunere a ofertelor; b) în subsidiar, în măsura în care nu s-ar mai putea dispune măsuri de remediere, anularea procedurii de atribuire în conformitate cu prevederile art. 212 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 98/2016. În drept, se invocă legislaţia aplicabilă, în special dispozițiile din Legea nr. 101/2016, Legea nr. 98/2016, H.G. nr. 395/2016, Legea nr. 544/2004. Prin adresa nr. , înregistrată la CNSC sub nr. , autoritatea contractantă a formulat răspuns la contestațiile depuse de SC SA și SC ......... SRL, prin care a învederat următoarea situație de fapt: 1.Prospectare piaţă Autoritatea contractantă arată, plecând de la cele menţionate de către S.C. ,,,, SA şi SC ......... SRL, că în etapa de pre-achiziţie, a realizat o prospecţie a piaţei în vederea pregătirii achiziţiei publice şi pentru Pagina 15 din 43

organizarea şi desfăşurarea procedurii de atribuire ce face obiectul prezentelor contestaţii. Astfel, conform legislaţiei achiziţiilor publice în vigoare, decizia de a efectua o consultare de piaţă sau o cercetare/prospecţie a pieţei rămâne la libera alegere a autorităţii contractante, având ca puncte de plecare aspectele cu privire la obiectul contractului, sfera de cuprindere a acestuia, tipul contractului şi beneficiile care urmează să fie obţinute. În sensul dat, prin utlilizarea unei cercetări/prospecţii a pieţei, autoritatea contractantă arată că îşi satisface necesităţile şi constată care sunt abordările pe care trebuie să le utilizeze pentru a realiza achiziţii în condiţii de eficientă economică si socială. Astfel, autoritatea contractantă, în vederea pregătirii documentaţiei de atribuire şi a Strategiei de contractare, a avut în vedere atât prospectarea piaţei potenţialilor prestatori pentru aceste tipuri de servicii şi au fost identificate/obţinute informaţii privind preţurile practicate şi tehnicile ab,,,,te de aceştia pentru prestarea tuturor categoriilor de servicii incluse, prin intermediul catalogului electronic disponibil în SEAP, cât şi obligativitatea respectării condiţiilor şi specificaţiilor din Cererea de finanţare a proiectului "e,,,, - simplificarea procedurilor administrative şi facilitarea serviciilor publice în mediul digital, în domeniul drepturilor de autor şi conexe", în vederea atingerii obiectivelor şi rezultatelor propuse. 2.Solicitare de clarificări procedură Așadar, pornim de la motivarea contestatarului SC ......... SRL referitor la "Autoritatea contractantă a adus atingere interesului privat al contestatoarei, întrucât nu oferă posibilitatea elaborării unei oferte care să corespundă pe deplin realităţii faptice şi juridice ce a determinat lansarea acestei proceduri de atribuire" şi a contestatoatului S.C. ,,,, SA privind „existenţa unor cerinţe minime restrictive, nejustificate şi disproporţionate în raport cu obiectul şi valoarea procedurii, prevederi de natură a restrânge libera concurenţă", autoritatea contractantă menţionează următoarele:  SC ......... SRL, conform art. 160 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, a avut dreptul de a solicita clarificări sau informaţii suplimentare în legătură cu documentaţia de atribuire, cu respectarea termenului limită stabilit de autoritatea contractantă în anunţul de participare;  operatorul economic S.C. ,,,, SA a solicitat mai multe clarificări legate de aspecte care îi era neclare în cadrul Anunţului de participare nr. CN1038249, conform legislaţiei în vigoare şi a termenului limită stabilit în Fişa de date a achiziţiei, secţiunea II. 1.4 „Descrierea succinta a contractului sau a achiziţiei/achiziţiilor”, unde ,,,, a specificat „Data limită de primire a solicitărilor de clarificări: operatorii econoimici interesați vor transmite solicitările de clarificări cu cel târziu 18 zile înainte de data limită stabilită pentru depunerea ofertelor, conform art. 160 și 161 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, modificată și completată. Data limită de răspuns la solicitările de clarificări: ,,,, va răspunde complet tuturor solicitărilor de clarificări, o singura dată, cu 11 zile înainte de data limită stabilită pentru depunerea ofertelor." În sensul dat, conform atât celor menţionate anterior cât şi prin consultarea dosarului de achiziţie, autoritatea contractantă subliniază 16

faptul că, reiese faptul că, operatorul economic SC ......... SRL a avut posibilitatea de a cere clarificări legate de orice aspect care îi era neclar în cadrul Anunţului de participare nr. , conform legislaţiei în vigoare, dar care nu au fost cerute, iar operatorul economic S.C. ,,,, SA a solicitat o serie de clarificări pe care ,,,, le-a acceptat parţial. 3. Măsuri de remediere în urma contestaţiei Având în vedere că, în cadrul contestaţiilor, SC ......... SRL şi S.C. ,,,, SA au solicitat o serie de măsuri de remediere cu privire la cerinţele în cadrul Fişei de date a achiziţiei și în cadrul caietului de sarcini, autoritatea contractantă precizează că, a adoptat o parte din măsurile de remediere solicitate, astfel încât să ofere tratament egal tuturor operatorilor economici interesaţi din domeniu să participe la procedură, după cum urmează: 1.În ceea ce privește solicitarea de la secţiunea III.1.3) „Capacitatea tehnică și profesională - Informaţii și/sau nivel(uri) minim(e) necesare pentru evaluarea respectării cerinţelor menționate - explicitare similaritatea obiectului contractului (produse similare)”, autoritatea contractantă arată, Referitor la critica „Având in vedere ca obiectul achiziţiei reprezintă prestarea serviciilor de scanare (arhivare digitala) a arhivei de documente din cadrul proiectului «e,,,, - simplificarea procedurilor administrative şi facilitarea serviciilor publice în mediul digital, în domeniul drepturilor de autor şi conexe», considerăm că solicitarea unei experienţe în prestarea serviciilor de microfilmare a documentelor este nejustificată în raport cu cerinţele din caietul de sarcini și excede necesitățile reale ale autorității contractante precum și limitele impuse de prevederile legale referitoare la cerinţele de calificare": Măsură remediată 1: Se acceptă eliminarea cerinţei parţial, în acest sens la secţiunea III.1.3) se va citi: "

Prin servicii similare se înţelege servicii de digitizarea/scanarea a documentelor. Experienţa similară trebuie să confirme realizarea serviciilor, indiferent dacă acestea au fost realizate în cadrul unui singur contract sau în contracte separate." 2. În ceea ce privește solicitarea de la secţiunea III.1.3.b) „Capacitatea tehnică și profesională - Informaţii și/sau nivel(uri) minim(e) necesare pentru evaluarea respectării cerinţelor menționate - Standarde de asigurare a calității și de protecție a mediului”, autoritatea contractantă arată, Referitor la critica „Având în vedere dispoziţiile art. 163 din Legea 98/2016 - Autoritatea contractantă are dreptul de a aplica în cadrul procedurii de atribuire numai criterii de calificare și selecţie referitoare la: a) motive de excludere a candidatului/ofertantului; b)capacitatea candidatului/ ofertantului. Conform Art. 29 alin. (1) din HG 395/2016, criteriile de calificare au ca scop demonstrarea potenţialului tehnic, fincanciar și organizatoric al fiecărui operator ecnomic participant la procedura, potențial care trebuie să reflecte posibilitatea concretă a acestuia de a îndeplini contractul/acordul cadru și de a rezolva eventualele dificultăți legate de îndeplinirea acestuia, în cazul în care oferta sa va fi declarată câștigătoare, Pagina 17 din 43

fără a restricţiona participarea la procedură, prin impunerea unor cerinţe disproporţionate sau lipsite de relevanță în raport cu obiectul contractului. Față de normele legale invocate, considerăm că cerinţa limitează accesul la procedura al operatorilor economici care au capacitatea de implementare a contractului în condiţii corespunzătoare, dar nu au implementat standardul ISO 27001 cerut": Măsură remediată 2: Se acceptă eliminarea cerinţei din această secţiune, dar va fi menţinută în caietul de sarcini - capitolul LOGISTICĂ ŞI PLANIFICARE şi va trebui demonstrată conform solicitării autorităţii contractante. Autoritatea contractantă precizează că, această cerinţă este necesară deoarece Serviciile de retrodigitalizare solicitate impun, printre altele, prelucrarea de date confidenţiale, arhivare electronică a datelor drept pentru care este imperios un standard în domeniu pentru existenţa ISO 27001 Sistem de Management al Securităţii Informaţiilor, arătând faptul că, cu privire la această modificare a fost dată şi o erată la anunţul de participare.

„1. La cap.III.1.1.b) Capacitatea de exercitare a activităţii profesionale autoritatea contractantă a formulat cerinţe cu privire la capacitatea de exercitare a activităţii profesionale a ofertanţilor, fără a lua în considerare natura şi complexitatea contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit. Prin solicitarea deţinerii de către operatorii economici a autorizaţiilor de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale, precum și Acreditare de la autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu, să administreze sistemul electronic de arhivare și documente arhivate în cadrul arhivei electronice, autoritatea contractantă a încalcat dispoziţiile art. 31 alin (1) din Anexa la HG 395/2016 protrivit cărora autoritatea contractantă nu are dreptul de a restricţiona participarea la procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică prin introducerea unor criterii minime de calificare, care nu prezintă relevanță în raport cu natura și complexitatea contractului de achiziţie de urmează a fi atribuit și care sunt disproporţionate în raport cu natura și complexitatea contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit. [....] Din considerentele relatate mai sus, solicitam Consiliului, ca prin decizia pe care o va pronunţa, sa dispună obligarea autoritatii contractante la adoptarea masurilor de remediere prin eliminarea din caietul de sarcini a următoarelor cerinţe: - Autorizatie de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale in conformitate cu prevederile art. 19 alin (1) din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996; - Acreditare de la autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu, sa administreze sistemul electronic de arhivare si documentele arhivate in cadrul arhivei electronice, conform Legii 135/2007 cu privire la arhivarea documentelor in forma electronica”. În ceea ce priveşte solicitările contestatarului, autoritatea contractantă precizează că, își menţine cerinţele tehnice minimale şi obligatorii din caietul de sarcini şi din Fişa de date, plecând de la următoarele considerente obiective: 18

 având în vedere importanța documentelor autorității contractante, caracterul confidenţial al acestora și abilitățile specifice pe care trebuie să le aibă furnizorul de servicii pentru a răspunde la solicitările din caietul de sarcinini și prin urmare scopului proiectului, consideră de maximă importanță ca potențialul furnizor să aibă pregătirea tehnică necesară, abilitățile aferente și certificările specifice pentru astfel de servicii;  având în vedere că prin caietul de sarcini s-a solicitat Refacerea unităţilor arhivistice, consideră imperios necesară acreditarea societăţii prestatoare din partea Arhivelor Naţionale;  având în vedere că, în cadrul Elaborării propunerii financiare, beneficiarul trebuie să prezinte modalitatea de livrare a documentelor scanate către sistemul de arhivare computerizată (printre altele), consideră necesară acreditarea societăţii prestatoare conform Legii nr. 135/2007 cu privire la arhivarea documentelor în formă electronică;  serviciile solicitate prin Fișa de Date „Servicii de retrodigitalizare arhiva de documente" implică servicii de: - Pregătirea şi preluarea unităţilor arhivistice din locaţie; - Transportul securizat al documentelor către locaţia de scanare; - Livrarea documentelor scanate către sistemul de arhivare computerizată; - Recepţia unităţilor arhivistice în locaţia de scanare; - Pre-Validare; - Presortare a documentelor cu termen de păstrare expirat pentru distrugere securizată; - Digitizarea/scanarea documentelor; - Atribuirea de metadescriptori (indecişi) fiecărei unităţi arhivistice; - Control de calitate; - Scrierea şi livrarea fişierelor pe unităţi optice; - Refacerea şi legarea documentelor în forma iniţială (după digitizare); - Transportul unităţilor arhivistice înapoi în locaţia de unde au fost preluate; - Distrugere securizată. În sensul dat, autoritatea contractantă consideră absolut necesare existența certificărilor emise de Arhivele Naţionale și MCSI. 2. În ceea ce privește critica „La Cap. 3.4 din Caietul de sarcini, autoritatea contractantă a formulat următoarele cerinţe, ce se dovedesc a fi restrictive şi disproporţionate, după cum vom arăta în cele ce urmează: 2.a. Scanarea documentelor Ofertatul va face dovada că dispune de echipamentele necesare pentru ducerea la bun sfârşit a proiectului. Ofertantul va prezenta o listă a echipamentelor utilizate care îndeplinesc minim următoarele caracteristici: Capacitatea de scanare zilnică a echipamentelor propuse să fie de minim 100.000 pagini pe zi; Echipamentele trebuie să permită scanarea documentele de la A6 până la A3; Raportat la rezoluţia de scanare de 300 dpi, viteza de scanare a echipamentelor nu trebuie să fie mai mică de 200 imagini pe minut; iar Pagina 19 din 43

pentru cel puţin 1 echipament, viteza de scanare trebuie să fie mai mare de 450 imagini pe minut la rezoluţia de scanare de 300 dpi;[...] Având în vedere că termenul de prestare a serviciilor prevăzut în cadrul documentaţiei de atribuire este de 3 luni, iar ofertanţilor nu li s-a impus un număr de echipamente ce vor putea fi utilizate în cadrul contractului și după cum a demonstrat mai sus, aceste servicii se pot efectua într-un termen mai scurt doar cu un singur operator economic, considerăm că cerinţa cu privire la viteza de scanare mai mare de 450 imagini pe minut este restrictivă, disproporţionată în raport cu natura și complexitatea contractului și nu corespunde necesității autorității contractante”, autoritatea contractantă precizează că își menţine cerinţele tehnice minimale şi obligatorii din caietul de sarcini şi consideră că acestea sunt nefondate, deoarece:  criteriul este în strânsă legătură cu termenul foarte scurt de execuţie maxim 3 luni (se ia de asemenea în calcul timpul de pregătire a documentelor în vederea scanării, timpul de scanare, timpul de indexare, timpul de arhivare/şi inventariere a unităţilor arhivistice şi timpul de distrugere a documentelor) – sens în care, practic, timpul efectiv de scanare se reduce la jumătate;  având în vedere nevoile exprimate în caietul de sarcini, cea de scanare a documentele la sediul beneficiarului, coroborând cu spaţiul disponibil şi pus la dispoziţie de beneficiar, și programul de lucru de 8 ore, s-a considerat necesar scanarea documentelor cu un număr cât mai limitat de echipamente, justificând astfel cerinţele ridicate de performanţă;  este necesar un echipament performant, care să nu ocupe mult spaţiu, în eventualitatea scanarii la sediul beneficiarului. În ceea ce privește critica contestatorului privind „2.b. Selecţionarea și distrugerea Prestatorul va trebui să facă dovada că dispune de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor de minim 5 tone pe zi. Se va trimite în acest sens documentaţia tehnică care atestă capacitatea de distrugere a echipamentelor. Având în vedere obiectul contractului ce constă în servicii de scanare, precum și faptul că, la nivelul documentaţiei de atribuire, autoritatea contractantă nu a precizat informaţii cu privire la cantitatea, modul în care sunt ambalate documentele care urmează a fi distruse, astfel încât să putem estima efortul necesar referitor la activitatea de selecţionare și distrugere, ci doar a formulat specificaţii tehnice cu privire la echipamentele de distrugere, suntem de părere că aceste specificaţii în afara faptului că reprezintă obstacole nejustificate cu scopul de a restricţiona accesul operatorilor economici la procedura de atribuire, acestea nu pot fi raportate la natura și obiectul contractului, dat fiind că nu au fost furnizate informaţii în acest sens”, autoritatea contractantă precizează că își menţine cerinţele tehnice minimale şi obligatorii din caietul de sarcini şi consideră că acestea sunt nefondate şi neîntemeiate, deoarece:  având în vedere timpul de execuţie, este necesară distrugerea documentelor cât mai rapid posibil (la elaborarea caietului de sarcini, 20

s-a luat în calcul distrugerea a 50% din documente, însemnând puţin peste 4.5 tone şi s-a dorit distrugerea lor într-o singură zi);  se invocă caracterul de confidenţialitate a documentelor. Totodată, astfel cum rezultă şi din documentul privind Răspunsul consolidat la solicitările de clarificări, autoritatea contractantă arată că nu a avut şi nici nu are interesul de a restricţiona accesul la toate informaţiile pe care le deţine, în acest sens invitând toţi operatorii economici interesaţi de prezenta procedură de atribuire, respectiv "Având în vedere diversitatea documentelor existente în cadrul arhivei ce face obiectul prezentei proceduri şi în scopul realizării unei oferte reale şi sustenabilă cu necesitatea autorităţii contractante, vă rugăm să transmiteti pe adresa de email ro datele dumneavoastră de contact şi a unei persoane de legătură, astfel încât managerul de proiect ( ...) să vă comunice data şi ora cu privire la accesul în spaţiile de arhivă. în acest sens veţi putea face o analiză proprie atât a volumului documentelor, cât şi a celorlalte informaţii de interes pentru dumneavoastră. Notă: Menţionăm că urmare a vizitei pe care reprezentantul dumneavoastra o va efectua în spaţiile de arhivă ale autorităţii contractante se va întocmi un proces verbal care va deveni anexă la dosarul prezentei proceduri de achiziţie publică.” B. Cu privire la solicitări S.C. ,,,, SA privind „Modificarea şi/sau înlocuirea sau eliminarea din/în cadrul Caietului de sarcini a cerinţelor nelegale, abuzive şi restrictive referitoare la: 1. Cerinţa minimă privind viteza de scanare pentru cel puţin 1 echipament trebuie să fie mai mare de 450 imagini pe minut;” astfel cum a arătat și mai sus, autoritatea contractantă precizează că menţine această cerinţa minimă obligatorie, deoarece:  criteriul este în strânsă legătură cu termenul foarte scurt de execuţie maxim 3 luni (se ia de asemenea în calcul timpul de pregătire a documentelor în vederea scanării, timpul de scanare, timpul de indexare, timpul de arhivare/şi inventariere a unităţilor arhivistice şi timpul de distrugere a documentelor) - în acest sens, practic, timpul efectiv de scanare se reduce la jumătate;  având în vedere nevoile exprimate în caietul de sarcini, cea de scanare a documentele la sediul beneficiarului, coroborând cu spaţiul disponibil şi pus la dispoziţie de beneficiar, și programul de lucru de 8 ore, s-a considerat necesar scanarea documentelor cu un număr cât mai limitat de echipamente, justificând astfel cerinţele ridicate de performanţă;  este necesar un echipament performant, care să nu ocupe mult spaţiu, în eventualitatea scanării la sediul beneficiarului. „ 2.Cerinţa minimă privind deţinerea de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor de minim 5 tone pe zi; și” La fel ca în cazul solicitării contestatarului anterior, autoritatea contractantă arată că, din motive obiective menţine acestă cerinţă minimă şi obligatorie, deoarece:  având în vedere timpul de execuţie, este necesară distrugerea documentelor cât mai rapid posibil (la elaborarea caietului de sarcini, Pagina 21 din 43

s-a luat în calcul distrugerea a 50% din documente, însemnând puţin peste 4.5 tone şi s-a dorit distrugerea lor într-o singură zi);  se invocă caracterul de confidenţialitate a documentelor. Totodată, astfel cum rezultă şi din documentul privind Răspunsul consolidat la solicitările de clarificări, autoritatea contractantă orecizează că nu a avut şi nici nu are interesul de a restricţiona accesul la toate informaţiile pe care le deţine, în acest sens invitând toţi operatorii economici interesaţi de prezenta procedură de atribuire, respectiv "Având în vedere diversitatea documentelor existente în cadrul arhivei ce face obiectul prezentei proceduri şi în scopul realizării unei oferte reale şi sustenabilă cu necesitatea autorităţii contractante, vă rugăm să transmiteti pe adresa de email e,,,, datele dumneavoastră de contact şi a unei persoane de legătură, astfel încât managerul de proiect (....) să vă comunice data şi ora cu privire la accesul în spaţiile de arhivă. în acest sens veţi putea face o analiză proprie atât a volumului documentelor, cât şi a celorlalte informaţii de interes pentru dumneavoastră. Notă: Menţionăm că urmare a vizitei pe care reprezentantul dumneavoastra o va efectua în spaţiile de arhivă ale autorităţii contractante se va întocmi un proces verbal care va deveni anexă la dosarul prezentei proceduri de achiziţie publică.” În sensul dat, autoritatea contractantă precizează faptul că, contestatoarea S.C. ,,,, SA a solicitat vizitarea arhivei ,,,,, drept pentru care, aceasta i-a răspuns pozitiv. „3.Cerinţa minimă din Caietul de sarcini că distrugerea să se facă în cutii închise, sigilate.” Autoritatea contractantă prezicează că, în caietul de sarcini nu este impusă această cerinţă descrisă (nu este obligatoriu ca distrugerea să se facă în cutii închise, sigilate), sens în care, este redat un extras din caietul de sarcini: „Procesul de distrugere trebuie să permită distrugerea de containere, cutii sigilate, fără a permite scoaterea documentelor din cutii", drept pentru care, consideră că solicitarea contestatoarei este nefondată. III. CONCLUZII În accepţiunea legiuitorului, condiţiile prevăzute în caietul de sarcini reprezintă condiţii minimale pentru acceptarea ofertei, deci o condiţie „sine-qua-non" pentru validitatea procedurii de atribuire, caracterul obligatoriu al acestora emanând chiar din prevederile legale pe care autoritatea contractantă înţelege să le invoce în apărarea sa, pe cale de consecinţă, neîndeplinirea unor atare condiţii conduc la imposibilitatea obiectivă de a încheia procedura de atribuire.  Totodată, autoritatea contractantă apreciază ca neîntemeiată încercarea constatatoarei SC ......... SRL de a contura un caracter aparte unor prevederi legale prin scoaterea din context a sintagmei „ubi lex non distinguit, nec nos distinguere debemus". Având în vedere cuprinsul contestaţiilor şi analizând capetele de cerere ale acestora, conform celor mai sus prezentate, Autoritatea contractantă consideră că a adus suficiente argumente în susţinerea legalităţii deciziilor luate în privinţa respingerii unor solicitări de remediere, conform Contestaţiilor depuse de către S.C. ......... SRL şi S.C. ,,,, SA. 22

Așadar, conform celor prezentate, autoritatea contractantă apreciază ca nefondate contestaţiile depuse şi solicită respingerea contestaţiilor. De asemenea, autoritatea contractantă solicită soluţionarea cu rapiditate a speţei, întrucât prezenta achiziţie publică face parte din cadrul proiectului "e,,,, - simplificarea procedurilor administrative şi facilitarea serviciilor publice în mediul digital, în domeniul drepturilor de autor şi conexe", COD SMIS 2014+: 130045 - Axa prioritară 1: Administraţie publică și sistem judiciar eficiente a Programul Operaţional Capacitate Administrativă 2014-2020, respectiv este finanţat din fonduri europene şi să luaţi măsurile necesare ce se impun deblocării situaţiei, în vederea creşterii gradului de absorbţie a fondurilor europene, în caz contrar beneficiarul proiectului (autoritatea contractantă - .........) riscând să piardă banii din cauza acestor întârzieri. Totodată, pentru a asigura pronunţarea unei soluţii unitare, autoritatea solicită conexarea contestaţiilor formulate în cadrul aceeaşi proceduri de atribuire, în conformitate dispoziţiile cu art. 17 alin. (1) şi (2) din Legea nr. 101/2016, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi prevederile art. 67 alin. (1) din Codul de procedură civilă. Prin adresa nr. , înregistrată la CNSC cu nr. , contestatorul SC ,,,, SA a răspuns în replică la punctul de vedere al autorității contractante nr. , depunând „concluzii scrise”, învederând următoarele: În ceea ce priveşte răspunsul autorităţii contractante la solicitarile sale, contestatorul arată următoarele: 1. Referitor la primul capăt de cerere – „Scanarea documentelor”, contestatorul menționează, referitor la cele susținute de autoritatea contractantă: "având în vedere nevoile exprimate în caietul de sarcini, cea de scanare a documentelor la sediul beneficiarului, coroborând cu spațiul disponibil şi pus la dispoziție de beneficiar și programul de lucru de 8 ore, s-a considerat necesar scanarea documentelor cu un număr cât mai limitat de echipamente, justificând astfel cerințele ridicate de performanţă", că în Caietul de Sarcini, la cap. 4.1 „Locul prestării serviciilor de digitizare" se precizează faptul că serviciile de digitizare se vor realiza la sediul Prestatorului, arătând în acest sens că, în caietul de sarcini sunt prevăzute o serie de cerinţe pe care Prestatorul ar trebui să le îndeplinească pentru a se califica la procedura de achiziţie, printre acestea, enumerând: a)Prestatorul va demonstra că dispune de un spaţiu care este adecvat pentru scanarea, depozitarea temporară pe timpul proiectului, prestarea serviciilor de indexare a documentelor electronice şi găzduirea echipamentelor folosite pentru procesarea datelor b)Spaţiul propus trebuie să îndeplinească cel puţin următoarele condiţii de securitate: - să fie asigurate condiţiile de siguranţă şi securitate impuse de reglementările în vigoare pentru manipularea şi gestionarea datelor cu caracter personal; - Este dotat cu echipamentele necesare pentru asigurarea securităţii şi confidenţialităţii datelor procesate; Pagina 23 din 43

- Asigură protecţia fizică a datelor prin implementarea unor măsuri tehnice şi organizatorice adecvate; - Previne accesul neautorizat al oricărei persoane neimplicate în proiect; - Nu permite utilizarea sistemelor de prelucrare automată a datelor de către persoane neautorizate; c)Se va prezenta în acest sens documente care atestă conformitatea GDPR şi ISO 27001 de care Ofertantul dispune. Având în vedere cele de mai sus, contestatorul susține că reiese în mod clar intenţia Autorităţii Contractante ca serviciile care fac obiectul acestei proceduri să fie prestate la sediul Prestatorului. Altfel, contestatorul menționează că nu înţelege cerinţa referitoare la deţinerea spaţiului adecvat şi a certificatului ISO 27001, dacă intenţia Autorităţii Contractante este ca serviciile să fie prestate la sediul acesteia. De asemenea, contestatorul arată că, tot Autoritatea Contractantă, prin raspunsul transmis, afirmă faptul că „este necesar un echipament performant, care să nu ocupe mult spaţiu, în eventualitatea scanării documentelor la sediul beneficiarului", afirmaţie care contrazice cerinţele din caietul de sarcini mai sus enumerate, referitoare la deţinerea unui spaţiu adecvat prestării serviciilor, deţinerea certificatului ISO 27001 etc. Totodată, contestatorul precizează faptul că, cu ocazia vizitei din data de efectuate de către reprezentanţii societății la arhiva situată în , ........., ......... (astfel cum rezultă din Procesul-Verbal de vizitare Amplasament nr. ataşat), a constatat că Autoritatea Contractantă deţine mai multe spaţii libere, birouri şi holuri largi, la etajul 4 unde se află şi o bună parte din arhivă, spații despre care reprezentantul ,,,, i-a precizat că le vor pune la dispoziţie operatorilor economici pentru prestarea serviciilor la sediul acesteia. Astfel, contestatorul apreciază că, justificarea Autorităţii Contractante privind lipsa spaţiului este neavenită, iar cerinţa echipamentului cu o viteză de scanare mai mare de 450 imagini pe minut este nejustificată, excesivă, ducând la restrângerea concurenței și la favorizarea anumitor operatori economici, încălcând în acest fel principiile care guvernează achizitiile publice. De asemenea, contestatorul arată că, la momentul întocmirii Caietului de Sarcini, Autoritatea Contractantă ştia ce documente deţine, spaţiile de care dispune, iar întocmirea cerinţelor minime pe care trebuie să le îndeplinească operatorii economici ar trebui să reflecte în totalitate situaţia existentă la acel moment. Or, din documentele şi informaţiile prezentate, contestatorul susține că nu reiese în mod clar care este intenţia Autorităţii Contractante, iar cerinţele minime pe care ar trebui să le îndeplinească un operator economic ar trebui să fie stabilite în funcţie de locaţia prestării serviciilor. Astfel, dacă prestarea serviciilor ar avea loc total/parţial la sediul Prestatorului, contestatorul consideră excesivă, nejustificată şi abuzivă cerinţa echipamentului cu o viteză de scanare mai mare de 450 imagini pe minut. Mai mult, contestatorul consideră că pot fi ab,,,,te soluții diverse pentru scanarea documentelor, astfel încât să respecte cerințele de timp de execuție a prestării serviciilor, prin utilizarea de echipamente cu specificații inferioare care respectă cerințele de scanare din Caietul de Sarcini şi 24

fiecare operator economic își poate organiza activitatea în funcţie de spaţiile şi echipamentele pe care le deține. Așadar, dacă prestarea serviciilor ar avea loc total/parţial la sediul Beneficiarului, contestatorul consideră faptul că Autoritatea Contractantă deţine suficiente spaţii libere (astfel cum a constatat cu ocazia vizitei la sediul acesteia), astfel încât să asigure prestarea serviciilor cu echipamentele pe care le deţine un operator economic. Mai mult, fiecare operator economic își poate organiza activitatea cu echipamentele pe care le deține, astfel încât să prevină suprasolicitarea acestora și defecțiunea dispunând utilizarea acestora în schimburi. În opinia contestatoruui, cerința impusă nu este practică, în contextul în care echipamentul s-ar defecta și în acest mod, operatorul economic nu ar putea să îşi îndeplinească obligațiile asumate prin contract sau le-ar îndeplini cu întârziere și/sau costuri nejustificate. Contestatorul arată că, tot în cadrul acestui capăt de cerere, Autoritatea Contractantă menţionează următoarele: „criteriul este în strânsă legătură cu termenul foarte scurt de execuție de maxim 3 luni (se ia de asemenea în calcul timpul de pregătire a documentelor în vederea scanării, timpul de scanare, timpul de indexare, timpul de arhivare/inventariere a unitatilor arhivistice si timpul de distrugere a documentelor) în acest sens, practic, timpul efectiv de scanare se reduce la jumătate." Totodată, contestatorul subliniază faptul că serviciile din cadrul proiectului se derulează succesiv şi/sau în paralel cu operatori diferiţi (mai multe persoane) care îndeplinesc în acelaşi timp operaţiuni identice sau diferite, după caz, tocmai pentru a fi cât mai eficienţi, iar termenul de implementare să fie cât mai mic. În contextul dat, contestatorul consideră că, afirmaţia că timpul de scanare disponibil se va reduce la jumătate din cauza celorlalte activităţi pregătitoare şi ulterioare scanării, respectiv la 1.5 luni, este falsă, deoarece activităţile de scanare pot începe aproape în acelaşi timp cu activităţile de pregătire a documentelor pentru scanare, astfel cum activitatea de indexare poate începe imediat ce s-a finalizat scanarea unui dosar sau cel mult a unei cutii cu documente. Astfel, contestatorul menționează că, serviciile ce se vor realiza de către prestator includ: preluare, transport, pregătire, scanare, indexare, verificarea, relegarea documentelor şi predarea rezultatelor finale, iar ulterior se va realiza distrugerea securizată a documentelor. 2.Referitor la al doilea capăt de cerere - privind deţinerea de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor de minim 5 tone pe zi, contestatorul arată că, deși autoritatea Contractantă susţine că: „este necesar distrugerea documentelor cât mai repede posibil (s-a luat în calcul distrugerea a 50% din documente, însemnând puțin peste 4,5 tone și se dorește distrugerea acestora într-o singură zi)”, având în vedere aceste mențiuni, apreciază faptul că, întreaga activitate de distrugere a documentelor în aceste condiţii va dura aproximativ 21 de ore, deci nu ar putea fi realizată conform unui program de lucru normal de 8 ore/zi. În condiţiile date, contestatorul arată că nu înţelege cum poate fi prezent un reprezentant al Beneficiarului să Pagina 25 din 43

supervizeze procesul de distrugere (astfel cum este specificat în Caietul de Sarcini), dacă programul de lucru este de 8 ore/zi, astfel cum a menţionat Autoritatea Contractantă şi nu a unui program de lucru 24/24 h. Mai mult, confidenţialitatea documentelor ce urmează a fi distruse se asigură întrucât operatorul economic trebuie să îndeplinească cerinţe privind conformitatea GDPR şi certificare ISO 27001, astfel că, contestatorul susține că nu este necesară deţinerea unui echipament cu o asemenea capacitate de distrugere. Unele cerinţe impuse de Autoritate sunt contradictorii, motiv pentru care, contestatorul solicită înlocuirea echipamentului de distrugere de minim 5 tone pe zi, întrucât această cantitate de documente nu poate fi oricum distrusă într-o singură zi, conform programului de lucru de 8 ore/zi. În opinia contestatorul este evident faptul că, prin impunerea acestei cerinţe excesive şi nejustificate, se restricţionează concurenţa şi se favorizează anumiţi operatori economici. 3. Referitor la al treilea capăt de cerere - distrugerea să se facă în cutii închise, sigilate; contestatorul arată că, deși, în răspunsul transmis autoritatea Contractantă a menţionat faptul că: „în caietul de sarcini nu este impusă această cerinţă (nu este obligatoriu ca distrugerea să se facă în cutii închise, sigilate)", totuși, consideră că cerinţa tehnică ca „distrugerea să se facă în cutii închise, sigilate" poate duce la descalificarea unui operator, implicit a societății sale, dacă nu îndeplineşte această condiţie, întrucât cerinţa este impusă şi prevăzută expres în Caietul de Sarcini la pct. 3.4 „Selecţionarea şi Distrugerea" - Procesul de distrugere trebuie să permită distrugerea de containere, cutii sigilate, fără a permite scoaterea documentelor din cutii. Astfel, având în vedere că autoritatea contractantă menţionează în răspunsul la contestație faptul că nu este o cerinţă obligatorie, contestatorul solicită eliminarea acesteia. În caz contrar, contestatorul apreciază că această cerință este de natură a încălca principiile care guvernează achiziţiile publice: tratamentul egal, proporţionalitatea, evitarea restrângerii concurenţei prin crearea de obstacole, bariere nejustificate de obiectul contractului, la depunerea de oferte de către cât mai mulţi operatori economici specializaţi pe aceste servicii etc. Mai mult decât atât, astfel cum a arătat şi în cadrul contestaţiei depuse, contestatorul consideră că cerinţa autorităţii contractate de a distruge documentele în cutii sigilate sau containere, încalcă standardele şi bunele practici privind reciclarea hârtiei și a cartonului şi vine în contradicţie cu cerinţa finală de a face dovada că deşeurile au fost reciclate. Mai mult, contestatorul menționează faptul că, cutiile sigilate sau containerele conţin materiale străine şi duc la imposibilitatea obţinerii dovezii de reciclare, deşeurile devenind improprii reutilizării. Contestatorul învederează că, cu ocazia vizitei la arhiva ,,,, a constatat că mai mult de 90% din documentele arhivei sunt aşezate în bibliorafturi, astfel încât distrugerea documentelor nu s-ar putea face în condiţii care să respecte legislaţia în domeniul reciclării şi nu ar fi îndeplinită astfel cerinţa finală a Autorităţii Contractante de a face dovada că deşeurile au fost reciclate. Totodată, contestatorul menţionează faptul că bibliorafturile cu documente conţin material feros, materiale de sigilare, lipire, agrafe, 26

capse, materiale textile - sfoară, astfel încât distrugerea acestora nu se poate efectua în cutii închise, sigilate, ci aceste materiale străine ar trebui înlăturate, iar hârtia separată de carton, metal, plasate pe categorii de materiale şi calitate conform standardelor existente în domeniul reciclării hârtiei şi cartonului şi abia apoi distruse. Așadar, având în vedere argumentele mai sus expuse şi faptul că nu este obligatoriu ca distrugerea să se facă în cutii închise, sigilate, astfel cum afirmă Autoritatea Contractantă prin răspunsul transmis, contestatorul solicită eliminarea acestei cerinţe. Totodată, având în vedere cele mai sus expuse, contestatorul solicită ca prin hotărârea ce se va pronunța, să se dispună obligarea Autorităţii contractante la remedierea aspectelor restrictive şi nelegale din cadrul documentaţiei de atribuire, prin eliminarea şi/sau înlocuirea şi/sau modificarea din cadrul Caietului de sarcini a cerinţelor nelegale, abuzive şi restrictive: A. Cerinţa minimă privind viteza de scanare pentru cel puţin 1 echipament trebuie să fie mai mare de 450 imagini pe minut; B.Cerinţa minimă privind deţinerea de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor de minim 5 tone pe zi şi, C.Cerinţa minimă din caietul de sarcini ca distrugerea să se facă în cutii închise, sigilate. În susținere, a fost atașat Procesul-Verbal de vizitare Amplasament nr. încheiat între reprezentanţii ,,,,, care au viziat arhiva ,,,, şi reprezentantul Autorităţii Contractante. Cu adresa nr. , înregistrată la CNSC cu nr. , ......... a formulat „concluzii scrise” ca urmare a răspunsului formulat de către SC ,,,, SA, completat în urma vizitei din data de a domnului , reprezentant al SC ,,,, SA, la sediul ,,,,, astfel cum rezultă şi din Procesul Vebal de vizitare amplasament înregistrat sub nr. , autoritatea contractantă a comunicat următoarele: În susţinerea celor menţionate, operatorul economic SC ,,,, SA porneşte încă de la început de la premisa eronată cum că ,,,, deţine mai multe spaţii libere, birouri şi holuri largi la etajul 4, spaţii de care ,,,, ar putea să le pună la dispoziţie în vederea desfăşurării activităţilor din cadrul procedurii la sediul beneficiarului. Plecând de la cele menţionate mai sus, autoritatea contractantă face următoarele precizări: 1.,,,, nu deţine spaţii libere sau birouri deoarece sunt ocupate de către angajaţii ,,,, care îşi desfăşoară activitatea zilnică, activitate ce nu va trebui să fie perturbată de către ofertantul declarat câştigător atunci cînd activităţile vor fi desfăşurate conform caietului de sarcini şi a ofertei tehnice; 2.Holurile largi nu sunt spaţii adecvate pentru desfăşurarea activităţilor ce fac obiectul prezentei proceduri de atribuire, având în vedere caracterul confidenţial al documentelor şi nici condiţiile de calitate pe care autoritatea contractantă doreşte să le achiziţioneze; Pagina 27 din 43

3.Conform "Răspuns consolidat la solicitările de clarificări" nr. , pus la dispoziţia tuturor operatorilor economici interesaţi de prezenta procedură de atribuire (SEAP), ,,,, a răspuns inclusiv la faptul că "în prezent nu există nicio lucrare de selecţionare aprobată în cadrul autorităţii contractante cu privire ta documentele ce se vor distruge efectiv in cadrul proiectului." şi "Se confirmă faptul ca unităţile arhivistice sunt constituite în coperti, respectiv bibliorafturi" - de unde se poate înţelege lipsa de interes asupra documentelor emise de către ,,,,; 4.La fel ca în răspunsul anterior, inclusiv menţiunea cu privire la echipamentele necesare de înaltă calitate au fost oferite atât în Răspuns consolidat la solicitările de clarificări, cât şi în cadrul Răspunsului la contestaţii, sens în care, autoritatea contractantă arată că își menţine punctul de vedere iniţial prin care ,,,, a explicat din punct de vedere obiectiv necesitatea acestor echipamente, respectiv timpul limitat de prestare a serviciilor respective, tipologia documentelor confidenţiale, cât şi faptul că aceste activităţi sunt în strânsă legătură cu celelalte achiziţii din cadrul proiectului finanţat din fonduri externe nerambursabile. Astfel, autoritatea solicită a se reţine faptul că prezentul proiect POCA are termen de finalizare decembrie 2022, iar ,,,, impune aceste termene pentru a putea atinge indicatorii asumaţi în proiect. Reiterează faptul că de această activitate depinde şi implementarea softului, activitate care e de durată, şi nicidecum faptul că ,,,, a impus aceste cerinţe cu intenţia de a restrânge participarea altor operatori economici, sens în care, menţionează că SC ,,,, SA face doar presupuneri, deoarece până în momentul suspendării procedurii s-au înscris mai mult de 5 operatori economici din domeniu. În concluzie, ,,,, consideră că domnul , în calitate de reprezentant al SC ,,,, SA a transmis informaţii eronate şi rău intenţionate operatorului economic, în acest sens putând a se vedea şi lipsa de menţiuni scrise din Procesul verbal de vizitare al amplansamentului nr. , drept pentru care Autoritatea contractantă apreciază ca nefondate contestaţiile depuse şi solicită respingerea acestora.  Totodată, autoritatea reiterează solicitarea privind soluţionarea cu rapiditate a cauzei, întrucât prezenta achiziţie publică face parte din cadrul proiectului "e,,,, - simplificarea procedurilor administrative şi facilitarea serviciilor publice în mediul digital, în domeniul drepturilor de autor şi conexe", COD SMIS 2014+: 130045 - Axa prioritară 1: Administraţie publică și sistem judiciar eficiente a Programul Operaţional Capacitate Administrativă 2014- 2020, respectiv este finanţat din fonduri europene şi se impune deblocarea situaţiei, în vederea creşterii gradului de absorbţie a fondurilor europene, în caz contrar beneficiarul proiectului (autoritatea contractantă - .........) riscând să piardă banii din cauza acestor întârzieri. Prin adresa nr. , înregistrată la CNSC cu nr. , SC ......... SRL a formulat răspuns la punctul de vedere emis de autoritatea contractantă nr. , prin care a precizat următoarele: 1. Contestatorul evidenţiază, în primul rând că, răspunsul autorităţii contractante nu respectă termenul limită impus prin prevederile art. 18 alin. (1) din Legea nr. 101/2016. 28

2. Astfel, având în vedere că contestația a fost transmisă în data de 12.01.2022, contestatorul solicită să se constate tardivitatea transmiterii răspunsului de către autoritatea contractantă şi să soluţioneze contestaţia fără a lua în considerare argumentele din cuprinsul acestuia, termenul prevăzut de art. 18 alin. (1) fiind depăşit cu 8 zile. 3. Cu privire la punctul 2. „Solicitare de clarificări” procedură, prin intermediul căruia autoritatea contractantă, menţionează că: „(...) operatorul economic SC ......... SRL a avut posibilitatea de a cere clarificari legate de orice aspect care ii era neclar in cadrul Anunțului de participare nr. , conform legislației în vigoare, dar care nu au fost cerute". Totodată, contestatorul face precizarea că, nu a avut neclarităţi cu privire la documentaţia de atribuire ce ar fi putut fi remediate prin intermediul unor răspunsuri din partea autorităţii contractante, ci a constatat, în urma analizării documentaţiei de atribuire că la nivelul acesteia există motive de nelegalitate şi prin urmare, a uzat de dreptul prevăzut la art. 2 alin. (1) din Legea nr. 101/2016, prin care s-a stabilit că: „Orice persoană care se consideră vătămată într-un drept al său ori într-un interes legitim printr-un act al unei autorităţi contractante sau prin nesoluţionarea în termenul legal a unei cereri poate solicita anularea actului, obligarea autorităţii contractante la emiterea unui act sau la adoptarea de măsuri de remediere, recunoaşterea dreptului pretins sau a interesului legitim, pe cale administrativ jurisdicţională sau judiciară, potrivit prevederilor prezentei legi.” Astfel, în situaţia în care ar fi considerat că anumite aspecte ar fi necesitat clarificări suplimentare, contestatorul arată că, ar fi transmis solicitări de clarificare, însă această acţiune nu ar fi exclus dreptul său de a formula contestaţie împotriva documentației de atribuire pe care o consideră nelegală. Având în vedere că cele două acţiuni nu se exclud una pe cealaltă, contestatorul opinează că, punctul de vedere al autorităţii contractante este eronat şi prin urmare, solicită a nu se lua în considerare. 3. La punctul 3, autoritatea contractantă menţionează că, a adoptat măsuri de remediere în urma contestaţiilor formulate. Cu privire la măsura menţionată la nr. 2 din cadrul punctului de vedere, respectiv: „Se acceptă eliminarea cerinței (ISO 27001 Sistem de Management al Securității lnformațiilor) din această secțiune, dar va fi menținută în caietul de sarcini - capitolul „LOGISTICA SI PLANIFICARE” și va trebui demonstrată conform solicitării autorității contractante, constatăm că autoritatea contractantă consideră necesară menţinerea acestei cerinţe la nivelul documentaţiei de atribuire cu toate că, astfel cum a declarat în cadrul contestaţiei, respectarea de către ofertant a standardelor de asigurarea securităţii informaţiei conform ISO 27001 excede cadrului legal în materia achiziţiilor publice. Cerinţa limitează accesul la procedură al operatorilor economici care au capacitatea de implementare a contractului în condiţii corespunzătoare, dar nu au implementat standardul ISO 27001 cerut. Securitatea sau confidenţialitatea datelor pot fi obținute şi prin alte mijloace (de exemplu impunerea în contract a anumitor clauze în acest sens), decât solicitarea ca operatorii economici să aibă implementat un Pagina 29 din 43

anumit standard. Atunci când, în mod excepţional, autoritatea găseşte de cuviinţă să introducă anumite cerinţe de calificare pentru ofertanţi, ea este ţinută să se limiteze la cele absolut necesare şi care îngrădesc cel mai puţin operatorii economici. 4. Referitor la punctul II.A prin care autoritatea contractantă expune motivele pentru care se impune respingerea prezentei contestații, menţionând că: "[...] menținem cerințele tehnice minimale și obligatorii din caietul de sarcini și din Fișa de date [...]", contestatorul opinează că, autoritatea contractantă se află într-o gravă eroare prin înşiruirea unei serii de motive, care, de altfel, nu aduc nicio justificare plauzibilă în ceea ce priveşte menţinerea acelor cerinţe în cadrul documentaţiei de atribuire, după cum va demonstra în cele ce urmează. Printre motivele invocate de către autoritatea contractantă se regăsesc: "[...]Importanţa documentelor autorităţii contractante, caracterul confidenţial al acestora și abilităţile specifice pe care trebuie să le aibă furnizorul de servicii pentru a răspunde la solicitările din caietul de sarcini[...]", precum şi că prin Caietul de sarcini s-a solicitat refacerea unităţilor arhivistice. Astfel, justificararea furnizată de autoritatea contractantă nu prezintă relevanţă în raport cu realitatea. Contestatorul precizează că, în urma studierii de către reprezentantul în data de 31.01.2022 a documentelor din cadrul arhivei autorităţii contractante s-a constatat faptul că, acestea nu sunt arhivate conform Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, prin urmare, solicitarea autorizaţiei din partea Arhivelor Naţionale, excede necesităţilor reale ale autorităţii contractante şi este disproporţionată în raport cu natura şi complexitatea contractului de achiziţie publică ce se doreşte a fi atribuit, având scopul de a restricţiona participarea la procedura de atribuire a acelor operatori economici ce au potenţialul tehnic necesar îndeplinirii activităţilor din cadrul contractului, însă nu deţin această autorizaţie. Astfel cum a semnalat în cadrul contestaţiei, din descrierea serviciilor ce urmează a fi prestate rezultă că, se doreşte retrodigitalizarea arhivei de documente din cadrul proiectului "e,,,, - simplificarea procedurilor administrative si facilitarea serviciilor publice în mediul digital, în domeniul drepturilor de autor si conexe", respectiv scanarea şi indexarea documentelor, şi nu servicii arhivistice conform Legii Arhivelor Naţionale Nr. 16/1996 (republicată). Având în vedere cele expuse anterior, contestatorul arată că își menţine solicitarea din cadrul contestaţiei formulate. În ceea ce priveşte Acreditarea de la autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu, să administreze sistemul electronic de arhivare și documentele arhivate în cadrul arhivei electronice, conform Legii nr. 135/2007 cu privire la arhivarea documentelor în formă electronică, contestatorul atrage atenţia, astfel cum a precizat în cadrul contestaţiei, asupra faptului că art. 5 din Legea nr. 135/2007 prevede că "Furnizarea serviciilor de arhivare electronică nu este supusă niciunei autorizări prealabile şi se desfăşoară în conc,,,,nţă cu principiile concurenţei libere şi loiale, cu respectarea actelor normative în vigoare." Astfel, pentru serviciile electronice solicitate prin caietul de sarcini la 30

prezenta procedură, inclusiv cele precizate de autoritatea contractantă în cadrul punctului de vedere, respectiv beneficiarul trebuie să prezinte modalitatea de livrare a documentelor scanate către sistemul de arhivare computerizată (printre altele) nu este necesară nicio acreditare de la autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu. Totodată, contestatorul apreciază că, autoritatea contractantă, prin folosirea sintagmei „printre altele", denotă o oarecare superficialitate în motivarea corectă şi completă a ceea ce declară, în condiţiile în care în acest caz se impunea cu atât mai mult prezentarea activităţilor ce ar necesita o astfel de acreditare. În cadrul punctului II. B, autoritatea contractantă nu justifică solicitarea cerinţei cu privire la viteza de scanare de 450 ipm raportat la constatările ce corespund realităţii şi pe care contestatorul le-a semnalat în cadrul contestaţiei, ba mai mult aduce modificări asupra documentaţiei de atribuire, în sensul că, prin intermediul punctului de vedere menţionează că serviciile de scanare a documentelor se vor presta la sediul beneficiarului, contrar celor menţionate în caietul de sarcini la cap. 4.1., respectiv: „Locaţia de desfăşurare a activităţilor, respectiv locul de prestare a serviciilor de digitizare, se va realiza la sediul Prestatorului, cu excepţia activităţii de preluare a documentelor." Referitor la motivaţia conform căreia se menţin cerinţele tehnice minimale şi obligatorii din caietul de sarcini, deoarece „criteriul este în strânsă legatură cu termenul foarte scurt de execuţie maxim 3 luni (se ia de asemenea în calcul timpul de pregătire a documentelor în vederea scanării, timpul de scanare, timpul de indexare, timpul de arhivare/şi inventariere a unităţilor arhivistice şi timpul de distrugere a documentelor) - în acest sens, practic, timpul efectiv de scanare se reduce la jumătate", contestatorul reiterează argumentul expus în cadrul contestaţiei, respectiv acela că timpul de scanare este redus la jumătate doar folosind un singur echipament ce are o viteza de 200ipm şi prin urmare, motivaţiile autorităţii contractante nu sunt în măsura de a justifica cerinţa referitoare la viteza de scanare de 400ipm. Prin urmare, contestatorul arată că își menţine critica formulată în cadrul contestaţiei, respectiv aceea că cerinţele impuse pentru echipamentul utilizat nu sunt justificate, neavând nicio legătură cu desfăşurarea reală a proiectului. Conform calculelor expuse în contestatie, prin raportare la volumul documentelor stabilit în documentaţia de atribuire (3.720.000 pagini) şi viteza de scanare minimă solicitată respectiv 200 imagini pe minut, rezultă că prestarea serviciilor de scanare se poate realiza în aproximativ 39 de zile doar cu un singur echipament ce prezintă această caracteristică. Astfel, cerinţa cu privire la viteza de scanare mai mare de 450 imagini pe minut este restrictivă, disproporţionată în raport cu natura şi complexitatea contractului şi nu corespunde necesităţii autorităţii contractante, motiv pentru care, contestatorul solicită eliminarea acesteia. Referitor la motivaţiile autorităţii contractante enumerate în cadrul punctului 2.b cu privire la criticile sale asupra cerinţelor de la cap. Pagina 31 din 43

„Selecţionare şi distrugere” (a documentelor), contestatorul face următoarele precizări: Prin intermediul punctului de vedere, autoritatea contractantă introduce cerinţe noi în cadrul documentaţiei de atribuire, fără a adopta măsuri de remediere asupra documentaţiei de atribuire. Astfel, deşi în cadrul caietului de sarcini nu s-a impus un termen pentru activitatea de distrugere a documentelor şi nu s-a menţionat cantitatea de documente estimată a fi supusă distrugerii, prin punctul de vedere transmis, autoritatea contractantă precizează că această activitate trebuie să se desfăşoare în termen de o zi şi că "s-a luat în calcul distrugerea a 50% din documente, însemnând puţin peste 4.5 tone". Contestatorul opinează, în acest sens, că autoritatea contractantă nu justifică cerinţa referitoare la capacitatea tehnică a echipamentului de distrugere, respectiv capacitatea de a distruge un volum de documente de minim 5 tone pe zi, ci aduce modificări asupra documentaţiei de atribuire, modificări ce afectează elementele ce descriu contextul achiziţiei şi determină restrângerea concurenţei şi care conduc la încălcarea principiilor prevăzute la art. 2 alin. (2) din Legea 98/2016. Contestatorul precizează că, în urma vizitei pe care reprezentantul societății a efectuat-o în spaţiile de arhivă ale autorităţii contractante în data de 31.01.2022, s-a constatat că documentele din arhivă sunt păstrate în dosare ce conţin părţi metalice, prin urmare distrugerea acestora în termen de o zi nu ar fi posibilă, întrucât eliminarea părţilor metalice necesită timp suplimentar. Astfel, modificările aduse prin intermediul punctului de vedere nu corespund realităţii şi nu justifică solicitarea unui echipament care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor de minim 5 tone pe zi. În concluzie, contestatorul arată, pe de o parte, că prin intermediul punctului de vedere transmis autoritatea contractantă nu a prezentat argumente solide care să demonstreze că cerinţele considerate nelegale, au fost formulate cu aplicarea prevederilor legale în materia achiziţiilor, iar pe de altă parte, aceasta a procedat la modificarea cerinţelor minime din caietul de sarcini, precum şi la introducerea unor criterii noi, care conduc spre anularea procedurii de atribuire. Pe cale de consecinţă, în condiţiile în care autoritatea contractantă nu a adus nicio justificare în acţiunea sa de a combate presupusele critici nefondate aferente ale contestaţiei, contestatorul arată că își menţine criticile exprimate la nivelul contestaţiei şi solicită Consiliului să admită contestaţia astfel cum a fost aceasta formulată şi să dispună măsurile de remediere solicitate, astfel: a) În principal, obligarea autorităţii contractante la remedierea aspectelor identificate în documentaţia de atribuire ca fiind restrictive şi nelegale, astfel încât să se permită derularea procedurii în condiţii de concurenţă reală, cu prelungirea corespunzătoare a termenului de depunere a ofertelor; b) În subsidiar, în măsura în care nu s-ar mai putea dispune măsuri de remediere, anularea procedurii de atribuire în conformitate cu prevederile art. 212 - alin. (1) lit. c) din Legea nr. 98/2016. 32

Cu adresa nr. , înregistrată la CNSC cu nr. , ......... a formulat „concluzii scrise 2”, întreprinse ca urmare a răspunsului formulat de către SC ......... SRL, menţiuni care au fost completate în urma Răspunsului la constestaţii nr. , prin care comunică faptul că își menţine punctul de vedere iniţial prin care ,,,, a explicat din punct de vedere obiectiv necesitatea solicitării fiecărei cerinţe în parte. Totodată, autoritatea contractantă face următoarele precizări: 1. Conform "Răspuns consolidat la solicitările de clarificări" nr. , pus la dispoziţia tuturor operatorilor economici interesaţi de prezenta procedură de atribuire (SEAP), ,,,, a răspuns inclus la faptul că "în prezent nu există nicio lucrare de selecţionare aprobată în cadrul autorităţii contractante cu privire la documentele ce se vor distruge efectiv in cadrul proiectului" şi "Se confirmă faptul că unităţile arhivistice sunt constituite în coperti, respectiv bibliorafturi" - în acest sens fiecare operator economic are libertatea de a-şi prezenta propria metodologie privind desfăşurarea activităţilor astfel încât să se încadreze în necesităţile şi valoarea estimată a autorităţii contractante şi nu invers;  2. La fel ca în răspunsul anterior, inclusiv menţiunea cu privire la echipamentele necesare de înaltă calitate cât şi la personalul necesar au fost oferite atât în Răspuns consolidat la solicitările de clarificări, cât şi în cadrul Răspunsului la contestaţii, sens în care, arată că, își menţine punctul de vedere iniţial prin care ,,,, a explicat din punct de vedere obiectiv necesitatea acestor echipamente şi a timpului limitat de prestare a serviciilor respective şi a tipologiei documentelor confidenţiale, având în vedere că aceste activităţi sunt în strânsă legătură cu celelalte achiziţii din cadrul proiectului finanţat din fonduri externe nerambursabile. Astfel, autoritatea solicită a se reţine faptul că prezentul proiect POCA are termen de finalizare decembrie 2022, iar ,,,, impune aceste termene pentru a putea atinge indicatorii asumaţi în proiect. Reiterează faptul că de această activitate depinde şi implementarea softului, activitate care e de durată, şi nicidecum faptul că ,,,, a impus aceste cerinţe cu intenţia de a restrânge participarea altor operatori economici. În sensul dat, autoritatea contractantă menţionează că SC ......... SRL face doar presupuneri privind limitarea accesului la procedură al operatorilor economici în cazul standardului ISO 27001 sau al celorlalte cereri, deoarece până în momentul suspendării procedurii s-au înscris mai mult de 5 operatori economici de profil. În concluzie, ,,,, consideră că solicitările operatorului economic SC ......... SRL sunt nefondate, drept pentru care Autoritatea contractantă solicită respingerea cererii. Totodată, reiterează solicitarea privind soluționarea cu celeritate a cauzei, întrucât prezenta achiziţie publică face parte din cadrul proiectului "e,,,, - simplificarea procedurilor administrative şi facilitarea serviciilor publice în mediul digital, în domeniul drepturilor de autor şi conexe", COD SMIS 2014+: 130045 - Axa prioritară 1: Administraţie publica si sistem judiciar eficiente a Programul Operaţional Capacitate Administrativă 2014- 2020, respectiv este finanţat din fonduri europene şi solicită a se lua măsurile necesare ce se impun deblocării situaţiei, în vederea creşterii Pagina 33 din 43

gradului de absorbţie a fondurilor europene, în caz contrar beneficiarul proiectului (autoritatea contractantă - .........) riscând să piardă banii din cauza acestor întârzieri. Cu adresa nr. , înregistrată la CNSC cu nr. contestatorul ,,,, SA a formulat „note scrise” la concluziile scrise formulate de Autoritatea Contractantă nr. , referitor la menţiunile depuse ca urmare a răspunsului la contestaţii, învederând următoarele: În ceea ce priveşte răspunsul autorităţii contractante la concluziile scrise depuse de societatea sa sub nr. , contestatorul arată următoarele: Cu ocazia vizitei din data de efectuate de către reprezentanţii săi la arhiva ,,,, situată în , ........., ......... s-a încheiat Procesul-Verbal de vizitare Amplasament nr. , iar lipsa menţiunilor scrise din PV se datorează faptului că reprezentanţii Autorităţii Contractante au venit cu formularul precompletat, astfel cum se poate observa şi din PV-ul de vizitare amplasament.Mai mult, se arată că, singurele câmpuri libere destinate completării au fost doar spaţiile dedicate numelui, prenumelui reprezentanţilor ,,,, (partea de sus a PV-ului), respectiv numelui şi prenumelui semnatarului (partea de jos a PV-ului). În rest, toate celelalte informaţii care se regăsesc în Pv-ul de vizitare amplasament au fost completate în prealabil de către reprezentantul Autotităţii Contractante. Reiterează faptul că informaţiile transmise cu privire la spaţiile libere pe care le deţine Autoritatea Contractantă au fost redate întocmai după cum acestea au fost precizate de către reprezentantul ,,,, cu ocazia vizitei la sediul acesteia. Astfel, având în vedere cele expuse mai sus, şi cele arătate prin contestaţia şi concluziile scrise depuse, contestatorul reiterează solicitarea privind obligarea Autorităţii contractante la remedierea aspectelor restrictive şi nelegale din cadrul documentaţiei de atribuire, prin eliminarea şi/sau înlocuirea şi/sau modificarea din cadrul Caietului de sarcini a cerinţelor nelegale, abuzive şi restrictive: A. Cerinţa minimă privind viteza de scanare pentru cel puţin 1 echipament trebuie să fie mai mare de 450 imagini pe minut; B. Cerinţa minimă privind deţinerea de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor de minim 5 tone pe zi şi, C. Cerinţa minimă din caietul de sarcini ca distrugerea să se facă în cutii închise, sigilate. Analizând documentele depuse la dosarul cauzei, Consiliul constată următoarele: ........., în calitate de autoritate contractantă, a organizat procedura de licitație deschisă, online, organizată în vederea atribuirii contractului având ca obiect „Servicii de retrodigitalizare arhiva de documente”, cod CPV 79999100-4. În acest sens a elaborat documentația de atribuire aferentă și a publicat în SEAP anunțul de participare nr. având data limită de depunere a ofertelor Împotriva documentației de atribuire, SC ,,,, SA și SC ......... SRL au formulat contestațiile care fac obiectul dosarului nr. conexat cu nr. . 34

Prin încheierea nr. , Consiliul s-a pronunțat asupra cererii de suspendare a procedurii din cuprinsul contestației formulată SC ......... SRL, respingând-o ca rămasă fără obiect. Referitor la prima contestație, se reține că SC ,,,, SA aduce critici cu privire la unele cerințe formulate de autoritatea contractantă, considerând că sunt nejustificate și au un caracter restrictiv, solicitând „modificarea și/sau înlocuirea sau eliminarea acestora din/în cadrul caietului de sarcini”: 1. cerința minimă privind viteza de scanare pentru cel puțin un echipament trebuie să fie mai mare de 450 imagini pe minut, 2. cerința privind deținerea de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor de minim 5 tone pe zi, 3. cerința potrivit căreia distrugerea să se facă în cutii închise, sigilate. Trebuie menționat faptul că primele două critici se regăsesc și în cuprinsul contestației formulate de SC ......... SRL în cadrul dosarului nr. 1. Referitor la prima critică, se reține că în caietul de sarcini – cap. „Scanarea Documentelor" se solicită: „Ofertantul va face dovada că dispune de echipamentele necesare pentru ducerea la bun sfârşit a proiectului. Ofertantul va prezenta o listă a echipamentelor utilizate care îndeplinesc minim următoarele caracteristici: Capacitatea de scanare zilnică a echipamentelor propuse să fie de minim 100.000 pagini pe zi; Echipamentele trebuie să permită scanarea documentele de la A6 până la A3; Raportat la rezoluţia de scanare de 300 dpi, viteza de scanare a echipamentelor nu trebuie să fie mai mică de 200 imagini pe minut; iar pentru cel puţin 1 echipament, viteza de scanare trebuie să fie mai mare de 450 imagini pe minut la rezoluţia de scanare de 300 dpi". În aprecierea Consiliului, o viteză de scanare la acești parametri, de 450 imagini pe minut nu se justifică, mai ales că pe piața de profil nu se găsesc scanere/echipamente cu asemenea rezoluție, iar prin introducerea acestei cerințe minime caietul de sarcini autoritatea contractantă încalcă prevederile art. 155 alin. (6) din Legea nr. 98/2016: „Specificaţiile tehnice trebuie să permită tuturor operatorilor economici accesul egal la procedura de atribuire şi nu trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate faţă de asigurarea unei concurenţe efective între operatorii economici", precum și principiile proporționalității, tratamentului egal și al nediscriminării stipulate la art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016. Prin impunerea utilizării în prestarea serviciilor a unui anume echipament și favorizarea unui anumit operator economic, contestatorul susține că autoritatea contractantă încalcă și prevederile: - Art. 1 alin. (2) din HG nr. 395/2016: „Pe parcursul aplicării procedurii de atribuire, autoritatea contractantă are obligaţia de a lua toate măsurile necesare pentru a evita apariţia unor situaţii de natură să determine existenţa unui conflict de interese şi/sau împiedicarea, restrângerea sau denaturarea concurenţei. - (3) În cazul în care constată apariţia unei situaţii dintre cele prevăzute la alin. (2), autoritatea contractantă are obligaţia de a elimina Pagina 35 din 43

efectele rezultate dintr-o astfel de împrejurare, adoptând, potrivit competenţelor, după caz, măsuri corective de modificare, încetare, revocare sau anulare ale actelor care au afectat aplicarea corectă a procedurii de atribuire sau ale activităţilor care au legătură cu acestea. - (4) Autoritatea contractantă este responsabilă pentru modul de atribuire a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, inclusiv achiziţia directă, cu respectarea tuturor dispoziţiilor legale aplicabile." Explicația autorităţii contractante privind lipsa spaţiului este fără temei, iar cerinţa echipamentului cu o viteză de scanare mai mare de 450 imagini pe minut este nejustificată și excesivă, conducând la restrângerea concurenței și la favorizarea anumitor operatori economici. Având în vedere că termenul de prestare a serviciilor prevăzut în cadrul documentaţiei de atribuire este de 3 luni, iar ofertanţilor nu li s-a impus un număr de echipamente ce vor putea fi utilizate în cadrul contractului, cerinţa cu privire la viteza de scanare mai mare de 450 imagini pe minut este restrictivă, disproporţionată în raport cu natura şi complexitatea contractului. În opinia Consiliului, pot fi ab,,,,te soluții diverse pentru scanarea documentelor astfel încât să se respecte cerințele de timp de execuție a prestării serviciilor, prin utilizarea de echipamente care respectă cerințele de scanare din caietul de sarcini şi fiecare operator economic își poate organiza activitatea în funcţie de spaţiile şi echipamentele pe care le deține, astfel încât să prevină suprasolicitarea acestora și defecțiunea, dispunând utilizarea în schimburi. Față de cele expuse anterior, Consiliul va admite critica sub acest aspect și va dispune eliminarea din caietul de sarcini, cap. „Scanarea Documentelor" a următoarei sintagme: „iar pentru cel puţin 1 echipament, viteza de scanare trebuie să fie mai mare de 450 imagini pe minut la rezoluţia de scanare de 300 dpi". 2.Referitor la cea de-a doua critică, se reține că la cap. „Selecţionarea şi distrugerea” din caietul de sarcini sunt prevăzute următoarele: „Criteriile de selecţionare a documentelor se vor stabili împreună cu Ofertantul declarat câştigător. Selecţionarea se va face în baza Nomenclatorului Arhivistic existent. Distrugerea documentelor se va realiza asigurându-se un nivel de Securitate al distrugerii P3; în urma distrugerii vor rezulta particule de hârtie a căror dimensiune este mai mică de 6 mm x 50 mm, sau fâşii de hârtie cu lăţime mai mică de 2mm. Prestatorul va trebui sa facă dovada că dispune de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor de minim 5 tone pe zi. Se va trimite în acest sens documentaţia tehnică care atestă capacitatea de distrugere a echipamentelor." Așadar, din totalul de documente ce urmează a fi scanate, prestatorii de servicii le vor sorta, iar cele cu termen de păstrare expirat vor fi pregătite pentru distrugere securizată. Având în vedere că autoritatea contractantă nu a precizat informaţii în documentație cu privire la cantitatea, modul în care sunt ambalate documentele care urmează a fi distruse, astfel încât să se estimeze efortul necesar referitor la activitatea de selecţionare şi distrugere, ci doar a 36

formulat specificaţii tehnice cu privire la echipamentele de distrugere, se apreciază că aceste specificaţii reprezintă obstacole nejustificate cu scopul de a restricţiona accesul operatorilor economici la procedura de atribuire. Cantitatea de 5 tone de documente ce se dorește a fi distrusă într-o zi nu a fost justificată de autoritate, Consiliul apreciind că se impune obligarea acesteia la prezentarea de informaţii cu privire la cantitatea și modul de prezentare a documentelor ce urmează a fi distruse (cutii, dosare etc.). Consiliul nu reține în soluționare alegațiile autorității potrivit cărora este necesară distrugerea documentelor cât mai rapid posibil, pe motiv de confidenţialitate a documentelor. În vederea distrugerii documentelor expirate, așa cum intenționează autoritatea contractantă, operatorii economici pot organiza activitatea astfel încât să distrugă documentele într-o perioadă de timp determinată, pot lucra în mai multe schimburi, pot deţine mai multe echipamente de distrugere cu capacităţi mai mici sau pot apela la subcontractori. Față de cele expuse anterior, Consiliul va admite critica sub acest aspect și va dispune eliminarea de la cap. „Selecţionarea şi distrugerea” din caietul de sarcini a următoarei sintagme: „Prestatorul va trebui sa facă dovada că dispune de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor de minim 5 tone pe zi” cu o formulare potrivit căreia prestatorul va trebui să facă dovada că dispune de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor, astfel încât distrugerea cantității totale de 5 tone să se facă într - un interval de timp rezonabil, respectiv să se respecte cerințele de timp de prestare a serviciilor. De asemenea, se impune ca autoritatea să completeze prevederile caietului de sarcini cu informaţii privind cantitatea și modul de prezentare a documentelor ce urmează a fi distruse (cutii, dosare etc.), pentru ca operatorii economici să aibă la dispoziție toate informațiile necesare elaborării ofertelor, conform dispozițiilor art. 154 din Legea nr. 98/2016: „Autoritatea contractantă are obligaţia de a elabora documentaţia de atribuire care conţine toate informaţiile necesare pentru a asigura operatorilor economici o informare completă, corectă şi precisă cu privire la cerinţele achiziţiei, obiectul contractului şi modul de desfăşurare a procedurii de atribuire”. 3. Se reține că la pag. 10/21 din caietul de sarcini (paragraf 4 și 5) - „Selecţionarea şi distrugerea” s-a solicitat: „Procesul de distrugere trebuie să permită distrugerea de containere, cutii sigilate, fără a permite scoaterea documentelor din cutii. La finalul distrugerii, furnizorul va furniza certificat care atestă distrugerea documentelor, precum si dovada că deșeurile rezultate au fost reciclate." Conform standardelor în domeniul reciclării hârtiei şi cartonului, acestea trebuie sortate, plasate pe categorii de calitate (inclusiv prin separarea cartonului de hârtie), curăţate de orice materiale străine (materiale de sigilare, lipire, agrafe, capse, materiale textile - sfoară, de exemplu) şi abia apoi distruse. Cutiile sigilate sau containerele conţin Pagina 37 din 43

materiale străine şi duc la imposibilitatea obţinerii dovezii de reciclare, deşeurile devenind improprii reutilizării. Consiliul apreciază că este întemeiată critica formulată de contestator și va dispune eliminarea din caietul de sarcini a cerinței „Procesul de distrugere trebuie să permită distrugerea de containere, cutii sigilate, fără a permite scoaterea documentelor din cutii.” În ceea ce privește contestația depusă de ........., se reține că acesta critică unele cerinţe din documentația de atribuire pe care le consideră restrictive, nejustificate şi disproporţionate de natură a restrânge libera concurenţă, după cum urmează: 1. ofertanţii trebuie să dețină o autorizaţie de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale și acreditare de la autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, 2. cerința privind experiența similară, 3. certificat SR ENISO/IEC 27001:2013 sau echivalent. 1.Se reține că la cap. III.1.1.b) „Capacitatea de exercitare a activității profesionale” din fișa de date a achiziției, autoritatea contractantă a solicitat: „Cerinţa 2: Ofertanţii trebuie să dețină o autorizaţie de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale în conformitate cu prevederile art. 19 alin. (1) din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 actualizată. Pentru îndeplinirea activităţilor, ofertantul trebuie să deţină următoarele autorizaţii de funcţionare pentru prestarea serviciilor arhivistice prevăzute în Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 (republicată): - Autorizaţie Utilizare a Documentelor Deţinute; - Autorizaţie Prelucrare Arhivistică; - Autorizaţie Legătorie; - Acreditare de la autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, să administreze sistemul electronic de arhivare şi documentele arhivate în cadrul arhivei electronice, conform Legii nr. 135/2007 cu privire la arhivarea documentelor în formă electronică.” Referitor la autorizaţia de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale, se rețin următoarele aspecte relevante: - obiectul contractului este, potrivit documentației de atribuire: Servicii de retrodigitalizare arhiva de documente coroborat cu încadrarea în codul CPV 79999100-4 - Servicii de scanare, - din descrierea serviciilor ce urmează a fi prestate, rezultă că se doreşte retrodigitalizarea arhivei de documente din cadrul proiectului "e,,,, - simplificarea procedurilor administrative si facilitarea serviciilor publice în mediul digital, în domeniul drepturilor de autor si conexe", respectiv scanarea si indexarea documentelor, şi nu servicii arhivistice conform Legii Arhivelor Naţionale Nr. 16/1996 (republicată), - art. 19 alin (1) din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 actualizată „Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le deţin, denumite în continuare servicii arhivistice, numai după obţinerea autorizaţiei de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale sau a serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului ......... ale/al Arhivelor Naţionale, după caz," 38

- definiţia prelucrării arhivistice din cadrul normelor de aplicare a Legii Arhivelor nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, este: „ansamblul operaţiunilor efectuate asupra unei arhive sau unei părţi a acesteia, în ceea ce priveşte fondarea, ordonarea, inventarierea si selecţionarea, cu scopul de a asigura evidenţa şi utilizarea documentelor”. Rezultă că solicitarea unei autorizaţii de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale și acreditare de la autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu nu se justifică din punct de vedere legal raportat la obiectul procedurii, impunându-se eliminarea sa din conținutul documentației de atribuire. Referitor la cerinţa de Acreditare de la autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, să administreze sistemul electronic de arhivare şi documentele arhivate în cadrul arhivei electronice, conform Legii nr. 135/2007 cu privire la arhivarea documentelor în formă electronică, se reține că serviciile de arhivare electronică solicitate prin documentație nu sunt de natură a impune necesitatea unui administrator de arhivă electronică pentru care s-ar justifica o acreditare eliberată de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu. Conform prevederilor art. 5 din Legea nr. 135/2007 „Furnizarea serviciilor de arhivare electronică nu este supusă niciunei autorizări prealabile şi se desfăşoară în conc,,,,nţă cu principiile concurenţei libere şi loiale, cu respectarea actelor normative în vigoare." Prin urmare, pentru serviciile solicitate prin caietul de sarcini la procedura în cauză nu este necesară nicio acreditare de la autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu (mai ales că aceasta nici nu este nominalizată ca atare), Consiliul apreciind că este întemeiată critica sub acest aspect și va dispune eliminarea sa din cuprinsul documentației de atribuire. 2. La cap. III.1.3) din fișa de date a achiziției, s-a solicitat: „Ofertantul trebuie să facă dovada prestării în ultimii 3 ani, calculaţi de la data limită stabilită pentru depunerea ofertelor, în cadrul unuia sau mai multor contracte, de servicii similare cu cele care fac obiectul contractului în valoare cumulată de minim 850.800,00 lei fără TVA. Prin servicii similare se înţelege servicii de digitizarea/scanarea atât digitală cât şi analogică (microfilmare) a documentelor. Experienţa similară trebuie să confirme realizarea ambelor tipuri de conversie, indiferent dacă acestea au fost realizate în cadrul unui singur contract sau în contracte separate.” Autoritatea contractantă a adoptat următoarea măsură de remediere, publicată în SEAP în anunțul tip erată : „Prin servicii similare se înţelege servicii de digitizarea/scanarea a documentelor. Experienţa similară trebuie să confirme realizarea serviciilor, indiferent dacă acestea au fost realizate în cadrul unui singur contract sau în contracte separate." Prin urmare, Consiliul va lua act de achiersarea autorității contractante la solicitarea contestatorului ce vizează cerința privind experiența similară din fișa de date a achiziției. 3. La cap III.1.3.B) „Standarde de asigurare a calităţii și de protecţie a mediului” din fișa de date a achiziției, s-a solicitat: Pagina 39 din 43

„-Certificate emise de organisme independente cu privire la standardele de asigurare a calității - Certificat SR ENISO/IEC 27001:2013 sau echivalent”. Potrivit documentelor aflate la dosar, se reține că autoritatea a adoptat măsura de remediere nr. 2 (nr. 211/17.01.2022, publicată în SEAP): „Se acceptă eliminarea cerinţei din această secţiune, dar va fi menţinută în caietul de sarcini - capitolul LOGISTICĂ ŞI PLANIFICARE şi va trebui demonstrată conform solicitării autorităţii contractante. Această cerinţă este necesară deoarece Serviciile de retrodigitalizare solicitate impun, printre altele, prelucrarea de date confidenţiale, arhivare electronică a datelor drept pentru care este imperios un standard în domeniu pentru existenţa ISO 27001 Sistem de Management al Securităţii Informaţiilor.” Potrivit art. 29 alin. (1) din HG nr. 395/2016, criteriile de calificare au ca scop demonstrarea potenţialului tehnic, financiar şi organizatoric al fiecărui operator economic participant la procedură, potenţial care trebuie să reflecte posibilitatea concretă a acestuia de a îndeplini contractul/acordul-cadru şi de a rezolva eventualele dificultăţi legate de îndeplinirea acestuia, în cazul în care oferta sa va fi declarată câştigătoare, fără a restricţiona participarea la procedură, prin impunerea unor cerinţe disproporţionate sau lipsite de relevanţă în raport cu obiectul contractului. Faţă de normele legale evocate, Consiliul apreciază că cerinţa limitează accesul la procedură al operatorilor economici care au capacitatea de implementare a contractului în condiţii corespunzătoare, dar nu au implementat standardul ISO 27001 cerut. Scopul autorităţii contractante de a asigura securitatea sau confidenţialitatea datelor poate fi atins şi prin alte mijloace (de exemplu impunerea în contract a anumitor clauze în acest sens), nu doar prin solicitarea ca operatorii economici să aibă implementat un anumit standard. Relevante pentru cazul de faţă sunt şi prevederile art. 200 alin. (1) din Legea nr. 98/2016: „în cazul în care autoritatea contractantă impune operatorilor economici obligatia prezentării unor certificări specifice, ac,,,,te de organisme independente care atestă respectarea de către aceştia a anumitor standarde de asigurare a calităţii, inclusiv privind accesibilitatea pentru persoanele cu dizabilităti, sau standarde ori sisteme de management de mediu aceasta se va raporta la sistemele de asigurare a calităţii bazate pe seriile de standarde europene relevante certificate de organisme acreditate", din care se poate observa în mod clar şi fără echivoc faptul că solicitarea unui certificat ISO 27001 excede prevederile legale în domeniul achiziţiior publice. Prin urmare, Consiliul apreciază că este întemeiată critica formulată de contestator și va dispune anularea măsurii de remediere nr. 2 (din adresa nr....) și eliminarea din documentația de atribuire a cerinței: „-Certificate emise de organisme independente cu privire la standardele de asigurare a calității -Certificat SR ENISO/IEC 27001:2013 sau echivalent”. În consecință, luând în considerare cele mai sus menționate, în temeiul art. 26 alin. (2) lit. a) și b) din Legea nr. 101/2016, Consiliul va admite contestațiile formulate de SC ,,,, SA și SC ......... SRL în contradictoriu cu ......... și va dispune modificarea documentației de atribuire după cum urmează: 40

- eliminarea de la cap. „Scanarea Documentelor" din caietul de sarcini a următoarei sintagme: „iar pentru cel puţin 1 echipament, viteza de scanare trebuie să fie mai mare de 450 imagini pe minut la rezoluţia de scanare de 300 dpi"; - eliminarea de la cap. „Selecţionarea şi distrugerea” din caietul de sarcini a următoarei sintagme: „Prestatorul va trebui sa facă dovada că dispune de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor de minim 5 tone pe zi” cu o formulare potrivit căreia prestatorul va trebui să facă dovada că dispune de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor, astfel încât distrugerea cantității totale să se facă într - un interval de timp rezonabil, -completarea caietului de sarcini cu informaţii privind cantitatea și modul de prezentare a documentelor ce urmează a fi distruse (cutii, dosare etc.), - eliminarea cerinței din caietul de sarcini: „Procesul de distrugere trebuie să permită distrugerea de containere, cutii sigilate, fără a permite scoaterea documentelor din cutii”, - anularea măsurii de remediere nr. 2 și eliminarea din documentația de atribuire a cerinței: „-Certificate emise de organisme independente cu privire la standardele de asigurare a calității - Certificat SR ENISO/IEC 27001:2013 sau echivalent”, - eliminarea cerinţei 2 de la cap. III.1.1.b) „Capacitatea de exercitare a activității profesionale” din fișa de date a achiziției: „Ofertanţii trebuie să dețină o autorizaţie de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale în conformitate cu prevederile art. 19 alin. (1) din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 actualizată. Pentru îndeplinirea activităţilor, ofertantul trebuie să deţină următoarele autorizaţii de funcţionare pentru prestarea serviciilor arhivistice prevăzute în Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 (republicată): - Autorizaţie Utilizare a Documentelor Deţinute; - Autorizaţie Prelucrare Arhivistică; - Autorizaţie Legătorie; - Acreditare de la autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, să administreze sistemul electronic de arhivare şi documentele arhivate în cadrul arhivei electronice, conform Legii nr. 135/2007 cu privire la arhivarea documentelor în formă electronică.” În temeiul prevederilor art. 26 alin. (5) din Legea nr. 101/2016, va dispune publicarea tuturor modificarilor menționate mai sus în SEAP, conform art. 55 alin. (1) din HG nr. 395/2016, în termen de 10 zile de la comunicarea prezentei decizii și stabilirea unei noi date limită pentru depunerea ofertelor la un interval de minimum 15 zile de la publicarea în SEAP a modificărilor documentației. Pentru aceste motive, în baza legii şi a mijloacelor de probă aflate la dosar, CONSILIUL DECIDE: Pagina 41 din 43

În temeiul art. 26 alin. (2) lit. a) și b) din Legea nr. 101/2016, admite contestațiile formulate de SC ,,,, SA și SC ......... SRL în contradictoriu cu ......... și dispune modificarea documentației de atribuire după cum urmează: - eliminarea de la cap. „Scanarea Documentelor" din caietul de sarcini a următoarei sintagme: „iar pentru cel puţin 1 echipament, viteza de scanare trebuie să fie mai mare de 450 imagini pe minut la rezoluţia de scanare de 300 dpi"; - eliminarea de la cap. „Selecţionarea şi distrugerea” din caietul de sarcini a următoarei sintagme: „Prestatorul va trebui sa facă dovada că dispune de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor de minim 5 tone pe zi” cu o formulare potrivit căreia prestatorul va trebui să facă dovada că dispune de echipamente care să asigure un volum zilnic de distrugere a documentelor, astfel încât distrugerea cantității totale să se facă într-un interval de timp rezonabil, - completarea caietului de sarcini cu informații privind cantitatea și modul de prezentare a documentelor ce urmează a fi distruse (cutii, dosare etc.), - eliminarea cerinței din caietul de sarcini: „Procesul de distrugere trebuie să permită distrugerea de containere, cutii sigilate, fără a permite scoaterea documentelor din cutii”, - anularea măsurii de remediere nr. 2 și eliminarea din documentația de atribuire a cerinței: „-Certificate emise de organisme independente cu privire la standardele de asigurare a calității - Certificat SR ENISO/IEC 27001:2013 sau echivalent”, - eliminarea cerinței 2 de la cap. III.1.1.b) „Capacitatea de exercitare a activității profesionale” din fișa de date a achiziției: „Ofertanţii trebuie să dețină o autorizaţie de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale în conformitate cu prevederile art. 19 alin. (1) din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 actualizată. Pentru îndeplinirea activităţilor, ofertantul trebuie să deţină următoarele autorizaţii de funcţionare pentru prestarea serviciilor arhivistice prevăzute în Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 (republicată): - Autorizaţie Utilizare a Documentelor Deţinute; - Autorizaţie Prelucrare Arhivistică; - Autorizaţie Legătorie; - Acreditare de la autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, să administreze sistemul electronic de arhivare şi documentele arhivate în cadrul arhivei electronice, conform Legii nr. 135/2007 cu privire la arhivarea documentelor în formă electronică.” În temeiul prevederilor art. 26 alin. (5) din Legea nr. 101/2016, dispune publicarea tuturor modificărilor menționate mai sus în SEAP, conform art. 55 alin. (1) din HG nr. 395/2016, în termen de 10 zile de la comunicarea prezentei decizii. Dispune stabilirea unei noi date limită pentru depunerea ofertelor la un interval de minimum 15 zile de la publicarea în SEAP a modificărilor documentației. Prezenta decizie este obligatorie pentru părți, în conformitate cu dispozițiile art. 28 alin. (1) din Legea nr. 101/2016 și poate fi atacată cu 42

plângere, în temeiul art. 29 din același act normativ, în termen de 10 zile de la comunicare.

Pagina 43 din 43