Decizie CNSC 1946/2021

În conformitate cu prevederile art. 14 alin. (2) din Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, precum și pentru organizarea și funcționarea Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor, cu modificările și completările ulterioare, Consiliul adoptă următoarea: DECIZIE Nr. 1946/C1/2021 Data: 02.09.2021 Prin contestația nr. CS3199/06.08.2021, înregistrată la Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor sub nr. 41098/06.08.2021, formulată de SC CERTSIGN SA, înmatriculată la Registrul Comerțului cu nr. J40/484/2006, având cod unic de înregistrare RO18288250, cu sediul în București, Șoseaua Olteniței nr. 107A, Corp C1, Parter, Sector 4, reprezentată legal prin administrator, împotriva documentației de atribuire aferentă procedurii licitație deschisă organizată de către CURTEA DE CONTURI A ROMÂNIEI, în calitate de autoritate contractantă, cu sediul în strada Lev. Nikolaevici Tolstoi, nr. 22-24, sector 1, București, în vederea încheierii unui acord cadru având ca obiect: „Acord-cadru de prestări servicii de prelucrare, inventariere, selecționare, depozitare, digitizare și gestionare electronică a documentelor create de CURTEA DE CONTURI A ROMÂNIEI” Cod CPV: 79995100-6, s-a solicitat: - eliminarea din cadrul caietului de sarcini a cerințelor nelegale, abuzive și restrictive: - cerința privind dimensiunile minime ale cutiilor de arhivă, - cerința privind dotarea depozitului de arhivă cu instalații de stingere automată a incendiilor cu gaz inert, - cerința privind dovezile de instruire/specializare solicitate pentru arhivari, - cerința privind certificarea cunoștințelor și a dreptului de a utiliza echipamentele de distrugere, precum și cerința privind nivelul minim de securitate solicitat pentru utilajul de distrugere a documentelor, - în ceea ce privește factorii de evaluare: - modificarea algoritmului de calcul pentru factorul de evaluare „Sistemul informatic de management al documentelor de arhivă”, astfel încât acesta să poată departaja în mod real și obiectiv ofertele care includ un sistem informatic de management al unităților arhivistice ce îndeplinește cerințe suplimentare, Pagina 1 din 2

- modificarea nivelul minim menționat în cadrul punctajului pentru factorul de evaluare „Nr. de indecși/document”, pentru care ofertanții obțin 0 puncte, astfel încât acesta să reflecte nivelul minim impus prin caietul de sarcini. În luarea deciziei, CONSILIUL, legal investit, a avut în vedere următoarele: Pentru aceste motive în baza documentelor depuse de părți, CONSILIUL NAȚIONAL DE SOLUȚIONARE A CONTESTAȚIILOR DECIDE: Respinge ca nefondată contestația formulată de SC CERTSIGN SA în contradictoriu cu autoritatea contractantă CURTEA DE CONTURI A ROMÂNIEI. Obligatorie. Împotriva prezentei decizii se poate formula plângere, în termen de 10 zile de la comunicare. Complet de soluționare a contestațiilor în domeniul achizițiilor publice: Consilier de soluționare ............ PREȘEDINTE .............. Consilier de soluționare .................... Redactat practicaua deciziei Laura Constantinescu Redactată în 4 (patru) exemplare originale, conține 21 (douăzecișiuna) pagini Pagina 2 din 2

În conformitate cu prevederile art. 14 alin. (2) din Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, precum și pentru organizarea și funcționarea Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor, cu modificările și completările ulterioare, Consiliul adoptă următoarea: DECIZIE Nr. 1946/C1/2021 Data: 02.09.2021 Prin contestația nr. CS3199/06.08.2021, înregistrată la Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor sub nr. 41098/06.08.2021, formulată de SC ......... SA, înmatriculată la Registrul Comerțului cu nr. J40/484/2006, având cod unic de înregistrare ........., cu sediul în ............, reprezentată legal prin administrator, împotriva documentației de atribuire aferentă procedurii licitație deschisă organizată de către ........., în calitate de autoritate contractantă, cu sediul în strada ...................., în vederea încheierii unui acord cadru având ca obiect: „Acord-cadru de prestări servicii de prelucrare, inventariere, selecționare, depozitare, digitizare și gestionare electronică a documentelor create de ......... a României” Cod CPV: 79995100-6, s-a solicitat: - eliminarea din cadrul caietului de sarcini a cerințelor nelegale, abuzive și restrictive: - cerința privind dimensiunile minime ale cutiilor de arhivă, - cerința privind dotarea depozitului de arhivă cu instalații de stingere automată a incendiilor cu gaz inert, - cerința privind dovezile de instruire/specializare solicitate pentru arhivari, - cerința privind certificarea cunoștințelor și a dreptului de a utiliza echipamentele de distrugere, precum și cerința privind nivelul minim de securitate solicitat pentru utilajul de distrugere a documentelor, - în ceea ce privește factorii de evaluare: - modificarea algoritmului de calcul pentru factorul de evaluare „Sistemul informatic de management al documentelor de arhivă”, astfel încât acesta să poată departaja în mod real și obiectiv ofertele care includ un sistem informatic de management al unităților arhivistice ce îndeplinește cerințe suplimentare, - modificarea nivelul minim menționat în cadrul punctajului pentru factorul de evaluare „Nr. de indecși/document”, pentru care ofertanții Pagina 1 din 22

obțin 0 puncte, astfel încât acesta să reflecte nivelul minim impus prin caietul de sarcini. În luarea deciziei, CONSILIUL, legal investit, a avut în vedere următoarele: SC ......... SA critică documentația de atribuire aferentă procedurii „Acord-cadru de prestări servicii de prelucrare, inventariere, selecționare, depozitare, digitizare și gestionare electronică a documentelor create de .........”, organizată de ........., susținând că a identificat o serie de aspecte ce necesită adoptarea unor măsuri de remediere astfel încât să se poată asigura respectarea principiilor ce guvernează achizițiile publice pe tot parcursul derulării procedurii de atribuire: 1. Caietul de sarcini conține o serie de cerințe restrictive și disproporționate în raport cu obiectul achiziției, care duce la restrângerea în mod evident a concurentei: A. Cerința minimă din caietul de sarcini privind dimensiunile minime și capacitatea maximă impuse pentru cutiile de arhivă este nejustificată și are ca efect restrângerea concurentei: În Caietul de sarcini - cap. VI. Cerințe tehnice - subcap. Preluare și depozitare arhivă, se solicita: „4. Prestatorul are obligația asigurării cutiilor de arhivă. Cutiile vor fi fabricate din carton durabil, rezistent la șocuri, la praf și vor avea următoarele caracteristici: - carton CO III; - cutii cu autoformare; - mânere decupate pentru manipulare facilă; - capacitate de stocare max. 15 kg. - dimensiuni minime (lungime x lățime x înălțime): 38 x 32 x 26 cm”. Contestatorul susține că aceste dimensiuni impuse de autoritatea contractantă prin caietul de sarcini ca dimensiuni minime sunt nejustificat de mari atât din punct de vedere tehnic/practic (pe piață existând cutii de dimensiuni mai mici - spre exemplu, în format 33x30x24 cm - ce pot fi folosite pentru arhivarea și depozitarea dosarelor de acte de tipul celor care urmează a fi arhivate), cât și din punct de vedere al costurilor implicate (cutiile de dimensiuni mai mari având în mod evident un preț mai mare decât cele de format mai mic). Cutiile mai mari sunt mai greu de manipulat, iar dimensiunile documentelor ce fac obiectul depozitarii nu justifică dimensiunile minime impuse. Mai mult, nici limitarea capacitații de stocare per cutie la max. 15 kg, nu se justifică nici din punct de vedere logistic, nici economic, cerința permițând de fapt ofertanților să oferteze cutii mai puțin rezistente, de o calitate inferioară, care s-ar putea degrada, rupe și de asemenea vine în contradicție cu cerința privind dimensiunile mai mari decât cele uzuale. Pagina 2 din 22

Susține că având în vedere cantitatea de cutii care urmează a fi achiziționata în cadrul acordului cadru (minim 8.000 buc/maxim 10.000 buc.), este evident că permiterea ofertării și altor formate de cutii mai mici dar care răspund integral cerințelor tehnice și legale ale proiectului va conduce la creșterea eficientei economice a proiectului, cu respectarea astfel a prevederilor art. 2 alin. (1) din Legea nr. 98/2016. B. Cerința minimă din caietul de sarcini privind dotarea depozitului cu instalații de stingere automată a incendiilor cu gaz inert este nejustificată și restrânge în mod abuziv concurența. În conformitate cu caietul de sarcini - Cap. V cerințe tehnice - subcap. VI. 2. Preluare și depozitare arhivă - pct. 14: „Prestatorul trebuie să asigure condiții corespunzătoare de depozitare a documentelor, care să respecte condițiile impuse prin Normativul privind caracteristicile tehnico funcționale ale spatiilor și echipamentelor de depozitare și conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici și privați de arhivă, aprobat prin ordinul de zi al directorului general al Arhivelor Naționale nr. 235/05.07.1996”. Totodată, Cap. V cerințe tehnice prevede, la subcap. asigurarea spațiului de depozitare, faptul că spațiul de depozitare trebuie să aibă următoarele caracteristici minime obligatorii: „1. spațiul de depozitare a documentelor și gestionare trebuie să fie autorizat de către Arhivele Naționale pentru activitatea de păstrare și conservare a documentelor, precum și avizat de Inspectoratul pentru Situații de Urgentă; 2. în vederea demonstrării modului de îndeplinire a cerințelor, se va prezenta avizul/autorizația eliberată de Arhivele Naționale, precum și avizul/autorizația de securitate la incendiu eliberată de Inspectoratul pentru Situații de Urgență (elementele vor fi valabile la momentul depunerii ofertei)”. Contestatorul menționează că autoritatea contractantă solicită ofertanților să facă dovada că depozitul (spațiul de depozitare) deține toate avizele necesare în conformitate cu legislația națională în raport cu obiectul contractului. Susține că Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale - Secțiunea a-III-a Păstrarea documentelor la art. 12 alin. (4) și Normativul privind caracteristicile tehnico funcționale ale spatiilor și echipamentelor de depozitare și conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici și privați de arhivă, aprobat prin ordinul de zi al directorului general al Arhivelor Naționale nr. 235/05.07.1996, indicat de Autoritatea contractantă în caietul de sarcini și care reglementează condițiile de depozitare a documentelor, prevăd: „3.3.7. Depozitele de arhiva vor fi dotate cu instalații automate de stingere a incendiilor. Acestea pot fi cu gaze inerte sau spinklere cu apă”, precizează că autoritatea contractantă a înțeles să solicite, în cap. V cerințe tehnice - Elemente constructive și funcționale: „25. depozitul va fi prevăzut cu mijloace de alarmare și Pagina 3 din 22

semnalizare antiincendiu și cu instalații de stingere automată a incendiilor cu gaz inert”. Contestatorul precizează că această limitare privind dotarea depozitului doar cu sistem de stingere a incendiilor cu gaz inert nu are niciun fundament tehnic sau legal. Totodată, având în vedere cerința de la cap. VI. 2. Preluare și depozitare arhivă - Asigurarea spațiului de depozitare - Elemente constructive și funcționale: „4. pentru protecție antisolară, încăperea de depozitare trebuie să fie prevăzută cu cel puțin un rând de geamuri termo-absorbante, iar în interior trebuie să existe sisteme parasolare la toate ferestrele. Rafturile trebuie să fie orientate perpendicular fată de planul ferestrelor cu maximă însorire (est și sud)”, prin care se solicită ca depozitul să fie dotat cu ferestre, în contextul unui incendiu acestea din cauza căldurii s-ar sparge iar sistemul de stingere bazat pe gaz inert ar deveni complet ineficient. Considerând cele expuse anterior, în special prevederile legale care reglementează condițiile de depozitare a documentelor, cerința autorității contractante privind dotarea depozitului doar cu instalație de stingere automată a incendiilor cu gaz inert este în mod vădit restrictivă, abuzivă, ilegală și are ca unic efect limitarea concurenței. Precizează că prin introducerea acestei cerințe minime în cadrul caietului de sarcini, autoritatea contractantă încalcă prevederile art. 155 alin. (6) din Legea nr. 98/2016. C. Cerința minimă din caietul de sarcini privind dovezile de instruire/ specializare solicitate pentru arhivari este nejustificată și restrânge în mod abuziv concurența. Contestatorul indică faptul că în caietul de sarcini - cap. XIV. alte condiții solicitate - pct. B se solicită: „Ofertanții au obligația de a prezenta dovezi de instruire/specializare pentru personalul nominalizat în realizarea contractului. Acestea pot fi: - certificate de absolvire eliberate de Școala Națională de Perfecționare Arhivistică, - diplome de absolvire studii superioare cu licență în domeniile prevăzute în Standardul ocupațional de arhivist (limbă și literatură, limbi moderne aplicate, istorie, studii culturale), - atestate/certificate privind studierea și promovarea unor discipline de arhivistică. Menționăm faptul că se acceptă și existența în echipa prestatorului a unei persoane care a absolvit studii cu diplomă de licență în domeniul științelor umaniste (Drept/Administrație Publică) și care a urmat un curs de perfecționare la instituțiile acreditate înainte de apariția standardului ocupațional pentru ocupația «Arhivist», cod COR 262101, avizat de Autoritatea Națională pentru Calificări”. Totodată, în caietul de sarcini - cap. XIV.1. Resurse umane apare cerința: „De asemenea, operatorul economic trebuie să facă dovada Pagina 4 din 22

existenței în echipa sa și a minimum 2 arhiviști și 6 arhivari, pentru care va prezenta documente justificative, în conformitate cu cerințele de la cap. XIV, pct. B”. Din cele 2 cerințe coroborate rezultă în mod clar că cei 6 arhivari propuși de ofertanți trebuie să facă dovada că sunt în fapt arhiviști, cu toate că: - în conformitate cu COR 2021 - pentru ocupația de Arhivar Cod 441501 se solicita un nivel de studii medii: Nivelul de studii- 2: https://www.ecoduri.com/searchcod cor.php?judetmare=6/441501/ arhivar - calificarea de arhivar se poate obține în urma susținerii unui curs specializat de 180 de ore. Condițiile minime pe care un cursant trebuie să le îndeplinească sunt referitoare la: studiile medii confirmate cu diplomă de bacalaureat, existența unor atribuții specifice privind crearea și gestionarea fondului arhivistic al unității angajatoare: https://www.academiadepolitie.ro/facarh/snpa.html Prin urmare, susține că solicitarea de a prezenta pentru arhivari documente care să ateste calitatea de arhivist este în mod evident excesivă atât în raport cu nivelul de studii/pregătirea aferentă fiecărui tip de resursă, cât și în raport cu numărul experților de nivel arhivist necesari în raport cu obiectul contractului. Susține că prin introducerea acestei cerințe minime în cadrul caietului de sarcini, autoritatea contractantă încalcă prevederile art. 155 alin. (6) din Legea nr. 98/2016, precum și principiul proporționalității, stipulat la art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016. D. Cerințele minime din caietul de sarcini privind certificarea cunoștințelor și a dreptului de a utiliza echipamentele de distrugere, precum nivelul minim de securitate solicitat pentru utilajul de distrugere a documentelor, sunt nejustificate și restrâng în mod abuziv concurența: Contestatorul arată că în caietul de sarcini - cap. VI.4. Selecționare și distrugere documente - etape de parcurs pentru realizarea serviciului de selecționare a documentelor, se solicită ca: „4. Ofertanții vor face dovada pregătirii profesionale din punct de vedere tehnic, a personalului propriu implicat în procesul efectiv de distrugere, punând la dispoziția Beneficiarului certificate, atestate care să certifice cunoștințele și dreptul de a utiliza echipamentele respective. 5. Distrugerea securizată a documentelor se va realiza cu un utilaj special dedicat acestui scop care va respecta minimum nivelul de securitate DIN 66399 P-5”. Referitor la personalul implicat în procesul efectiv de distrugere, la fel ca și cel implicat în procesul de scanare a documentelor, pregătirea acestor persoane se face la locul de muncă și se realizează de către prestator în vederea utilizării echipamentelor pe care aceștia își desfășoară activitatea. Dreptul de utilizare a echipamentelor respective Pagina 5 din 22

este dat de angajator, prestatorul serviciilor și se acordă după finalizarea activităților de instruire/training la locul de munca. Totodată, având în vedere tipul și complexitatea activităților desfășurate (distrugere documente), un certificat/atestat nu aduce valoare adăugată ofertei, iar pentru calitatea serviciilor prestate angajatorul acestor persoane, prestatorul serviciilor este cel care răspunde și care garantează nivelul de calitate solicitat, mai ales că normele aplicabile în domeniul unor astfel de servicii nu impune pentru un astfel de personal calificări, diplome sau studii speciale. Considerând faptul că majoritatea prestatorilor de servicii de arhivare își pregătesc personalul la locul de muncă pentru lucrul cu echipamentele specifice acestor activități, solicitarea unui astfel de certificat/atestat poate doar să limiteze participarea operatorilor economici la aceasta procedura. Referitor la nivelul minim de securitate DIN 66399 P-5 solicitat pentru utilajul special dedicat distrugerii securizate a documentelor, având în vedere că respectarea strictă a dispozițiilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, precum și a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul și protecția informației cu caracter public sau privat este impusă atât de către autoritatea contractantă prin caietul de sarcini, cât și prin activitatea strict reglementată pe care potențialii contractanți o desfășoară, această cerință nu reprezintă în fapt o garanție a nivelului de confidențialitate asigurat de contractant pe parcursul prestării serviciilor de distrugere documente, ci doar o limitare a concurenței, eliminând operatorii economici care nu dețin echipament cu nivel de securitate DIN 66399 P-5. Orice prestator de astfel de servicii autorizat a fost verificat că în cadrul activităților desfășurate asigură nivelul de confidențialitate necesar. Contestatorul susține că prin introducerea acestei cerințe minime în cadrul caietului de sarcini, autoritatea contractantă încalcă prevederile art. 155 alin. (6) din Legea nr. 98/2016, precum și principiul proporționalității, stipulat la art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016. Prin urmare, consideră că prin introducerea în cadrul caietului de sarcini a cerințelor redate anterior, restrictive și disproporționate în raport cu obiectul achiziției, cu unic rol de a restrânge în mod evident concurența, autoritatea contractantă încalcă în mod flagrant prevederile legale în vigoare privind achizițiile publice, respectiv art. 155 alin. (6), art. 156 alin. (2) din Legea nr. 98/2016. Totodată, prin restrângerea artificială a concurenței, autoritatea contractantă încalcă și prevederile art. 49, art. 50 din Legea nr. 98/2016, principiile stipulate de art. (2) alin. (2) din Legea nr. 98/2016 și art. 1 alin. (2) din HG nr. 395/2016. Pagina 6 din 22

II. SC ......... SA aduce critici și factorilor de evaluare stabiliți pentru criteriul de atribuire ales „cel mai bun raport calitate-preț”, susținând că sunt formulați cu încălcarea prevederilor legale privind achizițiile publice a) Astfel, consideră că factorul de evaluare „Sistemul informatic de management al documentelor de arhivă”, nu are un algoritm de calcul prin care să se poată departaja în mod real și obiectiv ofertele care includ un sistem informatic de management al unităților arhivistice ce îndeplinește cerințe suplimentare. Precizează că atât în caietul de sarcini - Cap. XVIII. criteriul de atribuire, cât și în fișa de date a achiziției - cap. II.2.5 Criterii de atribuire, sunt prezentați factorii de evaluare, ponderea aferentă și algoritmul de calcul pentru fiecare în parte. În ceea ce privește factorul de evaluare sistemul informatic de management al unităților arhivistice, algoritmul de calcul este următorul: - Sistemul îndeplinește 1-10 cerințe - Calificativ Foarte bine - punctaj 20, - Sistemul îndeplinește 1-7 cerințe - Calificativ Bine - punctaj 10, - Sistemul îndeplinește 1-5 cerințe - Calificativ Satisfăcător - punctaj 5, iar cele 10 cerințe sunt: 1. Permite configurarea distinctă a mai multor fonduri arhivistice. 2. Pentru fiecare fond în parte se poate configura unul sau mai multe nomenclatoare și perioada de timp specifică. 3. Adăugarea unităților arhivistice în sistem, să fie restrictiv, conform indicativului din nomenclator. 4. Pentru fiecare unitate arhivistică în parte, se generează o etichetă autocolantă cu un cod unic de identificare. Aceasta va fi printată și asociată automat cu unitatea arhivistică și indicativul din nomenclator. 5. Este generat automat Inventarul arhivistic, conform anexei nr. 2 din Legea 16/1996, republicată. 6. Pentru fiecare categorie de documente din nomenclator se poate configura un model de opis cu tipuri de metadate specifice (minim 5 indecși/document). 7. Lista dosarelor va fi afișată folosind selectoare ce conțin metadatele specifice din nomenclator (direcție, serviciu, categorie de documente, an). 8. Permite filtrarea-căutarea, în toate tipurile de metadate din inventarul unității arhivistice și din opisele asociate. 9. Permite atașarea de documente digitale pdf, pdf Searchable la fiecare unitate arhivistică și/sau poziții din opisul unității arhivistice. 10. Sistemul filtrează datele după cuvinte cheie din conținutul documentelor digitale de tip pdf searchable. Contestatorul precizează că conform acestui algoritm de calcul, dacă o ofertă îndeplinește 10 cerințe și o alta îndeplinește doar 1 cerință, punctajul poate fi la amândouă de 20 puncte (calificativ Foarte bine). Totodată, o ofertă care îndeplinește 7 cerințe poate obține calificativul Bine (10 puncte) sau calificativul Foarte bine (20 puncte). Pagina 7 din 22

De asemenea, oferta care îndeplinește doar 1 cerință poate obține, în funcție de decizia arbitrară a autorității contractante, fie calificativ foarte bine - punctaj 20, fie Calificativ Bine - punctaj 10, fie Calificativ Satisfăcător - punctaj 5. Așadar, acest algoritm de calcul este complet arbitrar și subiectiv și poate conduce la punctarea suplimentară și/sau depunctarea abuzivă a ofertanților și la o departajare incorectă a acestora. Prin urmare, consideră că autoritatea contractantă a încălcat astfel prevederile art. 32 alin. (1) din HG nr. 395/2016. b) Referitor la factorul de evaluare „Nr. de indecși /document” nivelul minim menționat în cadrul punctajului pentru care ofertanții obțin 0 puncte este diferit de nivelul minim impus prin caietul de sarcini - cap. VII.2. Indexarea dosarelor. Astfel, în caietul de sarcini - cap. VII.2. Indexarea dosarelor se solicita: „Fiecare set de indecși trebuie să conțină minim 5 indecși (un index unic pentru corelare cu dosarul fizic și copia digitală a acestuia, serviciul, indicativul din nomenclator, anul, nr. dosar)”, iar în caietul de sarcini - Cap. XVIII. criteriul de atribuire și în fișa de date a achiziției, cap. II.2.5 criterii de atribuire, pentru factorul de evaluare nr. de indecși /document se precizează: „Numărul minim de indecși asociați la fiecare dosar și fișier: Direcție, Serviciu, Birou, Anul, Conținutul pe scurt al dosarului (opis), este de 5 indecși”. Doar indecșii serviciu și an sunt preluați în cadrul punctajului ca nivel minim, ceilalți 3 indecși minimi fiind diferiți în prezentarea factorului de evaluare față de cei precizați în cap. VII.2 Indexarea dosarelor din caietul de sarcini. Pe cale de consecință, consideră că autoritatea contractantă a încălcat instrucțiunea nr. 1/2017 din 4 ianuarie 2017 emisă în aplicarea prevederilor art. 179 lit. g) și art. 187 alin. (8) lit. a) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, respectiv a art. 192 lit. g) și a art. 209 alin. (8) din Legea nr. 99/2016 privind achizițiile sectoriale. Prin adresa nr. CS3256/11.08.2021, contestatorul depune recipisa de consemnare a cauțiunii nr. 207411669/1, tranzacția nr. 1114249156/ 1911064965 din data de 09.08.2021, emisă de Cec Bank Sucursala Victoria, în valoare de 80.276,00 consemnată pe seama și la dispoziția CNSC. Prin adresa nr. 28132/10.08.2021, înregistrată la Consiliu sub nr. 41726/10/08/2021, autoritatea contractantă transmite punctul de vedere cu privire la prezenta contestație prin care solicită respingerea acesteia ca netemeinică și nefondată. Autoritatea contractantă precizează că față de unele aspectele formulate în cadrul contestației a luat măsuri de remediere care au fost formulate și publicate în termenul legal, prevăzut de art. 9 alin. (1) din Legea nr. 101/2016, pentru următoarele cerințe tehnice minimale: - Cerința privind dimensiunile minime ale cutiilor de arhivă, Pagina 8 din 22

- Cerința privind dovezile de instruire/specializare solicitate pentru arhivari, - Cerința privind certificarea cunoștințelor și a dreptului de a utiliza echipamentele de distrugere, - Cerința privind nr. minim de indecși/document, - Referitor la factorii de evaluare, autoritatea contractantă a adoptat clarificarea algoritmului de calcul pentru factorul de evaluare „Sistemul informatic de management al documentelor de arhivă” pentru a reflecta cât mai clar modalitatea de departajare a ofertelor care includ un sistem informatic de management al unităților arhivistice ce îndeplinește cerințe suplimentare. Cât privește, restul criticilor formulate, autoritatea contractantă precizează următoarele: 1). Referitor la Cap. VI - cerințe tehnice, elemente constructive și funcționale: „25. Depozitul va fi prevăzut cu mijloace de alarmare și semnalizare antiincendiu și cu instalații de stingere automată a incendiilor cu gaz inert”, autoritatea contractantă precizează că menține cerința tehnică minimală, având în vedere că documentele ce fac obiectul procedurii de arhivare sunt documente cu o importanță deosebită rezultate din activitatea specifică a Curții de Conturi a României, respectiv acte de control și de audit public extern (documente ce pot face obiectul unor dosare penale), decizii ale instanțelor judecătorești, dosare de personal, acte contabile și financiare, documente pentru care legiuitorul a prevăzut în Legea nr. 16/1996, privind Arhivele Naționale, republicată, cu modificările și completările ulterioare, termene de păstrare ce depășesc o perioadă de 50 ani de la crearea lor. Precizează că în Reglementarea tehnică din 8 august 2013, „Normativ privind securitatea la incendiu a construcțiilor, partea a II-a - instalații de stingere”, indicativ PI 18/2-2013, emisă de Ministerul Dezvoltării Regionale și Administrației Publice, în Anexa nr. 19, Proprietățile substanței de stingere IG - 541, este prevăzut mecanismul stingerii incendiilor cu IG - 541 (produs de stingere - gaz inert), care este un gaz nepoluant, ecologic, nu atacă stratul de ozon și nu este toxic, având printre domeniile recomandate incinte cu valori precum arhive, depozite etc. Totodată, menționează că Normativul privind caracteristicile tehnico- funcționale ale spațiilor și echipamentelor de depozitare și conservare a arhivelor, aprobat prin Ordinul de zi al Directorului general al Arhivelor Naționale nr. 235 din 5 iulie 1996, nu prevede obligația că depozitele de arhivă să fie dotate cu instalații automate de stingere a incendiilor cu spinklere cu apă, ci oferă posibilitatea de a utiliza gaze inerte sau spinklere cu apă, fapt pentru care autoritatea contractantă a considerat adecvat necesităților sale tipul de instalație de stingere a incendiilor cu gaz inert, având în vedere caracterul special al documentelor supuse arhivării. Pagina 9 din 22

În concluzie, autoritatea contractantă consideră că utilizarea unor instalații automate de stingere a incendiilor cu spinklere cu apă ar prezenta un risc mai mare de deteriorare a documentelor prin acțiunea apei sau a reziduurilor chimice asupra acestora, degradându-le și distrugându-le iremediabil, neavând posibilitatea de a mai fi recuperate. Astfel, autoritatea contractantă s-ar vedea în situația de a încălca legislația privind păstrarea documentelor create. 2) Cu privire la Cap. VI.4. selecționare și distrugere documente Etape de parcurs pentru realizarea serviciului de selecționare a documentelor: „5. Distrugerea securizată a documentelor se va realiza cu un utilaj special dedicat acestui scop care va respecta minimum nivelul de securitate DIN 66399 P-5”, precizează că având în vedere importanța documentelor rezultate din activitatea specifică a Curții de Conturi a României ce fac obiectul procedurii de achiziție în cauză, respectiv acte de control și de audit public extern, decizii ale instanțelor judecătorești, dosare de personal, acte contabile și financiare, precum și faptul că nivelul de securitate DIN 66399 P-5 se referă la distrugerea de date de pe suport hârtie, în așa fel încât acestea să nu poată fi reproduse, autoritatea contractantă menține cerința tehnică minimală. Nivelul de securitate DIN 66399 P-5 impus face parte din clasa 2 de protecție (cerințe de protecție normale pentru date confidențiale personale, financiare și strategice), fiind un nivel de securitate mediu (nivel de securitate 5 din 7), fapt pentru care autoritatea contractantă consideră că cerința minimă nu este restrictivă și disproporționată în raport cu obiectul achiziției și cu documentele deținute de către beneficiar. Mai precizează că echipamentele care pot distruge documentele utilizând un nivel de securitate DIN 66399 P-5, se regăsesc în mod uzual pe piața de profil, ceea ce nu poate fi considerat că are ca efect introducerea unui obstacol nejustificat față de asigurarea unei concurențe efective între operatorii economici și nu conduce la limitarea acesteia. Așa cum se poate observa în caietul de sarcini, în Cap. scurtă descriere - cadrul general al sectorului în care autoritatea contractantă își desfășoară activitatea, ......... exercită funcția de control asupra modului de formare, administrare și întrebuințare a resurselor financiare ale statului și ale sectorului public, furnizând Parlamentului și, respectiv, autorităților publice deliberative ale unităților administrativ-teritoriale rapoarte privind utilizarea și administrarea acestora, în conformitate cu principiile legalității, regularității, economicității, eficienței și eficacității. Totodată precizează că specificațiile tehnice minimale au fost stabilite în raport cu natura conținutului documentelor ce fac obiectul procedurii de achiziție publică „servicii de prelucrare, inventariere, selecționare, depozitare, digitizare și gestionare electronică a documentelor create Pagina 10 din 22

de .........” și nu favorizează sau dezavantajează în mod nejustificat anumiți operatori economici. Documentația de atribuire a acordului-cadru având ca obiect „servicii de prelucrare, inventariere, selecționare, depozitare, digitizare și gestionare electronică a documentelor create de ......... a fost elaborată cu respectarea întocmai a prevederilor art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016. Prin urmare, invocând prevederile art. 50 alin. (2) din Legea nr. 98/2016, autoritatea contractantă a formulat cerințele tehnice minimale din caietul de sarcini luând în considerare specificul activității instituției și caracterul documentelor pentru care se solicită achiziția serviciilor în cauză. Prin adresa nr. CS3268/11.08.2021, înregistrată la Consiliu sub nr. 42064/12.08.2021, contestatorul depune concluzii scrise ca urmare a punctului de vedere al autorității contractante. Contestatorul precizează că motivele pentru care a înțeles să depună contestație în loc sa formuleze întrebări de clarificare cu privire la aspectele sesizate ca fiind abuzive, restrictive și ilegale, sunt pe de o parte faptul că acestea nu necesitau clarificări sau informații suplimentare, ci remedieri și, pe de altă parte, faptul că răspunsul autorității contractante ar fi fost adus la cunoștința sa și a tuturor operatorilor economici interesați mult după termenul indicat de lege pentru formularea unei contestații împotriva documentației de atribuire. În cazul în care autoritatea contractantă și-ar fi menținut cerințele abuzive prin răspunsul de clarificări, contestația formulată la acel moment ar fi fost tardivă, iar aceste cerințe ar fi rămas nemodificate. Contestatorul precizează că renunță la capetele de cerere remediate de autoritatea contractantă dar susține în continuare că cerința privind dotarea depozitului de arhivă cu instalații de stingere automată a incendiilor cu gaz inert și cerința privind nivelul minim de securitate solicitat pentru utilajul de distrugere a documentelor, îngrădesc în mod nejustificat din punct de vedere tehnic și abuziv din punct de vedere legal, concurența. Referitor la cerința privind dotarea depozitului de arhivă cu instalații de stingere automată a incendiilor cu gaz inert, precizează că afirmația: „Autoritatea contractantă menține cerința tehnică minimală, având în vedere că documentele ce fac obiectul procedurii de arhivare sunt documente cu o importantă deosebită rezultate din activitatea specifică a Curții de Conturi a României (...)”, nu poate justifica în niciun fel tipul de sistem de stingere incendiu impus prin caietul de sarcini pentru depozitul de arhivă. Contestatorul susține că acestor documente le sunt aplicabile prevederile Secțiunea a III-a Păstrarea documentelor din Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale, inclusiv prevederile art. 12 alin. (4), Pagina 11 din 22

fără a fi impusă utilizarea unui anumit tip de instalație de stingere a incendiilor. Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale care reglementează condițiile de depozitare a documentelor de arhivă nu impune utilizarea unui anumit tip de instalație de stingere a incendiilor pentru tipul de documente ce urmează a fi depozitat în cadrul acordului- cadru ce face obiectul procedurii de atribuire. Reiterează că Normativul privind caracteristicile tehnico funcționale ale spațiilor și echipamentelor de depozitare și conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici și privați de arhivă, aprobat prin ordinul de zi al directorului general al Arhivelor Naționale nr. 235/05.07.1996, indicat de autoritatea contractanta în caietul de sarcini și care reglementează condițiile de depozitare a documentelor, prevede: „3.3.7. Depozitele de arhiva vor fi dotate cu instalații automate de stingere a incendiilor. Acestea pot fi cu gaze inerte sau spinklere cu apă”. Acest fapt este confirmat, chiar de însăși autoritatea contractantă în cadrul Punctului de vedere: „Autoritatea contractantă precizează că Normativul privind caracteristicile tehnicofuncționale ale spatiilor și echipamentelor de depozitare și conservare a arhivelor, aprobat prin Ordinul de zi al Directorului general al Arhivelor Naționale nr. 235 din 5 iulie 1996, nu prevede obligația că depozitele de arhivă să fie dotate cu instalații automate de stingere a incendiilor cu spinklere cu apă, ci oferă posibilitatea de a utiliza gaze inerte sau spinklere cu apă”, distorsionând însă ulterior sensul acestei prevederi considerând „adecvat necesităților sale tipul de instalație de stingere a incendiilor cu gaz inert, având în vedere caracterul special al documentelor supuse arhivării”. Contestatorul precizează că alegerea tipului de instalație de stingere a incendiilor - cu gaz inert sau cu spinklere cu apă, stă la latitudinea prestatorului de servicii arhivistice, depozitul pe care acesta îl deține fiind autorizat de către Arhivele Naționale și de către Inspectoratul General pentru Situații de Urgență, în raport de anumite normative, indiferent ce tip de instalație de stingere a incendiilor din cele două permise de lege, este instalat în respectivul depozit. Reiterează faptul că în conformitate cu prevederile legale în vigoare, tipul de documente deținut de ......... se încadrează în definiția data de art. 1 și art. 2 din Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale, și prin urmare depozitarea acestor documente se poate realiza în depozitele deținute de oricare dintre prestatorii de servicii arhivistice autorizați de către Arhivele Naționale și de către IGSU, autorizațiile deținute de acești prestatori reprezentând garanția respectării tuturor normelor de securitate și siguranță necesare pentru depozitarea acestor documente. În ceea ce privește afirmația Autorității contractante „În Reglementarea tehnică din 8 august 2013, Normativ privind securitatea la incendiu a construcțiilor, partea a II-a - instalații de stingere, indicativ PI 18/2-2013, emisă de Ministerul Dezvoltării Regionale și Administrației Pagina 12 din 22

Publice, în Anexa nr. 19, Proprietățile substanței de stingere IG - 541, este prevăzut mecanismul stingerii incendiilor cu IG — 541 (produs de stingere - gaz inert), care este un gaz nepoluant, ecologic, nu atacă stratul de ozon și nu este toxic, având printre domeniile recomandate incinte cu valori precum arhive, depozite etc.”, precizează că instalațiile de stingere a incendiilor cu gaz inert sau cu spinklere cu apă sunt singurele acceptate pentru depozitele de arhivă, iar nivelul de securitate și siguranță este garantat în ambele cazuri, legiuitorul nefăcând distincție între cele două. În ceea ce privește nivelul de poluare, gazul inert este într-adevăr un gaz nepoluant, ecologic, nu atacă stratul de ozon și nu este toxic, însă apa de asemenea este nepoluantă, și prin urmare nici sub acest aspect susținerile autorității contractante nu se justifică. Susține că în practică s-a demonstrat faptul că sistemul de stingere automată a incendiilor cu gaz inert pentru depozite de arhivă de dimensiuni mari nu este eficient, datorită faptului că nu se poate interveni în încăperea afectată, orice sursă suplimentară de oxigen înteținând focul. Mai mult, încăperile dotate cu sistem de stingere cu gaz inert nu trebuie aibă geamuri, acestea fiind expuse riscului de se sparge la o temperatură ridicată, context în care aportul de oxigen din exterior ar anihila efectul gazului. Având în vedere cerința de la cap. VI. 2. Preluare și depozitare arhivă - Asigurarea spațiului de depozitare - Elemente constructive și funcționale din Caietul de sarcini: „4. pentru protecție antisolară, încăperea de depozitare trebuie să fie prevăzută cu cel puțin un rând de geamuri termo-absorbante, iar în interior trebuie să existe sisteme parasolare la toate ferestrele. Rafturile trebuie să fie orientate perpendicular față de planul ferestrelor cu maximă însorire (est și sud)”, prin care se solicită ca depozitul să fie dotat cu ferestre, în contextul unui incendiu acestea din cauza căldurii s-ar sparge iar sistemul de stingere bazat pe gaz inert ar deveni complet ineficient. Acțiunea gazului inert nu permite intervenția umană în locație din cauza riscului de asfixiere din lipsa de oxigen generată de combinația de gaze inerte. Astfel dacă gazul nu are capacitatea de a stinge incendiul izbucnit, accesul persoanelor în locație pentru intervenție este interzisă până la dispersarea gazului, pentru că persoana să nu fie asfixiată de gazele inerte. Acest lucru poate duce la întârzierea intervenției ce ar putea salva materialul arhivat în locație. Cu privire la cerința privind nivelul minim de securitate solicitat pentru utilajul de distrugere a documentelor, precizează că este neîntemeiată din punct de vedere tehnic și legal. În ceea ce privește impunerea nivelului minim de securitate DIN 66399 P-5 pentru utilajul special dedicat distrugerii securizate a documentelor, precizează că autoritatea contractantă face abstracție de Pagina 13 din 22

faptul că serviciile ce fac obiectul acordului-cadru, inclusiv serviciile de distrugere a documentelor, sunt realizate de către prestatori de servicii de arhivare autorizați de Arhivele Naționale, astfel că aceste servicii se prestează cu respectarea strictă a dispozițiilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Orice prestator de servicii de arhivare autorizat a fost verificat privitor asigurarea nivelului de confidențialitate necesar în cadrul activităților specifice desfășurate. Totodată, precizează că prevederile caietului de sarcini impun respectarea reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul și protecția informației cu caracter public sau privat. Pe cale de consecință, consideră că această cerință nu reprezintă o garanție a nivelului de confidențialitate asigurat de contractant pe parcursul prestării serviciilor de distrugere documente, ci reprezintă doar o limitare a concurenței, prin eliminarea de la această procedură a prestatorilor care nu dețin echipament cu nivel de securitate DIN 66399 P-5. Prin corespondența înregistrată la CNSC sub nr. 44856/26.08.2021, autoritatea contractantă completează dosarul achiziției cu informații privind standardul de protecție DIN 66399. Prin adresa nr. CS3454/26.08.2021 înregistrată la CNSC sub nr. 44992/27.08.2021, contestatorul transmite la dosarul cauzei prezentări ale nivelurilor de securitate aferente distrugerii standardizate a datelor conform standardului DIN 66399 (ISO/IEC 21964). Analizând susținerile și documentele depuse la dosarul cauzei, CONSILIUL constată următoarele: ........., în calitate de autoritate contractantă, a organizat procedura licitație deschisă, în vederea încheierii unui acord-cadru având ca obiect: Acord-cadru de prestări servicii de prelucrare, inventariere, selecționare, depozitare, digitizare și gestionare electronică a documentelor create de ......... a României” Cod CPV: 79995100-6, prin publicarea în SEAP, a anunțului de participare nr. CN1033304/27.07.2021, conform căruia valoarea estimată a procedurii este 8.027.660,00 lei fără TVA. Conform cap. II.2.5) din anunț, criteriul de atribuire al contractului este „Cel mai bun raport calitate – preț”. Prin contestația care face obiectul prezentei, SC ......... SA este nemulțumit de prevederile documentației de atribuire, despre care susține că ar fi de natură să restrângă accesul operatorilor economici la procedura de atribuire. Cu privire la criticile privind dimensiunile minime ale cutiilor de arhivă, dovezile de instruire/specializare solicitate pentru arhivari, certificarea cunoștințelor și a dreptului de a utiliza echipamentele de distrugere și cu privire la factorii de evaluare, Consiliul reține că urmare a remedierilor adoptate de către autoritatea contractantă, SC ......... SA a formulat concluziile scrise nr. CS3268/11.08.2021, prin care a renunțat la aceste capete de cerere. Pagina 14 din 22

Având în vedere prevederile art. 9 alin. (3) din Legea nr. 98/2016 potrivit cărora „În situația în care contestatorul consideră că măsurile adoptate sunt suficiente pentru remedierea actelor invocate ca fiind nelegale, acesta trimite Consiliului și autorității contractante o cerere de renunțare la contestație (...)” coroborat cu art. 26 alin. (8) din Legea nr. 101/2016, potrivit căruia „Consiliul poate lua act, oricând în cursul soluționării contestației, de renunțarea la aceasta de către contestator”, Consiliul va lua act de renunțarea contestatorului la capetele de cerere cu privire la dimensiunile minime ale cutiilor de arhivă, dovezile de instruire/specializare solicitate pentru arhivari, certificarea cunoștințelor și a dreptului de a utiliza echipamentele de distrugere și factorii de evaluare. Referitor la critica contestatorului cu privire la sistemul de stingere a incendiilor, Consiliul reține că în cuprinsul caietului de sarcini, la capitolul VI. Cerințe tehnice, subcapitolul VI.2 Preluare și arhivă, paragraful „Elemente constructive și funcționale” punctul 25, autoritatea contractantă a formulat următoarea specificație tehnică: „25. depozitul va fi prevăzut cu mijloace de alarmare și semnalizare antiincendiu și cu instalații de stingere automată a incendiilor cu gaz inert”. Prin contestația formulată, SC ......... SA este nemulțumit de faptul că autoritatea contractantă a impus prin caietul de sarcini obligativitatea dotării depozitului cu instalații de stingere a incendiilor cu gaze inerte spre deosebire de Normativul privind caracteristicile tehnico funcționale ale spațiilor și echipamentelor de depozitare și conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici și privați de arhivă, aprobat prin ordinul de zi al directorului general al Arhivelor Naționale nr. 235/05.07.1996 (act normativ indicat prin caietul de sarcini) care, în opinia contestatorului, ar permite dotarea cu instalații de stingere cu gaze inerte sau spinklere cu apă. Având în vedere obiectul că obiectul prezentei proceduri de atribuire include servicii de depozitare a documentelor create de autoritatea contractantă, Consiliul reține incidența prevederilor art. 12 alin. (1) din Legea nr. 16/1996 potrivit cărora „creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să păstreze documentele create sau deținute în condiții corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte condiții decât cele prevăzute de lege”. Totodată, Consiliul reține că potrivit art. 12 alin. (4) din legea anterior menționată „Depozitele de arhivă vor fi dotate, în funcție de formatul și de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare și de protejare a acestora, precum și cu mijloace, instalații și sisteme de prevenire și stingere a incendiilor”. Referitor la reglementările/normativele specifice cu privire la protejarea fondului arhivistic, Consiliul reține prevederile art. 3 alin. (1) Pagina 15 din 22

din Legea nr. 16/1996 potrivit cărora „Administrarea, supravegherea și protecția specială a Fondului Arhivistic Național al României se realizează de către Arhivele Naționale (...)” coroborat cu art. 5 lit. (a) din același act normativ care stabilește, printre altele, că Arhivele Naționale au ca atribuție elaborarea de norme și metodologii de lucru pentru organizarea și desfășurarea întregii activități arhivistice. Modalitatea concretă în care sunt aplicate prevederile art. 12 alin. (4) din Legea nr. 16/1996 în vederea adaptării mijloacelor de stingere a incendiilor la formatul și suportul documentelor depozitate a fost stabilită de către Arhivele Naționale la art. 3.3.7 din Normativul privind caracteristicile tehnico-funcționale ale spațiilor și echipamentelor de depozitare și conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici și privați de arhivă aprobat prin Ordinul de Zi pe Unitate al Directorului Arhivelor Naționale nr. 235/05.07.1996 modificat și completat cu Dispozițiile Zilnice ale Directorului Arhivelor Naționale nr. 39 din 26.02.2015 și nr. 131/14.07.2020, potrivit căruia „3.3.7. Depozitele de arhivă vor fi dotate cu instalații automate de stingere a incendiilor care nu afectează materialul arhivistic și sunt dimensionate corespunzător. Sunt obligatorii instalațiile de stingere automată a incendiilor cu gaze inerte în camerele tezaur”. Potrivit prevederilor art. 20 alin. (10) din HG nr. 395/2016 coroborat cu art. 155 din Legea nr. 98/2016, forma în vigoare la momentul inițierii procedurii de atribuire, caietul de sarcini trebuie să conțină în mod obligatoriu cerințele, prescripțiile, specificațiile tehnice care să permită serviciilor ce fac obiectul contractului să fie descrise în mod obiectiv, în așa manieră încât să corespundă necesităților autorității contractante și să permită oricărui ofertant accesul egal la procedura de atribuire și nu trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natură să restrângă concurența între operatorii economici. Necesitatea sau oportunitatea achiziționării serviciilor de arhivare/ depozitare care fac obiectul prezentei proceduri de atribuire au fost stabilite de autoritatea contractantă, în funcție de necesitățile obiective și prioritățile comunicate de compartimentele din cadrul autorității contractante, relevante în acest caz fiind dispozițiile art. 2 alin. (5) din HG nr. 395/2016. Având în vedere prevederile legale anterior menționate, Consiliul reține că alegerea sistemului de stingere a incendiilor trebuie să respecte regulile impuse prin Legea nr. 16/1996 respectiv să fie dotate cu „(...) mijloace adecvate de (...) protejare a acestora, precum și cu mijloace, instalații și sisteme de prevenire și stingere a incendiilor” astfel cum au fost acestea detaliate la art. 3.3.7 din Normativul privind caracteristicile tehnico-funcționale ale spațiilor și echipamentelor de depozitare și conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici și privați de arhivă aprobat prin Ordinul de Zi pe Unitate al Pagina 16 din 22

Directorului Arhivelor Naționale nr. 235/05.07.1996 cu modificările și completările ulterioare, potrivit căruia „3.3.7. Depozitele de arhivă vor fi dotate cu instalații automate de stingere a incendiilor care nu afectează materialul arhivistic (...)”. În ceea ce privește susținerea autorității contractante potrivit căreia instalațiile de stingere cu gaze inerte nu ar afecta materialul arhivistic, Consiliul va reține drept relevante prevederile Anexei nr. 19 la Reglementarea tehnică „Normativ privind securitatea la incendiu a construcțiilor, Partea a II-a - Instalații de stingere”, indicativ P118/2- 2013, aprobată prin Ordinul MDRAP nr. 2463/2013 cu modificările și completările ulterioare, potrivit căreia „Se recomandă utilizarea substanței IG - 541 pentru stingerea incendiilor la (...) incinte cu valori: (tezaure, muzee, biblioteci, galerii de artă, colecții, arhive, depozite etc.)”. Față de cele de mai sus, Consiliul reține că cerința din caietul de sarcini privind dotarea depozitului cu sistem de stingere a incendiilor cu gaz inert nu este de natură să restrângă în mod artificial concurența în cadrul prezentei proceduri de atribuire astfel cum susține contestatorul ci este expresia necesității obiective a autorității contractante de a asigura protejarea materialului arhivistic în caz de incendiu, raportat la natura documentelor care urmează a fi depozitate (preponderent hârtie conform descrierii din caietul de sarcini). Consiliul nu va putea reține susținerile contestatorului potrivit cărora art. 3.3.7 din Normativul aprobat prin Ordinul nr. 235/05.07.1996 ar permite echiparea alternativă cu instalații de stingere a incendiilor cu gaze inerte sau spinklere cu apă deoarece prevederile art. 3.3.7 din varianta inițială a respectivului normativ respectiv „3.3.7 Depozitele de arhiva vor fi dotate cu instalatii automate de stingere a incendiilor. Acestea pot fi cu gaze inerte sau spinklere cu apa (...)” au fost înlocuite prin Dispozițiile Zilnice ale Directorului Arhivelor Naționale nr. 39 din 26.02.2015 și nr. 131/14.07.2020 în sensul „Depozitele de arhivă vor fi dotate cu instalații automate de stingere a incendiilor care nu afectează materialul arhivistic și sunt dimensionate corespunzător”. Cu privire la acest aspect, din verificarea informațiilor disponibile online spre consultare publică pe pagina web oficială a instituției publice Arhivele Naționale ale României, publicate de către aceasta la adresa internet http://arhivelenationale.ro/secțiunea „legislație”, în calitatea sa de autoritare de reglementare în domeniu potrivit art. 5 lit. a) din Legea nr. 16/1996, Consiliul reține că Normativul aprobat inițial prin Ordinul nr. 235/05.07.1996 a fost modificat și completat ulterior prin Dispozițiile Zilnice ale Directorului Arhivelor Naționale nr. 39 din 26.02.2015 și nr. 131/14.07.2020 și se regăsește în varianta actualizată la adresa internet http://arhivelenationale.ro/site/download/acte_normative/Normativ- privind- depozitele-de-arhiva.pdf. Pagina 17 din 22

Consiliul reține că, spre deosebire de stingerea incendiilor cu apă care în mod evident afectează materialul arhivistic stocat pe hârtie, sistemele de stingere a incendiilor cu gaz inert cum este cel exemplificat în anexa 19 la Normativul privind securitatea la incendiu a construcțiilor aprobat prin Ordinul MDRAP nr. 2463/2013 cu modificările și completările ulterioare sunt recomandate în cazul incintelor cu valori cum ar fi tezaure, muzee, biblioteci, galerii de artă, colecții, arhive, depozite etc. Mai mult, aplicabilitatea sistemelor de stingere a incendiilor în cazul depozitelor de material arhivistic sensibil rezultă și din prevederile tezei finale a art. 3.3.7 din Normativul aprobat prin Ordinul nr. 235/05.07.1996 care prevede atât în varianta inițială cât și în cea actualizată la zi disponibilă spre consultare publică pe site-ul emitentului faptul că „Sunt obligatorii instalațiile de stingere automata a incendiilor cu gaze inerte in camerele tezaur”. Consiliul nu va putea reține nici criticile contestatorului privind aparenta contradicție/discrepanță între cerința privind sistemul de stingere a incendiilor cu gaze inerte și cerința 4 privind geamurile termo- absorbante deoarece textul cerinței 4 este o simplă preluare a prevederilor art. 3.3.3 din Normativul privind caracteristicile tehnico- funcționale ale spațiilor și echipamentelor de depozitare și conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici și privați de arhivă aprobat prin Ordinul de Zi pe Unitate al Directorului Arhivelor Naționale nr. 235/05.07.1996 cu modificările și completările ulterioare care prevede faptul că „se vor prevede ca elemente givrate (în zona depozitelor) să fie prevăzute cu cel puțin un rând de geamuri termoabsorbante, în interior se vor prevedea draperii de doc la toate ferestrele. Rafturile vor fi orientate, de regulă, perpendicular față de planul ferestrelor cu maximă însorire (est și sud)”. Ori, câtă vreme normativul invocat la unison de contestator și autoritatea contractantă impune atât echiparea cu instalații automate de stingere a incendiilor care nu afectează materialul arhivistic cât și geamuri termoabsorbante, nu se poate reține nicio culpă în sarcina autorității contractante cu privire la stabilirea sistemului de stingere a incendiilor cu gaze inerte. Raportat la prevederile normative anterior menționate, Consiliul apreciază susținerile contestatorului cu privire la eventuala spargere a geamurilor în cazul de incendiu doar simple speculații, societatea contestatoare limitându-se la simple susțineri de forma „în contextul unui incendiu acestea din cauza căldurii s-ar sparge iar sistemul de stingere bazat pe gaz inert ar deveni complet ineficient” fără a depune vreo probă în sprijinul susținerilor sale contrar principiului de drept conform căruia „actori incumbit probatio” – „sarcina probei incumbă, în mod exclusiv, reclamantului”, principiu transpus în dreptul autohton în cadrul dispozițiilor art. 249 cpc, potrivit cărora, referitor la sarcina Pagina 18 din 22

probei, „cel care face o susținere în cursul procesului trebuie să o dovedească, în afară de cazurile anume prevăzute de lege”. Cu titlul de exemplu, Consiliul reține că potrivit anexei 19 la Normativul privind securitatea la incendiu a construcțiilor aprobat prin Ordinul MDRAP nr. 2463/2013 cu modificările și completările ulterioare, mecanismul stingerii incendiilor cu IG – 541 este prin reducerea concentrației de oxigen, din atmosfera spațiului închis, până la valoarea limită la care arderea (combustia) încetează; efectul de stingere a incendiului în spațiul protejat are loc prin reducerea conținutului de oxigen la aproximativ 12,5%, în timp ce conținutul de dioxid de carbon crește la circa 4% iar timpul de stingere a incendiului cu gaz IG - 541 trebuie să fie de maximum 22 de secunde pentru incendiu de clasa A și 17 secunde pentru incendiu de clasa B. Prin urmare, dimensionarea, amenajarea și echiparea depozitelor trebuie să țină cont de cerințe complexe care sunt prevăzute în normativele aplicabile anterior menționate, neputând fi primite susțineri generice de forma celor din contestație respectiv „din cauza căldurii (n.n. geamurile) s-ar sparge iar sistemul de stingere bazat pe gaz inert ar deveni complet ineficient”. Față de cele de mai sus, Consiliul urmează să respingă ca nefondate criticile contestatorului privind sistemul de stingere a incendiilor cu gaz inert. Referitor la criticile contestatorului privind caracteristicile utilajului de distrugere a documentelor, Consiliul reține că la punctul 5 de la subcapitolul VI.4. „Selecționare și distrugere documente” paragraful „Etape de parcurs pentru realizarea serviciului de selecționare a documentelor” din caietul de sarcini, autoritatea contractantă a formulat următoarea specificație tehnică: „5. Distrugerea securizată a documentelor se va realiza cu un utilaj special dedicat acestui scop care va respecta minimum nivelul de securitate DIN 66399 P-5”. În opinia contestatorului, autoritatea contractantă ar fi restricționat în mod nejustificat prin cerința anterior menționată accesul la procedura de atribuire prin eliminarea prestatorilor care nu dețin echipament cu nivel de securitate DIN 66399 P-5. Cu privire la semnificația sintagmei „DIN 66399 P-5”, Consiliul reține că atât autoritatea contractantă prin corespondența e-mail înregistrată la CNSC sub nr. 44856/26.08.2021 cât și societatea contestatoare prin corespondența înregistrată la CNSC sub nr. 44992/27.08.2021 au transmis la dosarul cauzei extrase din pliante, publicații și prezentări/site-uri online din care rezultă că DIN 66399 este un standard care reglementează nivelul de mărunțire al diverselor medii de stocare a datelor cum ar fi hârtia, filmul de radiografie sau formularele tipărite (simbolizată cu litera „P”), film/peliculă foto (litera „F”), medii de stocare optică DVD/CD (litera „O”), medii de stocare Pagina 19 din 22

magnetică floppy disk, card magnetic, casete cu bandă magnetică (litera „T”), hard-disk-uri (litera „H”), sau memory stick (litera „E”). Separat de această clasificare, standardul DIN 66399 reglementează 3 clase de protecție respectiv clasa 1 (protecție normală pentru date interne), clasa 2 (protecție normală pentru date confidențiale) și clasa 3 (cerințe foarte ridicate pentru informații speciale, confidențiale și secrete) și 7 niveluri de securitate de la nivelul de securitate 1 aferent documentelor generale cu ar fi materiale vechi de publicitate, cataloage, broșuri până la nivelul de securitate 7 aferent informațiilor strict confidențiale cu cele mai mari precauții de securitate cum ar fi serviciile secrete sau militare. Pentru fiecare dintre cele 7 niveluri de securitate este stabilită dimensiunea maximă admisibilă a fâșiilor sau particulelor rezultate din operația de mărunțire respectiv nivelul 1 caracterizat pentru hârtie prin sintagma „P1” și lățimea fâșiei rezultate de 12 mm, nivelul 2 („P2” pentru hârtie) care semnifică tocarea hârtiei sub formă de fâșie cu lățimea de max 6 mm, nivelul 3 („P3” pentru hârtie) respectiv tocarea hârtie în particule cu dimensiunea de max 320 mm2, nivelul 4 („P4” pentru hârtie) – particule cu dimensiunea de max. 160 mm2, nivelul 5 („P5” pentru hârtie) care semnifică mărunțirea sub formă de particule cu dimensiunea de maxim 30 mm2 etc. Potrivit graficului de corespondență transmis la dosarul cauzei atât de contestator cât și de autoritatea contractantă (pag. 48 și pag. 38 din dosarul cauzei), nivelul de protecție 5 solicitat de autoritatea contractantă în cadrul prezentei proceduri de atribuire reprezintă „cerință de protecție normală pentru date confidențiale” (clasa de protecție 2), nivel de securitate 5 destinat „informațiilor confidențiale de o importanță fundamentală pentru o persoană, companie sau instituție de exemplu brevete, planuri de construcții, documente cu strategii, analize competitive, documente procese” și este caracterizat de mărunțirea în particule cu dimensiunea de maxim 30 mm2. Consiliul reține că domeniul de activitate al autorității contractante este descris la art. 140 alin. (1) din Constituția României potrivit căruia „......... exercită controlul asupra modului de formare, de administrare și de întrebuințare a resurselor financiare ale statului și ale sectorului public”. În vederea exercitării atribuțiilor sale anterior menționate, sunt aplicabile prevederile art. 5 din Legea nr. 94/1992 privind organizarea și funcționarea Curții de Conturi a României care prevede, printre altele la alin. (1) faptul că aceasta „(...) are acces neîngrădit la acte, documente, informații, necesare exercitării atribuțiilor sale” iar la alin. (7) „Dacă, în exercitarea funcțiilor sale, ......... ia cunoștință de informații care constituie secrete de stat, de serviciu, comerciale sau individuale, aceasta este obligată să respecte caracterul acestora și să le facă cunoscute numai autorităților îndreptățite”. Pagina 20 din 22

Având în vedere aspectele anterior menționate, Consiliul reține că natura activității și a documentelor la care are acces autoritatea contractantă se încadrează în descrierea nivelului de protecție 5 din standardul anterior menționat, acestea putând include informații confidențiale de o importanță fundamentală pentru o persoană, companie sau instituție. Totodată, Consiliul apreciază drept pertinente susținerile autorității contractante potrivit cărora nivelul de protecție ales este unul mediul (5 din maximum 7) iar nivelul de protecție imediat inferior respectiv nivelul 4 nu este destinat informațiilor de natura celor prevăzute la art. 5 alin. (7) din Legea nr. 94/1992. Consiliul nu va putea reține susținerile contestatorului privind pretinsul caracter specific al aparatelor de mărunțire/distrugere necesare nivelului de securitate P5 deoarece societatea contestatoare s-a limitat și în această privință la formularea de simple susțineri generice fără a depune la dosarul cauzei vreo probă din care să rezulte imposibilitatea dispunerii de un astfel de echipament. Față de cele de mai sus, Consiliul reține că cerința „5.Distrugerea securizată a documentelor se va realiza cu un utilaj special dedicat acestui scop care va respecta minimum nivelul de securitate DIN 66399 P-5” descrie necesitatea autorității contractante fără a introduce obstacole nejustificate de natură să restrângă concurența între operatorii economici. Având în vedere considerentele de fapt și de drept mai sus reiterate, în temeiul art. 26 alin. (6) din Legea nr. 101/2016 cu modificările și completările ulterioare, Consiliul urmează să respingă ca nefondată contestația formulată de SC ......... SA în contradictoriu cu autoritatea contractantă .......... Pentru aceste motive în baza documentelor depuse de părți, CONSILIUL NAȚIONAL DE SOLUȚIONARE A CONTESTAȚIILOR DECIDE: Respinge ca nefondată contestația formulată de SC ......... SA în contradictoriu cu autoritatea contractantă .......... Obligatorie. Împotriva prezentei decizii se poate formula plângere, în termen de 10 zile de la comunicare. Pagina 21 din 22

Complet de soluționare a contestațiilor în domeniul achizițiilor publice: Consilier de soluționare ............. PREȘEDINTE ............. Consilier de soluționare ................... Redactat practicaua deciziei ........................ Redactată în 4 (patru) exemplare originale, conține 21 (douăzecișiuna) pagini Pagina 22 din 22