Decizie CNSC 1801/2022

În conformitate cu prevederile art. 12 alin. (1) şi ale art. 27 alin. (1) din Legea nr. 101/2016 privind remediile şi căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor sectoriale şi a contractelor de concesiune de lucrări şi concesiune de servicii, precum şi pentru organizarea şi funcţionarea Consiliului Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor, Consiliul adoptă următoarea DECIZIE Nr. 1801/C4/1758 Data: 25.08.2022 Prin contestaţia nr. 3045/22.07.2022, înregistrată la Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor cu nr. 36569/25.07.2022, înaintată de SC STAR STORAGE SA, cu sediul în Bucureşti, B-dul Prof. Dimitrie Pompei nr. 8, etaj 1, sector 2, înregistrată la Registrul Comerţului sub nr. J40/7685/2000, având CUI 13289912, reprezentată legal prin Cătălin Nicolae Păunescu, în calitate de administrator, împotriva adresei de comunicare a rezultatului procedurii nr. 680/15.07.2022 şi a raportului procedurii din data de 14.07.2022, documente emise de MINISTERUL MUNCII ŞI SOLIDARITĂŢII SOCIALE, cu sediul în Bucureşti, B-dul Dem. I. Dobrescu nr. 2-4, sector 1, în calitate de autoritate contractantă, în cadrul procedurii de licitație deschisă organizată în vederea încheierii acordului-cadru având ca obiect „Servicii de digitizare-scanare în cadrul Proiectului «HUB de Servicii MMPS - SII MMPS», cod MySMIS 130963”, cod CPV 79999100-4 Servicii de scanare (Rev. 2), s-a solicitat: - anularea raportului procedurii şi a adresei nr. 680/15.07.2022 privind comunicarea rezultatului procedurii de atribuire, precum şi a tuturor actelor subsecvente acestora şi a tuturor proceselor-verbale de evaluare intermediare, inclusiv, fără a se limita la procesul-verbal de evaluare; - obligarea autorităţii contractante la reevaluarea ofertei depuse de SC STAR STORAGE SA; - obligarea autorităţii contractante la reevaluarea ofertei depuse de SC CERTSIGN SA; - în subsidiar, în cazul în care nu pot fi dispuse măsuri de remediere, obligarea autorităţii contractante la anularea procedurii de atribuire. Prin Încheierea nr. 1952/C4/1758 din 27.07.2022, Consiliul s-a pronunţat asupra capătului de cerere de suspendare a procedurii de atribuire până la soluţionarea fondului contestaţiei, pe care l-a respins, ca rămas fără obiect, ca urmare a suspendării procedurii de atribuire de către autoritatea contractantă. Pagina 1 din 2

Prin cererea de intervenţie nr. CERTSIGN CS2932/03.08.2022, înregistrată la Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor cu nr. 38593/04.08.2022, formulată de SC CERTSIGN SA, cu sediul în București, Șos. Olteniței nr. 107A, corp C1, et. 1, camera 16, sector 4, înregistrată la Registrul Comerţului sub nr. J40/484/2006, având CUI 18288250, în temeiul art. 17 alin. (3) din Legea nr. 101/2016 şi al art. 61 din Codul de procedură civilă, în calitate de operator economic declarat câștigător al procedurii, s-a solicitat: -admiterea atât în principiu, cât și pe fond a cererii de intervenţie; -respingerea contestaţiei formulată de SC STAR STORAGE SA, ca nefondată şi menţinerea tuturor actelor emise de autoritatea contractantă. Contestaţia şi cererea de intervenţie vor fi soluţionate împreună, având în vedere dispoziţiile art. 17 din Legea nr. 101/2016 și art. 66 alin. (1), art. 67 alin. (1) şi art. 123 alin. (1) C. proc. civ. Pentru aceste motive, în baza legii şi a mijloacelor de probă aflate la dosar, CONSILIUL DECIDE: În temeiul art. 26 alin. (2) și (5) din Legea nr. 101/2016, admite contestația formulată de SC STAR STORAGE SA, în contradictoriu cu MINISTERUL MUNCII ŞI SOLIDARITĂŢII SOCIALE. Obligă autoritatea contractantă la anularea raportului procedurii de atribuire nr. 1239/DGAPA/13.07.2022, la anularea adreselor de comunicare a rezultatului procedurii de atribuire și reevaluarea ofertei depuse de SC STAR STORAGE SA în cadrul procedurii de atribuire, conform considerentelor de mai sus. Respinge cererea de intervenție formulată de SC CERTSIGN SA. Măsurile dispuse vor fi aduse la îndeplinire în termen de 15 zile de la comunicarea prezentei. Prezenta decizie este obligatorie pentru părţi, în conformitate cu dispoziţiile art. 28 alin. (1) din Legea nr. 101/2016. Împotriva prezentei decizii se poate formula plângere în termen de 10 zile de la comunicare. Pagina 2 din 2

În conformitate cu prevederile art. 12 alin. (1) şi ale art. 27 alin. (1) din Legea nr. 101/2016 privind remediile şi căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor sectoriale şi a contractelor de concesiune de lucrări şi concesiune de servicii, precum şi pentru organizarea şi funcţionarea Consiliului Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor, Consiliul adoptă următoarea DECIZIE Nr. .... Data: .... Prin contestaţia nr. 3045/22.07.2022, înregistrată la Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor cu nr. 36569/25.07.2022, înaintată de SC …. SA, cu sediul în …., înregistrată la Registrul Comerţului sub nr. …, reprezentată legal prin …., în calitate de administrator, împotriva adresei de comunicare a rezultatului procedurii nr. 680/15.07.2022 şi a raportului procedurii din data de 14.07.2022, documente emise de …., cu sediul în …, în calitate de autoritate contractantă, în cadrul procedurii de licitație deschisă organizată în vederea încheierii acordului-cadru având ca obiect „Servicii de digitizare- scanare în cadrul Proiectului «HUB de Servicii MMPS - SII MMPS», cod MySMIS 130963”, cod CPV 79999100-4 Servicii de scanare (Rev. 2), s-a solicitat: - anularea raportului procedurii şi a adresei nr. 680/15.07.2022 privind comunicarea rezultatului procedurii de atribuire, precum şi a tuturor actelor subsecvente acestora şi a tuturor proceselor-verbale de evaluare intermediare, inclusiv, fără a se limita la procesul-verbal de evaluare; - obligarea autorităţii contractante la reevaluarea ofertei depuse de SC ...SA; - obligarea autorităţii contractante la reevaluarea ofertei depuse de SC ...SA; - în subsidiar, în cazul în care nu pot fi dispuse măsuri de remediere, obligarea autorităţii contractante la anularea procedurii de atribuire. Prin Încheierea nr. …. din 27.07.2022, Consiliul s-a pronunţat asupra capătului de cerere de suspendare a procedurii de atribuire până la soluţionarea fondului contestaţiei, pe care l-a respins, ca rămas fără obiect, ca urmare a suspendării procedurii de atribuire de către autoritatea contractantă. Prin cererea de intervenţie nr. ...CS2932/03.08.2022, înregistrată la Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor cu nr. 38593/04.08.2022, formulată de SC ...SA, cu sediul în …., în temeiul art. Pagina 1 din 27

17 alin. (3) din Legea nr. 101/2016 şi al art. 61 din Codul de procedură civilă, în calitate de operator economic declarat câștigător al procedurii, s-a solicitat: -admiterea atât în principiu, cât și pe fond a cererii de intervenţie; -respingerea contestaţiei formulată de SC ...SA, ca nefondată şi menţinerea tuturor actelor emise de autoritatea contractantă. Contestaţia şi cererea de intervenţie vor fi soluţionate împreună, având în vedere dispoziţiile art. 17 din Legea nr. 101/2016 și art. 66 alin. (1), art. 67 alin. (1) şi art. 123 alin. (1) C. proc. civ. CONSILIUL NAŢIONAL DE SOLUŢIONARE A CONTESTAŢIILOR, asupra cauzei de faţă, constată următoarele: Consiliul a fost legal sesizat şi este competent, potrivit dispoziţiilor art. 12 alin. (1) din Legea nr. 101/2016, să soluţioneze contestaţia de faţă, prin care SC ...SA, în calitate de operator economic participant la procedura de atribuire în cauză, critică decizia autorității contractante de a declara oferta sa ca fiind neconformă, în temeiul art. 215 alin. (5) din Legea nr. 98/2016 și art. 137 alin. (3) lit. a) din HG nr. 395/2016. I. Cu titlu prealabil, petenta arată că procedura a fost iniţiată în luna martie 2022, iar în perioada martie - iulie 2022, comisia de evaluare i-a solicitat o singura clarificare. Totodată, la data de 11.05.2022, în etapa de evaluare a ofertei tehnice, autoritatea contractantă i-a adresat o întrebare de clarificare, cu adresa nr. 598, la care a răspuns integral şi motivat în data de 12.05.2022. În urma primirii răspunsului la solicitarea de clarificare, considerat nesatisfăcător, prin adresa nr. 680/15.07.2022 privind comunicarea rezultatului procedurii de atribuire, autoritatea contractantă a declarat oferta SC ...SA: - neconformă, în temeiul art. 215 alin. (5) din Legea nr. 98/2016, considerând clarificările/completările solicitate sau clarificările /completările transmise de SC ...SA ca nefiind concludente şi conforme, - neconformă, în temeiul art. 137 alin. (3) lit. a) din HG nr. 395/2016, considerând că oferta SC ...SA nu satisface în mod corespunzător cerinţele caietului de sarcini. Pentru a ajunge la o atare concluzie, autoritatea contractantă a expus un singur motiv, apreciat de petentă ca fiind abuziv, lipsit de fundament juridic şi probator, având în vedere următoarele argumente: II. NELEGALITATEA ŞI NETEMEINICIA REZULTATULUI PROCEDURII 2.1. SUB ASPECTUL MOTIVULUI RESPINGERII OFERTEI SC ...SA Prin comunicarea rezultatului procedurii, autoritatea contractantă a apreciat că: „În urma evaluării propunerii tehnice, oferta SC ...SA a fost declarată neconformă de către comisia de evaluare”. Pagina 2 din 27

Unicul motiv pentru care oferta SC ...SA a fost declarată neconformă, constă în neprezentarea Autorizaţiei de prestare a serviciului Arhivistic de Păstrare - Conservare documente, autorizaţie care nu a fost solicitată prin documentaţia de atribuire şi care nu este necesară pentru îndeplinirea obiectului/scopului contractului ce face obiectul acestei proceduri. Scopul proiectului îl constituie achiziţia: „11.1.2 Cod CPV Principal: 79999100-4 Servicii de scanare”. În fişa de date nu se precizează coduri CPV secundare necesare realizării obiectului contractului. Astfel, serviciile solicitate de autoritate prin prezentarea codului CAEN sunt servicii de scanare şi nu se solicită prestarea de servicii de depozitare a documentelor (păstrare-conservare - conform sintagmei utilizată în legislaţia specifică). Obiectul achiziţiei, aşa cum a fost el prezentat în fişa de date este: „II.1.1 Titlu: Servicii de digitizare-scanare în cadrul Proiectului «HUB de Servicii MMPS - SII MMPS, cod MySMIS 130963»”. Aceasta informaţie este în deplină concordanţă cu codul CPV al achiziţiei menţionat de autoritate în documentaţia de atribuire şi nu implică necesitatea prestării serviciilor de păstrare - conservare a documentelor. În plus, în cap „11.1.4 Descrierea succintă a contractului sau a achiziţiei/achiziţiilor” din fişa de date a achiziţiei sunt menţionate serviciile specifice pe care autoritatea le solicită, astfel: „Achiziţia serviciilor de digitizare/scanare se va finaliza prin încheierea unui acord-cadru de servicii care va avea ca scop implementarea în cadrul proiectului a activităţii A.6. Achiziţie servicii de digitizare A.6.1. Servicii de digitizare. Activităţi ce vor fi realizare conform cererii de finanţare: - Inventarierea arhivelor/documentelor, pregătirea documentelor pentru procesul de digitizare şi alte măsuri pregătitoare; - Conversia documentelor din format hârtie în documente scanate şi obţinerea arhivei digitale; - Extragerea de informaţii din documentele scanate şi obţinerea unei baze de date cu informaţii indexate." În opinia petentei, este evident că nici din aceasta secţiune nu reiese necesitatea achiziţionării serviciilor de depozitare (păstrare- conservare a documentelor). Mai mult, se arată că nici în caietul de sarcini nu există o astfel de cerinţă (cap. 3.3.2. Pregătirea unităţilor arhivistice pentru arhivare computerizată, pag 11: „Documentele ce urmează a fi ridicate, trebuiesc prelucrate într-un termen ce nu poate depăşi 14 zile calendaristice".) Aşadar, consideră că oferta sa răspunde integral cerinţelor caietului de sarcini şi a clarificărilor ulterioare şi demonstrează fără echivoc îndeplinirea tututor criteriilor cerute în documentaţia de atribuire. Pagina 3 din 27

De asemenea, contestatoarea învederează că în cadrul fişei de date a achiziţiei nu se solicită prezentarea Autorizaţiilor de funcţionare emise de Arhivele Naţionale ale României. Conform caietului de sarcini, singura cerinţă vizând respectiva autorizaţie se regăseşte la cap. 3.3.5. Pregătirea documentelor pentru scanare, pag. 14: „Pentru îndeplinirea serviciilor furnizorul trebuie să deţină Autorizaţie de funcţionare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică, stocare şi legătorie conform Legii nr. 138/2013”. Această cerinţă a făcut obiectul a două întrebări de clarificare dintre care una a fost transmisă chiar de SC ...SA, pentru a clarifica dacă acest proiect conţine sau nu o componentă de depozitare a documentelor, astfel: „întrebare de clarificare 1 - cu referire la următoarea cerinţă din Caietul de sarcini, pag. 14: «Pentru îndeplinirea serviciilor furnizorul trebuie să deţină Autorizaţie de funcţionare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică, stocare şi legătorie conform legii 138/2013» coroborată cu principalele servicii solicitate în cadrul contractului: - Inventarierea documentelor, pregătirea documentelor pentru procesul de digitizare şi alte măsuri pregătitoare; - Conversia documentelor din format hârtie în documente scanate şi obţinerea arhivei digitale; - Extragerea de informaţii (metadate) din documentele scanate şi obţinerea unei baze de date cu informaţii indexate» Si cu cerinţa: «Pentu asigurarea unui nivel ridicat de securitate, disponibilitate şi performanţă în timpul prestării serviciului de conversie Furnizorul trebuie să facă dovada deţinerii unui centru de date şi DR aflate pe teritoriul României şi autorizate conform legii 135/2007”. Vă rugăm sa confirmaţi că pentru îndeplinirea cerinţelor din caietul de sarcini, corelat cu scopul proiectul, este necesar ca la momentul depunerii ofertei să fie prezentate: - cele două autorizaţii valabile, emise de către Ministerul Comunicaţiilor şi Securităţii Informaţionale: pentru centrul de date şi pentru administrarea documentelor în formă electronică, în condiţiile legii 135/2007; - Autorizaţia de funcţionare pentru prestarea serviciului de prelucrare arhivistică, emisă de Arhivele Naţionale ale României; - Autorizaţia de funcţionare pentru prestarea serviciului de utilizare a documentelor deţinute, emisă de Arhivele Naţionale ale României; - Autorizaţia de funcţionare pentru prestarea serviciului de legătorie, emisă de Arhivele Naţionale ale României»". Răspunsul autorităţii contractante a fost următorul: „în vederea prestării serviciilor aferente obiectul contractului, este necesar ca ofertantul să îndeplinească condiţiile legale necesare Pagina 4 din 27

desfăşurării acestor activităţi, pe cale de consecinţă este necesar ofertantul să fie autorizat." În aceste condiţii, petenta arată că a decis participarea la această procedură incluzând în oferta depusă toate autorizaţiile mai sus menţionate şi confirmate de autoritatea contractantă ca fiind necesare şi obligatorii. Aceasta consideră că, potrivit bunelor practici în domeniu şi a legislaţiei aplicabile (HG nr. 394/2016 art. 140 alin. (3), autoritatea contractantă trebuie să transmită răspunsuri la clarificări în mod explicit şi suficient de detaliat, pe cale de consecinţă trebuia să solicite în mod clar prezentarea Autorizaţiei pentru păstrare-conservare ca răspuns la clarificarea transmisă SC ...SA. De asemenea, petenta prezintă cerinţele de la pag. 13-14 din caietului de sarcini: „3.3.5. Pregătirea documentelor pentru scanare În această fază se vor realiza următoarele: Verificarea documentelor şi compararea acestora cu inventarul cutiei; Se va asigura scoaterea agrafelor, dezlipirea (atunci când este cazul), decapsarea, îndreptarea colţurilor (dacă este necesar), lipirea paginilor rupte; În aceasta etapă se va efectua şi procesul de restaurare al documentelor vechi care necesită acest proces. În cazul în care Furnizorul, în procesul de pregătire, identifică o neconcordanţă privind inventarul întocmit de deţinătorul documentelor, va menţiona acest lucru în raportul zilnic cu neconcordanţe întâlnite în etapa de pregătire ce va fi transmis, prin e-mail, către persoana desemnată de către deţinătorul documentelor. Prin analizarea fiecărei speţe în parte, persoana desemnată de către deţinătorul documentelor va putea să identifice cauza apariţiei neconcordanţei (dacă a fost o eroare de inventariere sau o altă cauză). Este necesar ca integritatea unităţii arhivistice să fie păstrată 100% astfel încât, după terminarea procesului de arhivare computerizată, unităţile arhivistice să fie returnate în structura lor originală. Pentru îndeplinirea serviciilor furnizorul trebuie să deţină Autorizaţie de funcţionare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică, stocare şi legătorie conform legii 138/2013. 3.3.6 Pre-indexare Pentru asigurarea calităţii procesului, se vor introduce câmpuri suplimentare de indexare înainte de a realiza scanarea. Schema de indexare se va stabili după o analiză detaliată a nevoilor de regăsire, scopul fiind de a constituirea dosarului beneficiarilor de servicii sociale grupate la nivel de CNP şi pentru optimizarea procesului de scanare şi indexare. Se va detalia modul în care pre-indexarea documentelor asigură optimizarea procesului de digitizare. În procesul de indexare nu se vor extrage mai mult de 5 metadate la nivelul unui dosar, o metadată va conţine aproximativ 12 caractere. 3.3.7 Scanare În timpul procesului de scanare, Furnizorul va asigura integritatea şi securitatea fizică totală a documentelor, fără a distruge documentele de hârtie. Furnizorul va descrie în oferta sa procedurile folosite pentru procesarea documentelor şi echipamentul ce va fi folosit pentru scanarea acestora. Documentele vor fi scanate la o rezoluţie de minim 200 dpi până la 600 dpi, color şi vor fi livrate în format PDF multipage. Criteriul de calitate va fi lizibilitatea; Pagina 5 din 27

astfel imaginile rezultate trebuie să aibă cea mai bună lizibilitate indiferent de starea fizică a documentelor. Scanarea poate avea loc în mai multe locaţii, în paralel, folosind echipamentele furnizorului. Furnizorul va fi responsabil pentru transportul şi instalarea echipamentelor de scanare între locaţii." Mai mult, conform Formularului - oferta tehnică, SC ...SA a răspuns următoarele: 3.3.2. Pregătirea unităţilor arhivistice pentru arhivare computerizată Documentele care urmează a fi convertite vor fi procesate [scanate) in locaţiile prevăzute la nivelul propuneri tehnice, pe baza unui plan bine stabilit in scopul de a permite derularea fluxurilor de lucru de înregistrare curente. DA 3.3.2. Pregătirea unităţilor arhivistice pentru arhivare computerizată Documentele care urmează a fi convertite vor fi procesate in spaţii special amenajate pentru prestarea serviciilor de conversie, din cadrul Centrului de Conversie ...din Bucureşti, conform Planului/graficului de proiect din oferta tehnica A se vedea: capitolul 04. Prezentarea Centrul de conversie electronica o documentelor Star Storage cap. 05. Prezentarea Centrului de Date Star Storoge cap. 11. Plan de lucru - Grafic de prestare a serviciilor din Oferta tehnica. Numărul de documente care va fi preluat ţi convertit in cadrul unui lot va fi stabilit de Furnizor de comun acord cu deţinătorul lor. DA Am luat la cunoştinţa si confirmam cerinţa. Documentele ce urmeaza a fi ridicate, trebuiesc prelucrate intr-un temen ce nu poate depasi 14 zile calendaristice. DA Am luat la cunoştinţa şi confirmam cerinţa. Documentele ce vor fi ridicate, vor fi prelucrate intr-un temen ce nu va depasi 14 zile calendaristice, conform qraficului de proiect din oferta tehnica. în cazul în care documentele aflate in curs de procesare sunt solicitate pentru tranzacţii se va urma procedura de mai jos: Persoana desemnaţi de către deţinătorul documentelor va centraliza cererile pentru documente şi lista va fi transmisă reprezentantului Furnizorului desemnat pentru rezolvarea acestor situaţii; Furnizorul va scana cu prioritate documentele respective şi le va transmite către DA Confirmăm că în cazul în care documentele aflate in curs de procesare sunt solicitate pentru tranzacţii se va urma urmatoarea procedura: Persoana desemnată de către deţinătorul documentelor va centraliza cererile pentru documente şi lista va fi transmisă reprezentantului

...desemnat

pentru rezolvarea acestor situaţii: Coordonator conversie electronica/Manager de proiect. Astfel, contestatoarea apreciază că „motivele” de respingere a ofertei sale nu deţin corespondent probator şi legal în nicio prevedere din cele invocate de autoritatea contractantă. Evident că, în cazul în care autoritatea contractantă ar fi menţionat clar nevoia suplimentară a deţinerii autorizaţiei de păstrare-conservare a documentelor, ar fi motivat decizia şi înainte de a motiva decizia, ar fi ajustat în consecinţă fişa de date a procedurii pentru a include serviciile de depozitare ca parte a pachetului de servicii solicitat, astfel compania ar fi reconsiderat participarea la acest proiect sau participarea împreună cu o companie specializată în păstrarea şi conservarea documentelor. Pentru clarificare şi demonstrarea îndeplinirii condiţiilor şi cerinţelor documentaţiei de atribuire, petenta a prezentat un extras din Procedura de obţinere a autorizaţiei de funcţionare, Normele metodologice (Ordinul Pagina 6 din 27

137/2013) ale Legii nr. 16/1996, în care se precizează, în opinia sa, în mod clar şi fără echivoc că obţinerea autorizaţiilor pentru serviciile arhivistice de prelucrare arhivistică, utilizare şi legătorie a documentelor implică existenţa unui spaţiu de producţie cu caracteristici validate de Arhivele Naţionale în cadrul procesului de autorizare. Faptul că a prezentat aceste autorizaţii în cadrul ofertei depuse, în opinia contestatoarei, ar fi trebuit să clarifice că spaţiile în care se vor prelucra documentele primite pentru scanare sunt conforme cu normele Arhivelor Naţionale şi vin să contrazică motivul de respingere a ofertei sale. Ţinând cont că documentele ce urmează a fi prelucrate (depozitate) nu sunt deţinute/create de ..., autoritatea contractantă este obligată să adopte toate măsurile disponibile pentru a se asigura de păstrarea confidenţialităţii şi a integrităţii acestora. Autoritatea contractantă a avut toate elementele prin care să se asigure de păstrarea confidenţialităţii şi a integrităţii documentelor sale (mijloace de depozitare şi păstrare specifice, mijloace de protecţie a documentelor, în funcţie de natura şi dimensiunea lor, aparate de măsură a temperaturii şi umidităţii în depozite, echipament de protecţie pentru personal, mijloace de alarmare şi semnalizare antiincendiu şi antiefracţie, mijloace de stingere a incendiilor). Nu în ultimul rând, petenta arată că, în cadrul ofertei tehnice – Cap. 4 și 5, au fost prezentate pe larg modalităţile prin care SC ...SA asigură păstrarea confidenţialităţii şi a integrităţii documentelor (atât prin prezentarea centrului de conversie Star Storage, cât şi prin prezentarea centrului de date autorizat de către ADR). Totodată, autoarea contestaţiei susţine că rezultatul procedurii este viciat de lipsa motivării însăşi. Prin răspunsul la clarificări, autoritatea a solicitat în plus şi autorizaţia de păstrare şi conservare a documentelor, nu face altceva decât să completeze abuziv cerinţele documentaţiei de atribuire, fără nicio argumentare de substanţă, ceea ce echivalează cu lipsa motivării însăşi a rezultatului procedurii, atâta vreme cât SC ...SA a răspuns motivat şi complet cerinţelor documentaţie de atribuire. În plus, consideră că autoritatea contractantă are obligaţia de a analiza cu atenţie şi în detaliu oferta tehnică, iar în cazul în care evaluarea solicitărilor de participare/ofertelor necesită o expertiză aprofundată în domeniul achiziţiilor sectoriale ori de natură tehnică, financiară, juridică şi/sau privind aspectele contractuale specifice, entitatea contractantă ar fi trebuit să desemneze, pe lânga comisia de evaluare, specialişti externi numiţi experţi cooptaţi. Autoritatea contractantă avea obligaţia ca, înainte de a declara drept neconformă oferta sa, să analizeze integral documentaţia tehnică furnizată şi să constate că sunt îndeplinite toate cerinţele caietului de sarcini fără a solicita autorizaţii inventate care nu se regăsesc în documentaţia de atribuire. Pagina 7 din 27

Petenta mai precizează că apare evidentă intenţia autorităţii contractante de a identifica orice motiv (fără substanţă) pentru descalificarea ofertei sale, având în vedere că a ales să atribuie contractul unei societăţi care a supraevaluat preţul şi a ofertat la o valoare totală de 5.880.000 lei, raportat la bugetul total al procedurii de 6.498.480 lei, reprezintă un procent de 90,5%. Oferta financiară a SC ...SA are valoarea totală de 2.590.000 lei, reprezentând 40% din valoarea estimată a contractului. Petenta invocă prevederile art. 108 din HG nr. 395/2016 şi precizează că Răspunsul consolidat nr. 598/11.05.2022 reprezintă parte integrantă din documentaţia de atribuire. Aşadar, consideră că motivul de respingere a ofertei sale, potrivit căruia nu a prezentat autorizaţia de păstrare a documentelor, contrazice cerinţele caietului de sarcini emise tot de autoritatea contractantă, cerinţe întocmite conform legislaţiei achiziţiilor publice. ...(...) a transmis documentele relevante și necesare în soluționarea contestației, atașând punctul său de vedere nr. 1409/27.07.2022, înregistrat la Consiliu cu nr. 37199/27.07.2022, prin care solicită respingerea contestaţiei pentru următoarele motive: Prin intermediul documentaţiei de atribuire, autoritatea contractantă alege şi, totodată, transmite instrucţiuni potenţialilor ofertanţi în legătură cu prestarea serviciilor ce fac obiectul acordului cadru, astfel, în caietul de sarcini au fost făcute următoarele precizări: „Autoritatea contractantă nu este deţinătoarea documentelor ce urmează a fi scanate. În cadrul acestui proiect, vor fi digitizate documentele depuse în cadrul dosarelor beneficiarilor de servicii sociale publice, în vederea constituirii registrului naţional al beneficiarilor de servicii sociale (la nivel de CNP). Dosarele beneficiarilor de servicii sociale sunt stocate la nivelul furnizorilor publici de servicii sociale (cca. 840 servicii sociale), într-un număr de aproximativ 400 de localităţi distribuite la nivel naţional. În fiecare UAT, numărul de servicii sociale publice care deţin astfel de dosare poate varia între 1 şi 16, fiecare serviciu social putând deţine un număr de aproximativ 5 - 200 dosare. Lista UAT-urilor în care aceste servicii sociale îşi desfăşoară activitatea este prezentată în Anexa 1 la prezentul caiet de sarcini.” Cu privire la riscurile implicate în derularea acordului-cadru s-a menţionat în mod explicit Riscul de a nu putea prelua documentele de la SPAS-UAT. Astfel, operatorii economici aveau cunoştinţă încă din faza de iniţiere a procedurii de atribuire că aceste documente nu sunt deţinute şi nu se află sub controlul autorităţii contractante. Pentru a se asigura de integritatea documentelor, s-a solicitat la nivelul caietului de sarcini că „Pentru îndeplinirea serviciilor furnizorul trebuie să deţină Autorizaţie de Pagina 8 din 27

funcţionare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică, stocare şi legătorie conform Legii nr. 138/2013.” Urmare unei solicitări de clarificare, primită de la un operator economic, termenul de stocare a fost corectat prin termenul de păstrare. 1. Conform celor menţionate în caietul de sarcini se menţionează: „Pentru îndeplinirea serviciilor furnizorul trebuie să deţină Autorizaţie de funcţionare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică, stocare şi legătorie conform legii 138/2013”. a. Vă rugăm să clarificaţi la ce anume vă referiţi în enunţul de mai sus cu privire la serviciul arhivistic pentru stocare, întrucât conform Legii nr. 138/2013, Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare. Răspunsul autorităţii contractante: Furnizorul trebuie să deţină autorizaţie de funcţionare conform Legii nr. 138/2013: Art. 181. - (1) Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le deţin, denumite în continuare servicii arhivistice, numai după obţinerea autorizaţiei de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale sau a serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz. Operatorul economic SC ...SA, prin solicitarea de clarificări, a solicitat evaluarea preliminară din partea autorităţii privind autorizaţiile pe care acesta le deţine, dar autoritatea contractantă a răspuns în mod clar că pentru prestarea serviciilor este necesară deţinere autorizaţiilor, conform prevederilor legale. Întrebare de clarificare 1 - cu referire la următoare cerinţă din Caietul de sarcini, pag. 14: „Pentru îndeplinirea serviciilor furnizorul trebuie să deţină Autorizaţie de funcţionare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică, stocare şi legătorie conform Legii nr. 138/2013", coroborată cu principalele servicii solicitate în cadrul contractului: „Inventarierea documentelor, pregătirea documentelor pentru procesul de digitizare şi alte măsuri pregătitoare; Conversia documentelor din format hârtie în documente scanate şi obţinerea arhivei digitale; Extragerea de informaţii (metadate) din documentele scanate şi obţinerea unei baze de date cu informaţii indexate" şi cu cerinţa: „Pentu asigurarea unui nivel ridicat de securitate, disponibilitate si performanţă în timpul prestării serviciului de conversie Furnizorul trebuie să facă dovada deţinerii unui centru de date şi DR aflate pe teritoriul României şi autorizate conform legii 135/2007". Pagina 9 din 27

Vă rugăm să confirmaţi că pentru îndeplinirea cerinţelor din caietul de sarcini, corelat cu scopul proiectul, este necesar ca la momentul depunerii ofertei să fie prezentate: a. cele două autorizaţii valabile, emise de către Ministerul Comunicaţiilor şi Securităţii Informaţionale: pentru centrul de date şi pentru administrarea documentelor în formă electronică, în condiţiile Legii 135/2007; b. Autorizaţia de funcţionare pentru prestarea serviciului de prelucrare arhivistica, emisă de Arhivele Naţionale ale României; c. Autorizaţia de funcţionare pentru prestarea serviciului de utilizare a documentelor deţinute, emisă de Arhivele Naţionale ale României; d. Autorizaţia de funcţionare pentru prestarea serviciului de legătorie, emisă de Arhivele Naţionale ale României. Răspunsul autorităţii contractante: „În vederea prestării serviciilor aferente obiectul contractului, este necesar ca ofertantul să îndeplinească condiţiile legale necesare desfăşurării acestor activităţi, pe cale de consecinţă este necesar ofertantul să fie autorizat”. Astfel, s-a solicitat că furnizorul trebuie să deţină autorizaţie de funcţionare conform art. 181 din Legea nr. 138/2013, inclusiv autorizare de păstrare. Autoritatea contractantă consideră că, prin depunerea ofertei, operatorul economic trebuia să se asigure că îndeplineşte condiţiile solicitate de autoritatea contractantă. Arhivele Naţionale, prin procesul de autorizare a societăţilor comerciale, acordă dreptul acestora de a presta servicii de specialitate aferente documentelor aflate în fondul arhivistic. Astfel, prin eliberarea autorizaţie de funcţionare pentru fiecare serviciu arhivistic solicitat (în speţa păstrare), aceasta instituţie certifică îndeplinirea cerinţelor minime prevăzute de legislaţiei, inclusiv îndeplinirea condiţiilor de securitate la incendii. Prin consultarea registrului operatorilor economici autorizaţi prestatori de servicii arhivistice, comisia de evaluare a constatat că operatorului economic i-a fost retrasă autorizaţia de păstrare, astfel cum reiese accesând linkul ….. În cadrul legislaţiei privind arhivele, termenul de păstrare a documentelor nu este definit, drept pentru care în momentul în care documentele au fost predate operatorului economic, acesta le va păstra pe o perioadă determinată, conform caietului de sarcini, pagina 11 (Documentele ce urmează a fi ridicate, trebuiesc prelucrate într-un termen ce nu poate depăşi 14 zile calendaristice.), ofertei tehnice pagina 65 („Predarea-Primirea documentelor şi Transportul lor către centrul de digitizare ...- Predarea-primirea documentelor se va realiza între persoana desemnată de către deţinătorul documentelor şi reprezentantul Pagina 10 din 27

Star Storage, pe baza de Proces verbal de predare-primire şi Inventar anexat) şi răspunsului la cerinţa din caietul de sarcini menţionată anterior formulată de ofertant în cadrul Anexei 1 - Matrice de conformitate, pagina 13 (Am luat la cunoştinţă şi confirmăm cerinţa. Documentele ce vor fi ridicate, vor fi prelucrate într-un termen ce nu va depăşi 14 zile calendaristice, conform graficului de proiect din oferta tehnică.) Potrivit prevederilor art. 134 alin. (1) din HG nr. 395/2016, cu modificările şi completările ulterioare, comisia de evaluare a solicitat următoarea clarificare: „În cuprinsul caietului de sarcini, la pagina 14 s-a solicitat: «Pentru îndeplinirea serviciilor furnizorul trebuie să deţină Autorizaţie de funcţionare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică, stocare şi legătorie conform legii 138/2013», iar în răspunsul consolidat la solicitările de clarificări, publicat de autoritatea contractantă în SEAP, s-a specificat că: «Furnizorul trebuie să deţină autorizaţie de funcţionare conform legii 138/2013 Art. 181. - (1) Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le deţin, denumite în continuare servicii arhivistice, numai după obţinerea autorizaţiei de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale sau a serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz». Totodată, din consultarea Registrului operatorilor economici autorizaţi ca prestatori de servicii arhivistice, publicat de Arhivele Naţionale ale României, ce poate fi accesat utilizând linkul: …., reiese că pentru activitatea de păstrare şi conservare, Autorizaţia dumneavoastră a fost retrasă. Având în vedere cele precizate anterior, ţinând cont de prevederile art. 19 alin. (1) din Legea nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, vă rugăm să ne comunicaţi cum asiguraţi îndeplinirea serviciului". SC ...SA a transmis răspunsul la solicitarea de clarificări, prin intermediul SEAP, în data de 12.05.2022, semnat cu semnătură electronică, astfel: „Faptul că Autorizaţia ...pentru prestarea serviciilor de păstrare- conservare nu a fost reînnoită de compania noastră, nu înseamnă altceva decât că noi am decis să nu mai furnizăm astfel de servicii, dar aceasta decizie comercială şi implicit lipsa autorizaţiei pentru acest tip de servicii nu e niciun impact asupra prezentei proceduri pentru că serviciile de păstrare-conservare nu sunt necesare/nu intra în scopul proiectului. Conform tuturor informaţiilor prezentate în procedura curentă, cade în sarcina Autorităţii Contractante şi a UAT-urilor posesoare a documentelor ce fac obiectul scanării să păstreze şi să conserve aceste documente până la selecţionarea şi distrugerea lor în condiţiile prevăzute de lege”. Pagina 11 din 27

În urma evaluării răspunsului la solicitarea de clarificări, comisia de evaluare a concluzionat următoarele: În cadrul documentaţiei de atribuire şi clarificările ulterioare, autoritatea contractantă a precizat în mod clar că, pentru îndeplinirea contractului este obligatorie deţinerea autorizaţiei emisă de către Arhivele Naţionale pentru servicii de păstrare Conform Legii nr. 138/2013. În cadrul legislaţiei în domeniu, termenul de păstrare nu este definit la nivel de unitate de timp (luni, săptămâni, zile, ore, etc). Ţinând cont de faptul că documentele ce urmează a fi prelucrate (depozitate) nu sunt deţinute/create de către ..., autoritatea contractantă este obligată să adopte toate măsurile disponibile pentru a se asigura de păstrarea confidenţialităţii şi a integrităţii acestora. La nivelul propunerii tehnice, operatorul economic menţionează în mod explicit că aceste documente, în procesul de manipulare, vor fi „păstrate” un termen de maxim 14 zile la sediul operatorului. Având în vedere cele menţionate anterior şi ţinând cont de obligaţia de a respecta principiile de la art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016, comisia de evaluare consideră că oferta depusă de SC ...SA nu satisface în mod corespunzător cerinţele din caietul de sarcini. Astfel, oferta depusă de SC ...SA a fost considerată neconformă în baza prevederilor art. 215 alin. (5) din Legea nr. 98/2016 şi a prevederilor art. 137 alin. (3) lit. a) din HG nr. 395/2016. Autoritatea contractantă precizează că, în raport de cele evocate şi ţinând seama de atribuţiile comisiei de evaluare, expres şi imperativ prevăzute de lege, această verificare s-a făcut cu rigurozitatea impusă de legislaţia în domeniu şi, pe cale de consecinţă, consideră critica contestatorului privind nelegalitatea evaluării ca fiind nefondată. În susţinere, aceasta invocă jurisprudenţa instanţelor de judecată referitoare la importanţa respectării de către ofertanţi a regulilor prestabilite în documentaţiile de atribuire. În opinia sa, prin acceptarea conduitei contestatoarei s-ar înfrânge principiul tratamentului egal între ofertanţi, întrucât ceilalţi participanţi la procedura de achiziţie au fost diligenţi şi au depus/deţinut autorizaţiile de funcţionare, astfel cum a fost solicitat în cadrul documentaţiei de atribuire. Totodată, arată că în jurisprudenţa sa, Curtea de Justiţie a Uniunii Europene a stabilit că autoritatea adjudecătoare trebuie să interpreteze criteriile în acelaşi fel pe parcursul întregii proceduri. Principiul egalităţii de tratament presupune ca toţi participanţii la o procedură de atribuire să beneficieze de aplicarea aceloraşi condiţii impuse de autoritate, astfel încât să se garanteze că este înlăturat orice risc de favoritism şi de arbitrar din partea autorităţii. Referitor la critica petentei, potrivit căreia „apare evidentă intenţia autorităţii contractante de a identifica orice motiv (fără substanţă) pentru descalificarea SC ...SA, de vreme ce, a ales să atribuie contractul Pagina 12 din 27

unei societăţi care a supraevaluat preţul şi a ofertat la o valoare totală de 5.880.000 lei, adică, raportat la bugetul total al procedurii de 6.498.480 lei reprezintă un procent de 90.5% (...). Autoritatea favorizează ofertantul declarat câştigător şi va achiziţiona serviciile la un preţ supraevaluat la o valoare mai mare cu 227% faţă de oferta depusă de subscrisa", autoritatea contractantă precizează că procedura de atribuirea a contractului a fost desfăşurată integral online, astfel că are posibilitatea de accesare a propunerii financiare şi de decriptare a preţurilor doar pentru ofertele declarate admise la evaluarea tehnică, pe cale de consecinţă alegaţiuniile contestatoarei sunt apreciate ca fiind tendenţioase. Prin cererea de intervenţie nr. ...CS2932/03.08.2022, înregistrată la Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor cu nr. 38593/04.08.2022, SC ...SA, în calitate de operator economic declarat câștigător al procedurii, a solicitat: -admiterea atât în principiu, cât și pe fond a cererii de intervenţie; -respingerea contestaţiei formulată de SC ...SA, ca nefondată şi menţinerea tuturor actelor emise de autoritatea contractantă. A. Referitor la admisibilitatea cererii de intervenţie: În susținere, aceasta invocă prevederilor art. 17 alin. (3) din Legea nr. 101/2016, precum și ale art. 61 alin. (1) din Noul Cod de Procedură Civilă, precizând că are calitatea de ofertant a cărui ofertă a fost declarată câştigătoare, astfel cum rezultă din Adresa nr. 678/15.07.2022. Consideră că are interesul de a își proteja dreptul câştigat prin procedura de atribuire, cât şi dreptul de a formula apărări în contradictoriu cu contestatoarea în ceea ce priveşte conţinutul contestaţiei. De asemenea, principiul liberului acces la justiţie, statuat atât în prevederile art. 24 din Constituţie, cât şi în reglementarea CEDO (art. 6 alin.1), instituie cadrul legal prin care poate să îşi protejeze interesele şi să prevină o eventuală vătămare în drepturi, ce s-ar produce prin admiterea contestaţiei. Având în vedere toate aceste considerente, intervenienta solicită admiterea în principiu a cererii de intervenţie şi introducerea sa în cauză în calitate de intervenient. B. Referitor la contestaţia formulată de SC ...SA, intervenienta învederează următoarele: B.1) Decizia comisiei de evaluare a ofertelor privind respingerea ofertei SC ...SA ca neconformă este legală și întemeiată. Motivul respingerii ofertei SC ...SA, ca neconformă, este reprezentat de faptul că ofertantul nu deține Autorizația ce se emite de Arhivele Naționale pentru păstrare și conservare documente. În lipsa acestei autorizații, prestatorii de servicii arhivistice nu pot presta servicii de păstrare și conservare documente/depozitare Pagina 13 din 27

documente (art. 19 din din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 aşa cum a fost modificată şi completată de Legea 138/2013). Acordul-cadru ce face obiectul procedurii de achiziție publică include prestarea de servicii de păstrare și conservare documente, astfel cum reiese din caietul de sarcini: Cap. 8. Resursele necesare/expertiza necesară pentru realizarea activităților în contract și obținerea rezultatelor; Cap. 7.1. Locul desfăşurării activităţilor; Cap. 3.3.2. Pregătirea unităţilor arhivistice pentru arhivare computerizată; Cap. 3.3.3. Pregătirea documentelor pentru procesul de digitizare; Cap. 3.3.5. Pregătirea documentelor pentru scanare. În caietul de sarcini este prevăzut și cadrul legal care va guverna relația dintre autoritatea contractantă și ofertantul declarat câștigător (Cap. 10 Cadrul legal care guvernează relația dintre autoritatea contractantă și promitentul prestator), din care rezultă, de asemenea, faptul că obiectul acordului-cadru include prestarea de servicii de păstrare și conservare documente. Totodată, arată intervenienta, în cadrul răspunsului consolidat la solicitările de clarificare, autoritatea contractantă, la întrebarea de clarificare: „Vă rugăm sa clarificați la ce anume vă referiți în enunțul de mai sus cu privire la serviciul arhivistic de stocare întrucât conform Legii 138/2013, operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică și utilizare", a precizat: „Furnizorul trebuie să dețină autorizație de funcționare conform Legii 138/2013 Art. 181 - (1) Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le deţin, denumite în continuare servicii arhivistice, numai după obţinerea autorizaţiei de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale sau a serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz." Având în vedere că obiectul acordului-cadru include prestarea de servicii de păstrare și conservare documente, aceste servicii putând fi prestate doar de operatorii economici autorizați în acest sens de Arhivele Naționale, iar ofertantul SC ...SA nu deține această autorizație, apreciază că decizia comisiei de evaluare de declarare ca neconformă a ofertei este întemeiată prin raportare la dispoziţiile art. 215 alin. (5) teza I din Legea 98/2016 şi potrivit art. 137 alin. (3) lit. a) din HG 395/2016. De asemenea, intervenienta precizează că, în cazul în care autoritatea contractantă ar fi acceptat această ofertă neconformă sub aspectul nedeținerii Autorizației emisă de Arhivele Naționale pentru prestarea serviciilor arhivistice de păstrare și conservare, ar fi încălcat nu doar prevederile legale privind achizițiile publice, dar și prevederile Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 cu modificarile și completarile ulterioare, întrucât în derularea acordului-cadru ar fi predat și transmis documente de arhivă la sediul unui operator economic neautorizat. Pagina 14 din 27

B.2) Autoarea intervenției susține că SC ...SA aduce argumente, în favoarea conformității ofertei sale, ce nu se pot constitui baze reale, legale pentru reevaluarea ofertei, astfel: a) Contestatoarea SC ...SA susține că solicitarea autorității contractante ca ofertanții să dețină autorizatia pentru prestarea serviciului arhivistic de păstrare-conservare este abuzivă, invocând ca argument codul CPV principal menționat în anunțul de participare și în fișa de date a achiziției: 79999100-4 Servicii de scanare (Rev.2), respectiv faptul că această autorizație nu are legătură cu obiectul procedurii în cauză. Intervenienta arată că SC ...SA face abstracție de prevederile caietului de sarcini, document care, în conformitate cu prevederile legale în vigoare privind achizițiile publice (art. 20 alin. (10) din HG nr. 395/2016): „Caietul de sarcini conţine, în mod obligatoriu, specificaţii tehnice care reprezintă cerinţe, prescripţii, caracteristici de natură tehnică ce permit fiecărui produs, serviciu sau lucrare să fie descris, în mod obiectiv, astfel încât să corespundă necesităţii autorităţii contractante”. De asemenea, propunerea tehnică trebuie să corespundă cerinţelor minime prevăzute în caietul de sarcini sau în documentul descriptiv (art. 133 alin. (2) din HG nr. 395/2016). Totodată, intervenienta invocă și prevederile art. 16 alin. (1) din HG nr. 395/2016. b) Contestatoarea SC ...SA susține că din caietul de sarcini nu reiese necesitatea achiziționării serviciilor de depozitare (păstrare- conservare a documentelor), invocând prevederile cap. 3.3.2 din caietul de sarcini: „Documentele ce urmează a fi ridicate, trebuiesc prelucrate într-un termen ce nu poate depăși 14 zile calendaristice". Intervenienta arată că, chiar din această frază reiese că prestatorul trebuie să preia documentele și să le prelucreze în locațiile sale. În cadrul cap. 3.3.2, apare cerința: „Documentele care urmează a fi convertite vor fi procesate (scanate) în locaţiile prevăzute la nivelul propunerii tehnice, pe baza unui plan bine stabilit în scopul de a permite derularea fluxurilor de lucru de înregistrare curente". c) Contestatoarea SC ...SA susține că în caietul de sarcini nu se solicită prezentarea Autorizațiilor de funcționare emise de Arhivele Naționale ale României. Însă, arată intervenienta, contestatoarea amintește prevederile Cap. 3.3.5. Pregătirea documentelor pentru scanare din caietul de sarcini: „Pentru îndeplinirea serviciilor furnizorul trebuie să deţină Autorizaţie de funcţionare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică, stocare si legătorie conform legii 138/2013”, din care rezultă în mod evident obligativitatea de a fi autorizat de Arhivele Naționale pentru activitatea de stocare/păstrare și conservare a documentelor. Pagina 15 din 27

d) Totodată, intervenienta consideră că susținerile contestatoarei, privind răspunsul autorității contractante la solicitarea sa de clarificare referitoare la autorizațiile necesare realizării obiectului achiziției, sunt neîntemeiate. Aceasta apreciază că răspunsul autorității contractante a fost clar: „În vederea prestării serviciilor aferente obiectului contractului, este necesar ca ofertantul să îndeplinească condițiile legale necesare desfășurării acestor activități, pe cale de consecință este necesar ca ofertantul să fie autorizat". e) Referitor la „lipsă de motivare” a adresei de comunicare a rezultatului procedurii de atribuire, intervenienta consideră că, din maniera în care petenta a argumentat contestaţia formulată, comisia de evaluare a respectat întocmai dispoziţiile legale, comunicând motivele de neconformitate sesizate în legătură cu oferta SC ...SA, cât şi motivele concrete care au condus la respingerea ofertei acesteia. g) În ceea ce privește critica contestatoarei referitoare la oferta SC ...SA, intervenienta susține că nu are legătură cu obiectul contestaţiei. Obiectul procedurii este reprezentat de un acord-cadru cu o durată de 18 luni, cu mai mulți operatori economici (numărul maxim preconizat a fost de 5 operatori) și ale cărui contracte subsecvente se atribuie prin reluarea competiţiei. Așadar, având în vedere că acordul-cadru permite până la 5 contractanți, în cazul în care oferta SC ...SA ar fi fost admisibilă, acesta ar fi fost semnatar al acordului-cadru împreună cu SC ...SA. Referitor la oferta sa financiară, intervenienta susține că s-a încadrat sub nivelul valorii estimate a achiziției, reprezentând un procent de 90,5%, fiind stabilită cu luarea în considerare a serviciilor ce urmează să fie prestate şi asigurarea calitativă şi cantitativă a îndeplinirii serviciilor conform specificaţiilor din caietul de sarcini. De asemenea, fiind vorba de un acord-cadru cu reluarea competiției, valoarea ofertată inițial se modifică în procesul de reofertare ulterioară, înainte de semnarea fiecăruia dintre contractele subsecvente. În ceea ce privește oferta financiară a contestatoarei, declarată la nivelul contestației, aceasta menționează că propunerile financiare, inclusiv prețul total, se decriptează în SICAP doar după finalizarea etapei de evaluare tehnică a ofertelor și doar în cazul ofertelor admisibile din punct de vedere tehnic. Prin urmare, autoritatea contractantă nu a putut accesa prețul SC ...SA pe tot parcursul procesului de evaluare. Prețul declarat de SC ...SA în cadrul contestației, respectiv de 2.590.000 lei, reprezintă mai putin de 50% din valoarea estimată a acordului-cadru, mult sub pragul de 80% din valoarea estimată la care un preț devine aparent neobișnuit de scăzut în raport cu ceea ce urmează a fi prestat (art. 210 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 coroborat cu art. 136 alin. (4) din HG nr. 395/2016). Pagina 16 din 27

În concluzie, intervenienta învederează Consiliului că subiectul contestației nu este prețul ofertat de SC ...SA sau de SC ...SA, astfel că solicită să nu fie luate în considerare aceste susţineri ale contestatoarei. Consiliul constată că, pentru a îndeplini obligația stabilită la art. 611 alin. (21) din Legea nr. 101/2016, contestatoarea a înaintat recipisa de consemnare a cauțiunii nr. 208255142/1, în valoare de 129.969,60 lei, emisă de CEC Bank – Sucursala Victoria, la data de 26.07.2022. Cauţiunea constituită se va restitui, la cerere, nu mai devreme de 30 de zile de la data rămânerii definitive a hotărârii, în temeiul art. 611 alin. (5) și (6) din Legea nr. 101/2016. Din analiza susţinerilor părţilor şi a documentelor existente la dosarul cauzei, Consiliul reţine cele ce urmează: …., în calitate de autoritate contractantă, a inițiat procedura de licitație deschisă, prin publicarea în SEAP a anunțului de participare nr. CN1040129 din 09.03.2022 și a documentației de atribuire aferente, pentru încheierea acordului-cadru având ca obiect „Servicii de digitizare- scanare în cadrul Proiectului «HUB de Servicii MMPS - SII MMPS», cod MySMIS 130963”, valoarea estimată maximă a acordului-cadru este de 6.498.480 lei, fără TVA, iar data limită pentru depunere a ofertelor 14.04.2022, ora 15:00. Criteriul de atribuire stabilit este „Cel mai bun raport calitate-preț”. În cadrul procedurii de atribuire au fost depuse 3 oferte printre care și cea a contestatoarei SC ...SA, din prezenta cauză, conform informațiilor consemnate în raportul procedurii de atribuire nr. 1239/DGAPA/13.07.2022. Prin contestația formulată SC ...SA critică decizia autorității contractante de a declara oferta sa neconformă, solicitând anularea raportului procedurii de atribuire și a adresei nr. 680/15.07.2022 privind comunicarea rezultatului procedurii de atribuire, precum și a tuturor actelor subsecvente acestora, a tuturor proceselor-verbale de evaluare intermediară, obligarea autorității contractante la reevaluarea ofertei depuse de SC ...SA și a ofertei SC ...SRL, iar în măsura în care nu pot fi dispuse măsuri de remediere, obligarea autorității contractante la anularea procedurii de atribuire. Având în vedere că în cadrul prezentei cauze a fost formulată cerere de intervenție de către SC ...SRL, Consiliul se va pronunța cu precădere asupra admisibilității și a interesului ofertantului în fomularea acesteia. Consiliul constată că cererea de intervenție a fost introdusă în termenul de 10 zile prevăzut de art. 17 alin. (3) din Legea nr. 101/2016, fiind transmisă prin email în penultima zi de depunere, respectiv 03.08.2022. Prin cererea de intervenție SC ...SRL solicită admiterea de principiu a cererii sale, respingerea contestației formulată de SC ...SA, ca Pagina 17 din 27

nefondată și menținerea tuturor actelor emise de către autoritatea contractantă. În ceea ce privește admisibilitatea și interesul intervenientei SC ...SRL în formularea unei astfel de cererii, Consiliul constată că autoritatea contractantă a procedat la evaluarea ofertelor stabilind câștigătoare oferta depusă de către intervenientă. Astfel, în acest context, formularea cererii de intervenție a fost făcută în sprijinul autorității contractante, respectiv în menținerea deciziei privind clasamentul stabilit, SC ...SRL având ofertă admisibilă și declarată câștigătoare. Scopul acestui demers inițiat de către SC ...SRL este acela de a-și conserva dreptul câștigat, respectiv acela de ofertant câștigător al procedurii de atribuire, interesul intervenientei dovedindu- se astfel temeinic justificat. Consiliul, constatând că sunt îndeplinite cerințele impuse de art. 61 alin. (1) Cod procedură civilă, în temeiul art. 64 alin. (2) Cod procedură civilă, admite în principiu cererea de intervenție formulată de SC ...SRL, întrucât, acestea șiau dovedit interesul în procedură și va dispune introducerea în cauză, în calitate de intervenientă. Pe fondul cauzei, Consiliul constată că SC ...SA critică decizia autorității contractante de a declara neconformă oferta sa, invocând aspecte, care în opinia sa, confirmă nelegalitatea acesteia. În susținerea contestației sale, SC ...SA arată că motivul pentru care oferta sa a fost respinsă a constat în faptul că nu a prezentat autorizație de prestare a serviciului Arhivistic de păstrare – Conservare documente, autorizație despre care susține că nu a fost solicitată prin documentația de atribuire și care, în opinia sa, nu este necesară pentru îndeplinirea obiectului/scopului contractului ce fac obiectul procedurii de atribuire. Analizând actul contestat, Consiliul constată că prin adresa nr. 680/15.07.2022, autoritatea contractantă comunică contestatoarei următorul motiv detaliat pentru care oferta a fost respinsă ca neconformă: „În data de 11.05.2022, prin intermediul SEAP, vi s-au solicitat clarificări, cu privire la următoarele aspecte: «În cuprinsul caietului de sarcini, la pagina 14 s-a solicitat: „Pentru îndeplinirea serviciilor furnizorului trebuie să dețină Autorizație de funcționare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică, stocare și legătorie conform legii 138/2013”, iar răspunsul consolidat la solicitările de clarificări, publicat de autoritatea contractantă în SEAP, s-a specificat că: „Furnizorul trebuie să dețină autorizație de funcționare conform legii 138/2013 Art. 18¹ - (1) Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică și utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le dețin, denumite în continuare servicii arhivistice, numai după obținerea autorizației de fucnționare din partea Arhivelor Naționale sau a serviciilor județene/Serviciului Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale, după caz”. Totodată, din consultarea Registrului operatorilor economici autorizați ca prestatori de servicii arhivistice, publicat de arhivele Naționale ale României, ce poate Pagina 18 din 27

fi accesat utilizând linkul: …. reiese că pentru activitatea de păstrare și conservare, Autorizația dumneavoastră a fost retrasă. Având în vedere cele precizate anterior, ținând cont de prevederile art. 19 alin. (1) din Legea nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare, i s-a solicitat să ne comunicați cum asigurați îndeplinirea serviciului». ...SA a transmis răspunsul la solicitarea de clarificări, prin intermediul SEAP, în data de 12.05.2022 (în termenul solicitat), semnat cu semnătură electronică extinsă de Popescu Manuela, din care extragem următoarele precizări ale ofertantului: „Faptul că Autorizația ...pentru prestarea serviciilor de păstrare-conservare nu a fost reînnoită de compania noastră, nu înseamnă altceva decât că noi am decis să nu mai furnizăm astfel de servicii, dar această decizie comercială și implicit lipsa autorizației pentru acest tip de servicii nu are nici un impact asupra deciziei comercială și implicit lipsa autorizației pentru acest tip de servicii nu are nici un impact asupra prezentei proceduri pentru ca serviciile de păstrare-conservare nu sunt necesare/nu intră în scopul proiectului. Conform tuturor informațiilor prezentate în procedura curentă, cade în sarcina Autorității Contractante și a UAT-urilor posesoare a documentelor ce fac obiectul scanării să păstreze și să conserve aceste documente până la selecționarea și distrugerea lor în condițiile prevăzute de lege”. În urma evaluării răspunsului la solicitarea de clarificări, comisia de evaluare a concluzionat următoare: În cadrul documentației de atribuire și clarificările ulterioare, autoritatea contractantă a precizat în mod clar, ca pentru îndeplinirea contractului este obligatorie deținerea autorizației emisă de către Arhivele Naționale pentru servicii de păstrare Conform Legii nr. 138/2013. În cadrul legislației în domeniu, termenul de păstrare nu este definit la nivel de unitate de timp (luni, săptămâni, zile, ore, etc). Ținând cont de faptul că documentele ce urmează a fi prelucrate (depozitate) nu sunt deținute/create de către ..., autoritatea contractantă este obligată să adopte toate măsurile disponibile pentru a se asigura de păstrarea confidențialității și a integrității acestora. La nivelul propunerii tehnice operatorul economic menționează în mod explicit că aceste documente în procesul de manipulare, vor fi „păstrate” un termen de maxim 14 zile la sediul operatorului. Având în vedere cele menționate anterior și ținând cont de obligația de a respecta principiile de la articolul 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016, comisia de evaluare considereă că oferta depusă de către SC ...SA, nu satisface în mod corespunzător cerințele din caietul de sarcini. Astfel, oferta depusă de ...SA, este considerată NECONFORMĂ în baza prevederior art. 215, alin. (5), teza I din Legea nr. 98/2016 și a prevederilor art. 137, alin. (3), litera a) din Hg nr. 395/2016 cu modificările și completările ulterioare”. Analizând prevederile documentației de atribuire, așa cum au fost modificate și completate prin răspunsurile la solicitările de clarificări, Consiliul constată că decizia autorității contractante de a respinge oferta SC ...SA pentru motivele invocate în raportul procedurii de atribuire și adresa de comunicare a rezulatului procedurii de atribuire este nelegală. Pentru a decide astfel, Consiliul reține în soluționarea contestației că nu există nicio prevedere în documentația de atribuire prin care autoritatea contractantă a stabilit în sarcina ofertanților prezentarea unei autorizații emisă de către Arhivele Naționale pentru servicii de păstrare conform Legii nr. 138/2013, dovadă că aceasta nici prin adresa de comunicare a rezultatului procedurii de atribuire și nici prin punctul de vedere nu indică care este această cerință inclusă „în mod clar” în caietul de sarcini, după cum susține. Pagina 19 din 27

Prin urmare, solicitarea de clarificări formulată ofertantului SC ...SA prin adresa nr. 598/11.05.2022, potrivit căreia „(…), din consularea Registrului operatorilor economici autorizați ca prestatori de servicii arhivistice, (…) reiese că pentru activitatea de păstrare și conservare, Autorizația dumneavoastră a fost retrasă. Având în vedere cele precizate anterior, ținând cont de prevederile art. 19 alin. (1) din lega nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare, vă rugăm să ne comunicați cum asigurați îndeplinirea serviciului” se dovedește abuzivă, aceasta neavând un temei legal în conținutul documentației de atribuire. Având în vedere că motivul pentru care oferta a fost respinsă ca neconformă, respectiv lipsa autorizației emisă de către Arhivele Naționale pentru servicii de păstrare conform Legii nr. 138/2013, este nelegal, Consiliul reține că în procedura de achiziție publică pentru a putea respinge oferta pentru un astfel de motiv autoritatea contractantă avea obligația de a elabora documentația de atribuire cu respectarea dispozițiilor: -art. 154 din Legea nr. 98/2016, „Autoritatea contractantă are obligaţia de a elabora documentaţia de atribuire care conţine toate informaţiile necesare pentru a asigura operatorilor economici o informare completă, corectă şi precisă cu privire la cerinţele achiziţiei, obiectul contractului şi modul de desfăşurare a procedurii de atribuire”; -art. 172 din Legea nr. 98/2016 „(1) Autoritatea contractantă are dreptul de a aplica în cadrul procedurii de atribuire numai criterii de capacitate referitoare la: a) capacitatea de exercitare a activităţii profesionale; b) situaţia economică şi financiară; c) capacitatea tehnică şi profesională. (…) (5) Toate cerinţele privind capacitatea solicitate de autoritatea contractantă trebuie să aibă legătură cu obiectul contractului de achiziţie publică/acordului-cadru şi să fie proporţionale prin raportare la obiectul acestuia”; - art. 29 din HG nr. 395/2016 „(1) Criteriile de calificare privind capacitatea au ca scop demonstrarea potenţialului tehnic, financiar şi organizatoric al fiecărui operator economic participant la procedură, potenţial care trebuie să reflecte posibilitatea concretă a acestuia de a îndeplini contractul/acordul-cadru şi de a rezolva eventualele dificultăţi legate de îndeplinirea acestuia, în cazul în care oferta sa va fi declarată câştigătoare; -art 30 alin. (4) din HG nr.395/2016 „Criteriile de calificare şi criteriile de selecţie stabilite de autoritatea contractantă sunt incluse în anunţul de participare/simplificat/de concurs”. Consiliul va reține în soluționare, de asemenea, ca relevante dispozițiile art. 20 alin. (10) din HG nr. 395/2016, potrivit cărora „Caietul de sarcini conţine, în mod obligatoriu, specificaţii tehnice care reprezintă cerinţe, prescripţii, caracteristici de natură tehnică ce permit fiecărui Pagina 20 din 27

produs, serviciu sau lucrare să fie descris, în mod obiectiv, astfel încât să corespundă necesităţii autorităţii contractante”. Nu în ultimul rând în cazul unor solicitări de clarificări referitoare la prevederile documentației de atribuire, așa cum este cazul în prezenta procedură de atribuire, autoritatea contractantă trebuia să respecte dispozițiile art. 160 din Legea nr. 98/2016 potrivit cărora „(1) Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări sau informaţii suplimentare în legătură cu documentaţia de atribuire, cu respectarea termenului limită stabilit de autoritatea contractantă în anunţul de participare/simplificat/de concurs. (2) Autoritatea contractantă stabileşte prin anunţul de participare/simplificat/de concurs unul sau două termene-limită în care va răspunde în mod clar şi complet tuturor solicitărilor de clarificare/informaţiilor suplimentare, conform prevederilor normelor metodologice la prezenta lege”. Consiliul va reține că în fișa de date a achiziției, II.1 Obiectul achiziției îl constituie: „II.1.1 Titlu: Servicii de digitizare-scanare în cadrul Proiectului «HUB de Servicii MMPS - SII MMPS, cod MySMIS 130963»”. De asemenea, în aceeași Secțiune II Obiectul contractului, autoritatea contractantă a menționat astfel: „Achiziţia serviciilor de digitizare/scanare se va finaliza prin încheierea unui acord-cadru de servicii care va avea ca scop implementarea în cadrul proiectului a activităţii A.6. Achiziţie servicii de digitizare A.6.1. Servicii de digitizare. Activităţi ce vor fi realizare conform cererii de finanţare: - Inventarierea arhivelor/documentelor, pregătirea documentelor pentru procesul de digitizare şi alte măsuri pregătitoare; - Conversia documentelor din format hârtie în documente scanate şi obţinerea arhivei digitale; - Extragerea de informaţii din documentele scanate şi obţinerea unei baze de date cu informaţii indexate." Potrivit punctului 3.2 Obiectivul general la care contribuie realizarea serviciilor, din caietul de sarcini, autoritatea contractantă a prevăzut că: „Obiectivul acordului cadru este achiziționarea de servicii de digitalizare pentru obținerea reproducerii fidele a documentelor arhivei fizice istorice cât și extragerea de metadata (informații de identificare) aferente acestora pentru regăsirea ulterioară”. În conținutul caietului de sarcini, este indicată o singură prevedere referitoare la autorizări conform Legii nr. 138/2013, respectiv la punctul 3.3.5 Pregătirea documentelor pentru scanare, unde autoritatea contractantă a stabilit că „Pentru îndeplinirea serviciilor furnizorul trebuie să dețină Autorizație de funcționare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică, stocare și legătorie conform legii 138/2013”. Pagina 21 din 27

În ceea ce privește termenul „stocare”, autorității contractante i-au fost solicitate clarificări la care aceasta a răspuns prin Răspuns consolidat la solicitările de clarificări nr. 173/31.03.2022, potrivit căruia: „2. Conform celor menționate în caietul de sarcini se menționează: «Pentru îndeplinirea serviciilor furnizorul trebuie să dețină Autorizație de funcționare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică, stocare și legătorie conform legii 138/2013». a.vă rugăm să clarificați la ce anume vă referiți în enunțul de mai sus cu privire la serviciul arhivistic pentru stocare întrucât conform legii 138/2013, Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie , prelucrare arhivistică și utilizare”. Răspuns autoritatea contractantă: Furnizorul trebuie să dețină autorizație de funcționare conform legii 138/2013 art. 18¹ - (1) Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică și utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le dețin, denumite în continuare servicii arhivistice, numai după obținerea autorizației de funcționare din partea Arhivelor Naționale sau a serviciilor județene/Serviciul Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale, după caz”. Răspunsul publicat de către autoritatea contractantă nu este unul lămuritor și în niciun caz nu poate fi considerat ca o precizare clară referitoare la depunerea unei autorizații de păstrare documente, cum încearcă autoritatea contractantă să dea acestuia un înțeles. Consiliul constată că documentația de atribuire, așa cum a fost modificată și anunțul de participare nr. CN1040129 nu conțin criterii de calificare privind depunerea unor autorizații de păstrare, prin urmare, niciun ofertant nu poate fi eliminat din competiție pentru lipsa unui document nesolicitat prin documentația de atribuire și anunțul de participare, așa cum prevăd dispozițiile legale citate anterior. Consiliul reţine că în acest sens CJUE s-a pronuntat, în 8 iulie 2021, în cauza C-295/20, „Sanresa" UAB: „62 În plus, în temeiul articolului 58 din Directiva 2014/24, un ofertant este obligat, pentru a putea fi admis să participe la o procedură de atribuire a unui contract, să demonstreze că îndeplineşte, la momentul depunerii ofertei sale, criteriile calitative de selecție enumerate la articolul 58 alineatul (1) primul paragraf literele (a)-(c) din această directivă. În schimb, el poate aştepta să i se atribuie contractul pentru a face dovada ca îndeplinește condițiile de executare a contractului. Astfel, criteriile calitative de selecție permit autorității contractante să nu admită să participe decât operatori economici ale căror capacități tehnice și profesionale, întemeiate pe experiența lor recentă, lasă să se înțeleagă că vor fi în măsură să execute contractul în discuție, obținând, dacă este nevoie, autorizațiile sau logistica necesare. În plus, a constrânge ofertanții să îndeplinească toate condițiile de executare a Pagina 22 din 27

contractului încă de la prezentarea ofertei lor constituie o cerinţă excesivă, care riscă/ așadar, să descurajeze acești operatori să participe la procedurile de achiziții publice şi încalcă prin aceasta principiile proporționalității și transparenței, garantate la articolul 18 alineatul (1) din directiva menționată. 63. În aceste condiții, trebuie să se răspundă la a treia întrebare ca articolul 70 din Directiva 2014/24 coroborat cu articolul 18 alineatul din această directivă trebuie interpretat în sensul că se opune ca oferta unui ofertant să fie respinsă pentru simplul motiv că acesta nu face dovada, la momentul depunerii ofertei sale că îndeplinește o condiție de executare a contractului în discuție. Drept urmare reţinem ca fiind deosebit de relevantă concluzia Curţii de Justiţie a Uniunii Europene regăsită în Hotărârea din 16 aprilie 2015, cauza C-278/14, având ca obiect o cerere de decizie preliminară formulată de Curtea de Apel Alba Iulia, în procedura Enterprise Focused Solutions SRL împotriva Spitalului Judeţean de Urgenţă Alba Iulia: „Articolul 23 alineatul (8) din Directiva 2004/18/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 31 martie 2004 privind coordonarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice de lucrări, de bunuri şi de servicii, astfel cum a fost modificată prin Regulamentul (UE) nr. 1281/2011 al Comisiei din 30 noiembrie 2011, nu este aplicabil unui contract de achiziţii publice a cărui valoare nu atinge pragul de aplicabilitate prevăzut de această directivă. În cadrul unui contract de achiziţii publice care nu intră sub incidenţa directivei menţionate, dar care prezintă un interes transfrontalier cert, aspect a cărui verificare este de competenţa instanţei de trimitere, normele fundamentale şi principiile generale ale Tratatului FUE, în special principiile egalităţii de tratament şi nediscriminării, precum şi obligaţia de transparenţă care rezultă din acestea trebuie interpretate în sensul că autoritatea contractantă nu poate respinge o ofertă care îndeplineşte cerinţele anunţului de participare pe baza unor motive care nu sunt prevăzute în anunţul menţionat." Aceeaşi instanţă de la Luxemburg a statuat că obligaţia de transparenţă are ca scop în special să garanteze că este înlăturat riscul de arbitrar din partea autorităţii contractante (Hotărârea Curţii de Justiţie a Uniunii Europene în cauza SAG ELV Slovensko şi alţii, C-599/10, EU:C:2012:191, punctul 25, precum şi jurisprudenţa acolo citată). În soluționarea cauzei, Consiliul reține că în tot caietul de sarcini sunt folosiți termenii „furnizor” și „deținător”, chiar dacă deținătorul întregii arhive nu este …., așa cum susține și în punctul de vedere, ci unități pentru care aceasta derulează procedura de atribuire. Documentele care trec prin procesul de digitalizare-scanare, așa cum este descris în fișa de date și caietul de sarcini nu include serviciul de păstrare a acestor documente pentru a fi necesară o astfel de autorizare, autoritatea contractantă fiind lacunară atât la nivel de prevederi ale Pagina 23 din 27

documentației de atribuire cât și în ceea ce privește modul în care a răspuns solicitărilor de clarificări, motiv pentru care nu poate respinge oferta pentru lipsa unui document nesolicitat în mod clar. În acest sens, Consiliul constată că a fost formulată următoarea solicitare de clarificări chiar de către contestatoare: „întrebare de clarificare 1 - cu referire la următoarea cerinţă din Caietul de sarcini, pag. 14: «Pentru îndeplinirea serviciilor furnizorul trebuie să deţină Autorizaţie de funcţionare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică, stocare şi legătorie conform legii 138/2013» coroborată cu principalele servicii solicitate în cadrul contractului: - Inventarierea documentelor, pregătirea documentelor pentru procesul de digitizare şi alte măsuri pregătitoare; - Conversia documentelor din format hârtie în documente scanate şi obţinerea arhivei digitale; - Extragerea de informaţii (metadate) din documentele scanate şi obţinerea unei baze de date cu informaţii indexate» Si cu cerinţa: «Pentru asigurarea unui nivel ridicat de securitate, disponibilitate şi performanţă în timpul prestării serviciului de conversie Furnizorul trebuie să facă dovada deţinerii unui centru de date şi DR aflate pe teritoriul României şi autorizate conform legii 135/2007”. Vă rugăm sa confirmaţi că pentru îndeplinirea cerinţelor din caietul de sarcini, corelat cu scopul proiectul, este necesar ca la momentul depunerii ofertei să fie prezentate: - cele două autorizaţii valabile, emise de către Ministerul Comunicaţiilor şi Securităţii Informaţionale: pentru centrul de date şi pentru administrarea documentelor în formă electronică, în condiţiile legii 135/2007; - Autorizaţia de funcţionare pentru prestarea serviciului de prelucrare arhivistică, emisă de Arhivele Naţionale ale României; - Autorizaţia de funcţionare pentru prestarea serviciului de utilizare a documentelor deţinute, emisă de Arhivele Naţionale ale României; - Autorizaţia de funcţionare pentru prestarea serviciului de legătorie, emisă de Arhivele Naţionale ale României»". Răspunsul autorităţii contractante a fost comunicat prin răspuns consolidat nr. 173/31.03.2022, așa cum s-a reținut și anterior, lipsit de claritate, „în vederea prestării serviciilor aferente obiectul contractului, este necesar ca ofertantul să îndeplinească condiţiile legale necesare desfăşurării acestor activităţi, pe cale de consecinţă este necesar ofertantul să fie autorizat” fără a preciza, în mod clar, care condiții legale trebuie îndeplinite și mai exact ce autorizații este necesar a se prezenta de către ofertanți. Obligația autorității contractante era ca în cazul stabilirii unor criterii de calificare acestea să se regăsească în anunțul de participare, cu atât mai mult cu cât ne aflăm în prezența unei proceduri de licitație deschisă, Pagina 24 din 27

în caz contrar devin aplicabile dispozițiile art. 30 alin. (6) din HG nr. 395/2016 „Criteriile de calificare şi criteriile de selecţie care se regăsesc în caietul de sarcini ori în documentaţia descriptivă şi care nu sunt prevăzute în anunţul de participare/simplificat/de concurs sunt considerate clauze nescrise”. Consiliul reține în soluționarea cauzei prevederile Legii arhivelor naționale nr. 16/1996, așa cum a fost modificată și completată prin Legea nr. 138/2013, cât și Ordinul ministrului afacerilor interne nr. 137/2013 de aprobare a Normelor metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, din care rezultă că rațiunea legii în domeniu este în sensul obținerii autorizării prestatorilor de servicii pentru fiecare tip de activitate pe care dorește să o presteze, așa cum sunt de altfel enumerare și de prevederile art. 18¹ din Legea nr. 138/2013, respectiv „Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică și utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le dețin, denumite în continuare servicii arhivistice (…)”. În acest sens, Consiliul reține că în Ordinul nr. 137/2013, sunt prezentate condițiile pe care furnizorii de servicii arhivistice trebuie să le îndeplinească, astfel că un întreg capitol stabilește care este Procedura de obținere a autorizației de funcționare, structurată astfel: -Secțiunea 1 – Dispoziții generale -Secțiunea a 2-a – Eliberarea autorizației de funcționare pentru serviciul arhivistic de

păstrare și conservare -Secțiunea a 3-a – Eliberarea autorizației de funcționare pentru serviciul de

restaurare -Secțiunea a 4-a – Eliberarea autorizației de funcționare pentru serviciul arhivistic de

legătorie -Secțiunea a 5-a – Eliberarea autorizației de funcționare pentru serviciul arhivistic de

prelucrare arhivistică, și - Secțiunea a 6-a – Eliberarea autorizației de funcționare pentru serviciul arhivistic de

utilizare a documentelor deținute. Consiliul reține că în lege nu este definită noțiunea de „stocare”. Această activitate face parte integrantă din obiectul contractului „servicii de digitalizare-scanare”, finalitatea acestuia constând în „obținerea unei baze de date cu informații indexate”, așa cum este acesta descris în fișa de date la cap. II.1.4, adică stocarea infromațiilor, pe suport digital. Faptul că în perioada de 14 zile stabilită prin caietul de sarcini pentru prelucarea datelor documentele vor fi predate furnizorului și vor fi la dispoziția acestuia, aceasta nu este o deținere în sensul „păstrării” documentelor în înțelesul legii pentru a fi necesară autorizarea ofertantului pentru păstrarea documentelor. Condițiile în care trebuie prestate serviciile la sediul furnizorului sunt stabilite de emitentul autorizației pentru prelucrare arhivistică, legătorie, utilizare a documentelor deținute, condiții pe care contestatoarea le îndeplinește de Pagina 25 din 27

vreme ce deține aceste autorizații. Deci, autorizațiile de prelucrare arhivistică se referă la toate activitățile incluse pentru această prelucrare, inclusive preluarea documentelor pe bază de proces-verbal pentru prelucrare. Dacă legea s-ar interpreta în acest sens, acest lucru ar echivala cu obligația operatorilor de a se autoriza pentru toate activitățile, ori legea nu prevede așa ceva. Or, prezenta procedură de atribuire nu are ca obiect și componenta de păstrare a documentelor, păstrarea documentelor este în sarcina deținătorului așa cum este reglementat de legiuitor, în speță autoritatea contractantă și UAT-urile prezentate în Anexa 1 la caietul de sarcini (pagina 46-56), instituții care funcţionează în subordinea, sub autoritatea şi coordonarea Ministerului Muncii şi Solidarităţii Sociale, așa cum este organizată și funcționează autoritatea contractantă. Astfel, față de cele reținute anterior, în temeiul dispozițiilor art. 26 alin. (2) și (5) din Legea nr. 101/2016, Consiliul constată caracterul fondat al criticilor, motiv pentru care va admite contestația formulată de SC ...SA, în contradictoriu cu ...și va obliga autoritatea contractantă la anularea raportului procedurii de atribuire nr. 1239/DGAPA/13.07.2022 și la anularea adreselor de comunicare a rezultatului procedurii de atribuire și va dispune reevaluarea ofertei sale depuse în cadrul procedurii de atribuire, conform considerentelor de mai sus. Având în vedere caracterul fondat al criticilor contestatoarei referitoare la nelegalitatea deciziei autorității contractante referitoare la respingerea ofertei SC ...SA ca neconformă, Consiliul va respinge cererea de intervenție formulată de SC ...SA. Prezenta decizie este obligatorie pentru părţi, în conformitate cu dispoziţiile art. 28 alin. (1) din Legea nr. 101/2016. Pentru aceste motive, în baza legii şi a mijloacelor de probă aflate la dosar, CONSILIUL DECIDE: În temeiul art. 26 alin. (2) și (5) din Legea nr. 101/2016, admite contestația formulată de SC ...SA, în contradictoriu cu ….. Obligă autoritatea contractantă la anularea raportului procedurii de atribuire nr. 1239/DGAPA/13.07.2022, la anularea adreselor de comunicare a rezultatului procedurii de atribuire și reevaluarea ofertei depuse de SC ...SA în cadrul procedurii de atribuire, conform considerentelor de mai sus. Respinge cererea de intervenție formulată de SC ...SA. Măsurile dispuse vor fi aduse la îndeplinire în termen de 15 zile de la comunicarea prezentei. Pagina 26 din 27

Prezenta decizie este obligatorie pentru părţi, în conformitate cu dispoziţiile art. 28 alin. (1) din Legea nr. 101/2016. Împotriva prezentei decizii se poate formula plângere în termen de 10 zile de la comunicare. PREŞEDINTE, MEMBRU, MEMBRU, …. Redactată în 5 exemplare, conţine 26 (douăzecișișase) pagini. Pagina 27 din 27