Decizie CNSC 2384/2021

În conformitate cu prevederile art. 14 alin. (2) și ale art. 27 alin. (1) din Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, precum și pentru organizarea și funcționarea Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor, cu modificările și completările ulterioare, Consiliul adoptă următoarea DECIZIE Nr. 2384/C11/2630 Data: 27.10.2021 Prin contestația nr. 539/06.10.2021, înregistrată la Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor cu nr. 52423/06.10.2021, formulată de ALL BUSINESSES MANAGEMENT SRL, cu sediul în București, bd. Iuliu Maniu nr. 7, corp A, et. 4, camera 1, sector 6, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J40/1744/2017, având cod fiscal RO37064275, reprezentata legal de administrator dl. Grigore – Cristian Cioroboiu, împotriva răspunsului la solicitările de clarificări publicat în SEAP la data de 01.10.2021 cu denumirea răspuns consolidat digitalizare, emis de CONSILIUL JUDEȚEAN DÂMBOVIȚA, cu sediul în Târgoviște, str. Tricolorului nr. 1, județul Dâmbovița, în calitate de autoritate contractantă, în cadrul procedurii de licitație deschisă, în vederea atribuirii contractului de achiziție publică de servicii, având ca obiect „Servicii de digitalizare și retro – digitalizare a arhivei pentru documentele cu valoare operațională prezentă”, anunț de participare nr. CN 1034328/01.09.2021, s-a solicitat Consiliului: - obligarea autorității contractante la remedierea tuturor aspectelor de nelegalitate criticate în contestație, astfel încât să permită derularea procedurii de achiziție publică în condiții de concurență reală, cu prelungirea corespunzătoare a termenului de depunere, - anularea procedurii de atribuire și republicarea documentației cu modificările necesare, - suspendarea procedurii de atribuire. Prin Încheierea nr. 2584/C11/2630/11.10.2021, Consiliul a admis cererea de suspendare a procedurii de atribuire, formulată de ALL BUSINESSES MANAGEMENT SRL și a suspendat procedura de atribuire până la soluționarea cauzei. CONSILIUL NAȚIONAL DE SOLUȚIONARE A CONTESTAȚIILOR, Pagina 1 din 2

asupra cauzei de față, constată următoarele: Pentru aceste motive, în baza legii și a mijloacelor de probă aflate la dosar, CONSILIUL DECIDE: Respinge, ca nefondată, contestația depusă de ALL BUSINESSES MANAGEMENT SRL în contradictoriu cu CONSILIUL JUDEȚEAN DÂMBOVIȚA. Prezenta decizie este obligatorie pentru părți, în conformitate cu dispozițiile art. 28 alin. (1) din Legea nr. 101/2016. Împotriva ei se poate formula plângere, în termen de 10 zile de la comunicare pentru părțile cauzei, respectiv de la data luării la cunoștință de către alte persoane vătămate, în temeiul art. 29 din Legea nr. 101/2016. 2

În conformitate cu prevederile art. 14 alin. (2) și ale art. 27 alin. (1) din Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, precum și pentru organizarea și funcționarea Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor, cu modificările și completările ulterioare, Consiliul adoptă următoarea DECIZIE Nr. ...../...../.... Data: ......... Prin contestația nr. ...../06.10.2021, înregistrată la Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor cu nr. ..../06.10.2021, formulată de ....... SRL, cu sediul în ........., ........., ........., înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. ........., având cod fiscal ...., reprezentata legal de administrator dl. ........., împotriva răspunsului la solicitările de clarificări publicat în SEAP la data de 01.10.2021 cu denumirea răspuns consolidat digitalizare, emis de ........., cu sediul în ........., ........., județul ........., în calitate de autoritate contractantă, în cadrul procedurii de licitație deschisă, în vederea atribuirii contractului de achiziție publică de servicii, având ca obiect „Servicii de digitalizare și retro – digitalizare a arhivei pentru documentele cu valoare operațională prezentă”, anunț de participare nr. ........./01.09.2021, s-a solicitat Consiliului: - obligarea autorității contractante la remedierea tuturor aspectelor de nelegalitate criticate în contestație, astfel încât să permită derularea procedurii de achiziție publică în condiții de concurență reală, cu prelungirea corespunzătoare a termenului de depunere, - anularea procedurii de atribuire și republicarea documentației cu modificările necesare, - suspendarea procedurii de atribuire. Prin Încheierea nr. ........, Consiliul a admis cererea de suspendare a procedurii de atribuire, formulată de ........... SRL și a suspendat procedura de atribuire până la soluționarea cauzei. CONSILIUL NAȚIONAL DE SOLUȚIONARE A CONTESTAȚIILOR, asupra cauzei de față, constată următoarele: Consiliul a fost legal sesizat și este competent, potrivit dispozițiilor art. 12 alin. (1) din Legea nr. 101/2016, să soluționeze contestația de Pagina 1 din 15

față, prin care ......... SRL solicită cele menționate în partea introductivă a deciziei. Contestatoarea menționează că procedura de atribuire a fost inițiată prin publicarea în SEAP a anunțului de participare, iar urmare a studierii documentației de atribuire a solicitat un set de clarificări cu privire la anumite aspecte neclare sesizate la nivelul documentației de atribuire. Analizând răspunsurile autorității contractante la solicitările de clarificări din cadrul documentului „[.......] răspuns consolidat digitalizare-semnat.pdf.p7s”, contestatoarea consideră că au fost încălcate dispozițiile normative aplicabile în materia achizițiilor publice, aspect ce atrage, în opinia sa anularea procedurii de atribuire. Referitor la răspunsul privind punerea la dispoziție sub formă editabilă a caietului de sarcini, societatea contestatoare susține că pentru întocmirea unei oferte complete și care să răspundă tuturor cerințelor operatorilor economici interesați de participarea la procedură este necesară forma editabilă a caietului de sarcini. Refuzul autorității contractante de a pune la dispoziția operatorilor economici interesați de prezenta procedură documentația de atribuire (caietul de sarcini) în format editabil îl consideră un act de rea-voință întrucât această acțiune nu ar reprezenta un efort suplimentar din partea ei, ci doar postarea în sistemul electronic al achizițiilor publice, un document în format word care ușurează activitatea operatorilor economici. Dacă, autoritatea contractantă ar fi transmis documentația în format editabil, conform solicitării de clarificare, aceasta ar fi venit în sprijinul operatorilor economici în redactarea unei oferte tehnice complete, care să îndeplinească întocmai cerințele sale și ar fi încurajat participarea la procedură a cât mai mulți ofertanți, în acest sens având posibilitatea de a alege cea mai bună ofertă. De asemenea, contestatoarea precizează că prin transformarea caietului de sarcini din format pdf. în format word, acesta a suferit modificări, iar tehnoredactarea caietului de sarcini fiind o acțiune consumatoare de timp. În ceea ce privește răspunsul la solicitarea privind eliminarea cerinței ca, arhivistul să dețină studii superioare în domeniul tehnic sau echivalent, contestatoarea consideră că prin acest răspuns autoritatea contractantă a adus modificări semnificative cerințelor minime din caietul de sarcini, modificări ce presupun timp suplimentar pentru „reacția” potențialilor ofertanți. Redând prevederile art. 153 alin. (1) din Legea nr. 101/2016, art. 103 alin. (1) și alin. (4) din HG nr. 395/2016, societatea contestatoare solicită adoptarea măsurilor de remediere, iar în situația în care nu pot fi dispuse, în conformitate cu prevederile art. 212 lit. c) și d) din Legea nr. 98/2016 anularea procedurii de atribuire. 2

Cu privire la răspunsurile autorității contractante referitoare la intervențiile în cadrul suportului tehnic descris la cap. IX din caietul de sarcini și estimarea numărului de bibliorafturi/coperți noi, petenta consideră că prin răspunsurile furnizate, autoritatea contractantă nu clarifică aspecte importante pentru potențialii ofertanți, aspect ce conduce la imposibilitatea acestora de a prezenta o ofertă financiară fundamentată pe informații concrete ci doar pe supoziții. Răspunsul „ambiguu” prezentat de autoritatea contractantă este de natură a restrânge competiția, operatorii economici refuzând să își asume riscul depunerii unei oferte care le-ar putea aduce prejudicii financiare. Menționând prevederile art. 83 alin. (3) din Legea nr. 98/2016, art. 103 alin. (2) din HG nr. 395/2016, contestatoarea susține că autoritatea contractantă nu a clarificat aspectele semnalate. Decizia autorității contractante de a nu lămuri, prin intermediul răspunsurilor furnizate, multitudinea de neclarități observate de operatorii economici interesați de procedură, conduce, atât la imposibilitatea acestora de a elabora oferta în condițiile şi termenele impuse, cât şi la eliminarea din competiție a ofertanților care nu răspund cerințelor documentației de atribuire. În ceea ce privește răspunsul autorității contractante referitor la expertul arhivist, societatea contestatoare reiterează argumentele menționate anterior. Contestatoarea, referindu-se la răspunsul autorității contractante privind exprimarea numerică a meta descriptorilor, consideră că ambiguitatea răspunsului, conduce la imposibilitatea de a elabora oferta în condițiile și termenele impuse și de a estima realist costurile necesare îndeplinirii cu „succes” a contractului. Referitor la răspunsul autorității contractante cu privire la formatul unor documente ce nu a fost cuprins în caietul de sarcini, contestatoarea consideră că în acest caz, ambiguitatea răspunsului oferit survine din netransmiterea unei clarificări cu referire strict la ceea ce întreabă operatorul economic, respectiv formatul documentelor din dosarele de urbanism, autoritatea contractantă alegând să facă referire la formatul A3-A4, şi nicidecum la formatul A2-A0+ cum a fost solicitat. Autoarea contestației susține că mai mulți operatori economici au fost induși în eroare de analogia indexuri-pagini ce urmează a fi scanate, indecşi-meta descriptori, astfel că autoritatea contractantă ar fi putut să aducă lămuriri cu privire la formularea sa, fiind singura în măsură să clarifice dacă în caietul de sarcini se făcea referire la indexuri ca şi documente de scanat sau, cum deja s-a spus, la indecşi ca şi date ce urmează a fi extrase. Mai mult, un operator economic a întrebat despre existența unei proceduri în situația în care este necesară extragerea mai multor date decât cele estimate de autoritatea contractantă în cadrul documentației de atribuire, aspect ce este în totalitate ignorat de aceasta. Luând în considerare că, atât în caietul de sarcini, cât și în cadrul răspunsului la solicitarea de clarificări, autoritatea contractantă a menționat că numărul Pagina 3 din 15

a fost estimat, contestatoarea consideră că aceasta avea obligația să ofere detalii suplimentare în acest sens. Societatea contestatoare subliniază faptul că pe parcursul întregului document „răspuns consolidat retrodigitalizare” a observat că a existat unele solicitări de clarificări asemănătoare, iar autoritatea contractantă a oferit răspunsuri diferite. În ceea ce privește solicitarea de eliminare a cerinței privind respectarea prevederilor Legii nr. 135/2007, contestatoarea susține că, autoritatea contractantă a ales să mențină această obligativitate fără a argumenta decizia luată. Inaplicabilitatea acestei legi în cazul de față survine din faptul că documentele vor fi prelucrate de prestator, forma finală a acestora nefiind dată de autoritatea contractantă, nefiind necesară aplicarea semnăturii electronice a emitentului. Astfel, în condițiile în care autoritatea contractantă considera necesară menținerea respectării acestei Legi, cerința restrictivă şi care nu își are aplicabilitatea în cadrul prezentei proceduri, care încalcă fără putință de tăgadă principiul proporționalității, contestatoarea consideră că ar fi trebuit să fie justificată această solicitare ținând cont de cele mai sus expuse. Pentru motivele expuse, solicită admiterea contestației astfel cum a fost formulată. În drept, au fost invocate prevederile Legii nr. 101/2016, Legii nr. 98/2016, Legii nr. 544/2016, HG nr. 395/2016. În probațiune, au fost depuse înscrisuri. Prin punctul de vedere nr. ......./11.10.2021, înregistrat la Consiliu sub nr. ......... din 11.10.2021, ......... a solicitat respingerea contestației depusă de ......... SRL. Autoritatea contractantă menționează că, a inițiat procedura de licitație prin publicarea în SEAP a anunțului de participare, a documentației de atribuire și a încărcat răspunsurile la solicitările de clarificări în data de 01.10.2021. Referitor la critica contestatoarei privind punerea la dispoziție a caietului de sarcini în format editabil, autoritatea contractantă susține că oferta tehnică trebuie să constituie opinia și viziunea fiecărui ofertant asupra modului în care îndeplinește cerințele formulate în caietul de sarcini, aceasta având timp suficient pentru întocmirea ofertei (30 de zile). În ceea ce privește cerința referitoare la studii necesare pentru „arhivist”, autoritatea contractantă menționează că din „diplomă de licență sau echivalent în domeniul tehnic”, s-a modificat în „diplomă de licență în unul din domeniile: limbă și literatură, limbi moderne aplicate, istorie, studii culturale”, fiind vorba de o eroare de redactare. În România, standardul ocupațional arhivist – menționează care sunt studiile necesare pentru aplicații la acest curs de calificare. 4

Această modificare a caietului de sarcini nu trebuie să apară ca o situație neprevăzută pentru ofertanții care au ca obiect de activitate scanarea documentelor și retrodigitalizare, și ca o corectare evidentă a unei erori, care în nicio situație nu necesită timp suplimentar pentru elaborarea ofertei. Aceste cerințe, trebuie să fie familiare și cunoscute contestatarei, dacă aceasta desfășoară activitate în acest domeniu și prestează servicii cu personal calificat. În ceea ce privește numărul intervențiilor urgente care ar putea fi necesare, autoritatea contractantă menționează că aceste intervenții depind, în mod cert, logic și evident de modul de lucru al prestatorului, de modul de instalare și configurare al aplicației, de cum aceasta funcționează. De asemenea, se precizează că numărul de bibliorafturi/coperți noi nu poate afecta modul de întocmire al ofertei tehnice financiare, deoarece documentația de atribuire nu menționează faptul că se suportă de ofertant. Autoritatea contractantă nu poate estima câte bibliorafturi/coperți noi vor fi necesare. Dacă s-ar fi putut estima, nu afecta ofertantul, întrucât nu intră în costul și oferta financiară care se elaborează în cadrul acestei proceduri. Referindu-se la celelalte critici ale contestatoarei, autoritatea contractantă susține că va derula un contract de prestări servicii de retrodigitalizare în cele mai normale condiții, însă nu poate furniza la nivelul documentației de atribuire informații cum ar fi: ce denumire exactă vor purta dosarele și fișierele scanate sau câte file scrise pe verso are un dosar, etc. Acestea fiind detalii care se vor stabili la fața locului cu ofertantul declarat câștigător. Totodată, autoritatea contractantă consideră ca a răspuns clar faptul că obiectul procedurii îl reprezintă scanarea documentelor de tip A4 și A3. Documentele A2-A0 nu fac obiectul contractului, iar ofertanții nu vor aloca costuri în acest sens. Modelul de formulare și descrierea serviciilor menționează foarte clar acest lucru. Se mai precizează de către autoritatea contractantă că, numărul estimat de indexuri de 35.000 a stat la baza estimării bugetului contractului, iar bugetul contractului a fost aprobat prin contractul de finanțare. Acesta fiind un număr estimat, neputându-se modifica, deoarece a fost menționat în structura detaliată a formularului de ofertă. Acesta fiind un număr estimat de indecși de care ofertanții vor ține cont în elaborarea ofertelor. În concluzie, autoritatea contractantă susține că nu va opera modificări asupra specificațiilor tehnice avizate într-o anumită formă de Comitetul Tehnico-Economic pentru Societatea Informațională, prin avizul pozitiv nr. 415CTE/14.06.2021. Reiterează faptul că specificațiile tehnice (caietul de sarcini) au fost verificate şi aprobate de către Comitetul tehnico-Economic pentru Societatea Informațională, în baza HG nr. 89/2020 privind organizarea şi Pagina 5 din 15

funcționarea Autorității pentru Digitalizarea României şi HG nr. 941/2013 privind organizarea şi funcționarea Comitetului Tehnico- Economic pentru Societatea Informațională, prin avizul pozitiv nr. 415CTE/14.06.2021. Față de cele prezentate mai sus, solicită respingerea contestației formulate de SC ......... SRL, și continuarea procedurii de achiziție publică. În probațiune, au fost depuse, în copie certificată, documentele dosarului achiziției publice. Din analiza susținerilor părților și a documentelor existente la dosarul cauzei, Consiliul reține cele ce urmează: ......... a organizat procedura de licitație deschisă, derulată online, în vederea atribuirii contractului de achiziție publică de servicii, având ca obiect „Servicii de digitalizare și retro – digitalizare a arhivei pentru documentele cu valoare operațională prezentă”, prin publicarea în SICAP a anunțului de participare nr. ....... din 01.09.2021. Valoarea estimată a contractului de servicii este de 840.800 lei, fără TVA, iar criteriul de atribuire aplicat este „cel mai bun raport calitate-preț”. Documentația de atribuire a fost postată în SICAP odată cu anunțul de participare. Consiliul constată că societatea ....... SRL a înaintat Consiliului contestația de față, înregistrată la Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor cu nr. ........./08.10.2021, depunând, în original, recipisa de consemnare a cauțiunii nr. ....... emisă de CEC Bank – Sucursala Victoria în data de 08.10.2021, stabilită potrivit art. 611 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 101/2016, cu modificările și completările ulterioare, în cuantum de 16.810,00 lei. Împotriva răspunsului la solicitările de clarificări sau informații suplimentare în legătură cu documentația de atribuire, publicat în SICAP sub denumirea [……] răspuns consolidate clarificare din oficiu digitalizare-semnat.pdf.p7s din data de 01.10.2021 de autoritatea contractantă în vederea derulării procedurii de achiziție publică de servicii în cauză, ...........SRL formulează contestație, solicitând Consiliului să dispună: - obligarea autorității contractante la remedierea tuturor aspectelor de nelegalitate criticate în contestație, astfel încât să permită derularea procedurii de achiziție publică în condiții de concurență reală, cu prelungirea corespunzătoare a termenului de depunere, - anularea procedurii de atribuire și republicarea documentației cu modificările necesare, - suspendarea procedurii de atribuire. Prin contestația sa, ......... SRL critică o serie de răspunsuri ale autorității contractante la întrebări ale operatorilor economici interesați de participarea la procedură, respectiv răspunsurile la solicitările nr. 10, 12, 22, 27, 28, 32, 33, 34, 40, 45, 46, apreciind că respectivele 6

răspunsuri, nu răspund la toate solicitările adresate, nu lămuresc conținutul documentației de atribuire și nu cuprind toate informațiile solicitate, impunându-se remedierea corespunzătoare astfel încât să nu fie îngrădită participarea operatorilor economici interesați la procedura de atribuire. Preliminar, având în vedere conținutul întregii contestații Consiliul are în vedere prevederile legale care reglementează instituția clarificării documentației de atribuire. Astfel, retine următoarele prevederi legale: - art. 160 din Legea nr. 98/2016: „(1) Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări sau informaţii suplimentare în legătură cu documentaţia de atribuire, cu respectarea termenului limită stabilit de autoritatea contractantă în anunţul de participare/simplificat/de concurs. (2) Autoritatea contractantă stabileşte prin anunţul de participare/simplificat/de concurs unul sau două termene-limită în care va răspunde în mod clar şi complet tuturor solicitărilor de clarificare/informaţiilor suplimentare, conform prevederilor normelor metodologice la prezenta lege. (3) Autoritatea contractantă are obligaţia de a publica răspunsurile însoţite de întrebările aferente la adresa de internet la care sunt disponibile documentele achiziţiei, indicată potrivit dispoziţiilor art. 150 alin. (2), luând măsuri pentru a nu dezvălui identitatea operatorului economic care a solicitat clarificările sau informaţiile suplimentare respective.” - art. 103 din HG nr. 395/2016: „(1) Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări privind documentaţia de atribuire, în termenul stabilit prin anunţul de participare simplificat. (2) Autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde, în mod clar, complet şi fără ambiguităţi, până la termenul stabilit în anunţul de participare simplificat. (3) Autoritatea contractantă are obligaţia de a publica în SEAP răspunsul la solicitările de clarificări fără a dezvălui identitatea solicitanţilor.” Așa cum se observă din textele citate, raportat la conținutul documentației de atribuire, înainte de etapa depunerii ofertelor, orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări sau informații suplimentare referitoare la documentația de atribuire având ca scop clarificarea anumitor aspecte, înțelegeri astfel încât să poată elabora propria ofertă în conformitate cu cerințele acesteia, iar autoritatea contractantă are obligația de a răspunde în mod clar și complet, cât mai repede posibil, la orice solicitare de clarificări sau informații suplimentare. Prezintă importanță și faptul că legislația în materia achizițiilor publice nu prevede obligația autorității contractante de a modifica documentația

de

atribuire

după

voința

operatorului Pagina 7 din 15

economic/operatorilor economici care a/au adresat întrebările de clarificare a documentației de atribuire. Singura obligație legală a autorității contractante este aceea de a răspunde în termen, în mod clar, complet și fără ambiguități la solicitarea de clarificări, iar cercetarea Consiliului va privi doar respectarea acestei obligații. Astfel, Consiliul reține că autoarea contestației a formulat contestația în analiză, reclamând, urmare a clarificării [.........] răspuns consolidat clarificare din oficiu digitalizare-semnat.pdf.p7s, publicată în SEAP din data de 01.10.2021, faptul că din analiza răspunsurilor de la solicitările nr. 10, 12, 22, 27, 28, 32, 33, 34, 40, 45, 46, autoritatea contractantă nu a răspuns în concret la întrebările ce i-au fost adresate spre clarificarea documentației de atribuire, ci de cele mai multe ori, a preferat să dea un răspuns general, fără a clarifica aspectele solicitate. În continuare, Consiliul va analiza modul în care achizitoarea a formulat răspunsuri la solicitările adresate, mai sus reclamate de .........SRL. Prin solicitarea nr. 10, astfel cum este numerotată în cadrul clarificării din data de 01.10.2021, se aduce în discuția autorității contractante posibilitatea punerii la dispoziție a caietului de sarcini și în format editabil. Răspunsul furnizat de achizitoare a fost următorul: „Caietul de sarcini publicat în SEAP este lizibil, complet și oferă toate informațiile necesare elaborării unei oferte tehnice conforme”. Cu privire la critica contestatorului privind refuzul autorității contractante de a pune la dispoziția operatorilor economici caietul de sarcini în format editabil, Consiliul o va respinge ca nefondată. În aprecierea acestei finalități, Consiliul are în vedere dispozițiile art. 21 din HG nr. 395/2016 unde sunt precizate obligațiile autorității contractante în ceea ce privește publicarea documentației de atribuire, obligație ce a fost îndeplinită de aceasta prin publicarea anunțului de participare nr. .......... din 01.09.2021 unde au fost atașate: DUAE şi instrucțiunile către ofertanţi/candidaţi, caietul de sarcini, formularele, fișa de date și modelul de contract, fiind disponibile în sistemul SEAP pentru toți operatorii economici interesați, asigurând operatorilor economici o informare completă, corectă şi precisă cu privire la cerinţele achiziţiei, obiectul contractului şi modul de desfăşurare a procedurii de atribuire. De asemenea Consiliul are în vedere că lipsa punerii la dispoziție a formatului editabil al caietului de sarcini nu afectează participarea la procedura de atribuire a nici unui ofertant și nici nu introducea vreun element care ar putea fi considerat discriminatoriu ori nelegal. Prin solicitarea nr. 12 s-au solicitat clarificarea următoarelor aspecte:„ Ne referim la cerinţa din Caietul de Sarcini - XIV - Condiţii de participare - Condiţii privind personalul - b Arhivist - "Studii superioare 8

absolvite cu diploma de licenţa sau echivalent în domeniul tehnic " Conform standardului ocupaţional emis de către Autoritatea Naţională pentru Calificări, pentru a putea dobândi calificarea profesională de ARHIVIST, "Nivelul de studii minim necesar: Absolvent de studii universitare cu diplomă de licenţă în unul din domeniile: limbă si literatură, limbi moderne aplicate, istorie, studii culturale." Având în vedere că acest domeniu este unul reglementat, pentru care există un standard ocupaţional în care nu este prevăzut un echivalent în alt domeniu decât cele precizate mai sus, vă solicităm să eliminaţi cerinţa ca, Arhivistul să deţină studii superioare în domeniul tehnic sau echivalent.” Răspunsul autorității a fost în sensul modificării cerinței, astfel: „Studii superioare absolvite cu diploma de licenţă sau echivalent în domeniul tehnic" se modifică şi va deveni, în conformitate cu standardul ANC: Nivelul de studii minim necesar: Absolvent de stadii universitare cu diplomă de licenţă în unul din domeniile: limbă şi literatură, limbi moderne aplicate, istorie, studii culturale." Referitor la critica contestatorului privind acordarea unui timp suplimentar urmare modificării cerinței în sensul de mai sus, Consiliul o va respinge ca neîntemeiată. În susținere, Consiliul are în vedere faptul că autoritatea contractantă poate prelungi perioada depunerii ofertelor doar în următoarele cazuri precizate la art. 153, alin. 1, lit .a) și b) din Legea nr. 98/2016, respectiv:

„(1) Autoritatea contractantă prelungeşte perioada stabilită în anunţul de participare sau în documentele achiziţiei pentru depunerea ofertelor/solicitărilor de participare, în următoarele cazuri: a) în cazul în care, din orice motiv, informaţiile suplimentare sau răspunsul autorităţii contractante la solicitările de clarificări transmise de către operatorii economici nu sunt transmise în termenele prevăzute la art. 161, deşi clarificările sau informaţiile suplimentare au fost solicitate de operatorul economic în termenul prevăzut în anunţul de participare/simplificat/de concurs; b) în cazul în care se modifică semnificativ documentele achiziţiei.” Analizând modificarea efectuată privind cerința cu referire la nivelul de studii minim necesar ce trebuie să le îndeplinească expertul cheie – arhivistul, raportat la obiectul și complexitatea achiziției și termenul de depunere de 12.10.2021, modificare adusă la cunoștința operatorilor economici în data de 01.10.2021, Consiliul consideră că aceasta nefiind semnificativă nu era necesar a se prelungi termenul de depunere, fiind destul timp (11 zile) pentru pregătirea ofertelor de către operatorii economici interesați, cu atât mai mult cu cât este o transpunere a prevederilor legale în materie cu rol de clarificare și nu introducerea unei noi cerințe cu caracter de noutate. La solicitările nr. 22 și 28 s-au solicitat clarificarea următoarelor aspecte: Pagina 9 din 15

„22. Vă rugăm indicați estimativ de cate intervenții urgente ar putea fi vorba pe parcursul contractului? 28. Consideraţi că pe parcursul refacerii documentelor în coperţile iniţiale există situaţii în care trebuie folosite coperţi noi sau bibliorafturi? Dacă da, vă rugăm indicaţi un număr estimativ de coperţi/bibliorafturi noi necesare?” Răspunsurile furnizate de achizitoare au fost următoarele: „22. Referitor la intervenţiile în cadrul suportului tehnic descris la cap IX din caietul de sarcini, la acest moment autoritatea nu poate estima numărul, tipul sau frecvenţa intervenţiilor necesare pentru funcţionarea optimă a aplicaţiei. 28. La acest moment nu se poate estima numărul de bibliorafturi/coperţi noi.” Cu privire la criticile aduse de societatea contestatoare, referitoare la răspunsurile achizitoarei privind solicitările nr. 22 și 28, pe care le consideră neclare, de natură a restrânge competiția și nu clarifică aspecte importante, Consiliul le va respinge ca neîntemeiate. În aprecierea acestei finalități, Consiliul are în vedere justificările autorității contractante care precizează că cele solicitate prin indicarea unui număr estimativ de intervenții sunt detalii care se vor clarifica pe parcursul derulării contractului și țin de capacitatea de adaptabilitate a prestatorului în configurarea și instalarea aplicației, numărul de bibliorafturi neintrând în obligația ofertantului de a le oferta, deoarece „documentația de atribuire nu menționează faptul că se suportă de ofertant”. Pe de altă parte, societatea contestatoare nu a făcut dovada faptului că răspunsurile criticate au un caracter restrictiv, respectiv nu a arătat și demonstrat cum îi este afectată participarea în procedură. Astfel, devin aplicabile dispozițiile art. 249 din Codul de procedură civilă, „Cel ce face o susținere în cursul procesului trebuie să o dovedească, în afară de cazurile prevăzute de lege”, această regulă fiind exprimată prin adagiul „actori incubit onus probandi” (reclamantului îi incumbă sarcina probei). Prin solicitarea nr. 32 a fost formulată următoarea clarificare: „32. Având în vedere cerinţa pentru expertul arhivist - studii superioare absolvite cu diplomă de licenţă sau echivalent în domeniul tehnic- vă rugăm să confirmaţi faptul că cerinţa se considera îndeplinită de către un expert propus pe această poziţie, având studii absolvite cu diploma de master în domeniul arhivistic.”, la care autoritatea a răspuns:„ 32. Conform caietului de sarcini XIV-16, ofertanţii trebuie să îndeplinească cerinţele minime specificate.” Critica adusă de ......... SRL autorității contractante privind răspunsul oferit, este acela că „ nu oferă un răspuns clar, lipsit de ambiguități” și nu ține cont de răspunsul dat la solicitarea nr. 12. 10

Analizând critica, raportat la cerința caietului de sarcini și răspunsul dat de autoritate la clarificarea nr. 12, prin care a modificat cerința privind studiile ce trebuie să le aibă expertul cheie- arhivistul- astfel încât, sunt acceptați cei cu studii universitare cu diplomă de licenţă în unul din domeniile: limbă şi literatură, limbi moderne aplicate, istorie, Consiliul o va respinge ca neîntemeiată. Potrivit standardului ocupațional emis de către Autoritatea Naţională pentru Calificări, pentru a putea dobândi calificarea profesională de arhivist, trebuie să ai diplomă de licență în domeniile: limbă și literatură, limbi moderne aplicate, istorie, informație adusă la cunoștința potențialilor ofertanți prin răspunsul dat de achizitoare la solicitarea nr. 12, de unde rezultă că răspunsul nu este nici ambiguu deoarece făcând trimitere la o cerință a caietului de sarcini, dar, care la rândul ei a fost modificată, prin același document ([………] răspuns consolidate clarificare din oficiu digitalizare-semnat.pdf.p7s ), se consideră că operatorii economici au fost corect informați asupra cerinței modificate. La solicitările nr. 27, 33, 40, 45 și 46 s-au solicitat clarificarea următoarelor aspecte: 27. Având în vedere cerinţa "Retro -digitalizarea documentelor cu un grad mare de uzură se va face cu echipamente de scanare non- contact, cu tehnologie foto, folosind lumina rece. ", vă rugăm să specificaţi care este procentul şi formatul documentelor cu grad mare de uzura. 33. Având în vedere cerinţa: Imaginile scanate (copiile electronice ale documentelor) vor fi indexate prin asocierea unor meta descriptivă rugam să ne spuneţi care este numărul maximal de meta descriptori ce urmează a fi culeşi, astfel încât operatorii economici interesaţi să facă o estimare cât mai realistă a costurilor privind activitatea de indexare. 40. Având în vedere că dosarele de Urbanism conţin şi planşe care nu pot fi doar de format A4 şi A3 şi faptul că formatele A2 - A0+ necesită utilizarea unor echipamente care nu simt menţionate în Caietul de sarcini (scanere de planşe), acestea vor fi excluse din procesul de retro-digitalizare? Dacă se solicită retro-digitalizarea acestora ca parte integrantă a documentaţiei de Urbanism, cum vor fi facturate şi cum se va face diferenţierea între competitori din punct de vedere a resurselor necesare? 45. Presupunând că un dosar (unitate arhivistică sau biblioraft) are 250 file, rezultă un volum de aproximativ 19.382 de dosare, fiecare dintre acestea conţinând mai multe documente. Având în vedere că în Caietul de sarcini s-a estimat un volum de 35.000 indecşi şi s-au furnizat ca exemplu 4 metadate de colectat la nivel de dosar (indicativ nomenclator, nr. dosar, conţinut dosar, data), care este procedura în situaţia în care se va depăşi volumul de indecşi estimaţi? 46. Ce denumire trebuie să respecte fişierele pentru a putea permite conectarea cu sistemele informatice ale Autorităţii Contractante? Denumirea impusă pentru conectarea cu sistemele informatice ale Pagina 11 din 15

Autorităţii Contractante poate genera indecşi suplimentari faţă de cei necesari pentru introducerea fişierelor în soluţia informatică ce va fi furnizată în urma Achiziţiei?” Răspunsurile furnizate de achizitoare au fost următoarele: 27. Documentele cu grad mare de uzură şi fragile sunt în jur de 80 ml, formatul fiind A3 şi A4. 33. Conform caietului de sarcini, imaginile scanate (copiile electronice ale documentelor) vor fi indexate prin asocierea unor meta descriptori de tipul "indicativ nomenclator nr. dosar__conţinut dosar_data", indexul trebuie să ajute la identificarea rapidă a documentului cu nomenclatorul arhivistic al instituţiei şi la regăsirea acestuia în arhivă. 40. Conform Caietului de sarcini, la cap. IV- 6, "Având în vedere anvergura arhivei istorice a instituţiei, cât si limitele bugetare ale proiectului, au fost selectate, în vederea retro-digitalizării, documente A4 si A3 care au legătură cu domeniile de activitate pentru care se dezvoltă servicii electronice, respectiv urbanism şi asistenţă socială, documente care prezintă valoare operaţională deosebită din perspectiva utilizării lor în activităţile prezente." 45. Numărul de 35.000 indexuri este o valoare estimată, volumul documentelor de scanat: 800 ml de documente care sunt arhivate şi nearhivate: pag IV-6 din caietul de sarcini. 46. Conform caietului de sarcini, imaginile scanate (copiile electronice ale documentelor) vor fi indexate prin asocierea unor meta descriptori de tipul "indicativ nomenclator_nr. dosar_conţinut dosar_data", indexul trebuie să ajute la identificarea rapidă a documentului cu nomenclatorul arhivistic al instituţiei şi la regăsirea acestuia în arhivă.” Cu privire la criticile aduse de societatea contestatoare, referitoare la răspunsurile furnizate de achizitoare privind solicitările nr. 27, 33, 40, 45 și 46, pe care le consideră neclare, ambigue, fiind de natura unui răspuns de tip copy-paste din caietul de sarcini care nu clarifică aspecte importante, Consiliul le va respinge ca neîntemeiate. În aprecierea acestei finalități, Consiliul apreciază că răspunsurile formulate de achizitoare acoperă în mod corespunzător întrebările adresate, ținând cont de faptul că prezenta procedură se adresează unui segment specializat de operatori economici care, în baza expertizei lor au deplina înțelegere și sunt în măsură să înțeleagă îndeplinirea activităților necesare a fi realizate în vederea realizării serviciilor incluse în obiectul contractului, explicând operatorilor economici ce trebuie să ia în considerare în vederea ofertării. În plus, contestatoarea face doar afirmații lipsite de susținere fără a demonstra în vreun fel cum îi este afectată participarea la procedura de atribuire. 12

În ceea ce privește solicitarea nr. 34 care face referire la următoarea clarificare: ≪ 34. Având în vedere cerinţa: "- Toate documentele electronice rezultate în urma prestării serviciului de scanare şi procesare a documentelor din arhivă vor fi introduse în aplicaţia informatică menită să asigure administrarea electronică a documentelor de către Autoritatea Contractantă (aplicaţia care face obiectul activităţii 1, descrise în prezentul caiet de sarcini), respectând toate prevederile legale aflate în vigoare în momentul desfăşurării acestei activităţi, referitoare la arhivarea documentelor în forma electronică (Legea nr. 135/2007...)"; - faptul ca arhivarea electronică a documentelor in sensul legii 135/2007 presupune arhivarea electronică a documentelor în stadiul final (în cazul acestui proiect documentele vor fi de tip imagine, în fişiere de tip PDF, provenite din conversia electronică; - scanarea şi indexarea unor documente în format fizic de către un Prestator autorizat), cu aplicarea semnăturii electronice a emitentului şi verificarea, respectiv aplicarea semnăturii electronice a administratorului de arhivă, cerinţa nu este justificabilă; - cerinţa din caietul de sarcini -"Prin serviciul de scanare şi prelucrare electronică/retrodigitalizare a documentelor se înţelege procesul de transpunere a documentelort din format hârtie în format electronic (digital), cu păstrarea nealterată a conţinutului acestora, cu scopul de a crea o colecţie de copii digitale pentru consultare si recuperare în caz de distrugere a originalului; regăsirea/consultarea Informaţiilor se realizează prin asocierea unor indecşi (meta - descriptori) imaginilor scanate. " Vă rugam să eliminaţi cerinţa privind respectarea prevederilor Legii 135/2007 deoarece în cadrul acestui proiect documentele vor fi prelucrate de către prestator, ceea ce înseamnă ca forma finală a acestora nu este dată de Autoritatea Contractantă şi nu necesită aplicarea semnăturii electronice a emitentului.≫ Răspunsul formulat de organizatoarea achiziției a fost următorul: „34. Autoritatea Contractantă îşi menţine cerinţa cu privire la respectarea cadrului legal incident. Aceste aspecte au fost subiectul dezbaterii acestui caiet de sarcini în şedinţă CTE, documentaţia în această formă primind avizul pozitiv nr. 415CTE/14.06.2021, prin urmare cerinţele rămân neschimbate.” Critica adusă de ......... SRL autorității contractante privind răspunsul oferit, fiind în maniera că „deși au fost aduse suficiente argumente în eliminarea cerinței privind respectarea prevederilor Legii Pagina 13 din 15

nr. 135/2007, autoritatea a ales să mențină această obligativitate fără a argumenta decizia luată”, va fi respinsă de Consiliu. Plecând de la obiectul achiziției în cauză de servicii de digitalizare și retro – digitalizare a arhivei pentru documentele cu valoare operațională prezentă cât și de obiectivele urmărite de autoritatea contractantă a fi atinse prin contractul de prestări servicii, precizate în caietul de sarcini în capitolul III- Obiectivul general al contractului de servicii, ce au ca scop reducerea birocrației și arhivarea de copii digitale ale documentelor aflate în arhiva autorității, Consiliul constată următoarele: - orice furnizor de servicii care implementează unui asemenea tip de contract, care furnizează soluții și aplicația informatică ce va asigura arhivarea și administrarea electronică a documentelor sunt persoane acreditate de autoritatea de reglementare și supraveghere specială, conform Legii nr. 135/2017; - pentru operațiunile de prelucrare arhivistică a documentelor în formă electronică este obligatoriu a fi respectate dispozițiile Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996; - atât furnizorii de servicii cât și autoritățile publice ce urmează a implementa soluții digitalizate sunt monitorizați de Autoritatea pentru Digitalizarea României, autoritate ce funcționează în conformitate cu Hotărârea nr. 89/2020. Rezultă că pentru a furniza servicii de digitalizare și retro – digitalizare a arhivei orice prestator are obligația a respecta toate prevederile legale cu referire la arhivarea documentelor în formă electronică, printre care se numără și Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, lege ce stabilește regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării şi utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică, potrivit art. 1 din lege. Mai mult decât atât, prin clarificarea adusă, autoritatea contractante a menținut cerințele documentației de atribuire care erau cunoscute de contestatoare încă de la data publicării documentației de atribuire în SEAP (01.09.2021), iar la acest moment orice critică cu privire la documentația de atribuire este tardiv formulată. Luând în considerare aspectele de fapt și de drept evocate, în baza art. 26 alin. (6) din Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, precum și pentru organizarea și funcționarea Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor, Consiliul urmează să respingă, ca nefondată, contestația formulată de ......... SRL în contradictoriu cu .......... Pentru aceste motive, în baza legii și a mijloacelor de probă aflate la dosar, 14

CONSILIUL DECIDE: Respinge, ca nefondată, contestația depusă de ......... SRL în contradictoriu cu .......... Prezenta decizie este obligatorie pentru părți, în conformitate cu dispozițiile art. 28 alin. (1) din Legea nr. 101/2016. Împotriva ei se poate formula plângere, în termen de 10 zile de la comunicare pentru părțile cauzei, respectiv de la data luării la cunoștință de către alte persoane vătămate, în temeiul art. 29 din Legea nr. 101/2016. PREȘEDINTE, MEMBRU, MEMBRU, ................. Pagina 15 din 15