Decizie CNSC 521/2016

CONSILIUL NAŢIONAL DE SOLUŢIONARE A CONTESTAŢIILOR C. N. S. C. Str. Stavropoleos nr. 6, sector 3, Bucureşti, România, CIF 20329980, CP 030084 Tel. +4 021 3104641 Fax. +4 021 3104642 / +4 021 8900745 www.cnsc.ro În conformitate cu prevederile art. 266 alin. (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobată prin Legea nr. 337/2006, cu modificările şi completările ulterioare, Consiliul adoptă următoarea DECIZIE Nr. 521 / C9 / 631 Data: 04.04.2016 Prin contestaţia înregistrată la Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor sub nr. 9053/30.03.2016, formulată de SC STONE CONSTRUCT SRL, cu sediul în Medgidia, str. Constantin Golea nr. 15, judeţul Constanţa, având CUI RO14356327, privind procedura de licitaţie deschisă, organizată de COMPANIA NAŢIONALĂ DE CĂI FERATE „CFR” – SA – SUCURSALA REGIONALĂ CF BUCUREŞTI, cu sediul în Bucureşti, str. Piaţa Gării de Nord nr. 1-3, sector 1, în calitate de autoritate contractantă, în vederea atribuirii contractului de lucrări având ca obiect Reparaţii curente la instalaţiile SCB de pe raza secţiei CT1 Bucureşti – instalaţii CED în staţia Mogoşoaia şi pe distanţa BLA Mogoşoaia Baloteşti şi Săbăreni - Chitila, cod CPV 45234115-5 Lucrări de semnalizare feroviară (Rev.2), s-a solicitat anularea prevederilor din modelul de contract ataşat la art. 24.1 şi la art. 26.2 şi înlocuirea lor cu prevederile Legii nr. 72/2013, art. 6 alin. (1) lit. a), respectiv termenul de plată este de 30 de zile de la data primirii facturii şi, de asemenea, expresia de la art. 26.2 din modelul de contract „nu onorează facturile în termen de 30 de zile de la expirarea perioadei prevăzute la art. 24.1” să fie înlocuită cu expresia „nu onorează facturile în termen de 30 de zile de la primire”. În baza legii şi a documentelor depuse de părţi, CONSILIUL NAŢIONAL DE SOLUŢIONARE A CONTESTAŢIILOR DECIDE: În baza art. 2711 alin. (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare, respinge contestaţia depusă de SC STONE CONSTRUCT SRL, în contradictoriu cu COMPANIA NAŢIONALĂ DE CĂI FERATE „CFR” – SA – SUCURSALA REGIONALĂ CF BUCUREŞTI. 1

Prezenta decizie este obligatorie pentru părţi, în conformitate cu dispoziţiile art. 280 alin. (3) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare. Împotriva prezentei decizii se poate formula plângere în termen de 10 zile de la comunicare. 2

CONSILIUL NAŢIONAL DE SOLUŢIONARE A CONTESTAŢIILOR C. N. S. C. Str. Stavropoleos nr. 6, Sector 3, Bucureşti, România, CIF 20329980, CP 030084 Tel. +4 021 3104641 Fax. +4 021 3104642 +4 021 8900745 www.cnsc.ro În conformitate cu prevederile art. 266 alin. (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările şi completările ulterioare, Consiliul adoptă următoarea, DECIZIE Nr. ... Data: ... Prin contestaţia nr. T/643/04.03.2016, înregistrată la Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor cu nr. 6340/08.03.2016, depusă de SC ... SA, cu sediul în ..., având CUI ..., formulată împotriva documentaţiei de atribuire elaborată de către ..., cu sediul în ..., în calitate de autoritate contractantă, în cadrul procedurii organizată în vederea încheierii acordului-cadru de „Servicii integrate de arhivare a documentelor create şi deţinute de ... ...”, cod CPV 92512000-3 – Servicii prestate de arhivare (Rev.2), s-a solicitat: - în principal, remedierea prevederilor referitoare la cerinţele disproporţionate ale documentaţiei de atribuire; - încadrarea serviciilor ce fac obiectul acordului-cadru în categoria celor cuprinse în Anexa nr. 2A la O.U.G. nr. 34/2006, făcând aplicarea dispoziţiilor art. 18 alin. (1); - în subsidiar, anularea procedurii de atribuire. De asemenea, s-a solicitat suspendarea procedurii de atribuire până la soluţionarea fondului contestaţiei. Prin decizia nr. ... din ..., Consiliul s-a pronunţat asupra capătului de cerere de suspendare a procedurii de atribuire până la soluţionarea fondului contestaţiei, pe care l-a respins, ca nefondat. În baza legii şi a documentelor depuse de părţi, CONSILIUL NAŢIONAL DE SOLUŢIONARE A CONTESTAŢIILOR DECIDE: 1

În temeiul art. 278 alin. (2) şi (6) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare, pentru considerentele evocate în motivarea prezentei, admite contestaţia formulată de SC ...SA, în contradictoriu cu ... şi anulează procedura de atribuire. Prezenta decizie este obligatorie pentru părţi, în conformitate cu dispoziţiile art. 280 alin. (1) şi (3) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006. Împotriva prezentei decizii se poate formula plângere în termen de 10 zile de la comunicare. MOTIVARE În luarea deciziei s-au avut în vedere următoarele: Prin contestaţia nr. T/643/04.03.2016, înregistrată la Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor cu nr. 6340/08.03.2016, SC ...SA, în calitate de operator economic interesat de participarea la procedura având ca obiect „Servicii integrate de arhivare a documentelor create şi deţinute de ...”, cod CPV 92512000-3 – Servicii prestate de arhivare (Rev.2), organizată de ..., critică documentaţia de atribuire. I. Contestatoarea solicită anularea procedurii de atribuire, având în vedere următoarele aspecte: Autoritatea contractantă a organizat procedura de atribuire cu încălcarea prevederilor art. 18 alin. (1), art. 47 alin. (1) şi art. 48 alin. (1) din OUG nr. 34/2006. În scopul de a se sustrage de la aplicarea prevederilor legale invocate, autoritatea contractantă a încadrat în mod abuziv serviciile ce fac obiectul acordului-cadru în categoria celor cuprinse în Anexa nr. 2B la OUG nr. 34/2006, făcând aplicarea dispoziţiilor art. 16 alin. (1) din acelaşi act normativ. În concret, autoritatea a acţionat în frauda legii, încadrând greşit toate serviciile ce urmează a fi prestate, în baza acordului-cadru, într-un singur cod CPV (99512000-3 Servicii prestate de arhive Rev. 2) şi omiţând să precizeze codurile CPV care corespund serviciilor ce formează obiectul acordului-cadru, conştientă că, în momentul în care ar fi evidenţiat respectivele coduri, ar fi devenit evident că serviciile în cauza sunt cuprinse în Anexa 2A. Serviciile enumerate la pct. 11.2.1 din fişa de date a achiziţiei sunt următoarele: - Modulul 1 - Servicii de constituire a unităţilor arhivistice - cod CPV 79995100-6 Servicii de arhivare Rev. 2; - Modulul 2 - Servicii de restaurare a documentelor degradate - cod CPV 99512000- 3 Servicii prestate de arhive Rev. 2; - Modulul 3 - Servicii de inventariere a documentelor - cod CPV 79995100-6 Servicii de arhivare Rev. 2; 2

- Modulul 4 - Servicii de gestionare a fondului arhivistic şi organizarea serviciului de curierat al documentelor solicitate pentru o perioadă de 28 de luni - cod CPV 72512000-7 Servicii de gestionare a documentelor Rev. 2, cod CPV 64120000-3 Servicii de curierat Rev. 2; - Modulul 5 - Servicii de digitizare, indexare a documentelor şi salvare în baza de date, pentru o cantitate de 7.434.000 pagini - cod CPV 72512000-7 Servicii de gestionare a documentelor Rev. 2, cod CPV 72252000-6 Servicii de arhivare computerizată Rev. 2, cod CPV 79999100-4 Servicii de scanare Rev. 2; - Modulul 6 - Achiziţionarea şi instalarea unei platforme hardware şi software în conformitate cu structura arhivei electronice existente şi în curs de actualizare a autorităţii contractante - cel puţin cod CPV 48311000-1 Pachete software pentru gestionarea documentelor Rev. 2, cod CPV48820000-2 Servere, cod CPV 30213300- 8 Computer de birou Rev. 2. Petenta susţine că serviciile aferente modulelor 4, 5 şi 6 (servicii care în mod clar pot fi efectuate şi de alţi operatori economici care nu sunt din categoria "arhive", deci nu trebuie să fie autorizaţi de Arhivele Naţionale pentru a le presta) sunt în mod evident excluse din Anexa 2B, aparţinand Anexei 2A, valoarea cumulată a acestora fiind de 5.876.784 lei, adică 63,10% din bugetul total al acordului- cadru de 9.312.094 lei. Astfel, serviciile din categoriile incluse în Anexa 2A sunt majoritare, astfel că autoritatea contractantă avea obligaţia de a aplica una dintre procedurile de atribuire prevăzute la art. 18 alin. (1) din ordonanţă, în conformitate cu dispoziţiile art. 16 alin. (2) din acelaşi act normativ. Prin includerea modulelor 4, 5 şi 6 în cadrul acestei proceduri de achiziţie, se încalcă, totodată, prevederile art. 16 alin. (3) din OUG nr. 34/2006. De asemenea, aceasta consideră că, prin aplicarea acestui tip de procedură de achiziţie publică, autoritatea contractantă a dorit să nu creeze competiţie prin nepublicarea în SEAP a acestei achiziţii, încălcând astfel principiile care stau la baza achiziţiilor publice. Semnalează, totodată, termenul relativ redus, de numai 23 zile (incluzând zilele libere) acordat pentru depunerea ofertelor (data limită fiind 21.03.2016). Practic, de la data invitaţiei de paricipare lansată de autoritatea contractantă până la data depunerii sunt doar 15 zile lucrătoare pentru pregătirea documentelor, evident insuficient având în vedere complexitatea documentaţiei, fiind solicitate, între altele, documente pentru un număr de 62 de specialişti. În consencinţă, autoarea contestaţiei solicită remedierea cerinţelor disproporţionate, iar în cazul în care acest lucru nu este posibil, anularea procedurii de atribuire, având în vedere că încălcarea prevederilor legale enunţate constituie neîndoielnic abateri grave, care afectează iremediabil procedura. II. Cu privire la eliminarea cerinţelor restrictive ale documentaţiei de atribuire, petenta învederează Consiliului următoarele: 1) În fişa de date, Secţiunea III.2.3. a) Cerinţa 3 - Capacitatea tehnică şi/sau profesională - Resurse umane - se solicită un număr total de 62 specialişti, dintre care 60 în domeniul arhivistic. 3

Conform art. 188 alin. (2) lit. d) din OUG nr. 34/2006 „În cazul aplicării unei proceduri pentru atribuirea unui contract de servicii, în scopul verificării capacităţii tehnice şi/sau profesionale a ofertanţilor/candidaţilor, autoritatea contractantă are dreptul de a le solicita acestora, în funcţie de specificul, de volumul şi de complexitatea serviciilor ce urmează să fie prestate şi numai în măsura în care aceste informaţii sunt relevante pentru îndeplinirea contractului, următoarele: (...) d) informaţii referitoare la studiile, pregătirea profesională şi calificarea personalului de conducere, precum şi ale persoanelor responsabile pentru îndeplinirea contractului de servicii (...)". Astfel, referitor la numărul de experţi solicitat de autoritatea contractantă, petenta consideră că acesta este supradimensionat cu scopul vădit de a limita competiţia şi de a favoriza un anumit operator economic: - Autoritatea contractantă solicită un număr de 60 experţi numai pentru activitatea de arhivare, după cum urmează: a) 20 persoane cu studii superioare în arhivistică (Dovada absolvirii persoanei respective se va face prin prezentarea Diplomei de Licenţa, de Master, a Certificatului de absolvire a cursurilor de specializare, etc. - copie) în calitate de coordonatori echipe; b) 35 persoane pentru suport tehnic, specializate în domeniul arhivistică/istorie - copie după dovada sepcializării în domeniu; c) 4 persoane specializate în domeniul arhivistic; d) 1 persoană specializată în efectuarea de operaţiuni de restaurare a documentelor; Or, conform regulamentelor de autorizare a furnizorilor de servicii specifice (Arhivele Naţionale) este suficient ca o companie ce doreşte să se autorizeze să aibă un singur angajat/colaborator cu studii superioare în arhivistică, rolul acestuia fiind acela de a elabora procedurile de lucru şi de a superviza activitatea echipelor de operatori în vederea asigurării îndeplinirii standardelor de calitate impuse. Având în vedere volumul de documente şi durata proiectului, petenta consideră că un număr maxim de 2 - 3 echipe de lucru sunt suficiente pentru ducerea la bun sfârşit a activităţilor solicitate în prezenta procedură, asta însemnând cel mult 2-3 specialişti cu studii superioare în arhivistică. Prin urmare, cerinţa impusă excede necesităţilor reale ale autorităţii contractante, precum şi limitelor impuse de prevederile legale referitoare la cerinţele de calificare aferente personalului, încălcând principiul proporţionalităţii prevăzut la art. 2 alin. (2) lit. e) din OUG nr. 34/2006, motiv pentru care solicită eliminarea acesteia. 2) În fişa de date, Secţiunea III.2.3. b) Cerinţa - Standarde de asigurare a calităţii şi de protecţie a mediului, autoritatea contractantă solicită prezentarea autorizărilor de la Arhivele Naţionale pentru serviciile de: Prelucrare arhivistică; Legătorie; Restaurare; Păstrare şi conservare a documentelor de arhivă; Utilizare a documentelor deţinute. Consultând registrul unic al operatorilor economici autorizaţi de Arhivele Naţionale pentru serviciile de Restaurare, contestatoarea 4

constată că, în România, sunt autorizaţi numai următorii operatori economici: - S.D.A. - Servicii de depozitare şi Arhivare - Document Imaging Systems S.R.L. - S.C. Stefadina Comserv S.R.L. Având în vedere că un operator economic român sau străin, pentru a presta servicii de restaurare pe teritoriul României, trebuie să fie autorizat de Arhivele Naţionale în acest sens, pentru a putea participa la această procedură orice operator economic se poate asocia doar cu unul dintre cei 3 autorizaţi de mai sus. Autoritatea contractantă mai solicită şi o serie de certificate de implementare a standardelor, după cum urmează: ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, SR OHSAS 18001 şi SR OHSAS 20000-1 cu precizarea că: „nu este posibilă demonstrarea cerinţei prin susţinerea unui terţ, subcontractare”, iar în cazul în care se participă în asociere prin depunerea unei oferte comune „fiecare asociat trebuie să deţină un astfel de certificat pentru partea lui de implicare în execuţia contractului”. Consultând site-urile celor 3 companii care deţin autorizarea de la Arhivele Naţionale pentru serviciile de restaurare, constată că un singur operator economic deţine toate certificatele ISO solicitatem, respectiv S.D.A.- Servicii de depozitare şi Arhivare (deţine ISO 9001); Document Imaging Systems S.R.L. (deţine ISO 9001, 27001,14001); Stefadina Comserv S.R.L. (deţine ISO 9001, 14001, 27001, 18001, 20000-1). Prin urmare, cerinţa privind certificatele ISO impuse excede necesităţilor reale ale autorităţii contractante, precum şi limitelor impuse de prevederile legale referitoare la cerinţele de calificare, încălcând principiul proporţionalităţii prevăzut la art. 2 alin. (2) lit. e) din O.U.G. nr. 34/2006, motiv pentru care solicită eliminarea acesteia. 3) În fişa de date, Secţiunea II.2) Cantitatea sau domeniul contractului, autoritatea contractantă solicită prin prezenta procedură un set de servicii total independente, care s-ar fi putut constitui fără probleme ca loturi distincte, astfel permiţând participarea mai multor operatori, individual sau în asociere. Prin alipirea acestor servicii într-un singur pachet şi imposibilitatea ofertării pe loturi, autoritatea reduce în mod clar competiţia fiind avantajat un anumit furnizor. Prestarea serviciilor aferente celor 6 module sunt reglementate de prevederi legale diferite şi fără legătură între ele, astfel: - Modulele: 1 - Servicii de constituire a unităţilor arhivistice - cod CPV 79995100-6 Servicii de arhivare Rev. 2; 2 - Servicii de restaurare a documentelor degradate - cod CPV 99512000-3 Servicii prestate de arhive Rev. 2; 3 - Servicii de inventariere a documentelor - cod CPV 79995100- 6 Servicii de arhivare Rev. 2; 4 - Servicii de gestionare a fondului arhivistic şi organizarea serviciului de curierat al documentelor solicitate pentru o perioadă de 28 de luni - cod CPV 72512000-7 Servicii de gestionare a documentelor Rev. 2, cod CPV 64120000-3 Servicii de 5

curierat Rev. 2; au la baza prevederile Legii nr. 16/1996 necesitând autorizaţii speciale emise de Arhivele Naţionale ale României; - Modulul 5 - Servicii de digitizare, indexare a documentelor şi salvare în baza de date, pentru o cantitate de 7.434.000 pagini - cod CPV 72512000-7 Servicii de gestionare a documentelor Rev. 2, cod CPV 72252000-6 Servicii de arhivare computerizată Rev. 2, cod CPV 79999100-4 Servicii de scanare Rev 2; au ca suport prevederile Legii nr. 135/2007; - Modulul 6 - Achiziţionarea şi instalarea unei platforme hardware şi software în conformitate cu structura arhivei electronice existente şi în curs de actualizare a autorităţii contractante - cel puţin cod CPV 48311000-1 Pachete software pentru gestionarea documentelor Rev. 2, cod CPV 48820000-2 Servere, cod CPV 30213300-8 Computer de birou Rev. 2; nu presupune nicio autorizare specială, astfel că poate fi accesat de orice agent economic care are în obiectul de activitate comerţ cu echipamnete IT şi servicii conexe. În concluzie, autoarea contestaţiei apreciază că gruparea tuturor serviciilor într-un singur lot încalcă principiul proporţionalităţii prevăzut la art. 2 alin. (2) lit. e) din OUG nr. 34/2006, motiv pentru care solicită împărţirea pe loturi a contractului. Prin adresa nr. 6429/440-C4/09.03.2016, Consiliul a înştiinţat autoritatea contractantă despre depunerea contestaţiei de către SC ...SA, solicitând punctul de vedere cu privire la contestaţie, precum şi copia dosarului achiziţiei. Autoritatea contractantă a transmis documentele necesare în soluţionarea contestaţiei, împreună cu punctul său de vedere nr. 532/14.03.2016, înregistrat la Consiliu cu nr. 7038/14.03.2016, solicitând respingerea contestaţiei ca nefondată. În primul rând, autoritatea contractantă susţine că nu are obligaţia împărţirii acordului-cadru pe loturi, iar în ceea ce priveşte solicitarea contestatoarei de anulare a procedurii de atribuire, motivat de faptul că avea obligaţia de a aplica una dintre procedurile prevăzute la art. 18 alin. (1) din OUG nr. 34/2006, aceasta le apreciază ca fiind neîntemeiate, întrucât serviciile care fac obiectul viitorului acord-cadru, aferente codului CPV 92512000-3 respectiv „Servicii prestate de arhive”, intră în categoria serviciilor cuprinse în Anexa nr. 2B la OUG nr. 34/2006, în această situaţie fiind aplicabile dispoziţiile art. 16 din OUG nr. 34/2006. De asemenea, neîntemeiate sunt considerate şi susţinerile petentei potrivit cărora a încălcat dispoziţiile art. 47 alin. (1) din OUG nr. 34/2006, întrucât aceste prevederi se referă la transmiterea anunţului de atribuire a contractului, iar în cazul de faţă este prematur a susţine că au fost încălcate dispoziţiile menţionate, fiind aplicabile dispoziţiile art. 56 din OUG nr. 34/2006. Serviciile ce fac obiectul acordului-cadru şi valoarea estimată a fiecărei categorii de servicii: - Modulul 1 - Servicii de constituire a unităţilor arhivistice - identificate ca servicii prestate de arhive, care fac parte din categoria serviciilor incluse în Anexa 2B, conform Legii nr. 16/1996 republicată, 6

Cap. III, art. 9 şi Instrucţiunilor, art. 16+17 (pentru documentele constituite pe baza Nomenclatorului Arhivistic) şi art. 40-41 (pentru cele neconstituite pe probleme şi termene de păstrare, în absenţa Nomenclatorului Arhivistic) - Valoarea totală estimată este de 2.241.050,00 lei fără TVA; - Modulul 2 - Servicii de restaurare a documentelor degradate - identificate ca servicii prestate de arhive, care fac parte din categoria serviciilor incluse în Anexa 2B conform Legii nr. 16/1996 republicată, Cap. III, art. 12 (toţi creatorii şi deţinătorii de arhive sunt obligaţi să păstreze documentele în condiţii corespunzătoare, asigurăndu-le împotriva distrugerii şi degradării) şi Cap. IV, art. 19 - Valoarea totală estimată este de 500.000,00 lei fără TVA; - Modulul 3 - Servicii de inventariere a documentelor - identificate ca servicii prestate de arhive, care fac parte din categoria serviciilor incluse în Anexa 2B conform Legii nr. 16/1996 republicată, Cap. III, art. 9 şi Instrucţiunilor, art. 18÷22 (pentru documentele constituite pe baza Nomenclatorului Arhivistic) şi art. 41 (pentru cele neconstituite pe probleme şi termene de păstrare, în absenţa Nomenclatorului Arhivistic) - Valoarea totală estimată este de 694.260,00 lei fără TVA; - Modulul 4 - Servicii de gestionare a fondului arhivistic şi organizarea serviciului de curierat al documentelor solicitate pentru o perioadă de 28 de luni - identificate ca servicii prestate de arhive, care fac parte din categoria serviciilor incluse în Anexa 2B conform Legii nr. 16/1996 republicată, Cap. III, art. 12 şi Instrucţiunilor cu privire la activitatea creatorilor şi deţinătorilor de documente, art. 81÷108 - Valoarea totală estimata este de 1.598.380,00 lei fără TVA; - Modulul 5 - Servicii de digitizare, indexare a documentelor şi salvare în baza de date - Valoarea totală estimată este de 4.128.404,00 lei fără TVA. Autoritatea contractantă a încadrat serviciile de digitizare, indexare a documentelor şi salvare în baza de date pe codul CPV 92512000-3, respectiv "Servicii prestate de arhive" în ciuda faptului că acest gen de servicii nu sunt clar definite în cadrul Legii nr. 16/1996 republicată, deoarece acest gen de servicii trebuie efectuate doar de personal specializat care trebuie să deţină studiile şi competenţele necesare prelucrării electronice a documentelor de arhivă. Deoarece documentele care vor fi supuse serviciilor de digitizare, indexare a documentelor şi salvare în baza de date sunt documente care fac parte integrantă din fondul arhivistic al Sectorului 1 al Municipiului Bucureşti, trebuie respectată integritatea acestora şi apartenenţa la fondul arhivistic. Acest tip de personal calificat se regăseşte doar în cadrul operatorilor economici autorizaţi, prestatori de servicii arhivistice. Astfel, efectuarea oricărei intervenţii din punct de vedere arhivistic asupra unui fond documentar, atât din punct de vedere fizic, cât şi electronic, presupune obligatoriu aplicarea Legii nr. 16/1996 - Legea Arhivelor Naţionale, cu actualizările şi completările ulterioare şi a Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de 7

documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996; - Modulul 6 - Achiziţionarea şi instalarea unei platforme hardware şi software în conformitate cu structura arhivei electronice existente şi în curs de actualizare a autorităţii contractante - Valoarea totală estimată este de 150.000,00 lei fără TVA. Prin urmare, valoarea maximă estimată a acordului-cadru este alcătuită din următoarele tipuri de servicii: - servicii identificate ca servicii prestate de arhive, care fac parte din categoria serviciilor incluse în Anexa 2B conform Legii nr. 16/1996 în valoare totală de 5.033.690,00 lei fără TVA (modulele 1-4 de mai sus). - servicii de digitizare, indexare a documentelor şi salvare în baza de date în valoare de 4.128.404,00 lei fără TVA. - achiziţionarea şi instalarea unei platforme hardware şi software în conformitate cu structura arhivei electronice existente şi în curs de actualizare a autorităţii contractante în valoare de 150.000,00 lei fără TVA. În consecinţă, valoarea serviciilor incluse în Anexa 2B (modulele 1 - 5 = 9.162.094 lei) este mai mare decât valoare serviciilor care nu sunt incluse în Anexa 2B (modulul 6.150.000 lei), ca atare obiectul întregii achiziţii va fi tratat ca făcând parte din Anexa 2B. Mai mult, chiar şi în situaţia în care s-ar aprecia că serviciile aparţinând modulului 5 nu s-ar încadra pe anexa 2B, şi în această situaţie valoarea serviciilor incluse în Anexa 2B (modulele 1 - 4 = 5.033.690 lei) este mai mare decât valoare serviciilor care nu sunt incluse în Anexa 2B (modulele 5-6 = 4.278.404 lei), ca atare obiectul întregii achiziţii va fi tratat ca făcând parte din Anexa 2B. De asemenea, autoritatea susţine că prezenta procedură s-a efectuat în conformitate cu prevederile legale menţionate, precum şi cu respectarea Instrucţiunii ANAP privind modalitatea de aplicare a prevederilor art. 19 din OUG nr. 34/2006. Aceeaşi instrucţiune prevede, la art. 2 alin. (6), faptul că nu există o legătură directă între codurile CPV şi modalitatea de estimare a valorii unui contract de achiziţie publică, aceasta calculându-se pe contract, respectiv pe achiziţie care la rândul ei corespunde unei necesităţi, indiferent câte coduri CPV ar putea include. Referitor la criticile contestatoarei potrivit cărora semnalează termenul relativ redus de numai 23 zile (incluzând zilele libere) acordat pentru depunerea ofertelor (data limită fiind 21.03.2016), autoritatea contractantă apreciază că nici acestea nu sunt întemeiate atât timp cât nu a încălcat nicio dispoziţie legală în acest sens, stabilind acest termen efectiv în funcţie de propria necesitate. În consecinţă, având în vedere cele expuse, autoritatea solicită respingerea capătului de cerere privind anularea procedurii de atribuire şi implicit a întregii contestaţii. Faţă de capătul de cerere prin care petenta solicită, în subsidiar, eliminarea cerinţelor restrictive ale documentaţiei de atribuire, autoritatea solicită respingerea acestuia ca neîntemeiat, pentru următoarele motive: 8

A. Cu privire la eliminarea cerinţelor restrictive ale documentaţiei de atribuire: 1) Referitor la cerinţa din fişa de date, Secţiunea III.2.3.a) Cerinţa 3 - Capacitatea tehnică şi/sau profesională - resurse umane, prin care se solicită un număr total de 62 specialişti, dintre care 60 în domeniul arhivistic, petenta consideră că numărul specialiştilor este supradimensionat, cu scopul vădit de a limita competiţia şi de a favoriza un anumit operator economic. Autoritatea contractantă susţine că nu a făcut altceva decât să respecte prevederile legale, ţinând cont în stabilirea acestei cerinţe de cantităţile maxime de servicii ale acordului-cadru, de tipurile de servicii ce se doresc a fi achiziţionate şi de complexitatea lor, astfel cum sunt detaliate în caietul de sarcini, precum şi de îndeplinirea calitativă şi cu personal specializat şi calificat care să presteze serviciile solicitate, întrucât efectuarea oricărei intervenţii din punct de vedere arhivistic asupra unui fond documentar, atât din punct de vedere fizic, cât şi electronic, presupune obligatoriu aplicarea Legii nr. 16/1996 - Legea Arhivelor Naţionale, cu actualizările şi completările ulterioare şi a Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, şi nu în ultimul rând ţinând cont şi de experienţele şi modul de lucru din anii anteriori, în acest sens. Mai mult, autoritatea învederează Consiliului că petenta nu arată în nicun fel cum au fost încălcate prevederile art. 188 alin. (2) lit. d) din OUG nr. 34/2006, atât timp cât pentru îndeplinirea cerinţei se specifică că „ofertanţii trebuie să prezinte copii certificate, ale contractelor de muncă/contracte colaborare/declaraţii disponibilitate/angajament de participare sau orice alt tip de contract încheiat în condiţiile legii, pentru toate persoanele nominalizate” şi aceste informaţii sunt opozabile tuturor operatorilor economici interesaţi a participa în cadrul prezentei proceduri. Referitor la susţinerile contestatoarei potrivit cărora „or, conform regulamentelor de autorizare a furnizorilor de servicii (Arhivele Naţionale) este suficient ca o companie ce doreşte să se autorizeze să aibă un singur angajat/colaborator cu studii superioare în arhivistică”, autoritatea contractantă apreciază că acestea sunt nerelevante în cazul de faţă, întrucât cerinţa are la bază specificul contractului, volumul şi complexitatea serviciilor ce urmează a fi prestate şi în măsura în care aceste informaţii sunt relevante pentru îndeplinirea contractului, neavând nicio legătură cu condiţiile de autorizare a unei societăţi pentru a presta servicii de arhivare. 2) Referitor la cerinţa nr. 3 din fişa de date, Secţiunea III.2.3.b) - Standarde de asigurare a calităţii şi de protecţie a mediului, contestatorul critică faptul că autoritatea contractantă solicită prezentarea autorizaţiilor de la Arhivele Naţionale pentru serviciile de: - prelucrare arhivistică, legatorie, restaurare, păstrare şi conservare a documentelor de arhivă, utilizare a documentelor deţinute. 9

Faţă de acest aspect, autoritatea contractantă solicită respingerea acestei critici ca neîntemeiată, fiind prezentate de contestatoare în mod eronat. În primul rând, dovada autorizării de către Arhivele Naţionale pentru serviciile ce se vor executa în urma încheierii acordului-cadru, a fost solicitată în cadrul Secţiunii III.2.1.b) din fişa de date a achiziţiei - Capacitatea de exercitare a activităţii profesionale, nicidecum în cadrul Secţiunii III.2.3.b) Cerinţa 3 - Standarde de asigurare a calităţii şi de protecţie a mediului şi au fost cerute în conformitate cu prevederile legale, deoarece aceste servicii fac parte din obiectul contractului, astfel cum se poate constata din cuprinsul caietului de sarcini. Totodată, autoritatea contractantă consideră că este nerelevant faptul că pentru serviciile de restaurare în România sunt autorizaţi doar 3 operatori economici, neputându-i-se imputa faptul că petenta nu deţine autorizaţie pentru serviciile de restaurare, atât timp cât această solicitare nu încalcă prevederile legale aplicabile. Mai mult, nici contestatorul nu solicită eliminarea acestei cerinţe privind prezentarea autorizaţiei pentru servicii de restaurare. De asemenea, contestatorul constată faptul că autoritatea contractantă mai solicită şi o serie de certificate de implementare a standardelor, după cum urmează: ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, SR OHSAS 18001 şi SR OHSAS 20000-1 cu precizarea că "nu este posibilă demonstrarea cerinţei prin susţinerea unui terţ, subcontractare", iar în cazul în care se participă în asociere prin depunerea unei oferte commune "fiecare asociat trebuie să deţină o astfel de certificare pentru partea lui de implicare în execuţia contractului". Autoritatea contractantă apreciază că aceste critici sunt nefondate, contestatoarea încercând să inducă ideea că se urmăreşte limitarea accesului la procedura prin invocarea celor menţionate şi omiţând să precizeze faptul că aceste solicitări sunt conforme cu prevederile legale aplicabile în domeniul achiziţiilor publice, respectiv prevederile Ordinului ANRMAP nr. 509/2011. Avand în vedere cele menţionate, autoritatea solicită respingerea capătului de cerere privind eliminarea cerinţei referitoare la certificările ISO. 3) Cu privire la critica privind încadrarea tipurilor de servicii într-un singur lot şi solicitarea de împărţire pe loturi a contractului, autoritatea contractantă precizează că petenta nu cunoaşte limitele învestirii Consiliului, organism administrativ-jurisdictional ce veghează la respectarea legalităţii procedurilor de achiziţie publică, neputându-se substitui drepturilor şi obligaţiilor autorităţilor contractante, această decizie aparţinând exclusiv acestora, astfel încât să corespundă scopului şi necesităţii acesteia şi nicidecum intereselor vreunui operator economic. În al doilea rând, serviciile ce fac obiectul prezentei proceduri de achiziţie au un caracter unitar, o fragmentare a acestora (împărţire pe loturi) fiind de natură doar să creeze anumite disfuncţionalităţi în cadrul derulării acestora. Mai mult, având în vedere natura documentelor (o 10

anumită parte fiind documente clasificate) ar fi imposibilă împărţirea pe loturi astfel cum doreşte contestatorul (un anumit operator economic să presteze modulele 1-4, iar alţii să presteze modulul 5, respectiv modului 6, fiind vorba de aceleaşi documente). În final, autoritatea contractantă ţine să precizeze că aspectele privind încadrarea serviciilor conform prezentei proceduri de achiziţie publică, au mai fost contestate de către acelaşi contestator - SC ...SA, prin contestaţia înregistrată la Consiliu sub nr.669/11.01.2016, contestaţie

soluţionată

prin

Decizia

CNSC

nr. 102/C11/15/30/26.01.2016. Urmare studierii dosarului achiziţiei transmis Consiliului de către autoritatea contractantă, contestatoarea a comunicat adresa nr. T/721/18.03.2016, înregistrată la Consiliu cu nr. 7827/21.03.2016, reprezentând concluzii scrise, prin care face următoarele precizări: I. Referitor la încadrarea serviciilor în Anexa 2B la OUG nr. 34/2006, contestatoarea învederează Consiliului următoarele argumente: Autoritatea contractantă nu justifică în niciun fel de ce a încadrat toate componentele într-un singur cod CPV, deşi este evident că o parte dintre acestea nu se încadrează în codul CPV 99512000-3 Servicii prestate de arhive Rev. 2, şi se limitează la a justifica încadrarea procedurii în Anexa 2B. Raţiunea pentru care trebuie utilizate coduri CPV specifice constă în depăşirea barierelor lingvistice între autoritatea contractantă şi ofertanţi, astfel încât informaţia privind obiectul contractului să fie accesibilă şi precisă şi pentru ofertanţii vorbitori de alte limbi, asigurându-se respectarea principiului nediscriminării şi transparenţei. Un cod prea general sau incorect nu ar preciza destul de clar ceea ce doreşte autoritatea contractantă sa achiziţioneze. Din examinarea serviciilor aferente modulelor 4, 5 şi 6 (servicii care în mod clar pot fi efectuate şi de alţi operatori economici care nu sunt din categoria "arhive", deci nu trebuie să fie autorizaţi de Arhivele Naţionale pentru a le presta) sunt în mod evident excluse din Anexa 2B, aparţinând Anexei 2A, valoarea cumulată a acestora fiind de 5.876.784 lei, adică 63,10% din bugetul total al acordului-cadru de 9.312.094 lei. Se poate, aşadar, constata că serviciile din categoriile incluse in Anexa 2A sunt majoritare, astfel că autoritatea contractantă avea obligaţia de a aplica una dintre procedurile de atribuire prevăzute la art. 18 alin. (1) din O.U.G. nr. 34/2006, în conformitate cu dispoziţiile art. 16 alin. (2) din acelaşi act normativ. Prin includerea modulelor 4, 5 şi 6 în cadrul acestei proceduri de achiziţie se încalcă, totodată, prevederile art. 16 alin. (3) din O.U.G. nr. 34/2006, autoritatea contractantă putând să atribuie un contract de achiziţie publică/acord-cadrul pentru serviciile aferente acestor module numai prin aplicarea uneia dintre procedurile de atribuire prevăzute la art. 18 alin. (1) din O.U.G. nr. 34/2006. Mai mult, chiar şi în ipoteza în care s-ar admite că încadrarea într- un unic cod CPV s-a făcut corect, autoritatea ignoră faptul că art. 16 din O.U.G. nr. 34/2006 impune nu numai respectarea prevederilor art. 35- 11

38 şi art. 56, ci si „aplicarea pe tot parcursul procedurii de atribuire a principiilor prevăzute la art 2 alin. (2)”. Or, procedând la publicarea acestei proceduri pe site-ul Primăriei Sectorului 1, autoritatea contractantă a minimizat, în mod voit, vizibilitatea procedurii şi şansele de participare a unui număr cât mai ridicat de operatori economici, cu efectul favorizării operatorilor care cunoşteau intenţiile autorităţii de a derula această procedură. Autoritatea a încălcat astfel principiile care stau la baza atribuirii contractului de achiziţie publică stipulate la art. 2 alin. (2) din O.U.G. nr. 34/2006, şi anume

nediscriminarea,

tratamentul

egal,

transparenţa, proporţionalitatea şi eficienţa utilizării fondurilor. II. Faţă de eliminarea cerinţelor restrictive ale documentaţiei de atribuire, petenta prezintă următoarele argumente: A. Fişa de date, Secţiunea III.2.3. a) Cerinţa 3 - Capacitatea tehnică şi/sau profesională - Resurse umane - se solicită un număr total de 62 specialişti, dintre care 60 în domeniul arhivistic: Referitor la numărul de experţi solicitat, petenta arată că autoritatea contractantă nu motivează în niciun fel de ce este necesar personal calificat pentru această activitate şi nici în ce fel sunt relevante studiile superioare în domeniul arhivistic pentru activitatea de arhivare electronică, specializarea fiind necesară numai pentru activitatea de arhivare fizică, conform Legii nr. 16/1996. B. Fişa de date, Secţiunea III.2.3.b) Cerinţa - Standarde de asigurare a calităţii şi de protecţie a mediului: Petenta precizează că nu a contestat faptul că autoritatea contractantă a solicitat autorizarea de restaurare pentru care sunt autorizaţi doar 3 operatori economici, ci faptul că aceştia trebuie să deţină şi certificate ISO (solicitate prin documentaţia de atribuire) şi care nu au relevanţă în desfăşurarea activităţilor prezentului contract. Nu a imputat autorităţii contractante faptul că nu deţine autorizare pentru restaurare, ci că, prin solicitarea şi a certificatelor ISO, nu are posibilitatea de a se asocia decât cu unul dintre aceştia, singurul care îndeplineşte toate aceste cerinţe, iar numele acestuia este Stefadina Comserv S.R.L. Autoritatea contractantă îngrădeşte, astfel, în mod artificial dreptul operatorilor economici de a se asocia şi de a participa la această procedură. Într-adevăr, nu i se poate imputa autorităţii contractante dacă un operator economic deţine sau nu o anumită certificare, ci faptul că aceasta le foloseşte pentru a îngrădi în mod artifical competiţia. Ţinând cont de evoluţia pieţei, marile companii din domeniul arhivării s-au specializat pe anumite segmente, astfel încât să obţină eficienţă operaţională în domeniul în care activează. Prin urmare, petenta consideră că cerinţa privind certificatele ISO excede necesităţilor reale ale autorităţii contractante, precum şi limitelor impuse de prevederile legale referitoare la cerinţele de calificare, încălcând principiul proporţionalităţii prevăzut la art. 2 alin. (2) lit. e) din O.U.G. nr. 34/2006, motiv pentru care solicită eliminarea acesteia. 12

C. Fişa de date - Secţiunea II.2) Cantitatea sau domeniul contractului: Autoritatea contractantă solicită un set de servicii total independente care s-ar fi putut constitui, fără probleme, ca loturi distincte, astfel permiţând participarea la procedură a mai multor operatori, individual sau în asociere. Prin alipirea acestor servicii într-un singur pachet şi imposibilitatea ofertării pe loturi, autoritatea reduce în mod clar competiţia, fiind avantajat un anumit furnizor. Având în vedere tendinţele pieţei şi presiunea pe preţ, marile companii din domeniul arhivării s-au specializat pe anumite segmente astfel încât să obţina eficienţă operaţională. În acest sens, există jucători specializaţi pe depozitare (Modul 4) operând depozite de sute de mii de cutii de arhivă, cum la fel există jucători specialiazaţi în servicii de digitizare, cu facilităţi de producţie dotate cu echipamente performante de scanare şi software de procesare a imaginilor şi extragere de informaţie, şi nu în ultimul rând companii de dezvoltare IT care produc, instalează şi configurează platforme hardware şi software de management al arhivelor electronice, respectiv companii specializate în servicii de prelucrare documente (constituire arhive fizice, eventual restaurare şi inventariere) - servicii efectuate preponderent manual de echipe de operatori îndrumaţi de cele mai multe ori de un singur arhivist. Conform cerinţelor din caietul de sarcini, proiectul este împărţit într-un număr de 6 module ce implică realizarea unor servicii diferite la nivel de structură şi echipe de lucru. Astfel, vorbim de un modul cu o puternică componentă IT (Modulul 6) ce are ca scop achiziţionarea unei platforme hardware şi software; serviciile fiind efectuate de specialişti în domeniu; în acest caz certificările de tip ISO 27001 (Standard de securitate a informaţiei) respectiv ISO 20000-1 (Standard pentru managementul serviciilor IT) fiind necesare. Pe de alta parte, în proiect există o altă categorie de module ce nu implică lucrul cu sisteme informatice (Modulul 1 - Servicii de constituire a unităţilor arhivistice = sortare şi legatorie documente; Modulul 2 = Servicii de restaurare a documentelor deteriorate; Modulul 3 = Servicii de inventariere a documentelor; Modulul 4 = Servicii de gestionare a fondului arhivistic = depozitare documente şi curierat). În acest caz, impunerea existenţei unor certificări ISO 27001 şi ISO 20000-1 sunt limitative, restricţionând accesul unor companii specializate la participarea ca ofertant în prezenta procedură. Prin urmare, petenta consideră că gruparea tuturor serviciilor într- un singur lot încalcă principiul proporţionalităţii, prevăzut la art. 2 alin. (2) lit. e) din O.U.G. nr. 34/2006, motiv pentru care solicită împarţirea pe loturi a contractului. Analizând documentele existente la dosarul cauzei, Consiliul constată următoarele: Pentru încheierea acordului-cadru având ca obiect „Servicii integrate de arhivare a documentelor create şi deţinute de ...”, cod CPV 13

92512000-3 – Servicii prestate de arhivare (Rev.2), ... în calitate de autoritate contractantă a iniţiat procedura de selecţie de oferte, prin publicarea pe site-ul propriu (...) a invitaţiei de participare nr. J- AC/413/26.02.2016, dată la care a postat şi documentaţia de atribuire. Ca urmare a şedinţei de deschidere a ofertelor a fost întocmit procesul- verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor nr. J-AC/609/21.03.2016, consemnându-se depunerea unei singure oferte. Nemulţumită de conţinutul documentaţiei de atribuire, anterior datei de depunere a ofertelor, SC ...SA a înaintat Consiliului prezenta contestaţie, solicitând: - în principal, remedierea prevederilor referitoare la cerinţele disproporţionate ale documentaţiei de atribuire; - încadrarea serviciilor ce fac obiectul acordului-cadru în categoria celor cuprinse în Anexa nr. 2A la O.U.G. nr. 34/2006, făcând aplicarea dispoziţiilor art. 18 alin. (1); - în subsidiar, anularea procedurii de atribuire. Criticile contestatoarei formulate împotriva deciziei autorităţii contractante de a organiza procedura de atribuire în conformitate cu dispoziţiile art. 16 din OUG nr. 34/2006, sunt considerate de Consiliu nefondate. În conformitate cu dispoziţiile art. 16 din OUG nr. 34/2006, (1) În cazul în care autoritatea contractantă atribuie un contract ce are ca obiect prestarea de servicii din categoria celor incluse în anexa nr. 2B, atunci obligaţia de a aplica prezenta ordonanţă de urgenţă se impune numai pentru contracte a căror valoare este mai mare sau egală cu cea prevăzută la art. 57 alin. (2) şi se limitează la prevederile art. 35-38 şi art. 56 şi la aplicarea pe tot parcursul procedurii de atribuire a principiilor prevăzute la art. 2 alin. (2). Contestaţiile privind procedura de atribuire a contractelor de servicii din categoria celor incluse în anexa nr. 2B, a căror valoare este egală sau mai mare decât cea prevăzută la art. 57 alin. (2), se soluţionează potrivit dispoziţiilor cap. IX. (2) În cazul în care contractul de achiziţie publică prevăzut la alin. (1) are ca obiect, alături de prestarea de servicii din categoria celor incluse în anexa nr. 2B, şi prestarea de servicii din categoria celor incluse în anexa nr. 2A, prevederile alin. (1) sunt aplicabile numai dacă valoarea estimată a serviciilor incluse în anexa nr. 2B este mai mare decât valoarea estimată a serviciilor incluse în anexa nr. 2A. (3) Autoritatea contractantă nu are dreptul de a combina, în cadrul aceluiaşi contract, servicii incluse atât în anexa nr. 2B, cât şi în anexa nr. 2A, cu scopul de a beneficia de aplicarea prevederilor alin. (1), atunci când atribuie respectivul contract de achiziţie publică. Conform documentaţiei de atribuire, obiectul contractului de achiziţie este: Servicii integrate de arhivare a documentelor create şi deţinute de ...”, cod CPV 92512000-3 – Servicii prestate de arhivare (Rev.2), care cuprind: „Modulul 1 - Servicii de constituire a unităţilor arhivistice - cantitate 2.660 ml, repartizată pe următorii beneficiari: - Primaria Sectorului 1 Bucureşti: 1.200 ml. - Direcţia Stare Civilă Sector 1 Bucureşti: 1.300 ml. Genul documentelor: registre de stare civilă, opise şi documentele primare care stau la baza înregistrărilor în evidenţele stării civile (naşteri, căsătorii, divorţuri, decese,) şi file consulare. 14

- Evidenţa Populaţiei: 160 ml. Valoarea totală estimată aferentă serviciilor descrise la Modulul 1, este de 2.241.050,00 lei făra TVA. Modulul 2 - Servicii de restaurare a documentelor degradate - cantitate 50.000 pagini Valoarea totală estimată aferentă serviciilor descrise la Modulul 2 este de 500.000 lei fără TVA. Modulul 3 - Servicii de inventariere a documentelor - cantitate 2.660 ml, repartizata pe următorii beneficiari: - Primaria Sectorului 1 Bucureşti: 1.200 ml. - Direcţia Stare Civilă Sector 1 Bucureşti: 1.300 ml. Genul documentelor: registre de stare civila, opise si documentele primare care stau la baza înregistrărilor în evidenţele stării civile (naşteri, căsătorii, divorţuri, decese,) şi file consulare. - Evidenţa Populaţiei: 160 ml. Valoarea totală estimata aferenta serviciilor descrise la Modulul 3, este de 694.260,00 leifara TVA. Modulul 4 - Servicii de gestionare a fondului arhivistic si organizarea serviciului de curierat al documentelor solicitate pentru o perioada de 28 de luni - cantitate 2.660, repartizată pe următorii beneficiari: - Primaria Sectorului 1 Bucureşti: 1.200 ml. - Direcţia Stare Civila Sector 1 Bucureşti: 1.300 ml. Genul documentelor: registre de stare civilă, opise şi documentele primare care stau la baza înregistrărilor în evidenţele stării civile (naşteri, căsătorii, divorţuri, decese,) şi file consulare. - Evidenţa Populaţiei: 160 ml. La aceste cantităţi se adaugă 9.179 ml de arhivă prelucrată şi inventariată, existentă în depozitul Sectorului 1 al Municipiului Bucureşti. Valoarea totală estimată aferentă serviciilor descrise la Modulul 4 este de 1.598.380,00 lei fără TVA. Modulul 5 - Servicii de digitizare, indexare a documentelor şi salvare în baza de date, pentru o cantitate de 7.434.000 pagini, din care: - documente create de Direcţia Publică de Evidenţă a persoanelor şi Stare Civilă a Sectorului 1 - în cantitate de 6.434.000 pagini, din care 6.392.000 de pagini sunt documente din categoria file consulare, registre de stare civilă, etc, iar 42.000 de pagini sunt reprezentate de documente de stare civilă pe care s-au efectuat menţiuni şi care necesită actualizare. - documente create de direcţiile Primăriei Sectorului 1 - cantitate 1.000.000 pagini Valoarea totală estimată aferentă serviciilor descrise la Modulul 5 este de 4.128.404,00 lei fără TVA. Modulul 6 - Achiziţionarea si instalarea unei platforme hardware şi software în conformitate cu structura arhivei electronice existente şi în curs de actualizare a autorităţii contractante. Valoarea totală estimată aferentă serviciilor descrise la Modulul 6 este de 150.000,00 lei fără TVA. Valoarea estimată a achiziţiei: este 9.312.094,00 lei, fara TVA. Referitor la modulele 1, 2 şi 3 ambele părţi sunt de acord că sunt servicii ce se încadrează în Anexa 2B. Prin urmare, diferenţele de opinii privesc modulele 4, 5 şi 6, motiv pentru care Consiliul va analiza dacă serviciile aferente acestor module se încadrează în Anexa 2A sau în Anexa 2B la OUG nr. 34/2006. Conform caietului de sarcini, Modulul 4 - Servicii de gestionare a fondului arhivistic si organizarea serviciului de curierat al documentelor solicitate pentru o perioada de 28 de luni, cuprinde următoarele activităţi: 1. Pregătirea în vederea gestionării - preluarea în gestiune a documentelor: 15

a. Prestatorul va verifica conţinutul cutiilor pe baza inventarelor arhivistice şi va prelua în gestiune fondul arhivistic pe baza unui proces -verbal de predare-primire. b. Va fi organizat fondul arhivistic conform Legii nr. 16/1996. Aşezarea cutiilor pe raft se va face ţinand cont de sistemul de ordonare folosit pentru fondul arhivistic respectiv şi de numărul de ordine al cutiei. 2. Gestionarea arhivei: a. Pentru regăsirea rapidă a documentelor solicitate prestatorul va parcurge următoarele etape: • Numerotarea cutiilor. • întocmirea Ghidului de raft. • Elaborarea Ghidului topografic conform Legii nr. 16/1996. • Registru de evidenţa curentă a intrarilor-ieşirilor unităţilor arhivistice. • Monitorizarea intrărilor şi ieşirilor de documente/cutii din gestiune prin crearea şi completarea Registrului de depozit. • Iniţierea şi folosirea (de câte ori se impune) a Fişei de control. b. Gestionarea curentă va urmări: • verificarea şi monitorizarea condiţiilor optime de temperatură, umiditate şi luminozitate pentru conservarea documentelor. • verificarea şi monitorizarea funcţionării echipamentelor tehnice de asigurare a climatului în spaţiul destinat gestionării documentelor, • verificarea integrităţii mijloacelor speciale de protecţie a documentelor (cutii). • monitorizarea planului de măsuri de întreţinere a documentelor de arhivă (desprăfuire, dezinsecţie şi dezinfecţie periodică). • asigurarea de suport în organizarea depozitelor interne ale beneficiarului prin delegarea de personal specializat care să asigure gestionarea zilnică a depozitelor interne ale beneficiarului, în locaţiile Primăriei Sectorului 1 (1 persoană) şi Stării Civile Sector 1 (3 persoane) şi prin punerea la dispoziţia beneficiarului a mijloacelor de evidenţă necesare regăsirii cu uşurinţă a documentelor depozitate intern, inclusiv în redactarea procedurilor de organizare a arhivei curente interne (de lucru) şi instruirea personalului beneficiarului. 3. Organizarea activităţii de curierat al documentelor solicitate de către beneficiar. a. Solicitarea documentelor/dosarelor/cutiilor în forma fizică. • Beneficiarul va solicita în scris (email sau fax) un document/dosar/cutie, menţionând datele de identificare ale acestora; • Prestatorul va identifica cutia/dosarul/documentul şi va opera ieşirile din gestiune în Registrul de depozit; • Prestatorul va organiza transportul şi va preda documentul/dosarul/cutia pe bază de proces verbal de predare-primire, în interval de 48 ore de la primirea solicitării; • Prestatorul va organiza transportul de urgenţă şi va preda documentul/dosarul/cutia pe bază de proces verbal de predare-primire, în interval de 2 ore de la primirea solicitării; • Beneficiarul va notifica prestatorul când documentul/dosarul/cutia va fi rearhivat; • Prestatorul va organiza transportul şi va prelua documentul/dosarul/cutia pe baza de proces verbal de predare-primire; • Prestatorul va rearhiva documentul/dosarul/cutia şi va actualiza Registrul de depozit. b. Scanare şi transmitere electronică a documentelor. • Pe baza evidenţelor privind fondul arhivistic gestionat, Beneficiarul va solicita în scris (email sau fax) un document, menţionând numărul cutiei şi datele de identificare a documentului; • Prestatorul va identifica documentul şi îl va transmite prin fax sau îl va scanează şi îl va trimite prin email în interval de 12 ore de la primirea solicitării; 16

• Prestatorul va identifica în regim de urgenţă documentul şi îl va transmite prin fax sau îl va scaneaza şi îl va trimite prin email în interval de 2 ore de la primirea solicitării; • Prestatorul va menţiona/evidenţia comanda în Registrul de depozit; • Prestatorul va rearhiva cutia. Lunar prestatorul va transmite beneficiarului o copie a solicitărilor primite, situaţiei intrărilor- ieşirilor de documente/dosare/cutii din gestiune şi a numărului de transporturi efectuate. Periodic prestatorul va transmite beneficiarului o situaţie a documentelor/ dosarelor/cutiilor ieşite din gestiune la solicitarea acestuia şi nereturnate. În conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996:

Art. 7. - Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum şi a celor ieşite, potrivit legii.

Art. 8. - (1) Anual, documentele se grupează în unităţi arhivistice, potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii.

(2) Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprobă de către Arhivele Naţionale, iar cele ale celorlalţi creatori, de către serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, potrivit anexei nr. 1.

Art. 9. - (1) Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire, întocmite potrivit anexelor nr. 2 şi 3.

(2) Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice din depozit se ţine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4.

(3) Scoaterea documentelor din evidenţa arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau deţinătorilor de documente şi cu avizul Arhivelor Naţionale sau al serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, în funcţie de creatorii la nivel central sau local, în urma selecţionării, transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamităţi naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil şi de neînlăturat. De asemenea, relevante în speţă sunt dispoziţiile art. 12 din aceeaşi lege, care prevăd: (1) Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele create sau deţinute în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte condiţii decât cele prevăzute de lege.

(2) Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente sunt obligate să le păstreze în spaţii special amenajate pentru arhivă. Noile construcţii ale creatorilor şi deţinătorilor de arhivă vor fi avizate de către Arhivele Naţionale sau serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, numai dacă au spaţii prevăzute pentru păstrarea documentelor.

(3) Arhivele Naţionale şi serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale pot prelungi termenul de păstrare a documentelor la deţinători până la asigurarea spaţiilor necesare preluării lor.

(4) Depozitele de arhivă vor fi dotate, în funcţie de formatul şi de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu mijloace, instalaţii şi sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor. În acelaşi timp, prevederile cap. II. „Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente”, punct I. „Păstrarea documentelor şi organizarea depozitului de arhivă” din INSTRUCŢIUNILE privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, la articolele 81 – 108 redau modalităţile de păstrare a documentelor şi de organizare a depozitului de arhivă. 17

Toate aceste prevederi legale, demonstrează cu prisosinţă încadrarea serviciilor aferente Modulului 4 în cadrul codului CPV 92512000-3 Servicii prestate de arhive. Prin însumarea valorilor estimate aferente celor patru module rezultă valoarea de 5.033.690,0 lei (2.241.050,0 +500.000,0 + 694.260,0 + 1.598.380,0), valoare care reprezintă 54% din valoarea estimată aferentă celor şase module. În condiţiile în care ponderea celor patru module, care, în mod cert se încadrează în Anexa 2B la OUG nr. 34/200, este mai mare de 50% (respectiv 54%), Consiliul consideră corectă decizia autorităţii contractante de a organiza procedura de atribuire în conformitate cu prevederile art. 16 din ordonanţa de urgenţă. În ceea ce priveşte susţinerea contestatoarei că autoritatea contractantă trebuia să împartă contractul pe loturi (în sensul depunerii ofertei şi atribuirii contractului pe loturi), Consiliul constată netemeinicia acesteia. În conformitate cu prevederile art. 23 din OUG nr. 34/2006, Autoritatea contractantă nu are dreptul de a diviza contractul de achiziţie publică în mai multe contracte distincte de valoare mai mică şi nici de a utiliza metode de calcul care să conducă la o subevaluare a valorii estimate a contractului de achiziţie publică, cu scopul de a evita aplicarea prevederilor prezentei ordonanţe de urgenţă care instituie obligaţii ale autorităţii contractante în raport cu anumite praguri valorice. Pe de altă parte, dispoziţiile art. 10 alin. (1) din HG nr. 925/2006 prevăd: Autoritatea contractantă are dreptul de a recurge la atribuirea contractului pe loturi, cu respectarea prevederilor art. 23 din ordonanţa de urgenţă şi cu condiţia de a preciza acest lucru în documentaţia de atribuire. Prin urmare, legislaţia în domeniu privind achiziţiile publice nu obligă autoritatea contractantă la divizarea contractului în mai multe loturi. Legislaţia instituie doar dreptul autorităţii contractante de a diviza un contract în mai multe loturi. În acelaşi timp, Consiliul constată că, deşi activităţile celor şase module sunt diferite, ele sunt strâns legate unele de altele, implicarea mai multor operatori economici îngreunând derularea contractului sau poate duce la nefinalizarea contractului în termenul asumat. Criticile contestatoarei privind termenul relativ redus stabilit de autoriatea contractantă pentru depunerea ofertelor (23 zile), sunt considerate de Consiliu nefondate. În conformitate cu dispoziţiile punctului 5 „Perioada de aşteptare până la depunerea ofertelor” din Normele interne pentru atribuirea contractelor de achiziţii publice de servicii cu valoare estimată peste 130.000 euro (fără TVA) cuprinse în anexa 2B la OUG nr. 34/2006, aprobate prin Dispoziţia nr. 27878/29.12.2008 a primarului sectorului 1 Bucureşti (modificată prin dispoziţile nr. 6669/19.10.2009 şi nr. 3678/15.04.2013), Perioada între transmiterea invitaţiei de participare şi primirea ofertelor nu poate fi mai mică de 7 (şapte) zile calendaristice. Conform documentelor existente pe site-ul autorităţii contractante ..., invitaţia de participare şi documentaţia de atribuire au fost publicate pe site în data de 26.02.2016 şi a precizat ca termen limită de depunere 18

a ofertelor data de 21.03.2016 ora 10.00. Având în vedere complexitatea contractului, prin raportare la termenul minim de 7 zile precizat prin Normele interne, Consiliul consideră că cele 23 de zile acordate de autoritatea contractantă sunt suficiente pentru întocmirea ofertei în condiţii corespunzătoare. Mai mult, contestatoarea consideră că acest termen este relativ redus, însă nu argumentează în vreun fel de ce este redus şi care ar fi în opinia sa un termen rezonabil. În ceea ce priveşte criticile contestatoarei formulate împotriva cerinţei din fişa de date a achiziţiei, cap. III.2.3 a) Capacitate tehnică şi/sau profesională - Cerinţa 3 „Resurse umane”, Consiliul constată temeinicia în parte a acestora. Prin fişa de date a achiziţiei, cap. III.2.3. a) „Capacitatea tehnică şi/sau profesională”, Cerinţa 3 „Resurse umane”, autoritatea contractantă a precizat: Condiţii de calificare şi Modalitatea de îndeplinire: Va fi prezentată o declaraţie privind numele persoanelor care vor duce la îndeplinire viitoarele contracte subsecvente şi specializarea acestora - Formularul nr.11. Se vor anexa dovezi de instruire/specializare pentru personalul implicat direct în activitatea de arhivare fizică şi electronică a documentelor. Dovezile pot fi: - Certificate de absolvire eliberate de către o instituţie autorizată de către Ministerul Muncii; - Diplome de absolvire studii superioare în domeniul istorie - arhivistică; Ca urmare a cantităţilor foarte mari de documente ce urmează a face obiectul serviciilor integrate de arhivare a documentelor, ofertanţii trebuie să facă dovada existenţei în echipa sa a cel puţin 20 persoane cu studii superioare în arhivistică (Dovada absolvirii persoanei respective se va face prin prezentarea Diplomei de Licenţa, de Master, a Certificatului de absolvire a cursurilor de specializare, etc. - copie), în calitate de coordonatori echipe şi minim 35 persoane pentru suport tehnic, specializate în domeniul arhivistică/istorie - copie după dovada specializării în domeniu, pentru modulele 1, 3, 4 şi 5. De asemenea, pentru derularea activităţilor de gestionare a depozitelor proprii ale beneficiarului - modulul 4, ofertanţii trebuie să facă dovada existenţei în echipa sa a cel puţin 4 persoane specializate în domeniul arhivistic, pe care le poate delega pentru a asigura gestionarea zilnică a depozitelor interne ale beneficiarului, în locaţiile Primăriei Sectorului 1 (1 persoană) şi Stării Civile Sector 1 (3 persoane) Pentru derularea activităţilor de restaurare a documentelor - modulul 2, ofertanţii trebuie să facă dovada existenţei în echipa sa a cel puţin unei persoane specializate în efectuarea de operaţiuni de restaurare a documentelor. Pentru derularea activităţilor descrise la modulul 6, ofertanţii trebuie să facă dovada existenţei în echipa sa a cel puţin 2 persoane specializate în domeniul IT. Ofertanţii trebuie să prezinte, pentru toate persoanele nominalizate Curriculum vitae în original (format Europass, semnat pe fiecare pagină), care să cuprindă informaţii referitoare la referinţe şi datele de contact ale persoanelor care pot oferi informaţii cu privire la activitatea derulată; Ofertanţii trebuie să prezinte copii certificate, ale contractelor de muncă/contracte colaborare/declaraţii disponibilitate/ angajament de participare sau orice alt tip de contract încheiat în condiţiile legii, pentru toate persoanele nominalizate (în vederea asigurării stabilitatii si continuitatii serviciilor prestate, perioada de angajare a personalului nominalizat trebuie să fie cel puţin egală cu perioada propusa pentru derularea serviciilor, respectiv 28 de luni sau nedeterminată). În conformitate cu prevederile art. 16 din OUG nr. 34/2006, (1) În cazul în care autoritatea contractantă atribuie un contract ce are ca obiect prestarea de servicii din categoria celor incluse în anexa nr. 2B, atunci obligaţia de a aplica prezenta ordonanţă de urgenţă se impune 19

numai pentru contracte a căror valoare este mai mare sau egală cu cea prevăzută la art. 57 alin. (2) şi se limitează la prevederile art. 35-38 şi art. 56 şi la aplicarea pe tot parcursul procedurii de atribuire a principiilor prevăzute la art. 2 alin. (2). În acest sens, dispoziţiile art. 2 alin. (2) din OUG nr. 34/2006 prevăd: (2) Principiile care stau la baza atribuirii contractului de achiziţie publică sunt: a) nediscriminarea; b) tratamentul egal; c) recunoaşterea reciprocă; d) transparenţa; e) proporţionalitatea; f) eficienţa utilizării fondurilor; g) asumarea răspunderii. În acelaşi timp, dispoziţiile art. 65 lit. f) din HG nr. 925/2006 prevăd: În sensul prevederilor art. 143 din ordonanţa de urgenţă, autoritatea contractantă: f) fără a aduce atingere prevederilor art. 31 din ordonanţa de urgenţă, are obligaţia de a impune condiţii minime de calificare care să se raporteze cel mult la valoarea estimată a celui mai mare contract subsecvent care se anticipează că va fi atribuit pe durata acordului- cadru. Conform Notei justificative nr. J-AC/1985/30.12.2015 existentă la dosarul cauzei, Valoarea celui mai mare contract subsecvent, este de 5.019.652,80 lei fără TVA şi a fost calculată prin însumarea valorilor de mai jos: Valoarea maximă a unui contract subsecvent aferentă serviciilor de constituire a unităţilor arhivistice, inventariere a documentelor, gestionare a fondului arhivistic şi organizarea serviciului de curicrat al documentelor solicitate pentru o perioadă de 12 de luni - calculată prin raportarea la preţurile unitare aferente serviciilor de arhivare de care beneficiază în prezent instituţia noastră astfel: SERVICIU UM CANTITATE PREŢ UNITAR (lei, fără TVA) VALOARE TOTALĂ (lei, fără TVA) Constituire unităti arhivistice 850,00 1.364.850,00 - Preluare şi transport documente ml 1.620 130,00 210.600,00 - Cutii transport* ml 810 15,00 12.150,00 - Ordonare şi grupare documente ml 1.620 230,00 372.600,00 - Constituire dosare ml 1.620 150,00 243.000,00 - Verificare şi legare dosare ml 1.620 135,00 218.700,00 - Reorganizare fond arhivistic ml 1.620 190,00 307.800,00 20

Inventariere documente ml 1.620 261,00 422.820,00 Gestionare curenta fond ahivistic, curieratul documentelor solicitate fizic de beneficiar 724.860,00 - Preluare în gestiune ml 1.620 83,00 134.460,00 Gestionare curentă fond arhivistic ** Buc/abonament lunar 4 x 1 2 luni 8.300,00 398.400,00 - Curieratul documentelor solicitate fizic de beneficiar** Buc/abonament lunar 4 x 1 2 luni 4.000,00 192.000,00 VALOARE TOTALĂ 2.512.530,00 *Cutiile de transport se folosesc la două preluări succesive (se calculează cutii de transport doar pentru jumătate din cantitatea de documente preluate). **Ca urmare a alcătuirii fondului arhivistic aparţinand Stării Civile din 2 mari componente (documentele curente ale Stării Civile şi File Consulare) costurile de gestionare şi curierat aferente acestuia au fost calculate prin raportarea la 2 fonduri arhivstice distincte. Astfel, fondurile arhivistice care necesită servicii dc gestionare şi curieratul documentelor solicitate fizic de beneficiar sunt în număr de 4, respectiv: Primaria Sector 1, Stare Civila Sector 1 - documente curente, Stare Civila Sector 1 - File Consulare, Evidenţa Persoanelor Sector 1. Valoarea maximă a unui contract subsccvent aferentă serviciilor de restaurare a documentelor degradate - calculată prin raportarea la un preţ unitar maxim de 10 lei fără TVA/filă restaurată, astfel: - 30.000 file x 10 lei fără TVA/ filă restaurată = 300.000,00 lei fără TVA Valoarea maximă a unui contract subsecvent aferentă serviciilor de digitizare, indexare a documentelor şi salvare în baza de date - calculată prin raportarea la preţurile unitare aferente serviciilor de digitizare de care a beneficiat în anii anteriori instituţia noastră, astfel: SERVICIU UM CANTITATE PREŢ UNITAR (lei, fără TVA) VALOARE TOTALĂ (lei, fară TVA) - Pregătirea documentelor pentru digitizare şi refacerea unităţilor arhivistice după digitizare pag 3.714.00 0 0,045 167.130,00 - Scanare documente format A4 Pag 3.342.60 0 0,142 474.649,20 - Scanare documente format nestandard pag 371.400 0,57 211.698,00 - Indexare informaţie Unităţi indexabile 256.067 1,94 496.769,98 - Arhivare electronică Pag 3.714.00 0 0,19032 706.875,62 VALOARE TOTALĂ 2.057.122,80 Valoarea estimata a achiziţionării şi instalarii unei platforme hardware şi software în conformitate cu structura arhivei electronice existente şi în curs de 21

actualizare a instituţiei Sectorului 1 al Municipiului Bucureşti, respectiv 150.000 lei fără TVA - calculată astfel: Server pentru arhiva electronică cu licenţa de operare şi SQL (baza de date) aproximativ 45.000 lei fără TVA; Configuraţie echipamente de reţea pentru conectarea staţiilor de lucru la serverul pentru arhiva electronică cu licenţa de operare şi SQL (baza de date) - aproximativ 10.000 lei fără TVA ; Sistem de protecţie împotriva căderilor şi fluctuaţiilor de tensiune - aproximativ 5.000 lei fără TVA; Dulap metalic pentru stocarea şi protecţia echipamentelor - aproximativ 5.000 lei fără TVA; 5 Staţii de lucru cu sistem de operare instalat pentru accesul la informaţia din arhiva electronică - aproximativ 40.000 lei fără TVA; Sistem de gestiune şi management documente - arhivare electronică pentru server cu servicii de indexare full-text (după orice cuvânt din interiorul documentului scanat), OCR, automatizare şi workflow (circuitul documentelor în format electronic între servicii/birouri)- aproximativ 40.000 lei fără TVA. Clienţi software pentru accesul la bazele de date de pe server cu facilităţi de indexare, OCR, automatizare, workflow - aproximativ 5.000 lei fără TVA. În conformitate cu Normele metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, din 27.09.2013, pentru a fi autorizat pe toate domeniile aferente contractului, ofertantul trebuie să deţină următorul personal: Art. 9. - (3) Autorizaţia de funcţionare se eliberează, contra cost, pentru fiecare serviciu arhivistic solicitat. Art. 15.- (1) În vederea eliberării autorizaţiei de funcţionare pentru prestarea serviciului arhivistic de păstrare şi conservare, este obligatoriu ca operatorul economic să aibă cel puţin câte un angajat calificat pentru ocupaţia de arhivist şi arhivar. Art. 16.- (1) În vederea eliberării autorizaţiei de funcţionare pentru prestarea serviciului arhivistic de restaurare este obligatoriu ca operatorul economic să aibă cel puţin un angajat calificat pentru ocupaţia de restaurator. Art. 17. - (1) În vederea eliberării autorizaţiei de funcţionare pentru prestarea serviciului arhivistic de legătorie este obligatoriu ca operatorul economic să aibă cel puţin un angajat calificat pentru ocupaţia de legător manual. Art. 18. - (1) În vederea eliberării autorizaţiei de funcţionare pentru prestarea serviciului de prelucrare arhivistică este obligatoriu ca operatorul economic să aibă cel puţin câte 2 angajaţi calificaţi pentru ocupaţia de arhivist şi arhivar. Art. 19. - (1) În vederea eliberării autorizaţiei de funcţionare pentru prestarea serviciului arhivistic de utilizare a documentelor deţinute este obligatoriu ca operatorul economic să aibă cel puţin câte un angajat calificat pentru ocupaţia de arhivist şi arhivar. Raportat la activităţile şi cantităţile aferente celui mai mare contract subsecvent (prezentat mai sus) autoritatea contractantă trebuia să dimensioneze personalul minim solicitat. Dacă în ceea ce priveşte personalul aferent modulelor 2 şi 6 cerinţa este rezonabilă, referitor la modulele 1, 3, 4 şi 5 nu există o justificare a personalului minim impus. 22

Astfel, din documentele existente în dosarul achiziţiei, nu rezultă de ce sunt necesare 20 de echipe, respectiv 20 de coordonatori de echipe (cu studii superioare în arhivistică), iar pe lângă aceştia încă 35 de persoane pentru suport tehnic care, de asemenea, trebuie să fie specializate în domeniul arhivistică/istorie şi 4 persoane specializate în domeniul arhivistic pentru gestionarea depozitelor proprii ale beneficiarului. Este adevărat că două, maxim trei echipe (respectiv 2-3 arhivişti) cum susţine contestatoarea nu sunt suficiente pentru prestarea serviciilor de această amploare, însă pentru impunerea numărului minim de coordonatori (echipe), respectiv a celor 20 de echipe (20 de coordonatori) în cazul de faţă, autoritatea contractantă trebuie să prezinte o justificare temeinică şi pertinentă. Invocarea de către contestatoare a unor proceduri derulate de alte autorităţi contractante, nu poate fi luată în considerare de Consiliu. Fiecare procedură de atribuire are specificul său şi nici una dintre procedurile invocate de contestatoare nu are în compunere toate serviciile solicitate de autoritatea contractantă din prezenta procedură. Criticile contestatoarei formulate împotriva cerinţei din fişa de date a achiziţiei privind prezentarea certificatelor ISO sunt considerate de Consiliu întemeiate în parte. Cu privire la acest aspect, prin fişa de date a achiziţiei, la cap. III.2.3.b) „Standarde de asigurare a calităţii şi de protecţie a mediului” autoritatea contractantă a precizat: Cerinţa 1: Se va ataşa o copie a certificatului emis de organisme independente, prin care se atestă implementarea standardelor de management al calităţii privind modul de conducere şi control al activităţilor (certificat valabil ISO 9001 sau echivalent). Certificatul trebuie să fie valabil la data limită stabilită pentru depunerea ofertelor. Certificarea trebuie să fie dată pentru serviciile ce fac obiectul achiziţiei. Nu se acceptă ofertanţii în curs de certificare. Se acceptă raportul final de audit care atestă că, condiţiile de certificare sunt îndeplinite, urmând să fie emis certificatul. Cerinţa 2: Se va ataşa o copie a certificatului emis de organisme independente, prin care se atestă implementarea standardelor de management al mediului (certificat valabil ISO 14001 sau echivalent). Certificatul trebuie să fie valabil la data limită stabilită pentru depunerea ofertelor. Certificarea trebuie să fie dată pentru serviciile ce fac obiectul achiziţiei. Nu se acceptă ofertanţii în curs de certificare. Se acceptă raportul final de audit care atestă că, condiţiile de certificare sunt îndeplinite, urmând să fie emis certificatul. Cerinţa 3: Se va ataşa o copie a certificatului emis de organisme independente, prin care se atestă implementarea standardelor de management al securităţii informaţiei (certificat valabil ISO 27001 sau echivalent). Certificatul trebuie să fie valabil la data limită stabilită pentru depunerea ofertelor. Certificarea trebuie să fie dată pentru serviciile ce fac obiectul achiziţiei. Nu se acceptă ofertanţii în curs de certificare. Se acceptă raportul final de audit care atestă că, condiţiile de certificare sunt îndeplinite, urmând să fie emis certificatul. Cerinţa 4. Se va ataşa o copie a certificatului emis de organisme independente, prin care se atestă implementarea unui sistem de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale, în conformitate cu standardul SR OHSAS 18001 (certificat valabil sau echivalent) Certificatul trebuie să fie valabil la data limită stabilită pentru depunerea ofertelor. Certificarea trebuie să fie dată pentru serviciile ce fac obiectul achiziţiei. Nu se acceptă ofertanţii în curs de certificare. Se acceptă 23

raportul final de audit care atestă că, condiţiile de certificare sunt îndeplinite, urmând să fie emis certificatul. Cerinţa 5. Se va ataşa o copie a certificatului emis de organisme independente, prin care se atestă implementarea unui sistem de management al tehnologiei informaţiei, în conformitate cu standardul SR OHSAS 20000-1 (certificat valabil sau echivalent). Certificatul trebuie să fie valabil la data limită stabilită pentru depunerea ofertelor. Certificarea trebuie să fie dată pentru serviciile ce fac obiectul achiziţiei. Nu se acceptă ofertanţii în curs de certificare. Se acceptă raportul final de audit care atestă că, condiţiile de certificare sunt îndeplinite, urmând să fie emis certificatul. În conformitate cu dispoziţiile art. 176 din OUG nr. 34/2006, Autoritatea contractantă are dreptul de a aplica criterii de calificare şi selecţie referitoare numai la: .................

e) standarde de asigurare a calităţii; f) standarde de protecţie a mediului, în cazurile prevăzute la art. 188 alin. (2) lit. f) şi alin. (3) lit. e). În acelaşi timp, conform prevederilor Ordinului ANRMAP nr. 509/2011 privind formularea criteriilor de calificare şi selecţie: Art. 1. - (1) Criteriile de calificare şi selecţie stabilite de autoritatea contractantă trebuie să aibă legătură concretă cu obiectul contractului ce urmează a fi atribuit, iar nivelul cerinţelor minime solicitate prin documentaţia de atribuire, precum şi documentele care probează îndeplinirea lor se vor limita numai la cele strict necesare pentru îndeplinirea corespunzătoare a contractului. (2) Stabilirea cerinţelor minime de calificare şi selecţie rămâne la latitudinea autorităţii contractante, aceasta având obligaţia de a ţine cont de complexitatea, volumul, durata, valoarea şi natura contractului de achiziţie publică care urmează a fi încheiat. (3) În sensul alin. (1), nu se vor impune condiţii ce nu prezintă relevanţă sau sunt disproporţionate în raport cu ceea ce urmează a se achiziţiona. Art. 10. - Autorităţile contractante nu vor solicita cerinţe de calificare şi selecţie precum: ISO OHSAS 18001:1999 - sistem de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale, respectiv certificat SA 8000. Având în vedere cele prezentate, Consiliul consideră că autoritatea contractantă avea dreptul de a solicita cel mult certificate conform ISO 9001 sau echivalent şi conform ISO 14001 sau echivalent. Din verificarea site-ului Arhivelor Naţionale www.arhivelenatione.ro, Consiliul constată că într-adevăr, pentru serviciile de restaurare sunt autorizaţi de Arhivele Naţionale trei operatori economici, respectiv SDA – Servicii de Depozitare şi Arhivare, Document Imaging Systems SRL şi SC Stefanida Comserv SRL. De asemenea, accesând informaţiile de pe site-urile acestora, Consiliul constată că singurul care deţine cele cinci certificate ISO pentru domeniile ce fac obiectul procedurii de atribuire (prelucrare fizică a documentelor, legare, restaurare, păstrare, conservare, gestionare documente şi arhivare electronică) este SC Stefanida Comserv SRL. 24

Un argument în plus este faptul că la procedură a depus ofertă doar SC Stefanida Comserv SRL. În acest context, nici un alt operator economic nu ar fi putut depune ofertă, deoarece nu s-ar fi putut asocia cu SC Stefanida Comserv SRL, acesta depunând ofertă independentă (prevederile art. 46 alin. (1) din OUG nr. 34/2006). Consiliul constată că prin continuarea procedurii de achiziţie cu şedinţa de deschidere a ofertelor, autoritatea contractantă şi-a asumat riscul de a fi în imposibilitate de a lua măsuri de remediere asupra documentaţiei de atribuire. Având în vedere cele prezentate, Consiliul consideră că sunt aplicabile dispoziţiile art. 278 alin. (6) din OUG nr. 34/2006 fiind imposibilă dispunerea unei măsuri de remediere a procedurii de atribuire pentru intrarea în legalitate. Pentru cele ce preced, în temeiul dispoziţiilor art. 278 alin. (2) şi (6) din OUG nr. 34/2006, cu modificările la zi, Consiliul admite contestaţia formulată de SC ...SA, în contradictoriu cu ... şi dispune anularea procedurii de atribuire. Redactată în patru exemplare, conţine 25 pagini. PREŞEDINTE COMPLET, ... MEMBRU, MEMBRU, ... 25