Decizie CNSC 2766/2024

În conformitate cu prevederile art. 14 alin. (2) din Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, precum și pentru organizarea și funcționarea Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor, cu modificările și completările ulterioare, Consiliul adoptă următoarea DECIZIE Nr. 2766/C5/2928 Data: 01.10.2024 Prin contestația nr. 301/23.08.2024, înregistrată la Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor sub nr. 54018/26.08.2024, formulată de ALL BUSINESSES MANAGEMENT SRL, cu sediul în București, Blvd. Iuliu Maniu, nr. 7, Corp A, Et. 4, Biroul B8, Sector 6, telefon: 0724507039, E- mail: office@all-businesses.com, număr de înregistrare la Registrul Comerțului: J40/1744/2017, cod unic de înregistrare 37064275, atribut fiscal RO, prin reprezentant legal prin Grigore-Cristian CIOROBOIU, formulată împotriva documentației de atribuire, elaborată de SC GOSPODARIRE URBANA SRL, cu sediul în Str. Traian, nr. 246, Loc. Galați; cod poștal 800186, în cadrul licitației deschise, inițiată în vederea încheierii acordului cadru având ca obiect „Atribuirea unui acord cadru pentru servicii de arhivare computerizata (scanare și indexare) a tuturor documentelor care stau la baza întocmirii actelor de concesiune, adeverințelor, avizelor de lucrări funerare sau a oricăror alte documente referitoare la locul de înhumare, a Registrelor de concesiuni, înhumări aflate în arhivele cimitirelor Sfântul Lazar și Eternitatea”, inițiată prin publicarea anunțului de participare nr. CN1072121 în data de 13.08.2024, s-a solicitat꞉ i. în principal, obligarea autorității contractante la remedierea aspectelor identificate în documentația de atribuire ca fiind restrictive și nelegale, astfel încât să se permită derularea procedurii în condiții de concurență reală, cu prelungirea corespunzătoare a termenului de depunere a ofertelor; ii. în subsidiar, în măsura în care nu s-ar mai putea dispune măsuri de remediere, anularea procedurii de atribuire în conformitate cu prevederile art. 212 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 98/2016. Procedura de soluționare în fața Consiliului s-a desfășurat în scris. Pentru aceste motive, în baza legii și a mijloacelor de probă aflate la dosar, Pagina 1 din 2

CONSILIUL DECIDE: Admite contestația depusă de ALL BUSINESSES MANAGEMENT SRL, în contradictoriu cu GOSPODARIRE URBANA SRL și va obliga autoritatea contractantă ca, în termen de maximum 10 zile lucrătoare de la primirea deciziei Consiliului, să modifice documentația de atribuire, cu respectarea dispozițiilor legale și a celor evocate în considerente. Obligatorie. Împotriva prezentei decizii se poate formula plângere, în termen de 10 zile de la comunicare pentru părțile cauzei, respectiv de la data luării la cunoștință de către alte persoane vătămate. PREȘEDINTE, MEMBRU, MEMBRU, ............. ................ ................ Redactată practicaua deciziei: ............... Redactată în ........exemplare, conține ........ (.................) pagini. Pagina 2 din 2

În conformitate cu prevederile art. 14 alin. (2) din Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, precum și pentru organizarea și funcționarea Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor, cu modificările și completările ulterioare, Consiliul adoptă următoarea DECIZIE Nr. 2766/C5/2928 Data: 01.10.2024 Prin contestația nr. 301/23.08.2024, înregistrată la Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor sub nr. 54018/26.08.2024, formulată de ......... SRL, cu sediul în ........., Blvd. Iuliu Maniu, nr. 7, Corp A, Et. 4, Biroul B8, ........., telefon: ........., E-mail: ........., număr de înregistrare la Registrul Comerțului: ........., cod unic de înregistrare ........., atribut fiscal RO, prin reprezentant legal prin .........................., formulată împotriva documentației de atribuire, elaborată de SC ......... SRL, cu sediul în Str. Traian, nr. 246, Loc. .........; cod poștal .........................., în cadrul licitației deschise, inițiată în vederea încheierii acordului cadru având ca obiect „Atribuirea unui acord cadru pentru servicii de arhivare computerizata (scanare și indexare) a tuturor documentelor care stau la baza întocmirii actelor de concesiune, adeverințelor, avizelor de lucrări funerare sau a oricăror alte documente referitoare la locul de înhumare, a Registrelor de concesiuni, înhumări aflate în arhivele cimitirelor .......................... și ..........................”, inițiată prin publicarea anunțului de participare nr. .......................... în data de 13.08.2024, s-a solicitat꞉ i. în principal, obligarea autorității contractante la remedierea aspectelor identificate în documentația de atribuire ca fiind restrictive și nelegale, astfel încât să se permită derularea procedurii în condiții de concurență reală, cu prelungirea corespunzătoare a termenului de depunere a ofertelor; ii. în subsidiar, în măsura în care nu s-ar mai putea dispune măsuri de remediere, anularea procedurii de atribuire în conformitate cu prevederile art. 212 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 98/2016. Procedura de soluționare în fața Consiliului s-a desfășurat în scris. CONSILIUL NAȚIONAL DE SOLUȚIONARE A CONTESTAȚIILOR, asupra cauzei de față, constată următoarele: Pagina 1 din 60

Consiliul a fost sesizat, potrivit dispozițiilor art. 12 alin. (1) din Legea nr. 101/2016, să soluționeze contestația de față, prin care ......... SRL solicită cele redate în partea introductivă pentru următoarele motive꞉ 1. FISA DE DATE 1.1. Cerințe nelegale privind criteriile de calificare III.1.1.b) Capacitatea de exercitare a activității profesionale [1] Un prim aspect pe care îl considerăm nelegal îl constituie cerințele minime privind III.1.3.a) Capacitatea tehnică și/sau profesională. [2] Astfel, autoritatea contractantă a solicitat la cap. III.1.3.a) Capacitatea tehnică și/sau profesională Cerința nr. 2: Autorizație de funcționare din partea Arhivelor Naționale sau a serviciilor județene/Serviciului Municipiului ......... ale/al Arhivelor Naționale, după caz, conform art. 19 alin (1) si (2) din Norme metodologice din 27 septembrie 2013 privind aplicarea unor dispoziții ale Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, pentru prestarea serviciului arhivistic de PRELUCRARE ARHIVISTICĂ și totodată, pentru serviciul arhivistic de LEGĂTORIE. Modalitate de îndeplinire: se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. Operatorii economici vor indica în DUAE nr. fiecărei autorizații. Documentele justificative, respectiv, cele 2 (două) autorizații, ambele emise de către Arhivele Naționale sau de către Serviciile județene/ Serviciului Municipiului ......... ale/al Arhivelor Naționale sau în cazul ofertanților străini, documente echivalente emise în țara de rezidență, se vor prezenta la solicitarea autorității contractante doar de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul întocmit la finalizarea evaluării ofertelor. [3] Din analiza cerinței, prin raportare la obiectul contractului și la cerințele formulate la nivelul caietului de sarcini, contestatorul consideră că nu se justifică solicitarea acestor autorizații care nu sunt necesare implementării contractului, autoritatea contractantă restrânge artificial și nejustificat numărul operatorilor economici ce pot depune o ofertă conformă. [4] Conform caietului de sarcini, în capitolul 2.11. Descrierea situației actuale la nivelul autorității contractante se menționează: „Arhiva cimitirului .......................... datează din anul 1865, documentele aflate în arhiva sunt vechi și deteriorate în proporție de 50%. O parte dintre acestea se afla arhivate în bibliorafturi, legate cu sfoară, o altă parte sunt în cutii, fiind foarte degradate, cu foi rupte și măcinate de timp. Registrele vechi sunt distruse în proporție de 80%. Arhiva cimitirului .......................... datează din anul 1997, documentele sunt arhivate în cutii de arhivare, legate cu sfoară, opisate, în mare parte." Pagina 2 din 60

Arhiva cimitirelor mai sus-menționate, este în permanentă mișcare, adăugându-se zilnic documente. [5] Mențiunea „Arhiva cimitirelor mai sus-mentionate, este în permanentă mișcare, adăugând-se zilnic documente” este în contradicție cu noțiunea de arhivă fizică, așa cum este reglementată de Legea 16/1996, astfel nu se justifică solicitarea de autorizații [6] Or, prevederile Legii 16/1996 se aplică doar în cazul unei arhive închise, pentru care a fost întocmit nomenclatorul arhivistic, iar unitățile arhivistice au fost constituite/legate conform legii, nefiind vorba de o arhivă „vie” în care se adaugă zilnic documente. [7] Critica adusă este susținută și de structura ANEXEI I LA FORMULARUL DE OFERTA - Serviciu Cantitate maximala per acord cadru Scanare documente (preț per pagina) 1.150.000,00 Extragere si validare date (preț per câmp-metadata) 3.450.000,00 [8] Astfel, prin raportare la cele menționate, solicită ca autoritatea contractantă să adopte măsurile de remediere ce se impun, prin eliminarea cerințelor, astfel încât să nu fie restricționat artificial accesul operatorilor economici interesați. III.1.3.a) Capacitatea tehnica si/sau profesionala 1.1.1.1. Experți solicitați la nivelul Fisei de date [9] La nivelul Fișei de date, autoritatea contractantă a formulat cerințe excesive pentru: „Diplome de studii și calificări profesionale Modalitatea de îndeplinire: Calificările educaționale și profesionale ale operatorului economic care prestează serviciile, astfel: a) Manager de proiect: min. 2 persoane; b) Operator Extragere si validare date: min. 2persoane: c) Operator Scanare documente: min. 2persoane; d) Legator: min. 2 persoane. Modalitate de îndeplinire: 1. Completare DUAE: Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile privind calificările educaționale și profesionale ale personalului pe care trebuie să-l asigure, astfel: a) Manager de proiect: min. 2 persoane; b) Operator Extragere si validare date: min. 2persoane: c) Operator Scanare documente: min. 2persoane; d) Legator: min. 2 persoane. În cadrul informațiilor detaliate în DUAE se vor specifica informațiile cu privire la modalitatea în care operatorul economic ofertant dispune de personalul invocat, respectiv, contract individual de muncă (cu specificare numărului acestuia), declarație de disponibilitate, datele de Pagina 3 din 60

identificare ale diplomelor/certificatelor de absolvire/oricăror altor documente din care să rezulte competentele profesionale, cu indicarea numărului acestora și a organelor emitente. 2. Documentele justificative, respectiv, extrasul la zi din Revisal pentru personalul propriu angajat și/sau, după caz, declarații de disponibilitate, împreună cu CV-urile, și diplomele/certificatele de absolvire/oricare alte documente care atestă calificările profesionale ale persoanelor propune vor fi prezentate exclusiv de către ofertantul clasat pe primul loc al clasamentului intermediar după evaluarea ofertelor”. [10] Atunci când calificările educaționale și profesionale sunt utilizate drept criterii de calificare, cerințele referitoare la personalul de conducere/ coordonare/cu rol reprezentativ în organizația prestatoare (control calitate; responsabil securitatea muncii, etc.) sunt formulate cu respectarea prevederilor Instrucțiunii 1/2017. Art. 179 g) Lege; Art. 172(5) Lege; Art. 31(1) H G. Art. 192 g) Lege; Art. 185(5) Lege; Art. 37(1) HG. [11] În cazul de față calificările educaționale și profesionale solicitate în cadrul Fișei de date fac referire la personalul ce va realiza efectiv activitățile care fac obiectul acordului cadru ce urmează a fi atribuit ci nu a personalului de conducere/coordonare/cu rol reprezentativ în organizația prestatoare. [12] Astfel, având în vedere prevederile art. 3 alin (1) din INSTRUCȚIUNE Nr. 1/2017 „(1) Sintagma „personalul ce va realiza efectiv activitățile care fac obiectul contractului ce urmează a fi atribuit” se referă la experții/ personalul-cheie ce răspund(e) de realizarea efectivă a proceselor de execuție aferente implementării respectivului contract, calificarea, experiența profesională și/sau modul de organizare influențând, în mod direct, calitatea rezultatului ce trebuie atins prin contractul în cauză, această categorie de personal nefiind considerată criteriu de calificare și selecție în raport cu operatorul economic ce este candidat/ofertant în procedura de atribuire” contestatorul solicită eliminarea cerințelor privind Informații și/sau nivel(uri) minim(e) necesare pentru evaluarea respectării cerințelor menționate: Diplome de studii și calificări profesionale din cadrul Fișei de date, dat fiind că acestea contravin prevederilor legale și nu pot fi considerate criterii de calificare și selecție. 1.1.1.2. Echipamente solicitate la nivelul fișei de date [13] La nivelul Fișei de date, autoritatea contractantă a formulat cerințe excesive pentru echipamentele de scanare prin raportare la obiectul contractului, respectiv cantitățile și formatele documentelor: „Utilaje, instalații și echipament tehnic Modalitatea de îndeplinire: Cerința Declarație referitoare la utilajele, instalațiile, echipamentele tehnice, din care sa rezulte ca sunt suficiente pentru îndeplinirea Pagina 4 din 60

corespunzătoare a acordului-cadru. Se va stipula expres ca operatorul economic poate asigura (din dotarea proprie si/sau prin contracte sau convenții de închiriere, etc.) acele echipamente, mijloace fixe și dotări care sunt considerate strict necesare pentru îndeplinirea acordului-cadru de servicii: a) Echipament de scanare manuală/plană a documentelor de format mai mic sau egal cu A3 - min. 2 buc.; b) Echipament de scanare manuală/plană a documentelor de format mediu (format deschis 50cm x 70 cm) - min. 2 buc; c) Echipament de scanare manuala/plana a documentelor de format mare (format deschis 100 x 75 cm) - min. 2 buc. scanerele utilizate trebuie să dispună de sistem de iluminare cu lumina LED rece, fără UV, fără IR, sigură atât pentru document, cât și pentru utilizator. De asemenea, toate echipamentele ofertate în cadrul acestui proiect vor fi echipamente aflate în suport de la producător. Modalitate de îndeplinire: 1. Completare DUAE: Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile solicitate privind resursele tehnice necesare pentru derularea contractului. În cadrul informațiilor detaliate în DUAE se vor specifica informațiile cu privire la modalitatea în care operatorul economic ofertant dispune de acele echipamente, mijloace fixe și dotări care sunt considerate strict necesare pentru îndeplinirea acordului-cadru de servicii. În acest sens, se va preciza numărul și data contractului de vânzare-cumpărare, închiriere, leasing, comodat, al facturilor, etc. În cadrul DUAE-ului, ofertantul va specifica numărul echipamentului deținut, tipul, marca, model, anul de fabricație, precum și modalitatea de deținere. 2. Următoarele documente justificative care probează îndeplinirea cerinței vor fi prezentate doar către ofertantul clasat pe primul loc, la solicitarea autorității contractante, la finalizarea evaluării ofertelor. Acestea pot fi: a) Contracte de vânzare-cumpărare, închiriere, leasing, comodat, etc; b) Facturi; c) Fișa mijloacelor fixe/obiectelor de inventar; d) Orice alte documente care dovedesc îndeplinirea cerinței.” [14] Cerințele formulate la nivelul Fișei de date sunt disproporționate în raport cu natura și complexitatea contractului de achiziție publică ce urmează a fi atribuit, respectiv numărul de echipamente solicitat excede necesarul real, raportat la cantitățile maximale ale acordului cadru și sunt disproporționate în raport cu obiectul contractului de achiziție publică, precum și cu valoarea și obiectivele acestuia. Pagina 5 din 60

[15] Mai mult, potrivit art. 172 din Legea nr. 98/2016, autoritatea contractantă are obligația de a respecta principiul proporționalității atunci când stabilește criteriile de calificare și selecție, iar aceste criterii trebuie să aibă o legătură concretă cu obiectul contractului care urmează a fi atribuit. [16] De altfel, în concordanță cu dispozițiile art. 29 alin. (1) din Hotărârea Guvernului nr. 395/2016, criteriile de calificare au ca scop doar demonstrarea potențialului efectiv de derulare a viitorului contract, fără restricționarea participării în procedură, prin dimensionarea lor disproporționată sau lipsită de relevanță în raport cu obiectul contractului. Față de normele legale evocate, contestatorul consideră că cerința îngrădește accesul la procedură al tuturor operatorilor economici care au potențialul necesar îndeplinirii contractului în condiții corespunzătoare, dar nu suportul de la producător cerut. [17] Autoritatea are dreptul de a impune cerințe minime de calificare care au o legătură concretă - deci nu ipotetică, abstractă - cu un eventual risc de neîndeplinire a contractului (sens în care citează art. 29 din HG nr. 395/2016). Atunci când, în mod excepțional, autoritatea găsește de cuviință să introducă anumite cerințe de calificare pentru ofertanți, ea este ținută să se limiteze la cele absolut necesare și care îngrădesc cel mai puțin operatorii economici, cum s-a afirmat mai sus. Prin impunerea prezentării de către operatorii economici a unor echipamente autoritatea contractantă restricționează accesul acestora la prezenta procedură prin solicitarea unor cerințe restrictive, fără a putea justifica sau motiva în mod real solicitarea acestora. Menținerea acestor cerințe este apreciată ca fiind abuzivă și discriminatorie. [18] Astfel, conform prevederilor art. 31 alin. (1) din HG nr. 395/2016, contestatorul solicită eliminarea cerințelor privind Informații și/sau nivel(uri) minim(e) necesare pentru evaluarea respectării cerințelor menționate: Utilaje, instalații și echipament tehnic, din cadrul Fișei de date, dat fiind că acestea contravin prevederilor legale și au ca scop restrângerea artificială a concurenței. 2. CAIETUL DE SARCINI 2.1.1. Cerințe minime excesive și disproporționate în raport cu obiectul contractului de achiziție publică, precum și cu valoarea și obiectivele acestuia [19] Pentru echipamentele de scanare, autoritatea contractantă a formulat cerințe excesive care limitează accesul operatorilor economici la procedură, încălcând în acest fel prevederile art. 155 alin. (6) din Legea nr. 98/2016. [20] Astfel, la pag. 14 a caietului de sarcini, autoritatea contractantă a stabilit următoarele cerințe minime: „Ofertantul va prezenta o listă de deținere, prin orice mijloace a următoarelor echipamente profesionale: Pagina 6 din 60

a) Echipament de scanare manuală/plană a documentelor de format mai mic sau egal cu A3 - min. 2 buc.; b) Echipament de scanare manuală/plană a documentelor de format mediu (format deschis 50cm x 70 cm) - min. 2 buc; c) Echipament de scanare manuală/plană a documentelor de format mare (format deschis 100 x 75 cm) - min. 2 buc.” [21] Din analiza cerințelor menționate, prin raportare la obiectul contractului și la restul cerințelor formulate la nivelul caietului de sarcini, contestatorul consideră că solicitarea suplimentară a echipamentelor de la punctele a) și b) este nejustificată și excesivă prin raportare la caracteristicile echipamentelor de la punctul c) care demonstrează faptul că echipamentele de la punctul c) pot acomoda și cerințele de scanare de la punctele a) și b). [22] În susținerea celor menționate, evidențiază că, în conformitate cu documentația de atribuire, cel mai mare contract subsecvent se derulează pe parcursul anului 2025 (care include 248 zile lucrătoare) și vizează o cantitate de 400.000 pagini. [23] În baza unui simplu calcul rezultă faptul că este suficientă o productivitate zilnică, la nivelul tuturor echipamentelor, de numai 1.613 pagini pentru scanarea întregii cantități de pagini ce face obiectul celui mai mare contract subsecvent, inclusiv cu respectarea constrângerilor din caietul de sarcini. [24] Or, solicitarea a 6 (șase) echipamente similare a căror productivitate cumulată este de aproximativ 18.000 pagini/zi este o cerință excesivă și disproporționată, aspect care ar presupune finalizarea celui mai mare contract subsecvent în termen de maxim 23 de zile comparativ cu 248 zile cât ar avea valabilitatea cel mai mare contract subsecvent. [25] Luând în considerare termenul destul de lung prevăzut pentru finalizarea contractului, respectiv 12 luni, considerăm că cerința referitoare la tipul și numărul echipamentelor este excesivă în condițiile în care operatorii economici cu o capacitate mai mică de implementare, ce se traduce într-un număr mai mic de echipamente, nu pot depune o ofertă conformă. [26] Cu atât mai mult cu cât fără putință de tăgadă faptul că singurul scop al cerințelor dublate de la punctele a) și b) cu punctul c) a fost de acela de a restrânge artificial concurența ținând cont de faptul că, deși autoritatea precizează la pagina 5 din caietul de sarcini că deține documente de format de la A5 pana la A0, în lista de echipamente solicitate, niciunul dintre ele nu este de format A0 (cea mai mare suprafață de scanare pentru echipamentele solicitate este de 100 x 75 cm, iar formatul A0 are dimensiunile 118,9 x 84,1 cm). [27] În concluzie, rezultă în mod clar și fără echivoc faptul că cerințele privind tipul și numărul de echipamente de scanare sunt excesive și Pagina 7 din 60

nejustificate prin raportare la obiectul, durata și cantitatea maximă a celui mai mare contract subsecvent. [28] Prin urmare, solicită Consiliului să dispună măsurile de remediere asupra documentației de atribuire, prin eliminarea cerințelor de la punctele a) și b) mai sus menționate. 2.1.1.1. Suport de la producător pentru echipamentele folosite în implementare [29] Autoritatea contractantă precizează în caietul de sarcini: i. pagina 15 „Ca o ultima mențiune, toate echipamentele ofertate în cadrul acestui proiect vor fi echipamente aflate în suport de la producător. Nu se acceptă utilizarea de echipamente aflate la final de viață (end of life/ end of support) pentru care consideră că aceste echipamente nu vor putea livra imagini de cea mai bună calitate disponibilă. Astfel, ofertanții au obligația să facă dovada faptului că toate echipamentele care sunt angrenate în procesul de arhivare electronică, enumerate la pct. 3.3.3 lit. a) - c) din prezentul caiet de sarcini sau, care, după caz, vor fi relocate și instalate în punctele de lucru ale autorității contractante se afla în suport la producătorul acestor echipamente. Prin urmare, ofertantul va dovedi îndeplinirea acestei condiții, prin prezentarea unei scrisoare de confirmare emisă de către producător echipamentelor sau a oricărui alt document echivalent” ii. pagina 20 „referiri la documentele necesare deținute concomitent cu prezentarea acestora: autorizații/avize, recomandări, scrisori de confirmare de la producătorii echipamentelor angrenate in procesul de arhivare, calificări și alte documente/formulare care dovedesc cerințele autoritarii contractante"; [30] Contestatorul reiterează faptul că obiectul contractului nu vizează și livrarea de echipamente. Acesta presupune doar prestarea de servicii de: Scanare documente (preț per pagina) Extragere și validare date (preț per câmp/metadata) [31] Astfel, consideră excesivă impunerea ca echipamentele Prestatorului (care sunt și vor rămâne în proprietatea acestuia) să fie „în suport de la producător”. [32] Analizând întreaga documentație de atribuire, contestatorul susține că nu a identificat necesitatea/justificarea/fundamentul legal pentru solicitarea ca toate echipamentele ofertate în cadrul acestui proiect vor fi echipamente aflate în suport de la producător. [33] Autoritatea contractantă nu a detaliat care este scopul solicitării suportului tehnic de la producător, nu a prezentat o justificare, studii/ expertize de la specialiști în domeniu care să dovedească faptul că un echipament care nu are suport de la producător, nu livrează imagini de aceeași calitate ca în perioada de suport. Pagina 8 din 60

[34] Calitatea unei imagini scanate se testează utilizând instrumente specializate (ex: OS QM Tool, OpenDICE, delt.ae, GoldenThread), drept urmare calitatea unei imagini scanate nu este condiționată de aflarea echipamentului în suport de la producător. [35] Prin urmare, solicită a fi dispuse luarea măsurilor de remediere asupra documentației de atribuire, prin eliminarea cerințelor referitoare la solicitarea ca echipamentele ofertate în cadrul acestui proiect să fie aflate în suport de la producător, precum și privind prezentarea de scrisori de confirmare de la producătorii echipamentelor angrenate în procesul de arhivare. 2.1.1.2. Cerințe nejustificate privind servicii de call-center [36] În caietul de sarcini se solicită: i. pagina 5 „Operațiunile cu titlu accesoriu necesare a fi realizate: a) servicii de suport tehnic: call-center - 24/7/365 si, in caz de urgenta, trimitere de personal la fata locului, daca necesitățile impun acest lucru;” ii. pagina 17 „3.7. Instalare, punere în funcțiune, testare: 3.7.1. Suport tehnic: 12 luni care curg de la data_ finalizării procesului de arhivare: call-center - 24/7/365;” [37] Contestatorul consideră că această solicitare, ca prestatorul să acorde suport 24/7/365, este disproporționată prin raportare la specificul contractului, respectiv livrabilele care fac obiectul acestuia. [38] Precizează că acest tip de suport presupune costuri suplimentare nejustificate pentru ofertanți/prestatori prin alocarea unei persoane dedicate pentru o perioadă de 365 de zile pentru acest proiect pentru situația în care autoritatea contractantă identifică o problemă la o pagină scanată/indexată. [39] Subliniază că în cadrul prezentului proiect nu se livrează o aplicație informatică de interese național pentru a fi justificată o astfel de cerință, cu atât mai mult impunerea necesității de „trimitere de personal la fața locului, dacă necesitățile impun acest lucru”. [40] De asemenea, în cazul în care, prin absurd, se identifică, oricând în intervalul 24/7/365, o neconcordanță între livrabilele predate autorității contractante și originalul documentului, consideră că o soluție la îndemână este consultarea documentului în format fizic existent la nivelul autorității contractante, la unul din cele 2 (două) puncte de lucru: .......................... și Cimitirul ........................... [41] Contestatorul menționează că cele 365 de zile sunt de fapt cel puțin 24 de luni având în vedere faptul că în cadrul procedurii sunt contracte subsecvente care se încheie secvențial, primul contract până la sfârșitul anului 2024 (care beneficiază în 2025 de 365 de zile de suport), până la ultimul contract subsecvent care se va semna în 2026 și pentru care Pagina 9 din 60

trebuie acordat suport tehnic: 12 luni care curg de la data finalizării procesului de arhivare: call-center - 24/7/36; respectiv până în anul 2027. [42] Rezultă astfel că cele 365 de zile reprezintă de fapt aproximativ 1.000 de zile care se cuantifică în aproximativ 176.000 lei, respectiv 8% din valoarea totală a acordului cadru. [43] După cum se poate observa, în baza celor expuse, solicitare are ca scop principal restrângerea concurenței prin faptul că nu toți operatorii economici au posibilitatea de a acorda acest tip de suport 24/7/365, cu atât mai mult, în caz de urgență, trimitere de personal la fața locului, dacă necesitățile impun acest lucru. [44] Prin urmare, solicită să fie dispuse măsurile de remediere asupra documentației de atribuire, prin eliminarea cerințelor de la punctele a) și b) mai sus menționate. 2.1.1.3. Autorizații arhivare fizică și administrator arhivă electronică [45] În cadrul caietului de sarcini, pagina 5, autoritatea contractantă precizează: „3. Detalii tehnice ale serviciilor supuse achiziției. Operatorul economic care înțelege sa depună oferta trebuie sa dețină toate autorizațiile emise de către organele de resort ale statului si va presta serviciile care fac obiectul prezentei proceduri cu respectarea legislației incidența in materie, respectiv: - Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996; - Legea nr. 135/2007privind arhivarea documentelor în forma electronică; Modalitate de îndeplinire: Ofertantul va prezenta autorizația de servicii arhivistică DE PRELUCRARE ARHIVISTICĂ și totodată, PENTRU SERVICIUL ARHIVISTIC DE LEGATORIE, ambele autorizații emise de către Arhivele Naționale ale României sau, după caz, în cazul ofertanților străini, un document echivalent, în țara lor de origine sau, după caz, de rezidență”. [46] Deși autoritatea contractantă folosește sintagma arhivă/arhivare electronică, în fapt, caietul de sarcini nu conține cerințe tehnice specifice Legii nr. 135/2007 (cum ar fi semnarea documentelor cu semnătură electronică, depunerea cheii de criptare și decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidența Legii nr. 16/1996 sau stocarea acestora în centre de date autorizate) - în realitate se execută o simplă activitate de copiere/scanare a documentelor, atribuirea de indecși și livrarea imaginilor în platforma care existentă la autoritatea contractantă, nefiind necesară niciun fel de acreditare/autorizare în temeiul Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată. [47] Arhivarea electronică a documentelor în sensul Legii 135/2007 presupune arhivarea electronică a documentelor în stadiul final, cu Pagina 10 din 60

aplicarea semnăturii electronice a emitentului și verificarea, respectiv aplicarea semnăturii electronice a administratorului de arhivă pentru documentele care se nasc electronic, și nu pentru cele care există în format fizic și urmează a fi convertite în format electronic prin scanarea lor. [48] Or, în cazul prezentului proiect, documentele vor fi de tip imagine, în fișiere de tip PDF, provenite din conversia electronică - scanarea și indexarea - a unor documente din format fizic. [49] Având în vedere obiectul contractului contestator consideră că solicitarea acestora nu este justificată în contextul acestuia, solicitarea acestora nefiind justificată pentru implementarea contractului, autoritatea contractantă restrânge artificial și nejustificat numărul operatorilor economici ce pot depune o ofertă conformă. [50] Prin raportare la cele menționate mai sus, precum și în cadrul prezentului document, punctul 1.1.1. III.1.1.b) Capacitatea de exercitare a activității profesionale, solicită Consiliului ca prin decizia pe care o va pronunța, să oblige autoritatea contractantă la adoptarea măsurilor de remediere ce se impun, prin eliminarea cerințelor evidențiate, astfel încât să nu fie restricționat artificial accesul operatorilor economici interesați. 2.1.2. Cerințe abuzive cu privire la sesiunile demonstrative [51] În ceea ce privește cerințele de la nivelul caietului de sarcini, evidențiază că autoritatea contractantă solicită o sesiune demonstrativă, după cum urmează: „3.3.9. Sesiune demonstrativă Autoritatea Contractantă își rezervă dreptul de a solicita o sesiune demonstrativă care trebuie realizată de către ofertanții calificați până la această etapă a procedurii de atribuire, pentru serviciile de scanare a documentelor și extragere de date. Acest lucru este imperios pentru a avea o confirmare clară că ofertanții pot realiza serviciile fără alterarea formei curente a documentelor fizice. În cadrul acestei sesiuni demonstrative ofertantul va: A) Reloca și instala la sediul autorității contractante un echipament profesional de scanare din lista echipamentelor ofertate în procedură (care trebuie să îndeplinească cerințele de la pct. 3.3.3. pct. a) - c) din prezentul caiet, de sarcini și va proceda la scanare un număr de 1.000 pagini, puse la dispoziție de către autoritatea contractanta, fără alterarea documentelor; B) Extrage (din documentele scanate) un volum de max. 5.000 metadate; Documentele asupra cărora se vor realiza operațiunile de scanare și extragere de metadata, vor fi puse la dispoziție de către Autoritatea Contractantă la sediul acesteia sau, într-o locația special amenajată pentru acest test și vor fi aceleași pentru fiecare ofertant. Ofertanții vor avea la dispoziție maximum o zi lucrătoare (interval 8- Pagina 11 din 60

16.30) pentru a face dovada capabilității îndeplinirii tuturor cerințelor din prezentul caiet de sarcini. Principalele obiective ale acestei sesiuni demonstrative urmărite de către autoritatea contractanta sunt următoarele: C) Verificare existenței echipamentelor ofertate în procedură; D) Îndeplinirea criteriilor de lizibilitate (indiferent de starea fizică a documentelor) pentru 1.000 de pagini scanate și extragere a 5.000 de metadate, concomitent cu păstrarea intactă a integrității fizice a documentelor. În situația în care volumul de documente nu este procesat în timpul dat sau, în urma verificării arhivei electronice rezultate, se constată faptul ca procentul de acuratețe solicitat, nu este atins sau că anumite funcționalități solicitate prin prezența documentație nu au fost demonstrate, oferta respectivă va fi declarată neconformă. Ofertanții calificați vor fi invitați de către autoritatea contractanta pentru sesiunea demonstrativă care, se va desfășura într-un termen de 2 zile lucrătoare de la data, transmiterii invitației. Neprezentarea ofertantului la sesiunea demonstrativă atrage considerarea propunerii tehnice ca neconformă și respingerea ofertei”. [52] Pe lângă caracterul suplimentar al celei de-a doua sesiuni demonstrative solicitate, contestatorul opinează și faptul că o atare cerință este de natură să descurajeze un număr semnificativ de posibili ofertanți, cu consecința reducerii concurenței, ținând cont de faptul că aceasta presupune angajarea de resurse financiare semnificative, atât umane, materiale și mai ales financiare. [53] Astfel, în cadrul sesiunii demonstrative se solicită ca, într-o zi lucrătoare, scanarea a 1.000 de pagini și indexarea/extragerea a 5.000 metadate. [54] Analizând cerința respectivă prin raportare la cantitățile celui mai mare contract subsecvent rezultă că în cadrul acestuia, în decurs de 248 zile lucrătoare aferente anului 2025) rezultă că se solicită de fapt o productivitate de doar 544 pagini scanate/zi și extragerea de 2.010 metadate/zi; respectivă productivitate fiind obținută ca urmare a elaborării unor proceduri și standarde pentru implementarea cu succes a contractului. [55] Mai mult, autoritatea nu detaliază tipurile de documente ce urmează a le pune la dispoziția ofertanților și nici formatele acestora, se limitează în a menționa 1.000 de pagini. [56] Autoritatea contractantă limitează nejustificat numărul operatorilor ce ar putea să depună o ofertă prin cerințe formulate neclar, cu foarte multe variabile și cu un efort financiar foarte mare din partea operatorilor economici. [57] De asemenea, evidențiază faptul că din moment ce nu se specifică formatele documentelor ce vor face obiectul sesiunii demonstrative, Pagina 12 din 60

tipurile de scanare solicitate (scaner în V sau scaner plan), ofertanții trebuie să aibă disponibile echipamentele pe care le va utiliza în cadrul sesiunii demonstrative fiind nevoiți să presupună care este echipamentul necesar susținerii demo în conformitate cu cerința: „un echipament profesional de scanare din lista echipamentelor ofertate în procedura (care trebuie să îndeplinească cerințele de la pct. 3.3.3. pct. a) - c) din prezentul caiet, de sarcini”, ținând cont de varietatea formatelor documentelor și de faptul că se cere mobilizarea unui singur echipament,. [58] În condițiile în care aceștia au contracte în derulare pe întreg teritoriul țării, aceasta presupunând relocarea echipamentelor la sediul ofertantului în funcție de momentul în care autoritatea solicită susținerea sesiunii demonstrative, această limitează accesul la procedură, putând participa doar anumiți ofertanți care au facilități tehnice imediat disponibile pentru demo, în timp ce pentru ceilalți ofertanți conformarea ar însemna o cheltuială nejustificată în plus, deci o barieră. [59] După cum se poate observa, criteriile de acuratețe/calitate ce vizează sesiunea demonstrativă nu sunt precizate/definite în clar astfel încât să permită o evaluare obiectivă a tuturor ofertelor (de exemplu: criterii acuratețe/calitate: 99,98% acuratețe metadate; rezoluție imagini 100%; Crop imagini; integritate imagini; Rotire imagini etc.). [60] Mai mult, timpul alocat „maximum o zi lucrătoare de la momentul primirii documentelor până la returnarea acestora” este unul nerealist, deoarece nu se poate aplica nicio automatizare/mecanism de inteligență artificială, efortul depășește cu mult acea zi lucrătoare menționată de autoritatea contractantă, zi care de fapt nu este o zi întreagă, 8 ore lucrătoare. [61] Luând în considerare toate aspectele menționate anterior contestatorul concluzionează că niciun ofertant, care nu a văzut anterior documentele ce urmează a fi scanate/procesate/indexate, nu poate susține sesiunea demonstrativă fără să aloce foarte multe resurse, atât materiale, umane, cât și financiare. [62] Nu în ultimul rând, în ceea ce privește sesiunea demonstrativă, evidențiază încă o cerință formulată neclar și care lasă loc subiectivismului: „În situația în care volumul de documente nu este procesat în timpul dat sau, în urma verificării arhivei electronice rezultate, se constată faptul ca procentul de acuratețe solicitat, nu este atins sau ca anumite funcționalități solicitate prin prezența documentație nu au fost demonstrate, oferta respectivă va fi declarată neconformă." [63] Prin urmare, solicită eliminarea tuturor cerințelor din capitolul 3.3.9. Sesiunea demonstrativa din caietul de sarcini. 2.1.3. Cerințele neclare/contradictorii la nivelul documentației de atribuire Pagina 13 din 60

[64] Autoritatea contractantă are obligația de a întocmi documentația de atribuire - astfel încât aceasta să cuprindă în conformitate cu Legea 98/2016 art. 3 alin. 1, lit. z). Or, în cadrul documentației sunt regăsite mai multe aspecte neclare menite să inducă în eroare posibilii ofertanți, cât și în imposibilitatea de a depune o ofertă conformă. [65] Contestatorul prezentă câteva exemple de cerințe neclare și contradictorii: Exemplul 1: „Așadar, criteriul de calitate va fi lizibilitatea, astfel încât imaginile rezultate să aibă cea mai buna lizibilitate indiferent de starea fizica a documentelor. Prestatorul garantează obținerea unor imagini digitale fidele ale documentelor pe hârtie" [66] Pentru a se asigura cea mai bună lizibilitate, indiferent de starea fizică a documentelor este necesară o procesare suplimentară (aplicarea unor filtre care să crească lizibilitatea), acest lucru este în contradicție cu următoarea cerință și anume obținerea unor imagini digitale fidele ale documentelor pe hârtie. „În cazul documentelor fragile, scanarea acestora se va face manual, pe geam, asigurându-se astfel integritatea documentului". [67] Astfel, în cazul documentelor fragile, calitatea imaginilor rezultate este afectată de faptul că acestea nu pot fi presate, dat fiind ca scanarea s-ar face pe geam, conform cerinței enunțate mai sus. Totodată, din cauza modificării distanței de focalizare, prin așezarea documentului pe geam și nu sub el, apare riscul suplimentar de imagini defocalizate. Exemplul 2: „Totodată, pentru scanarea documentelor de tip registru, se solicită ca scanerele să fie exclusiv scannere manuale, cu scanare fără contact și să dispună inclusiv de platan de carte în forma de „V” care să permită o deschidere a documentelor de pana la 140°pentru scanarea documentelor fără deteriorarea cotoarelor sau ruperea legăturilor, lucru deosebit de important mai ales în cadrul registrelor vechi.” [68] În primul rând, scanarea documentelor nu poate fi făcută fără contact fizic. În al 2 lea rând autoritatea contractantă nu prezintă modul cum aceasta a determinat unghiul pentru aceasta specificație tehnică, și ce avantaj creează pentru aceasta impunerea unui unghi cu limită de 140°. [69] Alegerea unui echipament de scanare se face în conformitate cu caracteristicile documentului fizic de scanat. La nivelul documentației de atribuire nu se menționează pentru câte echipamente de acest tip trebuie să facă dovadă ofertantul, respectiv nu se menționează nici formatul documentelor care vor fi supuse acestui proces. [70] Astfel, există o contradicție clară în cerința referită mai sus, respectiv scanare fără contact, întrucât pentru a menține un registru la Pagina 14 din 60

un unghi de deschidere (până la 140° de grade), este necesară existenta unui geam de presare în V. Exemplul 3: „Documentele vor fi scanate color, față-verso, și vor fi livrate în format PDF OCR-izat (cu recunoașterea optică a caracterelor)”. [71] Având în vedere că vor intra în procesul de conversie documente ce datează din anul 1870 și sunt probabil scrise de mână, cumulat cu starea avansată de degradare a acestora, solicitarea OCR-izării documentelor nu are sens decât pentru documentele tipărite și nu și pentru cele scrise de mână. [72] Un alt aspect neclar, sesizat, este dat de cerința „Nota: La elaborarea propunerii tehnice, operatorul economic va avea în vedere respectarea Regulamentelor (CE) și a cadrului legal prevăzut de statul român în domeniul arhivării si depozitării documentelor arhivate", care se regăsește atât la nivelul caietului de sarcini cât și al Fișei de date, dar care nu este detaliată și pentru care nu se prezintă informații cu privire la modalitatea de îndeplinirea a acesteia, astfel încât operatorii economici interesați de participare la această procedură să aibă aceeași înțelegere și mod de abordare în elaborarea propunerii tehnice. [73] Inconsecvența informațiilor prezentate la nivelul documentației de atribuire produce confuzie în rândul operatorilor economici. [74] Ținând cont de faptul că informațiile din cuprinsul documentației de atribuire, nu respectă prevederile art. 83 alin (3) din Legea 98/2016 respectiv acestea trebuie sa fie clare și suficient de precise pentru a permite operatorilor economici să determine natura și obiectul general al achiziției și, pe baza acestora, să decidă transmiterea unei solicitări de participare sau neparticipare la procedura de atribuire, consideră că autoritatea contractantă în mod vădit duce în eroare operatorii economici care vor să depună ofertă la prezenta procedură. Față de cele de mai sus, solicită remedierea cerințelor în cauză, astfel încât documentația de atribuire să furnizeze cerințele, criteriile, regulile și alte informații necesare pentru a asigura operatorilor economici o informare completă, corectă și explicită cu privire la cerințe sau elemente ale achiziției, obiectul contractului și modul de desfășurare a procedurii de atribuire. 2.1.4. Caracterul restrictiv si nejustificat al cerințelor privind experiența echipei de experți precum și al competențelor acestora [75] Autoritatea contractantă a formulat următoarele cerințe pentru resursele umane necesare, pag. 16: „Conversia digitală a arhivei existente pe hârtie trebuie să fie realizată prin servicii profesionale, realizate de către ofertant, cu personal calificat în aplicații și tehnologii de conversie digitală și management al conținutului și cu echipamente adecvate pentru toate tipurile de documente care fac obiectul acestui proiect (de la A4/A3 pana la A0 inclusiv). Pagina 15 din 60

A) Manager de proiect o Deținerea de competențe în domeniul managementului de proiect, dovedite printr-o diploma/certificare recunoscură la nivel național/ internațional/oricare alt document echivalent; o Deținerea de competente ca arhivist, dovedite printr-o diploma/ certificare recunoscută la nivel național/internațional/oricare alt document echivalent; o Experiență dovedită prin recomandări/oricare alte documente echivalente în implementarea a. cel puțin trei proiecte similare (prin proiect, similar se înțelege implementarea unui proiect ce a cuprins o soluție software de arhivare electronică a documentelor și servicii de arhivare electronică) în poziția de manager de proiect B) Operator Extragere și validare date: o Experiența dovedită prin recomandări/oricare alte documente echivalente în cel puțin trei proiecte similare (prin proiect similar se înțeleg serviciile de arhivare electronica) în poziția de specialist indexare / specialist extragere si validare date. C) Operator scanare: o Experiența în scanare în cel puțin trei proiecte similare (prin proiect similar se înțeleg servicii de arhivare electronica) în poziția de specialist scanare / operator scanare. Se vor prezenta recomandări/ oricare alte documente relevante. D) Legator o Experiența în cel puțin trei proiecte similare (prin proiect similar se înțeleg servicii de legatorie) în poziția de legator. Se vor prezenta recomandări/oricare alte documente relevante; o Deținerea de competente ca legator, dovedite printr-o diploma/ certificare recunoscută la nivel național/internațional/ oricare alt document echivalent.” [76] Referitor la cerința privind experiența experților, așa cum este definită la cap. 3.3.8. Resurse umane necesare din caietul de sarcini „Experiența dovedita prin recomandări/ oricare alte documente echivalente în implementarea a cel puțin trei proiecte similare [...] în poziția de [...]” menționându-se titulatura rolului, contestatorul consideră că aceasta este restrictivă, disproporționată și complet nejustificată având în vedere faptul că nu titulatura rolului atestă experiența expertului, ci activitățile desfășurate de acesta în cadrul contractului. Astfel, pentru a asigura implementarea în bune condiții a contractului, autoritatea se putea axa pe solicitarea demonstrării unei experiențe în realizarea unor activități similare celor ce caracterizează obiectul principal al contractului ce urmează a fi atribuit, în corelație cu domeniul în care se încadrează acesta (exemplu: „Experiența în minim un proiect similar [...] în care să fi desfășurat/prestat activități similare Pagina 16 din 60

cu cele pe care urmează să le realizeze în viitorul contract [...]”). Cu titlu de exemplu susține situația în care Managerul de proiect, în cadrul contractelor la implementarea cărora a participat în trecut, poate avea o titulatură a rolului diferită și anume Coordonator de Proiect, Coordonator Echipă, Director de proiect, uneori chiar Lider, însă activitățile realizate au fost similare. [77] Contestatorul consideră că autoritatea contractantă încalcă principiile privind nediscriminarea, tratamentul egal, proporționalitatea, ce guvernează domeniul achizițiilor publice art.2 alin 2 din Legea 98/2016, cu modificările și completările ulterioare. [78] Totodată, în formularea cerințelor privind experiența specifică a experților, autoritatea trebuie să ia în considerare și prevederile instrucțiunii nr. 1/2017, emisă de ANAP în aplicarea prevederilor art. 179 lit. g) și art. 187 alin (8) lit. a) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, care precizează că experiența specifică a expertului trebuie să fie evaluată prin prisma activităților desfășurate în trecut, și nu prin referire la titulatura rolului în baza căruia acesta a desfășurat activitățile specifice în contractele respective și implicit a dobândit experiența și competențe specifice care îl califică pentru desfășurarea unor activități similare în alte contracte. [79] Autoritatea contractantă nu a inclus în caietul de sarcini atribuțiile/responsabilitățile experților solicitați, fapt ce denotă lipsa unei abordări unitare în ceea ce privește dimensionarea resurselor umane necesare. Acest aspect este susținut și de faptul că diplomele/certificările solicitate în vederea demonstrării competențelor, cât și experiența specifică solicitată raportat la rolurile experților este restrictivă. [80] Diploma/Certificarea de Arhivist solicitată pentru expertul Manager de proiect este disproporționată în raport cu activitățile unui manager de proiect și total nejustificată, „Deținerea de competente ca arhivist, dovedite printr-o diploma/ certificare recunoscuta la nivel național/ internațional/ oricare alt document echivalent;" [81] Se poate observa și de această dată caracterul disproporționat al cerințelor privind competențele solicitate în raport cu scopul acordului cadru și activitățile descrise în caietul de sarcini, autoritatea exagerând în impunerea prezentării unor certificări care nu fac altceva decât să limiteze în mod nejustificat concurența. [82] Același lucru se poate constata și în cazul experienței specifice solicitate pentru expertul Manager de proiect, prin care autoritatea contractantă limitează experiența specifică a acestuia la „implementarea unui proiect ce a cuprins o soluție software de arhivare electronică a documentelor și servicii de arhivare electronică". Activitățile prestate de un Manager de proiect sunt similare, indiferent de natura/obiectul contractului, excepție fac contractele în care specificul domeniului în cauză presupune o particularizare a modului de coordonare a Pagina 17 din 60

implementării contractului în cauză, ceea ce nu face obiectul prezentei proceduri de atribuire. [83] Prin raportare la obiectul acordului cadru, respectiv servicii de arhivare computerizată (scanare și indexare), și în lipsa prezentării atribuțiilor/responsabilităților

experților

solicitați,

autoritatea contractantă nu face dovada necesității rolului de Legător. Cerințele formulate pentru Rolul de legător nu sunt justificate și au ca scop restricționarea accesului tuturor operatorilor economici interesați de participare la prezenta procedură. [84] Având în vedere cele menționate mai sus, precum și în cadrul prezentului document, punctul III.1.1.b) Capacitatea de exercitare a activității profesionale, cât și Autorizații arhivare fizică și administrator arhivă electronică, nu face sens ca expertul Managerul de proiect să aibă, conform cerințelor din documentația de atribuire și competențe de arhivist și expertul Legător să aibă rol în cadrul acestui acord cadru în condițiile în care acesta are ca obiect servicii de arhivare electronică/scanare. Față de cele prezentate, solicită modificarea cerinței de experiență a experților prin raportarea la activitățile pe care le desfășoară în contract și nu la titulatura rolului pentru care este propus, la eliminarea cerinței privind deținerea de competente ca arhivist a expertului manager de proiect, precum și la modificarea cerinței de experiență specifică pentru acesta, cât și eliminarea rolului de legător având în vedere obiectul acordului cadru. 2.1.5. Lipsa informațiilor necesare pentru a asigura ofertantului o informare completă, corectă și explicită cu privire la modul de aplicare a procedurii de atribuire [85] Legislația în domeniul achizițiilor publice clarifică și impune ca documentația de atribuire să cuprindă cerințele, criteriile, regulile și alte informații necesare pentru a asigura operatorilor economici o informare completă, corectă și explicită cu privire la cerințe sau elemente ale achiziției, obiectul contractului și modul de desfășurare a procedurii de atribuire, inclusiv specificațiile tehnice, condițiile contractuale propuse, formatele de prezentare a documentelor de către ofertanți, informațiile privind obligațiile generale aplicabile, astfel încât ofertanții să aibă șansa depunerii unor oferte conforme și care să răspundă necesităților autorității contractante (art. 3 alin. (1) lit. z) din Legea nr. 98/2016). [86] În completarea definiției atribuită de legiuitor documentației de atribuire prin Legea nr. 98/2016, același act normativ definește noțiunea de „specificații tehnice” ca „cerințe, prescripții, caracteristici de natură tehnică ce permit fiecărui produs, serviciu sau lucrare să fie descris, în mod obiectiv, într-o manieră corespunzătoare îndeplinirii necesității autorității contractante” (art. 3 alin. (1) lit. rr) din Legea nr. 98/2016). Pagina 18 din 60

[87] Totodată, potrivit art. 155 din Legea nr. 98/2016 prin specificații tehnice se înțelege un set de informații stabilite prin documentația de atribuire care definesc caracteristicile solicitate privind lucrările, serviciile sau produsele care fac obiectul contractului. Astfel, această noțiune se referă la acele aspecte tehnice care individualizează obiectul achiziției și pe care lucrările/ serviciile/ produsele ce urmează a fi executate/ prestate/ furnizate de către operatorii economici ce acționează pe piață, trebuie să le îndeplinească. [88] Legislația secundară, H.G. nr. 395/2016, detaliază prin art. 20 alin. (10) faptul că un caiet de sarcini „conține, în mod obligatoriu, specificații tehnice care reprezintă cerințe, prescripții, caracteristici de natură tehnică ce permit fiecărui produs, serviciu sau lucrare să fie descris, în mod obiectiv, astfel încât să corespundă necesității autorității contractante”. [89] La pag. 4 a caietului de sarcini aferent prezentei achiziții, autoritatea contractantă face următoarea precizare: „Precizăm faptul ca procesul de digitalizare a documentelor vehiculate la nivelul cimitirelor, a început în anul 2023, prin achiziționarea platformei informatice de arhivare/stocare - SEAL DOCUMENT MANAGEMENT & ARCHIVING furnizată de către Societatea .......................... S.A., cu sediul social în mun. ........., sector 2, B-dul Prof. Dimitrie Pompei, nr. 8, et. 1, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J40/7685/2000 și având C.U.I. R013289912. Platforma are următoarele componente: SEAL Core - SEAL licența de baza platforma; SEAL Uploader - aplicație pentru încărcarea documentelor in masa (bulk) în SEAL; StarCapture Desktop - aplicație pentru prelucrarea documentelor scanate și încărcarea acestora în SEAL; Seal Signer - pentru semnarea documentelor cu certificat electronic calificat sau avansat." [90] Cu toate acestea, la nivelul caietului de sarcini nu se regăsește nicio descriere ori detaliere a „platformei informatice de arhivare/stocare - SEAL DOCUMENT MANAGEMENT & ARCHIVING”, astfel încât un operator economic interesat de depunerea unei oferte la această procedură să poată identifica soluția tehnică sau să poată estima efortul financiar pe care îl presupune îndeplinirea cerinței „Ofertantul va detalia, în cadrul propunerii tehnice, modul în care se desfășoară întregul proces de preluare, transport, pregătire, scanare, indexare, încărcare acestora în cadrul platformei informatice de arhivare/stocare - SEAL DOCUMENT MANAGEMENT & ARCHIVING (deținuta de către autoritatea contractanta), verificarea, relegarea documentelor si predarea rezultatelor finale.” [91] Nu se precizează formatul acceptat de aplicația existentă (SEAL DOCUMENT MANAGEMENT & ARCHIVING) privind metadatele culese în Pagina 19 din 60

procesul de conversie. Autoritatea contractantă trebuie să detalieze soluția pe care o deține, întrucât ea nu este accesibilă tuturor ofertanților, fiind un produs privat. [92] Din coroborarea celor de mai sus, contestatorul consideră că autoritatea contractantă a stabilit cerințe minime și obligatorii fără a furniza o informare completă a operatorilor economici interesați, astfel încât să se asigure șanse egale tuturor, abordarea acesteia fiind de a prezenta informații contradictorii. [93] În condițiile în care art. 154 din Legea nr. 98/2016 impune ca documentația de atribuire să conțină „toate informațiile necesare pentru a asigura operatorilor economici o informare completă, corectă și precisă cu privire la cerințele achiziției, obiectul contractului și modul de desfășurare a procedurii de atribuire" și dat fiind caietul de sarcini elaborat de autoritatea contractantă pentru prezenta procedură, contestatorul consideră că SC ......... SRL a încălcat dispozițiile legislative sus amintite și nu a pus la dispoziția operatorilor economici toate informațiile care să le permită acestora să prezinte o ofertă conformă. [94] Date fiind cele mai sus prezentate, consideră că este necesară adoptarea măsurilor de remediere, în sensul furnizări tuturor informațiile pe care autoritatea contractantă le deține cu privire aplicația existentă (SEAL DOCUMENT MANAGEMENT & ARCHIVING), sens în care solicită Consiliului admiterea criticii. 3. Alte informații relevante [95] Conform Fișei de date a achiziției III.1.1.a) Situația personală a candidatului sau ofertantului: Expert cooptat tehnic: .........................., conform Contract de consultant în arhivarea electronica a documentelor nr. 18559/ 01.08.2024,

încheiat

cu

operatorul

economic, Societatea .......................... SRL. [96] Analizând parcursul expertului cooptat pentru a se asigura că acesta poate da dovadă de imparțialitate în procesul de redactare a cerințelor tehnice ale documentației și/sau implicit în procesul de evaluare al ofertelor depuse, observă că informațiile cu caracter public arată faptul că Dl. .........................., în trecut acționar unic și administrator al .......................... SRL - societate în faliment la data de 30.06.2024, a fost numit, potrivit informațiilor din Monitorului Oficial al României, partea a IV-a, nr. 152/11.I.2014, ca administrator al .......................... SA începând cu anul 2014, pentru un mandat de 4 ani. [97] Deși expertul extern cooptat are un rol consultativ, decizia și responsabilitatea fiind a comisiei de evaluare și asumată de conducătorul instituției, prin aprobarea raportului de evaluare, acesta poate influența în mod semnificativ evaluarea tehnică a ofertei, acesta fiind rolul expertului, anume de evaluare a ofertei. Răspunderea asupra procesului Pagina 20 din 60

de evaluare și atribuirii contractului revine în totalitate autorității contractante și nu expertului cooptat, date fiind dispozițiile art. 128 din H.G. nr. 395/2016, dar, așa cum am menționat anterior, expertul poate avea un rol determinant în influențarea deciziei. [98] Caietul de sarcini al prezentei proceduri precizează în clar faptul că procesul de digitalizare a documentelor vehiculate la nivelul cimitirelor, a început in anul 2023, prin achiziționarea platformei informatice de arhivare/stocare - SEAL DOCUMENT MANAGEMENT & ARCHIVING furnizata de către Societatea .......................... SA, cu sediul social în mun. ........., sector 2, B-dul Prof. Dimitrie Pompei, nr. 8, et. 1, înregistrata la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J40/7685/2000 și având CUI R013289912 [99] Motivul pentru care apreciază a se impune o analiză a situației prezentată mai sus de către contestator, constă în faptul că, potrivit dispozițiilor prevăzute de art. 59 din Legea nr. 98/2016, constituie conflict de interese situațiile în care există un interes personal, economic, financiar, direct sau indirect, al membrilor personalului din cadrul autorității contractante sau consultantului ce o asistă în respectiva procedură, interes care ar putea fi perceput ca element care compromite imparțialitatea ori independența acestora în luarea deciziilor în procesul de achiziție publică. Așadar, chiar și numai percepția probabilității ca un atare interes să existe în cadrul procedurii de atribuire, trebuie abordată și remediată de către autoritatea contractantă. [100] Simpla supoziție, generată de argumentele anterior menționate, a împrejurării potrivit căreia consultantul/expertul cooptat în întocmirea documentației de atribuire/evaluarea ofertelor, angajat de către autoritatea contractantă în legătură cu prezenta procedură de atribuire, același care, în calitate și de expert extern cooptat, contribuie la selectarea și atribuirea contractului de achiziție, ar putea face ca acest contract să-i fie atribuit direct sau indirect lui însuși, se constituie într-o situație prevăzută de legiuitor la art. 59 din legea achizițiilor publice și obligă autoritatea contractantă la a face o prioritate din verificarea și îndepărtarea riscului de apariție a conflictului de interese. B. Anularea procedurii de atribuire Prin contestația formulată, contestatorul a solicitat Consiliului, în subsidiar, în măsura în care nu s-ar mai putea dispune măsuri de remediere, obligarea autorității contractante la anularea procedurii de atribuire în conformitate cu prevederile art. 212 din Legea nr. 98/2016. În emiterea acestei solicitări, contestatorul a avut în vedere prevederile art. 55 din HG nr. 395/2016. Prin adresa nr. 20928/28.08.2024 înregistrată la CNSC sub nr. 54803/28.08.2024, autoritate contractantă a depus punctul de vedere formulat împotriva contestației depusă de ......... SRL prin care solicită respingerea în parte a acesteia și continuarea procedurii. Pagina 21 din 60

Cu privire la Cerințele nelegate privind criteriile de calificare din FIȘA DE DATE -punctele [1]-[8] din contestație, autoritatea contractantă le consideră ca fiind neîntemeiate având în vedere prevederile art. 19 din Legea nr. 16/1996 a arhivelor naționale, republicată, cu modificările și completările ulterioare. Autoritatea contractantă susține că în caietul de sarcini este menționat că o bună parte din arhiva autorității contractante este deja legată (pregătită din punct de vedere arhivistic) și ca urmare a procesului de scanare computerizată va fi implicit nevoie ca ofertantul să prelucreze

din

nou

documentele

în

vederea

constituirii dosarelor/unităților arhivistice (reașezare în coperți, relegare, etc.). Prestarea acestor servicii cade sub incidența Legii nr. 16/1996 privind arhivarea fizica a documentelor și ar fi nelegal pentru un operator economic să presteze acest gen de servicii, fără a avea o autorizare în acest sens emisă de Arhivele Naționale. În acest sens invocă pct. 2.11 și extrase din pct. 3.2.1 din Caietul de sarcini. Autoritatea contractantă confirmă în același timp că în scopul proiectului, în afara de aceste dosare din arhivă (dosare de înhumări arhivate) există și o componentă de arhiva vie, un exemplu fiind reprezentat de Avizele de lucrări funerare. Astfel, autoritatea contractantă consideră că sunt necesare cele două autorizații pentru buna desfășurare a proiectului. II. Cu privire la Capacitatea tehnica si/sau profesionala din FISA DE DATE - pct. [9] - [12] din contestație Critica formulată de către contestatară, în ceea ce privește faptul că autoritatea contractantă ar fi formulat cerințe excesive pentru experții solicitați prin documentația de atribuire este profund eronată. Astfel, este vorba de un proiect complex derulat de autoritatea contractantă, în calitatea acesteia de operator delegat în cadrul contractului nr. 18279/ 30.09.2020 de delegare a gestiunii serviciilor publice de administrare a domeniului public și privat de interes local al mun. ........., căruia îi incumbă obligația de a administra cimitirele și serviciile conexe înhumării, cu impact direct în managementul locurilor de înhumare din cele 2 cimitire, .......................... și Sf. Lazăr. În plus, particularitățile activităților nu permit autorității contractante niciun fel de întârzieri în procesul de interacțiune cu beneficiarii serviciilor oferite. Din aceste motive, autoritatea contractanta a solicitat ca ofertanții să facă dovada ca vor pune la dispoziție în cadrul proiectului cel puțin 2 resurse umane cu expertiza și experiență dovedită pentru fiecare rol, fapt ce ar contribui la succesul proiectului și la diminuarea majoră a riscurilor ce ar putea să apară în desfășurarea acestuia. Pagina 22 din 60

Autoritatea contractantă a solicitat pentru Managerul de Proiect desemnat (și înlocuitorul acestuia) să existe necesitatea de prezentare a unei diplome care să demonstreze competența acestuia. A solicitat ca această persoană să dețină competente de arhivist pentru că proiectul este unul de arhivare a documentelor ceea ce implică anumite particularități (ex: consideră ca un manager de proiect cu experiență strict în domeniul construcțiilor industriale nu ar putea asigura un management optim al proiectului actual). În plus, pentru fiecare persoană a solicitat să se demonstreze experiența relevantă în proiecte similare, lucru considerat de autoritatea contractantă normal pentru un proiect critic și pe care dorește să îl desfășurare fără sincope și în cele mai bune condiții operaționale. În afara de managerul de proiect s-au solicitat informații cu privire la Legator, operator de scanare și operator indexare date. Totuși, pentru clarificare autoritatea contractantă consideră oportună completarea din oficiu a documentației de atribuire prin clarificarea faptului ca experții prezentați sunt experți cheie cu rol de supervizare-coordonare a activităților de scanare/extragere date și legare documente, care trebuie să fi avut activitate în cel puțin un contract al cărui obiect îl reprezintă serviciile de realizare arhivă fizică și digitală. Ca măsură de revizuire a documentației de atribuire, autoritatea contractantă a procedat la completarea caietului de sarcini, la art. 3.3.8. Stabilirea unor cerințe clare referitoare la calificarea și numărul minim de personal, este crucială pentru atingerea calității serviciilor oferite, având în vedere complexitatea gestionării arhivelor cimitirelor care include atât arhivare fizică cât și electronică. Această cerință este bazată pe experiența autorității contractante anterioară în care insuficiența personalului calificat a condus la întârzieri, sincope și neconformități în procesul de arhivare la un alt cimitir aflat în administrarea sa. În susținere invocă prevederile art. 178, alin. (1) și (2) din Legea nr. 98/2016. III. Cu privire la Echipamente solicitate la nivelul fișei de date și caietului de sarcini pct. [13] - [35] din contestație Autoritatea contractantă consideră că în mod eronat, contestatorul consideră că proiectul se va realiza liniar pe toată durata de desfășurare a proiectului, fără a lua în calcul faptul ca execuția efectivă va fi realizata într-o perioada clară decisă de părțile contractante. În plus, autoritatea susține că dacă ar elimina cerințele privind utilajele, instalațiile și echipamentele tehnice, din cadrul Fișei de date, și- ar asuma un risc major ca un ofertant să nu poată presta serviciile solicitate. Pagina 23 din 60

Astfel, consideră că a respectat prevederile art. 172 din Legea nr. 98/2016, cerințele fiind necesare și adecvate, nefiind încălcat principiul proporționalității care exige ca toate criteriile de calificare să aibă o legătură directă și concretă cu obiectul contractului/acordului cadru. Au fost solicitate un număr de minimum 2 echipamente, tocmai pentru a se putea surmonta eventualele sincope care pot apărea pe parcursul derulării contractului, prin defectarea unuia dintre acestea, acest lucru aducând fluiditate și continuitate în îndeplinirea contractelor subsecvente acordului-cadru. Prin urmare, consideră că aceste cerințe minime trebuie păstrate, ele fiind în măsură să creeze prezumția în temeiul căreia operatorul economic deține resurse tehnice suficiente pentru îndeplinirea contractelor subsecvente cu celeritate. Mai mult decât atât, procedura de achiziție se finalizează prin încheierea unui acord-cadru, iar în funcție de disponibilitățile financiare ale achizitorului și totodată, de fluiditatea operativa a potențialului operator economic, devenit la acel moment, promitent-contractant, care și-a îndeplinit în condiții optime și cu celeritate primul contract subsecvent într-o perioadă mai mică decât cea anticipată de către autoritatea contractantă, aceasta din urma poate lua în calcul atribuirea, pe parcursul aceluiași an bugetar, a mai multor contracte subsecvente, calendarul contractelor subsecvente reprezentând doar o previzionare. Autoritatea contractanta are toate motivele justificate de a solicita cele 3 tipuri de echipamente față de care, așa cum se poate observa singurele condiții au fost acelea de dimensiune de scanare (lucru necesar pentru a putea asigura ca toate documentele deținute de către autoritatea contractantă să poată fi scanate) și de suport asigurat de producător pentru echipamente așa cum recomandă bunele practici în domeniu. În acest sens invocă un articol tehnic referitor la implicațiile care le are ieșirea din suport a unui echipament tehnologic: https://\v\\vv.\vebitservices.coiu/blog/end-of-life-end-of-siippoil- technologv-deiinitions/. Având în vedere tipologia proiectului și faptul că autoritatea contractanta se poate lipsi de documentele ce fac obiectul proiectului pentru perioade scurte de timp (cel mult 1 zi sau 2) dorește să se asigure ca nu apar sincope în procesul de scanare sau întârzieri neprevăzute generate de nefuncționarea unor echipamente vechi, fără suport. Tocmai din acest motiv de reducere a riscului de apariție a acestei erori a solicitat ca echipamentele utilizate de prestatori să fie în suport de la producător, lucru firesc din perspectiva sa si factor fără de care este imposibil a se garanta livrarea unui volum zilnic consistent la o calitate minimă impusă. În concluzie, autoritatea contractanta susține că prin această cerință permite oricărui operator economic ce deține echipamente de scanare aflate în suport (uzual echipamente mai noi de 5 ani) să Pagina 24 din 60

participe la această procedură atâta timp cât face dovada ca deține câte două echipamente (unul principal și unul rezervă) pentru fiecare dimensiune de document necesar a fi scanat: o Documente de format A3 sau mai mic (pentru documente uzuale); o Documente de formai 50 x 70cm (pentru registre medii ca dimensiune, dimensiune închisă puțin mai mare de A3 (uzual 35 x 44 cm) care prin deschidere completă generează un document (imagine) de dimensiune egala cu doua pagini (stânga-dreapta) deci o dimensiune de 70 x 44 cm. De aici cerința aferentă formatului 50 x 70; o Documente de format 75 x 100 cm (pentru registre mari și planșe ce se pot regăsi în general în cadrul dosarelor de Avize lucrări, dosare ce conțin planșe tehnice / părți desenate ce pot ajunge sau uneori pot chiar depăși formatul A1 (594 x 841 mm). Din acest motiv, pentru a evita situația în care anumite documente/pagini din dosare rămân nescanate și pentru ca autoritatea contractantă nu are posibilitatea să scaneze intern aceste documente ulterior proiectului s-a luat decizia solicitării unei dimensiuni maximale de scanare de 75 x 100 cm, puțin peste dimensiunea Standard A1. Autoritatea contractantă susține că evaluările privind productivitățile zilnice necesare nu au nicio legătură cu realitatea proiectului, premisa pe care se bazează calculele contestatarei fiind fundamental eronata. Pentru clarificare, autoritatea contractanta nu a precizat și nici nu a lăsat de înțeles faptul ca acest contract subsecvent se va desfășura pe întreg parcursul anului 2025 pentru ca acest lucru (o indisponibilitate îndelungata a documentelor) ar conduce la un blocaj operațional al activității sale. Autoritatea contractanta a publicat în SEAP o clarificare din oficiu la caietul de sarcini, acesta fiind revizuit cu un nou calendar al contractelor subsecvente pe care autoritatea contractante previzionează a le atribui pe parcursul acordului-cadru. Astfel, cel de-al doilea contract subsecvent și totodată, cel mai mare dintre acestea (în valoare de min. 69.760 lei, fără TVA - max.: 697.600 lei, fără TVA), a devenit primul contract pe care autoritatea contractanta îl va atribui imediat după finalizarea procedurii. Acesta va începe, practic, procesul de retrodigitalizare a Cimitirului .......................... și va avea o durată de valabilitate până la 31.12.2024. Astfel consideră că, toate alegațiile contestatarului de la pct. [22] - [24] cu privire la productivitatea echipamentelor sunt lipsite de sens. Pe de altă parte, nicăieri în cuprinsul caietului de sarcini sus- menționat, achizitorul nu a specificat că al doilea contract subsecvent va avea o durată de valabilitate de 12 luni. Mai mult, atât în caietul de Pagina 25 din 60

sarcini inițial cât și în cel revizuit, al treilea contact subsecvent se va încheia tot în anul 2025 și va viza începerea procesului de arhivare electronică de la Cimitirului ........................... Autoritatea contractantă specifică faptul că atribuirea unui nou contract subsecvent către promitent-contractantul acordului-cadru, implică finalizarea în condiții optime a celui anterior, acest lucru fiind firesc în condițiile în care, cu resursele tehnice și de personal pe care le deține, acesta nu a finalizat contractul anterior în condițiile anticipate de către autoritatea contractanta. Prin urmare, întregul construct al contestatarului referitor la excesivitatea productivității zilnice a celor 6 echipamente angrenate în îndeplinirea celui mai mare contract subsecvent este eronat, deoarece nu ține cont de actualizarea calendarului contractelor subsecvente și nici de posibilele sincope în utilizarea în sine a echipamentelor și procesarea metadatelor rezultate din scanarea documentelor. Totodată, conform celor susținute de către contestatar la pct. [60], timpul alocat de una zi lucrătoare, de 8 ore, scanarea și procesarea datelor a 1.000 de pagini este nerealist, deși, la pct. [2] acesta susține ca un singur echipament poate scana 3.000 de pagini/zi. Referitor la pct. [26], autoritatea contractantă precizează că sintagma „A0” se va înlocui cu cea de „A1”. Nu în ultimul rând, susține că nu a solicitat minimum 3 echipamente, astfel încât cerința să fie catalogată drept excesivă ci, doar numărul minim necesar, recte două echipamente, astfel încât să fie acoperite riscurile descrise mai sus. IV. Cu privire la cerințe nejustificate privind servicii de call-center, pct. [36] - [44] din contestație. Autoritatea contractantă consideră că societatea contestatoarea nu înțelege procesului sau tipologia și importanța documentelor ce fac obiectul prezentei proceduri. Astfel, reconfirmă că solicitarea sa este una aliniată pe deplin cu cerințele specifice procedurii de atribuire și nu are nicicum menirea de a crește artificial costurile proiectului. Autoritatea contractantă susține că motivația specificațiilor de la punctele 2.13, lit. a) și 3.7.1 din caietul de sarcini este una simplă: pe parcursul desfășurării proiectului pot apărea situații în care unul dintre concesionarii locurilor de înhumare din cimitirele .......................... și Sf. Lazăr, are nevoie să facă modificări asupra actului de concesiune, acest lucru putând impune nevoia de a se lucra cu dosarul fizic al concesiunii în regim de urgență. Asta înseamnă ca prestatorul va trebui să transmită documentele respective la cimitirul solicitant al autorității contractante și ulterior să le preia înapoi pentru scanare și extragere de date. De asemenea, ulterior finalizării proiectului va fi nevoie ca pe o perioadă de 12 luni prestatorul să ofere suport în corectarea eventualelor erori observate de autoritatea contractanta (spre exemplu - daca se constată Pagina 26 din 60

ca o pagina dintr-un registru de înhumări lipsește în urma scanării; acest lucru poate crea sincope majore în activitatea autorității contractante pentru ca informațiile din aceste registre nu mai exista într-un alt loc). Astfel, autoritatea contractantă solicită, la nevoie, prezența locală a unui reprezentant al prestatorului la sediul social/punctele de lucru pentru remedierea în regim de urgență a acestui tip de eroare și a oricăror altor erori ce vor fi identificate. În consecință, consideră că acest tip de suport este obligatoriu și respinge interpretarea contestatarei potrivit căreia acest lucru generează un cost asociat acestui proiect. Așteptarea autorității contractante este ca viitorul furnizor de servicii să poată oferi suport rapid la nevoie pe toată perioada contractului și 12 luni după încetarea acestuia (perioada de garanție) fără însă a solicita ca în tot acest interval să existe o persoană alocată permanent pentru acest scop. V. Cu privire la Autorizații arhivare fizică și administrator arhivă electronică, pct. [45] - [50] din contestație. Autoritatea contractantă a explicat la punctul I necesitatea ca ofertanții să prezinte autorizații pentru serviciile arhivistice de pregătire arhivistica și legatorie. Cu privire la înțelegerea contestatarei precum ca documentația procedurii impune prezentarea unor autorizații de administrator de arhiva electronica, autoritatea contractantă subliniază că această cerință nu apare în caietul de sarcini și nu reprezintă o cerință eliminatorie. Autoritatea contractantă a solicitat doar prezentarea celor două autorizații emise de arhivele naționale. VI. Cu privire la cerințe abuzive cu privire la sesiunile demonstrative, pct. [51] - [63] din contestație. Din nou, motivele ce stau la baza contestației sunt eronate și iau în calcul faptul ca procesul de scanare este unul care se desfășoară pe tot parcursul anului calendaristic (de la 1 ianuarie până la 31 decembrie) ceea ce este complet fals. Interesul autorității contractante este ca perioada de indisponibilizare a documentelor să fie cât mai scurtă și în mod realist vizează o perioadă de realizare a proiectului de maxim 8 luni/cimitir, ceea ce conduce la un necesar de scanare zilnica de aprox. 1000 pagini. Luând în calcul centralizatorul prezentat în caietul de sarcini la pag. 9 aferent serviciilor solicitate pentru .......................... rezultă un număr de aprox. 4 indecși preluați per pagina. Având în vedere aceste aspecte autoritatea contractantă a modificat volumetria pentru sesiunea demonstrativă luând în calcul 1000 pagini / 4000 indecși preluați pe parcursul sesiunii. Cu privire la opinia contestatarului potrivit căreia „cerința este de natură să descurajeze un număr semnificativ de posibili ofertanți, cu consecința reducerii concurenței, ținând cont de faptul că aceasta Pagina 27 din 60

presupune angajarea de resurse financiare semnificative, atât umane, materiale și mai ales financiare” autoritatea contractantă consideră din nou ca se prezintă o situație care nu este reală. În fapt, este o procedura ce ia în calcul scanarea a peste 1 milion de pagini (1.150.000) cu un buget total estimat de 2.254.000 lei și o sesiune demonstrativă prin care se solicita ca viitorul prestator să facă dovada că poate presta efectiv serviciile ofertate în condițiile impuse de autoritatea contractanta cu un volum ținta de 1000 pagini (adică sub 0,087%). Raportat la bugetul proiectului înseamnă un preț estimat de 1.960 lei aferent sesiunii demonstrative. VII. Cu privire la cerințele neclare/contradictorii la nivelul documentației de atribuire, pct. [64] - [74] din contestație. În opinia Autoritarii contractante, cerințele de la pct. 3.3.3 din caietul de sarcini, la care face referire contestatorul nu sunt contradictorii, însă cu referire la precizările contestatarei potrivit căreia scanarea documentelor nu poate fi făcută fără contact fizic, aceasta susține următoarele: a. Registrele de concesiuni și înhumări sunt în general volume vechi, foarte casante având vechime chiar și de 100 ani, perioadă în care dosarele au fost utilizate intensiv. b. Autoritatea contractantă a încercat intern să scaneze dosarele prin dezlegarea acestora de la cotor și scanarea fila cu fila iar rezultatele sunt nesatisfăcătoare; relegarea documentelor conducând la franjurarea marginilor colilor și totodată pierderea informației din marginea fiecărei coli și, pe de altă parte, prin trecerea paginii prin scanner aceasta se deteriorează (rupere mecanică). Din acest motiv autoritatea contractantă a optat pentru scanarea acestor documente fără contact: registrele se vor așeza pe un suport în V, se vor deschide manual și se vor scana fără ca echipamentul de scanare să atingă efectiv pagina. Unghiul a fost ales prin verificarea internă a mai multor registre pentru care deschiderea completă a paginilor în unghi de 180 grade a dus la ruperea acestora motiv pentru care, prin limitarea unghiului de deschidere la 140 grade dorește să elimine sau să limiteze posibilitatea ca aceste dosare să se deterioreze și mai mult în urma scanării. În susținere indică diverse site-uri cu prețurile de achiziție, autoritatea contractantă susținând că sunt acestea sunt extrem de reduse. Cu toate acestea autoritatea contractanta a clarificat această cerință tehnică prin reformulare sa. Pagina 28 din 60

VIII. Cu privire la caracterul restrictiv și nejustificat al cerințelor privind experiența echipei de experți precum și al competențelor acestora, pct. [75] - [84] din contestație. Autoritatea contractantă susține că la această critică a răspuns la pct. II din cadrul punctului de vedere. IX. Cu privire la lipsa informațiilor necesare pentru a asigura ofertantului o informare completă, corectă și explicită cu privire la modul de aplicare a procedurii de atribuire, pct. [85] - [94] din contestație. Autoritatea contractanta a făcut publice toate informațiile legate de platforma informatica de arhivare existenta / achiziționata. Observație contestatarei potrivit căreia „Nu se precizează formatul acceptat de aplicația existentă (SEAL DOCUMENT MANAGEMENT & ARCHIVLNG) privind metadatele culese în procesul de conversie. Autoritatea contractantă trebuie să detalieze soluția pe care o deține, întrucât ea nu este accesibilă tuturor ofertanților, fiind un produs privat „se poate clarifica foarte ușor prin transmiterea unei întrebări tehnice de clarificare”. Autoritate contractantă menționează că aceste informații transmise în cadrul caietului de sarcini nu induc niciun fel de obligație ofertanților; tocmai pentru a nu restrânge competiția în cadrul acestei proceduri autoritatea nu a solicitat în mod expres ca ofertantul să facă dovada cunoașterii sau operării anterioare cu platforma (SEAL DOCUMENT MANAGEMENT & ARCHIVING) care este un produs privat. În aceste condiții autoritatea contractantă nu înțelege ce măsuri de remediere ar putea lua cu privire la procedura curenta, nevoia autorității contractante fiind aceea ca toate fișierele obținute în urma procesului de scanare să fie introduse în platforma deja acționată. X. Cu privire la Alte informații relevante, pct. [95] - [100] din contestație. Autoritatea contractanta face următoarele precizări. Dl .......................... Cristian-Emilian, expertul cooptat tehnic, are rolul de a asista autoritatea contractanta prin analizarea propunerilor tehnice din cadrul ofertelor primite în cadrul procedurii și de a asista comisia pe durata procesului de evaluare a ofertelor. Mai mult de atât, autoritatea contractantă confirmă faptul că expertul tehnic cooptat a semnat pe propria răspundere o declarație de confidențialitate și imparțialitate conform art. 130 din HG 395/2016. Expertul cooptat nu are drept de vot în procesul de evaluare a ofertelor. Referitor la persoana Dlui .........................., autoritatea contractantă menționează ca așa cum reiese din CV-ul depus la sediul său, Dl .......................... a lucrat efectiv în poziția de Risk & Business Continuity Planning Manager în cadrul societății .........................., furnizorul platformei informatice SEAL. Așa cum reiese însă din CV-ul expertului, relațiile cu .......................... s-au finalizat în anul 2021, cu Pagina 29 din 60

mult înainte ca autoritatea să semneze contractul de achiziție al platformei

informatice

SEAL

(2023).

Anterior

poziției din ........................... Dl .......................... a avut roluri de ofițer de securitate în cadrul Ministerul Afacerilor Externe și al Serviciului Roman de Informații. Începând cu anul 2021 așa cum reiese din CV-ul Dlui .......................... acesta a avut poziții de management in cadrul a două companii de consultanță de business (.......................... SRL și EMAN SRL). Analizând oferta comercială publicata pe site-ul acestor companii rezulta fără echivoc faptul ca specializarea companiilor și implicit a Dlui .......................... este aceea de a oferi consultanta în domeniul managementului și securității informației (inclusiv consultanță digitalizare) și nu de a presta efectiv servicii de scanare/arhivare electronică. Consideram ca cei 10 ani de activitate într-o poziție de management în cadrul unei companii ce are ca obiect principal de activitatea oferirea de servicii de arhivare electronica precum și cunoașterea platformei informatice SEAL aduce un plus de valoare autorității contractante și o garanție suplimentară a faptului ca ofertantul selectat pentru îndeplinirea serviciilor din prezentul contract va putea livra un serviciu complet în parametrii solicitați de Autoritatea Contractanta. Din evaluarea Autorității Contractante, aceste garanți pot fi oferite doar prin expertiza unei persoane care pe de o parte cunoaște bine domeniul arhivării electronice și pe de altă parte are cunoștințe de baza în ceea ce privește soluția informatică achiziționată de Autoritate. Aceasta experiență pusă la dispoziția Autorității Contractante este evident ca este cel mai ușor de obținut prin lucrul efectiv în cadrul unor proiecte sau a unei companii specializate în oferirea de servicii similare cu cele solicitate de autoritate. Autoritatea consideră că nu există niciun motiv care să confirme ideea contestatarei potrivit căreia există un interes personal, economic, financiar, direct sau indirect, al membrilor personalului din cadrul autorității contractante sau consultantului. Prin adresa nr. 20926/28.08.2024, înregistrată la CNSC sub nr. 55012/29.08.2024, autoritatea contractantă a transmis „măsuri de remediere” privind contestația formulată de către ......... SRL꞉ La nivelul caietului de sarcini unde apare sintagma „A0” aceasta se va înlocui cu cea de „A1”. Se va elimina din conținutul caietului de sarcini sintagma Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronică. Art. 3.3.3. se modifica și se completează după cum urmează: „Art. 3.3.3. Scanarea Documentelor și resurse tehnice Pagina 30 din 60

Scanarea unui document reprezintă operațiunea tehnică de transformare a unui document pe hârtie în format electronic (format digital) sub forma unei imagini identice cu documentul original. Având în vedere natura obiectelor ce constituie arhiva celor două cimitire, a importanței pe care o au aceste documente pentru Societatea ......... S.R.L. ........., cât și pentru deținătorii locurilor de înhumare, a vechimii și a stării accentuate de degradare fizică a documentelor (mai ales, în ceea ce privește .........................., a cărui arhiva datează de la 1870), se solicită ca scanarea documentelor să fie realizată pagină cu pagină, utilizând echipamente profesionale care să garanteze un impact cât mai redus al scanării asupra stării fizice a acestora. Ofertantul va prezenta o listă de deținere, prin orice mijloace a următoarelor echipamente profesionale: a) Echipament de scanare manuală/plană a documentelor deformat mai mic sau egal cu A3 -min. 2 buc.; b) Echipament de scanare manuală/plană a documentelor deformat mediu (format deschis 50cm x 70 cm) - min. 2 buc; c) Echipament de scanare manuală/plană a documentelor de format mare (format deschis 100x 75 cm) - min. 2 buc. Manipularea documentelor în procesul de conversie digitală se va realiza în condiții de securitate maximă de către personalul calificat al prestatorului. În timpul procesului de scanare echipamentele vor fi supravegheate atât pentru a preveni deteriorarea documentelor cât și pentru a preveni preluarea eronata a acestora de către echipamentul de scanare. Documentele vor fi scanate color, fată-verso, și vor fi livrate informat PDF OCR-izat (cu recunoașterea optică a caracterelor), acolo unde este posibil (în cazul documentelor scrise de mână, nefiind posibilă utilizarea acestei funcții). Rezoluția de scanare a documentelor va fi stabilită în funcție de documentele originale și de starea acestora, însă aceasta trebuie sa fie minimum 300 x300 dpi. Astfel, se pune accent pe lizibilitatea documentelor scanate, astfel încât imaginile rezultate să aibă cea mai buna lizibilitate indiferent de starea fizica a documentelor. Prestatorul garantează obținerea unor imagini digitale fidele documentelor pe hârtie. Copia trebuie să fie fidelă, respectiv exemplarul digital să aibă o asemenea calitate încât să poată fi generată o copie pe hârtie identică grafic cu originalul. Copia fidelă presupune posibilitatea imprimării 1:1 a imaginii digitale, rezultând un document similar din punct de vedere al aspectului cu originalul. Înainte de începerea operațiilor de scanare se va face analiza documentelor în vederea stabilirii procedurii de scanare, a formatelor de scanare și a indecșilor asociați. Pagina 31 din 60

Se va realiza un fișier PDF pentru fiecare unitate arhivistică. Pentru reducerea dimensiunii fișierului rezultat, se vor folosi algoritmi de comprimare a fișierelor. În cazul documentelor fragile, scanarea acestora se va realiza în așa fel încât să se asigure integritatea documentului original, iar imaginea rezultată sa aibă cea mai buna lizibilitate, respectiv, să fie o copie fidelă a documentului scanat. Scannere utilizate vor avea geam presor și platane de carte plane, cu deschidere maxima la 180°, asigurându-se astfel, integritatea documentului în timpul scanării. Totodată, pentru scanarea documentelor de tip registru, se solicită ca scannerele să fie exclusiv scannere manuale, cu scanare fără contact și să dispună inclusiv de platan de carte în forma de „V”. Unghiul maxim până la care vom accepta deschiderea dosarelor va fi mai mic de 180 grade (deschidere plană - ceea ce ar conduce clar la ruperea documentelor din cotor conform experienței Autorității contractante) cu condiția ca echipamentul să garanteze deschiderea dosarelor / registrelor fără a rupe paginile din legături; acest aspect important fiind unul pe care autoritatea contractanta va insista în faza de sesiune demonstrative solicitate în cadrul procedurii. Nu în ultimul rând, având în vedere faptul ca documentele sunt parțial deteriorate din cauza vechimii și a nevoii Autorității Contractante de a proteja și extinde durata de viață a acestor documente, se solicită ca procesul de scanare să nu îngălbenească foile scanate prin expunere la căldură sau lumină caldă. Astfel, scanerele utilizate trebuie să dispună de sistem de iluminare cu lumina LED rece, fără UV, fără IR, sigură atât pentru document, cât și pentru utilizator. Ca o ultima mențiune, toate echipamentele ofertate în cadrul acestui proiect vor fi echipamente aflate în suport de la producător. Nu se accepta utilizarea de echipamente aflate la final de viață (end of life/end of support) pentru ca se consideră că aceste echipamente nu vor putea livra imagini de cea mai buna calitate disponibilă. Astfel, ofertanții au obligația să facă dovada faptului că toate echipamentele care sunt angrenate în procesul de arhivare electronică, enumerate la pct. 3.3.3 lit. a) - c) din prezentul caiet de sarcini sau, care, după caz, vor fi relocate și instalate în punctele de lucru ale autorității contractante se afla în suport la producătorul acestor echipamente. Prin urmare, ofertantul va dovedi îndeplinirea acestei condiții, prin prezentarea unei scrisoare de confirmare emisa de către producător echipamentelor sau a oricărui alt document echivalent. Referitor la metadate, acestea vor fi extrase și livrate în format xml. Prestatorul garantează scanarea tuturor documentelor și corectitudinea datelor extrase ca metadate, motivat de faptul ca întocmirea actelor de Pagina 32 din 60

concesiune și ridicarea, după caz, a dreptului de concesiune, se va realiza în baza scanărilor și a metadatelor extrase". Art. 3.3.8. se modifică și se completează după cum urmează: „3.3.8. Experți cu rol cheie de supervizare-coordonare a activităților de scanare/extragere de date și legare de documente: Ofertanții vor face dovada deținerii de resurse umane specializate în rolul deținut în cadrul proiectului, cu experiența dovedită în minimum 1 proiecte similare. Pentru fluidizarea activităților și evitarea potențialelor sincope, se vor prezenta pentru fiecare rol cel puțin 2 (doi) experți nominalizați cu prezentarea de CV, certificări relevante și recomandări de implicare în cel puțin 1 proiect similar. Rolurile ce vor trebui să fie obligatoriu acoperite în cadrul proiectului sunt: a) Manager de proiect Coordonator de proiect/Coordonator Echipa/ Director de proiect/Lider de proiect: min. 2 persoane; d) Operator Extragere si validare date - min. 2 persoane; c) Operator Scanare documente - min. 2 persoane; d) Legator - min. 2 persoane. Aceste persoane trebuie să aibă competențe dovedite ce garantează Autorității contractante împlinirea cu succes a sarcinilor ce îi revin în cadrul proiectului după cum urmează: A) Manager de proiect/Coordonator de proiect/Coordonator Echipa/Director de proiect/Lider de proiect o Deținerea de competențe în domeniul managementului de proiect, dovedite printr-o diploma/certificare recunoscută la nivel național/internațional/oricare alt document echivalent; o Deținerea de competente ca arhivist, dovedite printr-o diploma/certificare

recunoscută

la

nivel

național/ internațional/oricare alt document echivalent; o Experiență dovedita prin recomandări/oricare alte documente echivalente în implementarea a cel puțin un proiect similar (prin proiect similar se înțelege implementarea unui proiect ce a cuprins servicii de arhivare electronică) în poziția de manager de

proiect/

Coordonator

de

proiect/Coordonator Echipa/Director de proiect/Lider de proiect B) Operator Extragere și validare date: o Experiență dovedită prin recomandări/oricare alte documente echivalente în cel puțin 1 (unu) proiect similare (prin proiect similar se înțeleg serviciile de arhivare electronică) în poziția de specialist indexare / specialist extragere și validare date. C) Operator scanare: o Deținerea de competențe pentru utilizarea echipamentelor speciale de scanare, dovedite prin prezentarea unor certificări, Pagina 33 din 60

diplome/a oricăror altor documente care probează îndeplinirea acestei cerințe; o Experiență în scanare în cel puțin 1 (unu) proiect similare (prin proiect similar se înțeleg servicii de arhivare electronică) în poziția de specialist scanare / operator scanare. Se vor prezenta recomandări/oricare alte documente relevante. D) Legător o Experiență în cel puțin 1 proiect similare (prin proiect similar se înțeleg servicii de legatorie) în poziția de legator. Se vor prezenta recomandări/oricare alte documente relevante; o Deținerea de competente ca legator, dovedite printr-o diploma/

certificare

recunoscută

la

nivel național/internațional/oricare alt document echivalent. Nota: Pentru a face dovada ca este în măsură să asigure prestarea serviciilor, numărul/dimensionarea categoriilor de resurse umane /tehnice pentru îndeplinirea activităților ce fac obiectul procedurii rămâne la latitudinea ofertantului, acesta din urma având obligația de a aloca resursele umane proporțional cu activitățile care vor trebui prestate conform cerințelor din caietul de sarcini, asigurând desfășurarea activității în regim de continuitate, dând dovadă de promptitudine și profesionalism. Nota: Ofertantul va prezenta toate documentele în limba română. În cazul unor documente emise într-o alta limbă decât cea română, se va prezenta traducerea lor autorizată”. Aceeași revizuire va fi operată și la nivelul Fișei de date. Art. 3.3.9. se modifică și se completează după cum urmează: „3.3.9. Sesiune demonstrativa Autoritatea Contractantă își rezervă dreptul de a solicita o sesiune demonstrativă care trebuie realizată de către ofertanții calificați până la această etapa a procedurii de atribuire, pentru serviciile de scanare a documentelor și extragere de date. Acest lucru este imperios pentru a avea o confirmare clară că ofertanții pot realiza serviciile fără alterarea formei curente a documentelor fizice. În cadrul acestei sesiuni demonstrative ofertantul va: A. Reloca și instala la sediul autorității contractante un echipament profesional de scanare din lista echipamentelor ofertate în procedură (care trebuie să îndeplinească una dintre cerințele de la pct. 3.3.3. pct. a) - c) din prezentul caiet de sarcini și va proceda la scanare un număr de 1.000 pagini, puse la dispoziție de către autoritatea contractanta, fără alterarea documentelor; B. Extrage (din documentele scanate) un volum de max. 4.000 metadate; Documentele asupra cărora se vor realiza operațiunile de scanare și extragere de metadata, vor fi puse la dispoziție de către Autoritatea Pagina 34 din 60

Contractantă la sediul acesteia sau, într-o locație special amenajată pentru acest test și vor fi similare (de același tip pentru toți ofertanții calificați). Ofertanții vor avea la dispoziție maximum o zi lucrătoare (interval 8-16.30) pentru a face dovada capabilității îndeplinirii tuturor cerințelor din prezentului caiet de sarcini. Principalele obiective ale acestei sesiuni demonstrative urmărite de către autoritatea contractanta sunt următoarele: A) Verificarea existentei echipamentelor ofertate în procedură; B) Îndeplinirea lizibilității (indiferent de starea fizica a documentelor) bazată pe o rezoluție de min. 300x300 dpi, pentru 1.000 de pagini scanate și extragere a 4.000 de metadate, concomitent cu păstrarea intactă a integrității fizice a documentelor. Ofertanții calificați vor fi invitați de către autoritatea contractanta pentru sesiunea demonstrativă care se va desfășura într-un termen de cel puțin 3 zile lucrătoare de la data transmiterii invitației. În invitația transmisă către ofertanții calificați în această fază a procedurii, autoritatea contractanta va detalia, după caz, tipul documentelor, numărul de pagini de tip dosar / registru, formatul acestora, se vor transmite fotografii și structura datelor ce vor trebui preluate din documentele scanate (indecși) în deplina concordanță cu cerințele caietului de sarcini. Neprezentarea ofertantului la sesiunea demonstrativa atrage considerarea propunerii tehnice ca neconforma si respingerea ofertei. În situația în care volumul de documente nu este procesat în timpul dat sau, în urma verificării arhivei electronice rezultate, se constată faptul ca procentul de acuratețe solicitat nu este atins sau ca anumite funcționalități solicitate prin prezenta documentație nu au fost demonstrate, oferta respectivă va fi declarată neconformă." Prin adresa nr. 309/30.08.2024 înregistrată la CNSC sub nr. 55566/ 02.09.2024 contestatorul depune concluzii scrise. Prin adresa nr. 310/03.09.2024 înregistrată la CNSC 56075/ 03.09.2024 contestatorul formulează punct de vedere cu privire la măsurile de remediere formulate de autoritatea contractantă. Analizând conținutul dosarului cauzei, Consiliul constată că .........................., a transmis recipisa de consemnare nr. 210514360/1, eliberată de CEC BANK Sucursala Victoria la data de 27.08.2024, din care rezultă consemnarea cauțiunii în valoare de 27.904,00 lei, pe seama și la dispoziția C.N.S.C., corespunzătoare dosarului nr. 2928/2024. Din înscrisurile aflate la dosarul cauzei, Consiliul constată următoarea situație de fapt: ......... SRL a organizat procedura de licitație deschisă, derulată în vederea încheierii acordului cadru având ca obiect „Atribuirea unui acord cadru pentru servicii de arhivare computerizata (scanare și indexare) a tuturor documentelor care stau la baza întocmirii actelor de concesiune, Pagina 35 din 60

adeverințelor, avizelor de lucrări funerare sau a oricăror alte documente referitoare la locul de înhumare, a Registrelor de concesiuni, înhumări aflate în arhivele cimitirelor .......................... și ..........................”, inițiată prin publicarea anunțului de participare nr. .......................... în data de 13.08.2024. Valoarea estimată a procedurii este de 2.254.000,00 lei, fără TVA, iar criteriul de atribuire aplicat este „prețul cel mai scăzut”. Contestatorul este nemulțumit de unele prevederi ale documentației de atribuire, solicitând obligarea autorității contractante la modificarea acesteia. Referitor la criticile contestator a cerinței III.1.1.b) Capacitatea de exercitare a activității profesionale din cadrul fișei de date și a cerinței 2.1.1.3 Autorizații arhivare fizică și administrator arhivă electronică din cadrul caietului de sarcini, Consiliul reține următoarele: Potrivit prevederilor secțiunii II.1 din anunțul de participare, obiectul acordului cadru care urmează a fi încheiat prin procedura în cadrul căreia a fost formulată contestația este „Atribuirea unui acord cadru pentru servicii de arhivare computerizata (scanare și indexare) a tuturor documentelor care stau la baza întocmirii actelor de concesiune, adeverințelor, avizelor de lucrări funerare sau a oricăror alte documente referitoare la locul de înhumare, a Registrelor de concesiuni, înhumări aflate în arhivele cimitirelor .......................... și ..........................”. În caietul de sarcini care reprezintă necesitatea autorității contractante sunt menționate: - la cap. 2.11 și 3.2.1 documentele care vor face obiectul acestui acord cadru fiind astfel indicate: o Documente organizate în bibliorafturi (dosare concesiune, dosare înhumare) o Documente organizate în dosare de carton opisate pe ani (avize lucrări funerare) o Documente organizate în cutii pe solă (dosare concesiune, dosare înhumări) o Documente care nu sunt legate (avize lucrări funerare) o Documente grupate pe societățile executante de lucrări funerare (avize lucrări funerare) - la cap. 3.3.2. din caietul de sarcini - Recepția unităților arhivistice si pregătirea pentru scanare, autoritatea contractantă a menționat pe lângă necesitatea acesteia de arhivare computerizata, respectiv scanare și indexare a tuturor documentelor care stau la baza întocmirii actelor de concesiune, adeverințelor, avizelor de lucrări funerare sau a oricăror altor documente referitoare la locurile de înhumare, a Registrelor de concesiuni, înhumare aflate în arhivele cimitirelor și următoarele activități: Pagina 36 din 60

„Manipularea documentelor in procesul de conversie digitala se va realiza în condiții de securitate maximă. Documentele se scot din coperți/ bibliorafturi/ folii/ plicuri păstrându-se nealterata ordinea acestora, asigurându-se integritatea fizică deplină a documentelor, astfel încât, după terminarea procesului de arhivare electronica, unitățile arhivistice să fie returnate în structura lor originala. Pentru a nu deteriora documentele se vor elimina capsele, agrafele sau orice alt mijloc de prindere a documentelor”. - 3.3.5. din caietul de sarcini - Refacerea unităților arhivistice, autoritatea contractantă a menționat: „După procesul de digitizare, documentele vor fi relegate în ordinea și forma inițială, în coperta originală. Pentru documentele ordonate sub forma de arhiva curentă, documentele vor fi reintroduse în cutiile/plicurile/coperțile, păstrându-se ordinea inițială”. Totodată, Consiliul reține că: - la secțiunea III.1.1) Capacitatea de exercitare a activității profesionale, inclusiv cerințele privind înscrierea in registrele profesionale sau comerciale din anunțul de participare, autoritatea contractantă a formulat următoarea cerință minimă de calificare: „Cerința nr. 2: Autorizație de funcționare din partea Arhivelor Naționale sau a serviciilor județene/Serviciului Municipiului ......... ale/al Arhivelor Naționale, după caz, conform art. 19 alin. (1) și (2) din Norme metodologice din 27 septembrie 2013 privind aplicarea unor dispoziții ale Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, pentru prestarea serviciului arhivistic de PRELUCRARE ARHIVISTICA și totodată, pentru serviciul arhivistic de LEGATORIE. Modalitate de îndeplinire: se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. Operatorii economici vor indica în DUAE nr. fiecărei autorizații. Documentele justificative, respectiv, cele 2 (două) autorizații, ambele emise de către Arhivele Naționale sau de către Serviciile județene/Serviciului Municipiului ......... ale/al Arhivelor Naționale sau în cazul ofertanților străini, documente echivalente emise în țara de rezidență, se vor prezenta la solicitarea autorității contractante doar de către ofertantul clasat pe primul locul în clasamentul întocmit la finalizarea evaluării ofertelor”. - în cadrul fișei de date a achiziție, postată în SEAP sub identificatorul „[........................../00006] FisaDate_DF1223011.pdf”, la cap. III.1.1.b) Capacitatea de exercitare a activității profesionale, autoritatea contractantă a menționat: „Cerința nr. 2: Autorizație de funcționare din partea Arhivelor Naționale sau a serviciilor județene/Serviciului Municipiului ......... ale/al Arhivelor Naționale, după caz, conform art. 19 alin (1) si (2) din Norme metodologice din 27 septembrie 2013 privind aplicarea unor dispoziții ale Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, pentru prestarea serviciului arhivistic de PRELUCRARE ARHIVISTICA și totodată, pentru serviciul arhivistic de LEGATORIE. Modalitate de îndeplinire: se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. Operatorii economici vor indica în DUAE nr. fiecărei autorizații. Documentele justificative, respectiv, cele 2 (două) autorizații, ambele emise de către Arhivele Naționale sau de Pagina 37 din 60

către Serviciile județene/Serviciului Municipiului ......... ale/al Arhivelor Naționale sau în cazul ofertanților străini, documente echivalente emise în tara de rezidenta, se vor prezenta la solicitarea autorității contractante doar de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul întocmit la finalizarea evaluării ofertelor.” - în cadrul caietului de sarcini, postat în SEAP sub identificatorul „[........................../00004]

Caiet

de

sarcini

servicii

de arhivare .......................... si .......................... Var. august 2024 REVIZUIT.pdf.p7s” autoritate contractantă a prevăzut: „3. Detalii tehnice ale serviciilor supuse achiziției. Operatorul economic care înțelege să depună oferta trebuie să dețină toate autorizațiile emise de către organele de resort ale statului și va presta serviciile care fac obiectul prezentei proceduri cu respectarea legislației incidentă în materie, respectiv: Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996; Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică; Modalitate de îndeplinire: Ofertantul va prezenta autorizația de servicii arhivistice DE PRELUCRARE ARHIVISTICA și totodată, PENTRU SERVICIUL ARHIVISTIC DE LEGATORIE, ambele autorizații emise de către Arhivele Naționale ale României sau, după caz, în cazul ofertanților străini, un document echivalent în țara lor de origine sau, după caz, de rezidență”. - în cadrul caietului de sarcini revizuit urmare a contestației depuse, postat în SEAP sub identificatorul „[........................../00012] Caiet de sarcini

servicii

de arhivare

.......................... si .......................... REVIZUIT dupa contestatie 27.08.2024.pdf.p7s” autoritatea contractantă a menționat: „3. Detalii tehnice ale serviciilor supuse achiziției. Operatorul economic care înțelege să depună oferta trebuie să dețină toate autorizațiile emise de către organele de resort ale statului și va presta serviciile care fac obiectul prezentei proceduri cu respectarea legislației incidentă în materie, respectiv: Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996; Modalitate de îndeplinire: Ofertantul va prezenta autorizația de servicii arhivistice DE PRELUCRARE ARHIVISTICA și totodată, PENTRU SERVICIUL ARHIVISTIC DE LEGATORIE, ambele autorizații emise de către Arhivele Naționale ale României sau, după caz, în cazul ofertanților străini, un document echivalent în țara lor de origine sau, după caz, de rezidență” Cu privire la prevederile legale invocate de către autoritatea contractantă în cerința de calificare anterior menționate, Consiliul reține că potrivit: - prevederilor art. 19 din Legea nr. 16/1996 „(1) Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică și utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le dețin, denumite în continuare servicii arhivistice, numai după obținerea autorizației de funcționare din partea Arhivelor Naționale sau a serviciilor județene/Serviciului Municipiului ......... ale/al Arhivelor Naționale, după caz. Pagina 38 din 60

(2) Autorizația de funcționare se eliberează, contra cost, conform prevederilor legale, pentru unul sau mai multe servicii arhivistice, dacă sunt îndeplinite cumulativ condițiile referitoare la: a) competența profesională - operatorul economic dispune de personal angajat cu contract de muncă, având pregătirea profesională necesară prestării serviciilor arhivistice; b) baza materială - operatorul economic dispune de resurse materiale suficiente, precum: echipamente, spații, dotări pentru personal în vederea începerii și desfășurării activităților prevăzute la alin. (1); c) existența unor reglementări interne de practică arhivistică, în conformitate cu prevederile legii”. - potrivit art. 36 din Legea nr. 16/1996 „Constituie contravenții la prevederile prezentei legi următoarele fapte, dacă nu sunt săvârșite în astfel de condiții încât, potrivit legii penale, să fie considerate infracțiuni: (...) h) nerespectarea obligațiilor prevăzute la art. 18 alin. (4), alin. (5) și alin. (6) lit. a), art. 19 alin. (1) și (4), art. 24 și art. 29 alin. (1), practicarea de servicii arhivistice cu depășirea limitelor maxime stabilite potrivit art. 29 alin. (3), precum și nerespectarea obligației prevăzute la art. 41 (...)”. - potrivit art. 2 din Normele metodologice privind aplicarea unor dispoziții ale Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, din 26.09.2023 „În înțelesul prezentelor norme metodologice, termenii și noțiunile folosite au următoarele semnificații: (...) e) autorizație de funcționare - act emis sau reînnoit de Arhivele Naționale care dă dreptul unui operator economic să presteze servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică și utilizare a documentelor (...) n) legătorie - operațiune arhivistică de fixare într-o ordine deja dată a filelor unei unități arhivistice (dosar, registru) în vederea asigurării integrității acesteia, respectiv prin împiedicarea răvășirii, adăugării, eliminării de file pe parcursul utilizării ulterioare a unității arhivistice, fără alterarea conținutului acesteia (...) ș) prelucrare arhivistică - ansamblul operațiunilor efectuate asupra unei arhive sau unei părți a acesteia în ceea ce privește fondarea, ordonarea, inventarierea și selecționarea documentelor, cu scopul de a asigura evidența și utilizarea acestora” Față de cele de mai sus, Consiliul reține că, pentru a se asigura de respectarea strictă în cadrul viitorului acord cadru a procedurilor de reglementare din punct de vedere arhivistic, autoritatea contractantă a prevăzut în anunțul de participare obligativitatea prezentării autorizației pentru prestarea serviciului arhivistic de PRELUCRARE ARHIVISTICA și totodată, pentru serviciul arhivistic de LEGATORIE emisă de Arhivelor Naționale sau a serviciilor județene/Serviciului Municipiului ......... ale/al Arhivelor Naționale. Pagina 39 din 60

Potrivit art. 29 alin. (1) din HG nr. 395/2016, scopul formulării cerințelor minime de calificare este demonstrarea potențialului tehnic, financiar și organizatoric al fiecărui operator economic participant la procedură, potențial care trebuie să reflecte posibilitatea concretă a acestuia de a îndeplini contractul/acordul-cadru și de a rezolva eventualele dificultăți legate de îndeplinirea acestuia, în cazul în care oferta sa va fi declarată câștigătoare. Rolul cerinței „autorizației pentru prestarea serviciului arhivistic de PRELUCRARE ARHIVISTICA și totodată, pentru serviciul arhivistic de LEGATORIE” este de a dovedi faptul că operatorii economici cu care vor încheia acordul cadrul au capacitatea de folosință și pot desfășura activitatea de arhivare în mod legal. În susținere fiind incidente și prevederile art. 207 din codul civil „(1) În cazul activităților care trebuie autorizate de organele competente, dreptul de a desfășura asemenea activități se naște numai din momentul obținerii autorizației respective, dacă prin lege nu se prevede altfel. (2) Actele și operațiunile săvârșite fără autorizațiile prevăzute de lege sunt lovite de nulitate absolută, iar persoanele care le-au făcut răspund nelimitat și solidar pentru toate prejudiciile cauzate, independent de aplicarea altor sancțiuni prevăzute de lege.” Față de aceste aspecte criticile contestatorului sunt neîntemeiate urmând a fi respinse. Referitor la criticile cu privire la experții solicitați la nivelul fișei de date și la nivelul caietului de sarcini Consiliul reține următoarele: o în cadrul fișei de date a achiziției la cap. III.1.3.a) Capacitatea tehnică și/sau profesională, autoritatea contractantă a menționat: „Informații și/sau nivel(uri) minim(e) necesare pentru evaluarea respectării cerințelor menționate: Diplome de studii și calificări profesionale Modalitatea de îndeplinire: Calificările educaționale și profesionale ale operatorului economic care prestează serviciile, astfel: a)Manager de proiect: min. 2 persoane; b)Operator Extragere si validare date: min. 2 persoane: c)Operator Scanare documente: min. 2 persoane; d)Legator: min. 2 persoane. Modalitate de îndeplinire: 1.Completare DUAE: Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile privind calificările educaționale și profesionale ale personalului pe care trebuie să-l asigure, astfel: a)Manager de proiect: min. 2 persoane; b)Operator Extragere si validare date: min. 2 persoane: c)Operator Scanare documente: min. 2 persoane; d)Legator: min. 2 persoane. Pagina 40 din 60

În cadrul informațiilor detaliate în DUAE se vor specifica informațiile cu privire la modalitatea în care operatorul economic ofertant dispune de personalul invocat, respectiv, contract individual de munca (cu specificare numărului acestuia), declarație de disponibilitate, datele de identificare ale diplomelor/certificatelor de absolvire/ oricăror altor documente din care să rezulte competențele profesionale, cu indicarea numărului acestora și a organelor emitente. 2. Documentele justificative, respectiv, extrasul la zi din Revisal pentru personalul propriu angajat si/sau, după caz, declarații de disponibilitate, împreună cu CV-urile, și diplomele/certificatele de absolvire/oricare alte documente care atestă calificările profesionale ale persoanelor propune vor fi prezentate exclusiv de către ofertantul clasat pe primul loc al clasamentului intermediar după evaluarea ofertelor.” - - în cadrul caietului de sarcini, postat în SEAP sub identificatorul „[........................../00004]

Caiet

de

sarcini

servicii

de arhivare .......................... si .......................... Var. august 2024 REVIZUIT.pdf.p7s” autoritate contractantă a prevăzut: „3.3.8. Resurse umane necesare: Ofertanții vor face dovada deținerii de resurse umane specializate în rolul deținut in cadrul proiectului, cu experiența dovedită în minimum 3 proiecte similare. Pentru fluidizarea activităților și evitarea potențialelor sincope, se vor prezenta pentru fiecare rol cel puțin 2 (doi) experți nominalizați cu prezentarea de CV, certificări relevante și recomandări de implicare in cel puțin 3 proiecte similare. Rolurile ce vor trebui să fie obligatoriu acoperite în cadrul proiectului sunt: a) Manager de proiect min. 2 persoane; b) Operator Extragere si validare date - min. 2 persoane; c) Operator Scanare documente - min. 2 persoane; d) Legator - min. 2 persoane. Aceste persoane trebuie să aibă competente dovedite ce garantează Autorității contractante împlinirea cu succes a sarcinilor ce ii revin in cadrul proiectului după cum urmează: A) Manager de proiect o Deținerea de competente în domeniul managementului de proiect, dovedite printr-o diploma/ certificare recunoscuta la nivel național/ internațional/ oricare alt document echivalent; o Deținerea de competente ca arhivist, dovedite printr-o diploma/ certificare recunoscuta la nivel național/internațional/ oricare alt document echivalent; o Experiență dovedită prin recomandări/ oricare alte documente echivalente în implementarea a cel puțin trei proiecte similare (prin proiect similar se înțelege implementarea unui proiect ce a cuprins o soluție software de arhivare electronică a documentelor și servicii de arhivare electronica) în poziția de manager de proiect B) Operator Extragere si validare date: o Experiență dovedită prin recomandări/ oricare alte documente echivalente în cel puțin trei proiecte similare (prin proiect similar se înțeleg serviciile de arhivare electronica) în poziția de specialist indexare / specialist extragere și validare date. C) Operator scanare: o Deținerea de competente pentru utilizarea echipamentelor speciale de scanare, dovedite prin prezentarea unor certificări, diplome/a oricăror altor documente care probează îndeplinirea acestei cerințe; Pagina 41 din 60

o Experiență în scanare în cel puțin trei proiecte similare (prin proiect similar se înțeleg servicii de arhivare electronică) în poziția de specialist scanare / operator scanare. Se vor prezenta recomandări/oricare alte documente relevante. D) Legator o Experiență în cel puțin trei proiecte similare (prin proiect similar se înțeleg servicii de legatorie) în poziția de legator. Se vor prezenta recomandări/oricare alte documente relevante; o Deținerea de competente ca legator, dovedite printr-o diploma/certificare recunoscuta la nivel național/internațional/ oricare alt document echivalent. Nota: Pentru a face dovada că este în măsură să asigure prestarea serviciilor, numărul/dimensionarea categoriilor de resurse umane /tehnice pentru îndeplinirea activităților ce fac obiectul procedurii rămâne la latitudinea ofertantului, acesta din urma având obligația de a aloca resursele umane proporțional cu activitățile care vor trebui prestate conform cerințelor din caietul de sarcini, asigurând desfășurarea activității în regim de continuitate, dând dovada de promptitudine și profesionalism. Nota: Ofertantul va prezenta toate documentele în limba română. În cazul unor documente emise într-o alta limbă decât cea română, se va prezenta traducerea lor autorizată”. o în cadrul caietului de sarcini revizuit urmare a contestației depuse,

postat

în

SEAP

sub

identificatorul „[........................../00012] Caiet de sarcini servicii de arhivare .......................... si .......................... REVIZUIT dupa contestatie 27.08.2024.pdf.p7s” autoritatea contractantă a remediat în sensul: „3.3.8. Experți cu rol cheie de supervizare-coordonare a activităților de scanare/ extragere de date si legare de documente: Ofertanții vor face dovada deținerii de resurse umane specializate în rolul deținut în cadrul proiectului, cu experiența dovedită în minimum 1 proiecte similare. Pentru fluidizarea activităților și evitarea potențialelor sincope, se vor prezenta pentru fiecare rol cel puțin 2 (doi) experți nominalizați cu prezentarea de CV, certificări relevante și recomandări de implicare in cel puțin 1 proiecte similare. Rolurile ce vor trebui să fie obligatoriu acoperite în cadrul proiectului sunt: a) Manager de proiect Coordonator de proiect/Coordonator Echipa/Director de proiect/ Lider de proiect: min. 2 persoane; b) Operator Extragere si validare date - min. 2 persoane; c) Operator Scanare documente - min. 2 persoane; d) Legator - min. 2 persoane. Aceste persoane trebuie să aibă competente dovedite ce garantează Autorității contractante împlinirea cu succes a sarcinilor ce ii revin in cadrul proiectului după cum urmează: A) Manager de proiect/Coordonator de proiect/Coordonator Echipa/Director de proiect/Lider de proiect o Deținerea de competente în domeniul managementului de proiect, dovedite printr-o diploma/certificare recunoscuta la nivel național/internațional/oricare alt document echivalent; o Deținerea de competente ca arhivist, dovedite printr-o diploma/certificare recunoscuta la nivel național/internațional/oricare alt document echivalent; o experiență dovedită prin recomandări/oricare alte documente echivalente In implementarea a cel puțin un proiect similar (prin proiect similar se înțelege Pagina 42 din 60

implementarea unui proiect ce a cuprins servicii de arhivare electronică) în poziția de manager de proiect/ Coordonator de proiect/Coordonator Echipa/Director de proiect/Lider de proiect B) Operator Extragere și validare date: o Experiența dovedită prin recomandări/oricare alte documente echivalente în cel puțin 1 (unu) proiect similare (prin proiect similar se înțeleg serviciile de arhivare electronică) în poziția de specialist indexare I specialist extragere și validare date. C) Operator scanare: o Deținerea de competente pentru utilizarea echipamentelor speciale de scanare, dovedite prin prezentarea unor certificări, diplome/a oricăror altor documente care probează îndeplinirea acestei cerințe; o experiență în scanare în cel puțin 1 (unu) proiect similare (prin proiect similar se înțeleg servicii de arhivare electronica) în poziția de specialist scanare I operator scanare. Se vor prezenta recomandări/oricare alte documente relevante. D) Legator o experiență în cel puțin legatorie proiect similare (prin proiect similar se înțeleg servicii de legătorie) în poziția de legator. Se vor prezenta recomandări/oricare alte documente. o Deținerea de competente ca legator, dovedite printr-o diploma/certificare recunoscută la nivel național/internațional/oricare alt document echivalent. Nota: Pentru a face dovada ca este în măsură să asigure prestarea serviciilor, numărul/dimensionarea categoriilor de resurse umane /tehnice pentru îndeplinirea activităților ce fac obiectul procedurii rămâne la latitudinea ofertantului, acesta din urmă având obligația de a aloca resursele umane proporțional cu activitățile care vor trebui prestate conform cerințelor din caietul de sarcini, asigurând desfășurarea activității în regim de continuitate, dând dovada de promptitudine și profesionalism. Nota: Ofertantul va prezenta toate documentele în limba română. În cazul unor documente emise într-o altă limba decât cea română, se va prezenta traducerea lor autorizată”. o În anunțul de participare modificat de autoritatea contractanta în 29.08.2024 orele 13:02, a menționat: „Descriere modalitate de îndeplinire la „III.1.3) Capacitatea tehnica si Profesionala” – Experți cu rol cheie de supervizare-coordonare a activităților de scanare/extragere de date si de legare de documente, astfel: a)Manager de proiect/Coordonator de proiect/Coordonator Echipa/Director de proiect/lider de proiect: min. 2 persoane; b)Operator Extragere si validare date: min. 2 persoane: c)Operator Scanare documente: min. 2 persoane; d)Legator: min. 2 persoane. Modalitate de îndeplinire: 1.Completare DUAE: Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile privind calificările educaționale și profesionale ale personalului pe care trebuie să-l asigure, astfel: a)Manager de proiect/Coordonator de proiect/Coordonator Echipa/Director de proiect/lider de proiect: min. 2 persoane; b)Operator Extragere si validare date: min. 2 persoane: c)Operator Scanare documente: min. 2 persoane; d)Legator: min. 2 persoane. Pagina 43 din 60

In cadrul informațiilor detaliate în DUAE se vor specifica informațiile cu privire la modalitatea in care operatorul economic ofertant dispune de personalul invocat, respectiv, contract individual de munca (cu specificarea numărului acestuia), declarației de disponibilitate, datele de identificare ale diplomelor/certificatelor de absolvire/ oricăror altor documente din care sa rezulte competentele profesionale, cu indicarea numărului acestora si a organelor emitente. 2. Documentele justificative, respectiv, extrasul la zi din Revisal pentru personalul propriu angajat si/sau, după caz, declarațiile de disponibilitate, împreuna cu CV-urile, și diplomele/certificatele de absolvire/oricare alte documente care atesta calificările profesionale ale persoanelor propune vor fi prezentate exclusiv de către ofertantul clasat pe primul loc al clasamentului intermediar după evaluarea ofertelor.” În cadrul punctului de vedere autoritatea contractantă recunoaște că a solicitat câte două persoane, unul fiind în fapt un înlocuitor. În soluționare Consiliul reține următoarele: o Potrivit art. 179 lit. g) din Legea nr. 98/2016 „Operatorul economic face dovada îndeplinirii cerințelor privind capacitatea tehnică și profesională prin prezentarea, după caz, a unora sau mai multora dintre următoarele informații și documente: (...) g) calificările educaționale și profesionale ale operatorului economic care prestează servicii ori execută lucrări sau ale personalului de conducere al operatorului economic, dacă acestea nu constituie factori de evaluare”. o potrivit art. 29 din HG nr. 395/2016 „(1) Criteriile de calificare privind capacitatea au ca scop demonstrarea potențialului tehnic, financiar și organizatoric al fiecărui operator economic participant la procedură, potențial care trebuie să reflecte posibilitatea concretă a acestuia de a îndeplini contractul/ acordul-cadru și de a rezolva eventualele dificultăți legate de îndeplinirea acestuia, în cazul în care oferta sa va fi declarată câștigătoare”. o potrivit art. 31 alin. (1) din HG nr. 395/2016 „Autoritatea contractantă nu are dreptul de a restricționa participarea la procedura de atribuire a contractului de achiziție publică prin introducerea unor criteriile minime de calificare, care:

a) nu prezintă relevanță în raport cu natura și complexitatea contractului de achiziție publică ce urmează să fie atribuit;

b) sunt disproporționate în raport cu natura și complexitatea contractului de achiziție publică ce urmează a fi atribuit”. Față de aceste prevederi, autoritatea contractantă a ales să solicite ca și criterii de calificare ca operatorul să dispună de un anumit personal având o anumită experiență. Procedând la verificarea cerinței de calificare astfel cum a fost formulată Consiliul reține următoarele: Pagina 44 din 60

Autoritatea contractantă a solicitat ca operatorul să dispună de 2 manageri de proiect, 2 Operatori Extragere si validare date, 2 Operatori Scanare documente și 2 Legători justificând că unul este pe post de înlocuitor. În raport de prevederile art. 31 alin. (1) lit. b) Consiliul urmează să rețină că această solicitare este una disproporționată în raport de natura și complexitatea contractului, autoritatea contractantă având dreptul de a impune cerințe de calificare însă corelat cu obligația acesteia de a le stabili doar pe cele minime. Justificarea autorității contractante cu privire la solicitarea a câte un înlocuitor pentru personalul minim necesar derulării contractului, respectiv faptul că respectiv „cerința este bazată pe experiența anterioară în care insuficiența personalului calificat a condus la întârzieri, sincope și neconformități” nu poate fi reținută de Consiliul în soluționarea unei cerințe disproporționate în raport cu natura și complexitatea contractului, având în vedere pe de o parte: o prevederile art. 162 din HG nr. 395/2016 care dispune că „(1) Înlocuirea personalului de specialitate nominalizat pentru îndeplinirea contractului se realizează numai cu acceptul autorității contractante, și nu reprezintă o modificare substanțială, așa cum este aceasta definită în art. 221 din Lege, decât în următoarele situații: a) noul personal de specialitate nominalizat pentru îndeplinirea contractului nu îndeplinește cel puțin criteriile de calificare/selecție prevăzute în cadrul documentației de atribuire; b) noul personal de specialitate nominalizat pentru îndeplinirea contractului nu obține cel puțin același punctaj ca personalul propus la momentul aplicării factorilor de evaluare. (2) În situațiile prevăzute la alin. (1), contractantul are obligația de a transmite pentru noul personal documentele solicitate prin documentația de atribuire fie în vederea demonstrării îndeplinirii criteriilor de calificare/selecție stabilite, fie în vederea calculării punctajului aferent factorilor de evaluare”. De unde rezultă că legiuitorul reglementează în mod expres situația cu care s-a confruntat în trecut autoritatea contractantă și cu care se poate confrunta orice autoritate contractantă, astfel cerința autorității contractante nu se justifică, aceasta având alte pârghii legale pentru a se asigura că respectivul acord cadrul va fi finalizat în bune condiții. o iar pe de altă parte autoritatea contractantă a menționat în cadrul caietului de sarcini „Nota: Pentru a face dovada că este în măsură să asigure prestarea serviciilor, numărul/ dimensionarea categoriilor de resurse umane /tehnice Pagina 45 din 60

pentru îndeplinirea activităților ce fac obiectul procedurii rămâne la latitudinea ofertantului, acesta din urmă având obligația de a aloca resursele umane proporțional cu activitățile care vor trebui prestate conform cerințelor din caietul de sarcini, asigurând desfășurarea activității în regim de continuitate, dând dovada de promptitudine și profesionalism”. Față de aceste aspecte criticile contestatorul sunt întemeiate urmând a fi admise, autoritatea contractantă fiind obligată de a stabilit numărul persoanelor implicate în raport de natura și complexitatea contractului fără a restrânge concurența. Autoritatea contractantă a solicitat ca operatorul să dispună de personal, respectiv manager de proiect, Operator Extragere și validare date, Operator Scanare documente și Legător, care să fi fost implicat în câte 1 proiect similar, astfel cum a fost modificată cerința prin măsurile de remediere. Consiliul constată că deși autoritatea contractantă solicită ca experiența experților să fie în proiecte similare, atunci când le definește, aceasta le transformă de fapt în experiență dovedită în proiecte a căror complexitate este superioară față de obiectul contractului ce urmează a se derula, respectiv „prin proiect similar se înțeleg serviciile de arhivare electronică” în condițiile în care:  arhivarea electronică este definită de art. 3 lit. b1) din Legea nr. 135/2007 ca fiind „activitate, parte a managementului arhivistic al documentelor, ce implică transferul acestora dintr-un mediu de activitate curentă și păstrarea lor într-un depozit de arhivă electronică”  iar obiectul contractului este un simplu serviciu de arhivare computerizată de scanare și indexare a tuturor documentelor, operațiune acceptată și de autoritatea contractantă având în vedere că prin măsurile de remediere a eliminat din cadrul documentației de atribuire trimiterile la Legea nr. 135/2007. Astfel, Consiliul reține că sunt încălcate prevederile art. 31 autoritatea contractantă prin stabilirea criteriilor de calificare nu poate să restricționeze dreptul operatorilor de a participa la procedură. Față de aceste aspecte Consiliul urmează să admită criticile contestatorului și să oblige autoritatea contractantă să reformuleze solicitarea experienței pe care personalul implicat trebuie să o demonstreze. Referitor la criticile cu privire faptul că autoritatea contractantă a indicat în cadrul experienței similare doar „poziția de manager de proiect”, și nu prin raportare la activitățile managerului de proiect în cadrul proiectelor, Consiliul urmează să le respingă ca nefondate, având în vedere că autoritatea contractantă prin măsurile de remediere a acceptat ca și experiență similară poziția de manager de Pagina 46 din 60

proiect/coordonator de proiect/coordonator de echipă/director de proiect/lider de proiect. Referitor la critica ca managerul de proiect să dețină competențe de arhivist dovedite print-o diplomă/certificare recunoscută la nivel național/internațional/oricare alt documente echivalent, Consiliul reține următoarele: Cerința de calificare este restrictivă, deoarece abilitatea de a realiza managementul unui proiect nu are legătură cu specializarea persoanei ca și arhivist, aceleași principii fiind aplicabile în managementul oricărui proiect/contract, indiferent de obiectul acestuia. Astfel potrivit standardului ocupațional pentru ocupația de manager proiect, această ocupație are în vedere toate persoanele care au responsabilitatea de a realiza și implementa proiecte la nivel operațional. Competențele managerului proiect se corelează cu funcțiile ce ilustrează întregul proces de management de proiect, respectiv: autorizarea și delegarea; stabilirea echipei proiectului; identificarea factorilor interesați în proiect; stabilirea planului proiectului; stabilirea sarcinilor de realizat; elaborarea structurii proiectului, pe activități; stabilirea rolurilor și responsabilităților în cadrul echipei de proiect; elaborarea unui plan de lucru pentru fiecare sarcină de realizat; alcătuirea graficului de derularea a proiectului, stabilirea resurselor necesare, a costurilor și identificarea și înregistrarea riscurilor; contractarea serviciilor, bunurilor și/ sau lucrărilor necesare în desfășurarea proiectului; comunicarea planului proiectului și obținerea aprobării din partea factorilor interesați; pregătirea unui buget pentru finanțarea proiectului; asigurarea de rezerve și eliberarea de fonduri; pregătirea lucrărilor pentru începere, întrerupere, sau continuare; monitorizarea progresului proiectului; analizarea și comunicarea rezultatelor; negocierea schimbărilor, indiferent de sursa acestora; modificarea planurilor (atât fizic, cât și financiar). Standardul ocupațional Manager proiect se aplică la toate sectoarele social-economice, în care activitățile se concep și se derulează pe baza unor proiecte de diferite mărimi și complexități, indiferent de sursa de finanțare, beneficiar, sau organizația care implementează proiectul. Față de aceste aspecte solicitarea ca managerul de proiect să dețină și competențe de arhivist este una excesivă acesta având rolul de a coordona echipa de experți, în cadrul căreia se regăsesc: operator extragere și validare date, operator scanare și legător, astfel cum a solicitat autoritatea contractantă. Referitor la criticile cu privire la faptul că autoritatea contractantă nu a făcut dovada necesității rolului de legător, Consiliul urmează să le respingă ca nefondate, având în vedere că în cadrul caietului de sarcini, autoritate contractantă a menționat că la cap. 3.3.2 și 3.3.5 că Pagina 47 din 60

necesitatea sa constă și în activități de scoate a documentelor din coperți și relegarea în ordinea și forma inițială. Referitor la criticile cu privire la echipamentele solicitate în fișa de date a achiziției și în caietul de sarcini Consiliul reține următoarele: - în cadrul fișei de date autoritatea contractantă a solicitat: „Utilaje, instalații și echipament tehnic Modalitatea de îndeplinire: Cerința Declarație referitoare la utilajele, instalațiile, echipamentele tehnice, din care sa rezulte ca sunt suficiente pentru îndeplinirea corespunzătoare a acordului-cadru. Se va stipula expres ca operatorul economic poate asigura (din dotarea proprie și/sau prin contracte sau convenții de închiriere, etc.) acele echipamente, mijloace fixe și dotări care sunt considerate strict necesare pentru îndeplinirea acordului-cadru de servicii: a)Echipament de scanare manuala/plana a documentelor de format mai mic sau egal cu A3 – min. 2 buc.; b)Echipament de scanare manuala/plana a documentelor de format mediu (format deschis 50cm x 70 cm) – min. 2 buc; c)Echipament de scanare manuala/plana a documentelor de format mare (format deschis 100 x 75 cm) – min. 2 buc. scanerele utilizate trebuie să dispună de sistem de iluminare cu lumina LED rece, fără UV, fără IR, sigura atât pentru document, cat si pentru utilizator. De asemenea, toate echipamentele ofertate in cadrul acestui proiect vor fi echipamente aflate in suport de la producător. Modalitate de îndeplinire: 1. Completare DUAE: Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile solicitate privind resursele tehnice necesare pentru derularea contractului. În cadrul informațiilor detaliate în DUAE se vor specifica informațiile cu privire la modalitatea in care operatorul economic ofertant dispune de acele echipamente, mijloace fixe si dotări care sunt considerate strict necesare pentru îndeplinirea acordului-cadru de servicii. În acest sens, se va preciza numărul și data contractului de vânzare-cumpărare, închiriere, leasing, comodat, al facturilor, etc. În cadrul DUAE-ului, ofertantul va specifica numărul echipamentului deținut, tipul, marca , model, anul de fabricație, precum si modalitatea de deținere. 2. Următoarele documente justificative care probează îndeplinirea cerinței vor fi prezentate doar către ofertantul clasat pe primul loc, la solicitarea autorității contractante, la finalizarea evaluării ofertelor. Acestea pot fi: a) Contracte de vânzare-cumpărare, închiriere, leasing, comodat, etc; b) Facturi; b) Fișa mijloacelor fixe/obiectelor de inventar; c) Orice alte documente care dovedesc îndeplinirea cerinței.” În cadrul caietului de sarcini modificat autoritatea contractantă a menționat: „Art. 3.3.3. Scanarea Documentelor și resurse tehnice Scanarea unui document reprezintă operațiunea tehnică de transformare a unui document pe hârtie în format electronic (format digital) sub forma unei imagini identice cu documentul original. Având în vedere natura obiectelor ce constituie arhiva celor două cimitire, a importanței pe care o au aceste documente pentru Societatea ......... S.R.L. ........., cât și pentru deținătorii locurilor de înhumare, a vechimii și a stării accentuate de Pagina 48 din 60

degradare fizică a documentelor (mai ales, în ceea ce privește .........................., a cărui arhiva datează de la 1870), se solicită ca scanarea documentelor să fie realizată pagină cu pagină, utilizând echipamente profesionale care să garanteze un impact cât mai redus al scanării asupra stării fizice a acestora. Ofertantul va prezenta o listă de deținere, prin orice mijloace a următoarelor echipamente profesionale: a) Echipament de scanare manuală/plană a documentelor deformat mai mic sau egal cu A3 -min. 2 buc.; b) Echipament de scanare manuală/plană a documentelor deformat mediu (format deschis 50cm x 70 cm) - min. 2 buc; c) Echipament de scanare manuală/plană a documentelor de format mare (format deschis 100x 75 cm) - min. 2 buc. Manipularea documentelor în procesul de conversie digitală se va realiza în condiții de securitate maximă de către personalul calificat al prestatorului. În timpul procesului de scanare echipamentele vor fi supravegheate atât pentru a preveni deteriorarea documentelor cât și pentru a preveni preluarea eronata a acestora de către echipamentul de scanare. Documentele vor fi scanate color, fată-verso, și vor fi livrate informat PDF OCR- izat (cu recunoașterea optică a caracterelor), acolo unde este posibil (în cazul documentelor scrise de mână, nefiind posibilă utilizarea acestei funcții). Rezoluția de scanare a documentelor va fi stabilită în funcție de documentele originale și de starea acestora, însă aceasta trebuie sa fie minimum 300 x300 dpi. Astfel, se pune accent pe lizibilitatea documentelor scanate, astfel încât imaginile rezultate să aibă cea mai buna lizibilitate indiferent de starea fizica a documentelor. Prestatorul garantează obținerea unor imagini digitale fidele documentelor pe hârtie. Copia trebuie să fie fidelă, respectiv exemplarul digital să aibă o asemenea calitate încât să poată fi generată o copie pe hârtie identică grafic cu originalul. Copia fidelă presupune posibilitatea imprimării 1:1 a imaginii digitale, rezultând un document similar din punct de vedere al aspectului cu originalul. Înainte de începerea operațiilor de scanare se va face analiza documentelor în vederea stabilirii procedurii de scanare, a formatelor de scanare și a indecșilor asociați. Se va realiza un fișier PDF pentru fiecare unitate arhivistică. Pentru reducerea dimensiunii fișierului rezultat, se vor folosi algoritmi de comprimare a fișierelor. În cazul documentelor fragile, scanarea acestora se va realiza în așa fel încât să se asigure integritatea documentului original, iar imaginea rezultată sa aibă cea mai buna lizibilitate, respectiv, să fie o copie fidelă a documentului scanat. Scannere utilizate vor avea geam presor și platane de carte plane, cu deschidere maxima la 180°, asigurându-se astfel, integritatea documentului în timpul scanării. Totodată, pentru scanarea documentelor de tip registru, se solicită ca scannerele să fie exclusiv scannere manuale, cu scanare fără contact și să dispună inclusiv de platan de carte în forma de „V”. Unghiul maxim până la care vom accepta deschiderea dosarelor va fi mai mic de 180 grade (deschidere plană - ceea ce ar conduce clar la ruperea documentelor din cotor conform experienței Autorității contractante) cu condiția ca echipamentul să garanteze deschiderea dosarelor / registrelor fără a rupe paginile din legături; acest aspect important fiind unul pe care autoritatea contractanta va insista în faza de sesiune demonstrative solicitate în cadrul procedurii. Nu în ultimul rând, având în vedere faptul ca documentele sunt parțial deteriorate din cauza vechimii și a nevoii Autorității Contractante de a proteja și extinde durata de viață a acestor documente, se solicită ca procesul de scanare să nu îngălbenească foile scanate prin expunere la căldură sau lumină caldă. Astfel, Pagina 49 din 60

scanerele utilizate trebuie să dispună de sistem de iluminare cu lumina LED rece, fără UV, fără IR, sigură atât pentru document, cât și pentru utilizator. Ca o ultima mențiune, toate echipamentele ofertate în cadrul acestui proiect vor fi echipamente aflate în suport de la producător. Nu se accepta utilizarea de echipamente aflate la final de viață (end of life/end of support) pentru ca se consideră că aceste echipamente nu vor putea livra imagini de cea mai buna calitate disponibilă. Astfel, ofertanții au obligația să facă dovada faptului că toate echipamentele care sunt angrenate în procesul de arhivare electronică, enumerate la pct. 3.3.3 lit. a) - c) din prezentul caiet de sarcini sau, care, după caz, vor fi relocate și instalate în punctele de lucru ale autorității contractante se afla în suport la producătorul acestor echipamente. Prin urmare, ofertantul va dovedi îndeplinirea acestei condiții, prin prezentarea unei scrisoare de confirmare emisa de către producător echipamentelor sau a oricărui alt document echivalent. Referitor la metadate, acestea vor fi extrase și livrate în format xml. Prestatorul garantează scanarea tuturor documentelor și corectitudinea datelor extrase ca metadate, motivat de faptul ca întocmirea actelor de concesiune și ridicarea, după caz, a dreptului de concesiune, se va realiza în baza scanărilor și a metadatelor extrase” În cadrul punctului de vedere autoritatea contractantă recunoaște că cerința este excesivă în raport de natura și complexitatea contractului motivând că „a solicitat un număr de minim 2 echipamente tocmai pentru a putea surmonta eventualele sincope care pot apărea pe parcursul derulării contractului, prin defectarea unuia dintre acestea”. Consiliul nu poate reține această justificare în stabilirea unei cerințe de calificare care trebuie să fie una minimală conform prevederilor art. 31 din HG nr. 395/2016 și care trebuie elaborată în raport cu natura și complexitatea contractului. În situația defectării unui echipament și implicit a neexecutării contratului autoritatea contractantă are alte pârghii legale pentru a se asigura că respectivul contract se va derula în bune condiții, spre exemplu stabilirea de penalități și recuperarea prejudiciilor create și nicidecum stabilirea unor cerințe disproporționate în raport cu natura și complexitatea contractului care conduc la restrângerea condițiilor de participare. Față de aceste aspecte criticile contestatorului sunt întemeiate, autoritatea contractantă având obligația de a stabilit cerințele minime în raport de natura și complexitatea contractului. Referitor la cerințele ca „toate echipamentele ofertate în cadrul acestui proiect vor fi echipamente aflate în suport de la producător. Nu se accepta utilizarea de echipamente aflate la final de viață (end of life/end of support) pentru ca se consideră că aceste echipamente nu vor putea livra imagini de cea mai buna calitate disponibilă” Consiliul reține următoarele: În susținerea acestei cerințe autoritatea contractantă transmite punctul de vedere în care subliniază că „Autoritatea contractanta are toate motivele justificate de a solicita cele 3 tipuri de echipamente față de care, așa cum se poate observa singurele condiții au fost acelea de dimensiune de scanare (lucru Pagina 50 din 60

necesar pentru a putea asigura ca toate documentele deținute de către autoritatea contractantă să poată fi scanate) și de suport asigurat de producător pentru echipamente așa cum recomandă bunele practici în domeniu. În acest sens invocă un articol tehnic referitor la implicațiile care le are ieșirea din suport a unui echipament tehnologic”. Faptul că autoritatea contractantă dorește o anumită claritate a documentului scanat nu trebuie să determine impunerea unei anumite soluții tehnice, tehnologii, etc., cum este cazul de față, autoritatea contractantă trebuind să își descrie în mod concret necesitatea sa, respectiv activitatea de scanare și indexare și să lase la libera apreciere a operatorilor economici modalitatea de acoperire a acesteia, respectiv echipamentele de care dispune fiecare operator economic pentru prestarea acestei activități. În mod contrar autoritatea contractantă a impus pentru echipamentele scanner o anumită tehnologie respectiv nu acceptă „echipamente fără suport”, end of life sau EOL, nefiind permis operatorilor economici să aleagă tipul echipamentului raportat la modalitatea de necesitatea autorității contractante ca documentele finale urmare a scanării să fi lizibile. În situația în care cerințele impuse pentru obținerea unor documente scanate lizibil pot fi îndeplinite și cu echipamente care nu au suport de la producător sau care sunt end of life, limitarea acestora nu este justificată. Prin modul de elaborare a cerinței în cadrul caietului de sarcini, au fost încălcate prevederile art. 155 alin. (6) din Legea nr. 98/2016 care stabilesc că specificațiile tehnice trebuie să permită tuturor operatorilor economici accesul egal la procedura de atribuire și nu trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate față de asigurarea unei concurențe efective între operatorii economici, precum și prevederile art. 156 alin. (2) din Legea nr. 98/2016 potrivit cărora cu excepția cazului în care acest lucru este justificat de obiectul contractului, specificațiile tehnice nu precizează un anumit producător, o anumită origine sau un anumit procedeu care caracterizează produsele sau serviciile furnizate de un anumit operator economic și nici nu se referă la mărci, brevete, tipuri, la o origine sau la o producție specifică, care ar avea ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau produse. Relevante în speță sunt și prevederile art. 20 alin. (10) din HG nr. 395/2016, potrivit cărora caietul de sarcini conține, în mod obligatoriu, specificații tehnice care reprezintă cerințe, prescripții, caracteristici de natură tehnică ce permit fiecărui produs, serviciu sau lucrare să fie descris, în mod obiectiv, astfel încât să corespundă necesității autorității contractante. Necesitatea sau oportunitatea achiziționării de servicii de o anumită performanță (scanarea documentelor fără a fi distruse iar la final documentele scanate să fie lizibile), precum și caracteristicile tehnice Pagina 51 din 60

impuse pentru acestea, sunt stabilite de fiecare autoritate contractantă în parte, în funcție de necesitățile obiective și prioritățile comunicate de compartimentele din cadrul său, însă îi revine acesteia obligația de a justifica atât oportunitatea inițierii procedurii de atribuire cât și stabilirea specificațiilor tehnice, drepturile autorităților contractante la care s-a făcut referire mai sus trebuie exercitate cu bună credință, iar nu cu scopul de a limita sau restricționa accesul la procedură, de natură a restrânge concurența între agenții economici, întrucât s-ar aduce atingere principiilor care stau la baza atribuirii contractului de achiziție publică – nediscriminarea și tratamentul egal. Pe de altă parte, Consiliul are în vedere că prevederile legale aplicabile în materia achizițiilor publice nu obligă autoritatea contractantă să accepte prestarea de servicii care nu corespund necesităților sale, însă trebuie să permită operatorilor economici propunerea de soluții care să îi acopere nevoile definite în caietul de sarcini, nu să impună specificații tehnice care să restricționeze participarea la procedură. În evaluarea temeiniciei criticilor din cadrul contestației, Consiliul va avea în vedere faptul că solicitările trebuie justificate și probate obiectiv, cu dovada fermă a caracterului restrictiv, simpla pretindere a necesitații modificării lor și simpla afirmație că restricționează concurența nefiind suficiente pentru a determina nelegalitatea actului atacat. În egală măsură, în stabilirea legalității actului atacat al autorității contractante va fi avută în vedere și proba pe care autoritatea contractantă o realizează cu privire la legătura obiectivă de cauzalitate și dependența dintre specificația criticată și nevoia sa de achiziție. Așadar, autoritatea contractantă este cea care stabilește specificațiile tehnice, fiind în sarcina sa, raportat la necesitatea avută, determinarea caracteristicilor tehnice ale echipamentelor, însă aceasta trebuie să nu încalce principiile impuse prin art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016. De asemenea, Consiliul reține și faptul că obiectul acordului cadru îl reprezintă servicii de arhivare computerizată, și nu furnizare de produse – scanner. Autoritate contractantă nu poate impune în caietul de sarcini decât cerințe tehnice care definesc caracteristicile privind serviciu ce care obiectul achiziției, respectiv servicii de arhivare computerizată, și nu ale echipamentelor cu care vor fi prestate serviciile respective. Buna practică invocată de autoritatea contractantă nu poate fi reținută în soluționarea contestației de către Consiliul având în vedere că aceasta este aplicabile contractelor de furnizare de produse – echipamente tehnologice. În soluționarea contestației trebuie reținut că este în interesul public și al autorității contractante să elaboreze documentația de atribuire, astfel încât să participe un număr cât mai mare de operatori economici. Astfel cum a precizat deja fosta Curte de Justiție a Pagina 52 din 60

Comunităților Europene în Hotărârea din 23 decembrie 2009, CoNISMa, C-305/08, EU:C:2009:807, punctul 37, unul dintre obiectivele normelor Uniunii în materia achizițiilor publice este deschiderea spre o concurență cât mai extinsă posibil. Această deschidere spre concurență nu este avută în vedere doar în raport cu interesul Uniunii privind libera circulație a bunurilor și a serviciilor, ci și în raport cu interesul propriu al autorității contractante implicate, care dispune astfel de o alegere mai vastă cu privire la oferta cea mai avantajoasă economic și cea mai potrivită nevoilor sale. Prin faptul că ar acorda potențialilor ofertanți șansa de a prezenta oferte, autoritatea s-ar priva de această posibilitate. Raționamentul este reiterat constant în jurisprudența Curții, exemple fiind Hotărârea Bayerischer Rundfunk și alții, C-337/06, EU:C:2007:786, punctul 39, și Hotărârea din 18 decembrie 2014, Data Medical Service, C-568/13, EU:C:2014:2466, punctul 34. Aceeași direcție este trasată și de art. 50 din Legea nr. 98/2016 „(1) Autoritățile contractante nu vor concepe sau structura achizițiile ori elemente ale acestora cu scopul exceptării acestora de la aplicarea dispozițiilor prezentei legi ori al restrângerii artificiale a concurenței. (2) În sensul alin. (1), se consideră că există o restrângere artificială a concurenței în cazul în care achiziția ori elemente ale acesteia sunt concepute sau structurate cu scopul de a favoriza ori dezavantaja în mod nejustificat anumiți operatori economici”. Directiva 2014/24 stabilește anumite limite pe care autoritatea contractantă trebuie să le respecte, astfel cum a reținut și Curtea de Justiție a Uniunii Europene în Hotărârea din 25 octombrie 2018, Roche Lietuva, C-413/17, EU:C:2018:865, punctele 32-37, redate mai jos, aplicabile mutatis mutandis: „32. Printre altele, la articolul 42 alineatul (2) din Directiva 2014/24 se impune ca specificațiile tehnice să permită accesul egal al operatorilor economici la procedura de achiziție și să nu aibă efectul de a crea obstacole nejustificate în calea deschiderii către concurență a achizițiilor publice. 33. Această cerință concretizează, în scopul formulării specificațiilor tehnice, principiul egalității de tratament care figurează la articolul 18 alineatul (1) primul paragraf din directiva menționată. Potrivit acestei dispoziții, autoritățile contractante îi tratează pe operatorii economici în mod egal și fără discriminare și acționează într-o manieră transparentă și proporțională. 34. Astfel cum Curtea a statuat deja, principiile egalității de tratament, nediscriminării și transparenței au o importanță crucială în ceea ce privește specificațiile tehnice, având în vedere riscurile de discriminare legate fie de alegerea acestora, fie de modul lor de formulare (a se vedea, în ceea ce privește Pagina 53 din 60

Directiva 2004/18, Hotărârea din 10 mai 2012, Comisia/Țările de Jos, C-368/10, EU:C:2012:284, punctul 62). 35. În plus, se precizează la articolul 18 alineatul (1) al doilea paragraf din Directiva 2014/24 că o achiziție nu poate fi concepută cu intenția de excludere a acesteia din domeniul de aplicare al directivei menționate sau de restrângere artificială a concurenței și că se consideră că se restrânge artificial concurența în cazul în care achiziția este concepută cu intenția favorizării sau a dezavantajării nejustificate a anumitor operatori economici. 36. În aceeași ordine de idei, considerentul (74) al Directivei 2014/24 enunță că specificațiile tehnice ar trebui „elaborate în așa fel încât să se evite restrângerea în mod artificial a concurenței prin cerințe care favorizează un anumit operator economic, în sensul că preiau caracteristicile esențiale ale produselor, serviciilor sau lucrărilor oferite în mod obișnuit de acel operator economic”. Astfel, tot potrivit acestui considerent, „ar trebui să fie posibilă prezentarea unor oferte care să reflecte diversitatea soluțiilor tehnice, a standardelor și a specificațiilor tehnice de pe piață”. 37. Respectarea acestor cerințe este cu atât mai importantă atunci când, precum în speță, specificațiile tehnice care figurează în caietul de sarcini al unui contract de achiziții sunt formulate în mod deosebit de detaliat. Astfel, cu cât specificațiile tehnice sunt mai detaliate, cu atât este mai important riscul ca produsele unui anumit producător să fie favorizate”. De bună seamă, autoritatea beneficiază de o largă marjă în formularea specificațiilor tehnice, cunoscând cel mai bine produsele de care are nevoie și fiind cea mai în măsură să stabilească cerințele care trebuie îndeplinite pentru a obține rezultatele dorite – Hotărârea CJUE din 25 octombrie 2018, Roche Lietuva, C-413/17, EU:C:2018:865. Totodată, autoritățile dispun de libertatea de a determina, în conformitate cu nevoile lor, nivelul de calitate tehnică pe care trebuie să îl asigure ofertele depuse în funcție de caracteristicile și de obiectul contractului și de a stabili un prag minim pe care aceste oferte trebuie să îl respecte din punct de vedere tehnic. Oferta care nu atinge un asemenea prag nu corespunde nevoilor autorității și nu trebuie luată în considerare la stabilirea ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic – Hotărârea din 20 septembrie 2018, Montte, C- 546/16, EU:C:2018:752. Față de aceste aspecte, Consiliul urmează că admită critica și să oblige autoritatea contractantă să elimine solicitarea prevăzută, în caietul de sarcini. Referitor la cerința autorității contractante cu privire la servicii de call-center Consiliul reține următoarele: - în cadrul caietului de sarcini autoritatea contractantă a menționat următoarele: „Operațiunile cu titlu accesoriu necesare a fi realizate: Pagina 54 din 60

a) Servicii de suport tehnic: call center – 24/7/365 și în caz de urgență, trimiterea de personal la fața locului, dacă necesitățile impun acest lucru (...) 3.7.1 Suport tehnic: 12 luni care curg de la data finalizării procesului de arhivare: call center – 24/7/365”. În justificarea acestei cerințe, autoritatea contractantă a menționat în punctul de vedere „are nevoie să facă modificări asupra actului de concesiune, acest lucru putând impune nevoia de a se lucra cu dosarul fizic al concesiunii în regim de urgență. Asta înseamnă ca prestatorul va trebui să transmită documentele respective la cimitirul solicitant al autorității contractante și ulterior să le preia înapoi pentru scanare și extragere de date. De asemenea, ulterior finalizării proiectului va fi nevoie ca pe o perioadă de 12 luni prestatorul să ofere suport în corectarea eventualelor erori observate de autoritatea contractanta (spre exemplu - daca se constată ca o pagina dintr-un registru de înhumări lipsește în urma scanării; acest lucru poate crea sincope majore în activitatea autorității contractante pentru ca informațiile din aceste registre nu mai exista într-un alt loc). Astfel, autoritatea contractantă solicită, la nevoie, prezența locală a unui reprezentant al prestatorului la sediul social/punctele de lucru pentru remedierea în regim de urgență a acestui tip de eroare și a oricăror altor erori ce vor fi identificate.” Consiliul nu va reține în soluționare această justificare având în vedere cele reținute anterior și în mod suplimentar, reține faptul că acest serviciul tehnic de call/center este specific derulării unor situații de urgență, ori în speță obiectul contractului în reprezintă o simplă operațiune de scanare a unor documente din arhiva unor cimitire, deci a unor documente care nu sunt utilizate în mod curent. În mod evident că în situații excepționale, în care autoritatea contractantă are nevoie de anumite documente care se pot afla la prestator însă, aceste situații nu pot fi transformate în regulă și impunerea unor cerințe de call center cu program 24/7/365, program ce impune costuri considerabile. În raport de natura contractului cerința este excesivă urmând a fi admisă și a dispune eliminarea acesteia din cadrul caietului de sarcini. Referitor la criticile cu privire la sesiunea demonstrativă Consiliul reține următoarele: - în cadrul caietului de sarcini, postat în SEAP sub identificatorul „[........................../00004]

Caiet

de

sarcini

servicii

de arhivare .......................... si .......................... Var. august 2024 REVIZUIT.pdf.p7s” autoritate contractantă a prevăzut: „3.3.9. Sesiune demonstrativă Autoritatea Contractanta își rezervă dreptul de a solicita o sesiune demonstrative care trebuie realizata de către ofertanții calificați până la această etapă a procedurii de atribuire, pentru serviciile de scanare a documentelor și extragere de date. Acest lucru este imperios pentru a avea o confirmare clară că ofertanții pot realiza serviciile fără alterarea formei curente a documentelor fizice. În cadrul acestei sesiuni demonstrative ofertantul va: A. Reloca și instala la sediul autorității contractante un echipament profesional de scanare din lista echipamentelor ofertate în procedură (care trebuie să Pagina 55 din 60

îndeplinească cerințele de la pct. 3 .3.3. pct. a) - c) din prezentul caiet de sarcini și va proceda la scanare un număr de 1.000 pagini, puse la dispoziție de către autoritatea contractantă, fără alterarea documentelor; B. Extrage (din documentele scanate) un volum de max. 5.000 metadate; Documentele asupra cărora se vor realiza operațiunile de scanare și extragere de metadata, vor fi puse la dispoziție de către Autoritatea Contractanta la sediul acesteia sau, într-o locația special amenajata pentru acest test și vor fi aceleși pentru fiecare ofertant. Ofertanții vor avea la dispoziție maximum o zi lucrătoare (interval 8- 16.30) pentru a face dovada capabilității îndeplinirii tuturor cerințelor din prezentului caiet de sarcini. Principalele obiective ale acestei sesiuni demonstrative urmărite de către autoritatea contractanta sunt următoarele: A) verificare existentei echipamentelor ofertate în procedură; B) îndeplinirea criteriilor de lizibilitate (indiferent de starea fizică a documentelor) pentru 1.000 de pagini scanate și extragere a 5.000 de metadate, concomitent cu păstrarea intactă a integrității fizice a documentelor. În situația în care volumul de documente nu este procesat în timpul dat sau, în urma verificării arhivei electronice rezultate, se constată faptul că procentul de acuratețe solicitat nu este atins sau ca anumite funcționalități solicitate prin prezenta documentație nu au fost demonstrate, oferta respectivă va fi declarată neconformă. Ofertanții calificați vor fi invitați de către autoritatea contractanta pentru sesiunea demonstrativa care se va desfășura într-un termen de 2 zile lucrătoare de la data transmiterii invitației. Neprezentarea ofertantului la sesiunea demonstrative atrage considerarea propunerii tehnice ca neconformă și respingerea ofertei.” - în cadrul caietului de sarcini revizuit urmare a contestației depuse, postat în SEAP sub identificatorul „[........................../00012] Caiet de sarcini

servicii

de arhivare

.......................... si .......................... REVIZUIT dupa contestatie 27.08.2024.pdf.p7s” autoritatea contractantă a menționat: „3.3.9. Sesiune demonstrativă Autoritatea Contractanta își rezervă dreptul de a solicita o sesiune demonstrativă care trebuie realizată de către ofertanții calificați până la această etapa a procedurii de atribuire, pentru serviciile de scanare a documentelor și extragere de date. Acest lucru este imperios pentru a avea o confirmare clară ca ofertanții pot realiza serviciile fără alterarea formei curente a documentelor fizice. În cadrul acestei sesiuni demonstrative ofertantul va: A. Reloca și instala la sediul autorității contractante un echipament profesional de scanare din lista echipamentelor ofertate în procedura (care trebuie să îndeplinească una dintre cerințele de la pct. 3.3.3. pct. a) - c) din prezentul caiet de sarcini și va proceda la scanare un număr de 1.000 pagini, puse la dispoziție de către autoritatea contractanta, fără alterarea documentelor; B. Extrage (din documentele scanate) un volum de max. 4.000 metadate; Documentele asupra cărora se vor realiza operațiunile de scanare și extragere de metadata, vor fi puse la dispoziție de către Autoritatea Contractantă la sediul acesteia sau, într-o locație special amenajată pentru acest test și vor fi similare (de același tip pentru toți ofertanții calificați). Ofertanții vor avea la dispoziție maximum o zi lucrătoare (interval 8-16.30) pentru a face dovada capabilității îndeplinirii tuturor cerințelor din prezentului caiet de sarcini. Principalele obiective ale acestei sesiuni demonstrative urmărite de către autoritatea contractanta sunt următoarele: A) Verificarea existentei echipamentelor ofertate în procedura; Pagina 56 din 60

B) îndeplinirea lizibilității (indiferent de starea fizica a documentelor) bazată pe o rezoluție de min. 300x300 dpi, pentru 1.000 de pagini scanate și extragere a 4.000 de metadate, concomitent cu păstrarea intacta a integrității fizice a documentelor. Ofertanții calificați vor fi invitați de către autoritatea contractanta pentru sesiunea demonstrativă care se va desfășura într-un termen de cel puțin 3 zile lucrătoare de la data transmiterii invitației. În invitația transmisă către ofertanții calificați în această fază a procedurii, autoritatea contractanta va detalia, după caz, tipul documentatelor, numărul de pagini de tip dosar I registru, formatul acestora, se vor transmite fotografii și structura datelor ce vor trebui preluate din documentele scanate (indecși) în deplină concordanta cu cerințele caietului de sarcini. Neprezentarea ofertantului la sesiunea demonstrativa atrage considerarea propunerii tehnice ca neconforma și respingerea ofertei. În situația în care volumul de documente nu este procesat în timpul dat sau, în urma verificării arhivei electronice rezultate, se constată faptul ca procentul de acuratețe solicitat nu este atins sau ca anumite funcționalități solicitate prin prezenta documentație nu au fost demonstrate, oferta respectivă va fi declarată neconformă.” În soluționare Consiliul reține că scopul sesiunii demonstrative astfel cum a definit-o autoritatea contractantă constă în verificare existentei echipamentelor ofertate în procedură și îndeplinirea criteriilor de lizibilitate (indiferent de starea fizică a documentelor) pentru 1.000 de pagini scanate și extragere a 5.000 de metadate, concomitent cu păstrarea intactă a integrității fizice a documentelor. În soluționare, Consiliul reține că pentru verificarea existenței echipamentelor ofertate autoritatea contractantă are la dispoziție stabilirea unor cerințe de calificare reglementate de prevederile art. 179 din Legea nr. 98/2016 și nu organizarea unei sesiuni demonstrative, cu atât mai mult cu cât în cadrul acesteia autoritatea contractantă a impus prezentarea doar a unui echipament profesional de scanare din lista echipamentelor ofertate în procedura. Astfel prin efectuarea acestei sesiuni, autoritatea contractantă nu va putea să verifice existența echipamentelor ofertate. Un alt obiectiv urmărit de către autoritatea contractantă prin organizarea acestei sesiuni demonstrative este „îndeplinirea lizibilității (indiferent de starea fizică a documentelor) pentru 1.000 de pagini scanate și extragere a 5.000 de metadate, concomitent cu păstrarea intactă a integrității fizice a documentelor” obiectiv care pe de o parte poate fi îndeplinit în sesiunea de 8 ore însă nu asigură garanția că în derularea contractului va fi îndeplinită, autoritatea contractantă la final potrivit caietului de sarcini având obligația de a efectua „recepția cantitativă și calitativa se va efectua de către o comisie de recepție constituită din reprezentanți ai autorității contractante și ai contractantului și se va finaliza prin semnarea unui proces verbal de recepție cantitativa-calitativă. Autoritatea contractanta își rezervă dreptul de a aproba parțial procesele verbale de recepție, dacă are obiecțiuni față de informațiile prezentate în acestea. Emiterea facturii va fi condiționată de semnarea fără obiecțiuni a procesului verbal de Pagina 57 din 60

recepție care va cuprinde va cuprinde cel puțin următoarele informații: (...)”. Astfel prin efectuarea acestei sesiuni, autoritatea contractantă nu va avea garanția îndeplinirea lizibilității (indiferent de starea fizică a documentelor). Mai mult, această sesiune demonstrativă prin punerea la dispoziția unor terți (cu care autoritatea contractantă nu are încheiat niciun contract) a unor documente originale în vederea scanării, ar putea fi în final dăunătoare autorității contractante, neputând să se asigure că la finalul acestei sesiuni toate documentele care au trecut prin procesul de scanare și-au păstrat intactă integritatea fizică, iar în lipsa unei relații comerciale cu viitorii ofertanți tragerea la răspundere și plata despăgubirilor va fi dificilă și anevoioasă. Nu în ultimul rând, Consiliul reține costurile ofertanților de 1.960 lei pentru participare la această sesiune demonstrativă, costuri calculate și menționate de către autoritatea contractantă în cadrul punctului de vedere, au rolul de a restrânge concurența în condițiile în care această sesiune demonstrativă nu aduce niciun avantaj real autorității contractante și nici nu demonstrează capacitatea tehnică a vreunui operator, voința legiuitorului comunitar și național fiind ca ofertanții să participe gratuit sau cu costuri reduse la proceduri, în etapa de depunere a ofertelor și de evaluare neexistând garanția încheierii contractului/ acordului cadru și astfel implicit a recuperării acestor costuri. Față de aceste aspecte, Consiliul urmează să admită critica contestatorului și să oblige autorității contractante la eliminarea sesiunii demonstrative din cadrul documentației de atribuire. Referitor la criticile contestatorului cu privire la cerințele neclare/contradictorii la nivelul documentației, Consiliul urmează să le respingă având în vedere că acesta a formulat critici generale cu titlu de exemplificare. Mai mult, în cadrul măsurilor de remediere, autoritatea contractantă a modificat cerințele indicate cu titlul de exemplu de către contestator ca fiind contradictorii. Referitor la susținerile contestatorului cu privire la „lipsa informațiilor necesare pentru a asigura ofertantului o informare completă, corectă și explicită cu privire la modul de aplicare a procedurii de atribuire” respectiv a faptului că în cadrul caietului de sarcini nu se regăsește nicio descriere ori detaliere a „platformei informatice de arhivare/stocare - SEAL DOCUMENT MANAGEMENT & ARCHIVING”, Consiliul urmează să o respingă ca nefondată, având în vedere că autoritatea contractantă nu a impus operatorilor economici folosirea respectivei platforme în derularea viitorului contract/acord cadru. Pagina 58 din 60

În cadrul caietului de sarcini autoritatea contractantă a indicat respectiva platformă în contextul „informațiilor despre contextul care a determinat achiziționarea serviciilor”. Referitor la criticile cu privire la expertul cooptat Stănescu Cristian Emilian și de potențialul conflict de interese, Consiliul urmează să le respingă ca nefondate. Contestatorul în susținerea contestației avea obligația de a proba aceste aspect, fiind pe deplin aplicabile în acest caz prevederile art. 249 c.p.c potrivit cărora „cel care face o susținere în cursul procesului trebuie să o dovedească, în afară de cazurile anume prevăzute de lege”. Astfel, fiecare parte litigantă are obligația de a-și dovedi pretențiile, susținerile, prin producerea unor mijloace de probă legale, verosimile, pertinente și concludente, potrivit principiului de drept „probatio incumbit ei qui dicit, non ei qui negat”. Având în vedere prevederile art. 10 lit. g) din Legea nr. 101/2016, Consiliul va reține în soluționare faptul că literatura juridică dar și practica judiciară, a statuat că în cadrul procesului civil sarcina probei este împărțită între reclamant și pârât, în speță între contestator și autoritatea contractantă, la care se adaugă și rolul activ al Consiliului care, potrivit art. 254 alin. (5) c.p.c, poate ordona administrarea probelor considerate necesare chiar dacă părțile se împotrivesc. Cu toate acestea, existența rolului activ al Consiliului nu poate conduce la concluzia că întreaga sarcina a probei ar cădea asupra Consiliului, ceea ce nu se întâmpla nici măcar în cadrul dosarelor supuse principiului oficialității, sau ca nerespectarea dispozițiilor legale cu privire la propunerea și administrarea probelor nu ar avea pentru părți consecințe procedurale. Pe cale de consecință, în măsura în care partea ce formulează anumite critici, susțineri nu este solitară în efortul de a proba, aceasta rămâne singura sancționată în caz de eșec, deoarece dacă nu administrează probele care să convingă Consiliul, cu toată eventuala colaborare a adversarului și în pofida rolului activ al Consiliului, va pierde dosarul, iar adversarul va triumfa. În speță, aplicând principiile cu caracter teoretic enunțate mai sus, Consiliul apreciază că, în soluționarea contestației, societatea contestatoare ar fi trebuit ca, în prealabil, să dovedească existența posibilului conflict de interes, contestatorul s-a limitat la susțineri generice cu privire la faptul că anterior expertul respectiv a avut o relație contractuală cu societatea de la care a fost achiziționată platforma informatică de arhivare/stocare fără a produce vreo probă care să demonstreze aceste susțineri. Mai mult, în această etapă a procedurii, anterioară depunerii ofertelor, prevederile art. 59 din Legea nr. 98/2016 nu pot fi aplicate, verificarea unui potențial conflict de interese fiind imposibilă deoarece nu Pagina 59 din 60

se cunosc ofertanții, terții susținători și/sau subcontractanții din cadrul acestei proceduri de atribuire. Referitor la criticile cu privire la anularea procedurii de atribuire, Consiliul urmează să le respingă ca nefondate, având în vedere că potrivit prevederilor art. 212 din Legea nr. 98/2016, legiuitorul a impus finalizarea procedurii prin anularea acesteia doar în situația în care sunt încălcate prevederile legale procedura de atribuire neputând fi remediată fără încălcarea principiilor. Având în vedere că procedura de atribuire se află în etapa anterioară depunerii ofertelor, documentația de atribuire poate fi remediată, aplicarea sancțiunii anulării este excesivă. Luând în considerare aspectele de fapt și de drept evocate, în baza art. 26 alin. (2) și alin. (5) din Legea nr. 101/2016, Consiliul urmează să admită contestația depusă de ......... SRL, în contradictoriu cu ......... SRL și va obliga autoritatea contractantă ca, în termen de maximum 10 zile lucrătoare de la primirea deciziei Consiliului, să modifice documentația de atribuire, cu respectarea dispozițiilor legale și a celor evocate în considerente. Pentru aceste motive, în baza legii și a mijloacelor de probă aflate la dosar, CONSILIUL DECIDE: Admite contestația depusă de ......... SRL, în contradictoriu cu ......... SRL și va obliga autoritatea contractantă ca, în termen de maximum 10 zile lucrătoare de la primirea deciziei Consiliului, să modifice documentația de atribuire, cu respectarea dispozițiilor legale și a celor evocate în considerente. Obligatorie. Împotriva prezentei decizii se poate formula plângere, în termen de 10 zile de la comunicare pentru părțile cauzei, respectiv de la data luării la cunoștință de către alte persoane vătămate. PREȘEDINTE, MEMBRU, MEMBRU, Pagina 60 din 60