Decizie CNSC 834/2023

În conformitate cu prevederile art. 14 alin. (2) și ale art. 27 alin. (1) din Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, precum și pentru organizarea și funcționarea Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor, cu modificările și completările ulterioare, Consiliul adoptă următoarea DECIZIE Nr. 834/C11/795 Data: 12.04.2023 Prin contestația nr. 1377/27.03.2023, transmisă prin e-mail și înregistrată la CNSC cu nr. 16385/27.03.2023, formulate de SOFTWARE IMAGINATION & VISION SRL („SIMAVI”), cu sediul în municipiul București, Sos. București - Ploiești, nr. 73-81, Victoria Park, Corp Clădire C4, parter, Zona B, sector 1, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/16321/2019, având CUI RO 41963989, prin reprezentant împuternicit Țâcu Gina Mirela - șef Departament licitații, împotriva rezultatului procedurii de atribuire, comunicat prin adresa nr. AL 3858/17.03.2023, de către MINISTERUL APĂRĂRII - UM 02605 București, cu sediul în municipiul București, Drumul Taberei nr. 7A, sectorul 6, în calitate de autoritate contractantă în cadrul licitației restrânsă, organizată în vederea atribuirii contractului de achiziție publică având ca obiect „Sistem de management al documentelor și arhivare

electronică”,

anunț

de

participare

cu

nr. CN1041646/15.04.2022, se solicită următoarele: - anularea raportului procedurii de atribuire în partea privitoare la oferta SOFTWARE IMAGINATION & VISION SRL, precum și a tuturor actelor subsecvente acestuia; - anularea comunicării rezultatului procedurii de atribuire nr. AL 3858/17.03.2023 și a măsurii dispuse și comunicate pe calea acesteia, de respingere a ofertei SOFTWARE IMAGINATION & VISION SRL ca fiind neconformă și inacceptabilă; - obligarea autorității contractante la reevaluarea ofertei SOFTWARE IMAGINATION & VISION SRL, ca urmare a admiterii capetelor de cerere precedente. Pentru aceste motive, Pagina 1 din 2

în baza legii și a mijloacelor de probă aflate la dosar CONSILIUL DECIDE: Admite contestația depusă de SOFTWARE IMAGINATION & VISION SRL în contradictoriu cu MINISTERUL APĂRĂRII – UM 02605, în calitate de autoritate contractantă. Anulează actele autorității contractante privind decizia de respingere a ofertei contestatoarei. Obligă autoritatea contractantă ca, în termen de 15 zile de la primirea deciziei Consiliului, cu respectarea prevederilor legale, să facă aplicarea aspectelor de fapt și de drept, stabilite de Consiliu prin motivarea sa, în ceea ce privește oferta depusă de SOFTWARE IMAGINATION & VISION SRL. Prezenta decizie este obligatorie pentru părți, în conformitate cu dispozițiile art. 28 alin. (1) din Legea nr. 101/2016. Împotriva ei se poate formula plângere, în termen de 10 zile de la comunicare pentru părțile cauzei, respectiv de la data luării la cunoștință de către alte persoane vătămate, în temeiul art. 29 din Legea nr. 101/2016. 2

În conformitate cu prevederile art. 14 alin. (2) și ale art. 27 alin. (1) din Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, prec.... și pentru organizarea și funcționarea Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor, cu modificările și completările ulterioare, Consiliul adoptă următoarea DECIZIE Nr. .. Data: .. Prin contestația nr. 1377/27.03.2023, transmisă prin e-mail și înregistrată la CNSC cu nr. 16385/27.03.2023, formulate de ......... SRL („....”), cu sediul în municipiul ........., Sos. ......... - ..., ........., înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. ... licitații, împotriva rezultatului procedurii de atribuire, comunicat prin adresa nr. AL 3858/17.03.2023,

de

către

.........,

cu

sediul

în municipiul ........., ........., sectorul 6, în calitate de autoritate contractantă în cadrul licitației restrânsă, organizată în vederea atribuirii contractului de achiziție publică având ca obiect „Sistem de management al doc....entelor și arhivare electronică”, anunț de participare cu nr. CN1041646/15.04.2022, se solicită următoarele: - anularea raportului procedurii de atribuire în partea privitoare la oferta ......... SRL, prec.... și a tuturor actelor subsecvente acestuia; - anularea comunicării rezultatului procedurii de atribuire nr. AL 3858/17.03.2023 și a măsurii dispuse și comunicate pe calea acesteia, de respingere a ofertei ......... SRL ca fiind neconformă și inacceptabilă; - obligarea autorității contractante la reevaluarea ofertei ......... SRL, ca urmare a admiterii capetelor de cerere precedente. CONSILIUL NAȚIONAL DE SOLUȚIONARE A CONTESTAȚIILOR, asupra cauzei de față, constată următoarele: Consiliul a fost legal sesizat și este competent, potrivit dispozițiilor art. 12 alin. (1) din Legea nr. 101/2016, să soluționeze contestația de față, prin care ......... SRL („....”) solicită cele menționate în partea introductivă a deciziei. I. În prealabil, contestatoarea prezintă o scurtă prezentare a situației de fapt, relevate fiind următoarele aspecte: Pagina 1 din 46

- ......... a inițiat licitația restrânsă, derulată offline pentru atribuirea contractului de furnizare având ca obiect „Sistem de management al doc....entelor și arhivare electronică", prin publicarea în SEAP a anunțului de participare nr. CN1041646/15.04.2022. - Etapa I - Calificarea și selectarea candidaților se va efectua în mai multe faze, după c.... urmează: Faza 1 - Analizarea doc....entelor de calificare. În această fază vor participa toți candidații înscriși în competiție; Faza 2 - Derularea procesului de emitere a ASI/recunoaștere DS efectuate de ORNISS, concomitent cu derularea fazei 1; Faza 3 - Eliberarea ASI/recunoașterea DS de către ORNISS, operatorilor economici care au participat la faza a 2-a; Faza 4 - Selectarea candidaților de către comisia de evaluare pentru operatorii economici care au fost calificați și au obținut ASI/li sau recunoscut DS, prec.... și comunicarea rezultatului etapei de calificare și selecție a acestora. - Etapa a II-a - Evaluarea ofertelor depuse de candidații selectați Petenta menționează că, în urma verificării îndeplinirii condițiilor de participare, comisia de evaluare, prin comunicarea privind rezultatul selecției procedurii de atribuire Etapa I cu nr. AL 2616 din 21.10.2022, i- a comunicat că a fost declarată admisă și selectată pentru Etapa a II-a - Evaluarea ofertelor depuse de candidații selectați. Arată că, ulterior, în urma evaluării ofertei, prin adresa nr. AL 3858/17.03.2023, autoritatea contractantă i-a comunicat faptul că oferta sa a fost respinsă ca neconformă și inacceptabilă, pentru următoarele motive: „- neconformă, deoarece, prin propunerea tehnică, operatorul economic nu a îndeplinit cerințele 3.4.1.1.2.2.17, 3.4.1.1.2.4.4, 3.4.1.1.2.6.5 și 3.4.1.1.2.6.7 din caietul de sarcini, în conformitate cu secțiunea 5 «Instrucțiuni privind evaluarea ofertelor», din doc....entul «Instrucțiuni pentru ofertanți. Sistem management», încărcat în SEAP, ca parte a doc....entației de atribuire;  - inacceptabilă, deoarece a transmis răspunsuri neconcludente la solicitările clarificări a autorității contractante, referitoare la cerințele 3.4.1.1.2.2.2,

3.4.1.1.2.5.1,

3.4.1.1.2.5.2,

3.4.1.1.2.5.3

și 3.4.1.1.2.6.1, în conformitate cu secțiunea 5 «Instrucțiuni privind evaluarea ofertelor», din doc....entul «Instrucțiuni pentru ofertanți. Sistem management», încărcat în SEAP, ca parte a doc....entației de atribuire”.  ......... SRL precizează că, având în vedere faptul că apreciază contestația a fi pe fond întemeiată, în continuare prezintă motivele pentru care susține admiterea acesteia: II. Contestatoarea susține că decizia comisei de evaluare de respingere a ofertei sale, ca inacceptabilă și neconformă, este nefondată și netemeinică. Precizează că motivul principal de conte....e a rezultatului procedurii îl reprezintă „modul nefundamentat și atipic legislației achizițiilor publice”, prin care comisia de evaluare a respins oferta sa, 2

solicitând Consiliului, totodată, să observe faptul că structura caietului de sarcini, conține cerințe, în mare parte generice, nedetaliate, oferind posibilitatea operatorilor economici să construiască scenariul demo și oferta tehnică la nivelul de detaliul pe care aceștia au considerat că ar răspunde necesității autorității contractante. De asemenea, reclamă faptul că evaluarea scenariilor demo este atipic, dat fiind că lipsa unei structuri detaliate a specificațiilor tehnice și lipsa unor scenarii, a dat libertatea comisiei de evaluare să adrese solicitări de clarificare, în perioada de evaluare, al căror conținut a modificat practic cerințele caietului de sarcini, prin solicitarea unor cerințe suplimentare, care nu au fost cunoscute de ......... SRL la data pregătirii propunerii tehnice și a scenariului demo pe mediu de test online solicitat de achizitoare. În opinia sa, această abordare a creat un cadru de evaluare subiectiv, care a dat posibilitatea comisiei de evaluare de a respinge cu ușurință răspunsurile de acoperire cu funcționalități venite din partea ofertanților, în speță răspunsurile .... în ceea ce privește oferta depusă în cadrul acestei proceduri de achiziție. Subliniază faptul că caietul de sarcini conține, în total, 16 pagini, din care 3,5 pagini sunt completate cu cerințe specifice funcționalităților aplicației informatice pentru managementul fluxurilor de doc....ente și arhivare electronică. De asemenea, arată petenta, întrucât autoritatea contractantă a cerut punerea la dispoziție a unui mediu de test online (demo): „În perioada de evaluare a ofertelor, ofertanții vor pune la dispoziția autorității contractante, la solicitarea acesteia, un mediu de test online

în vederea evaluării îndeplinirii cerințelor de la pct. 3.4.1.1.2, subpct. 1- 7”, pentru a veni în sprijinul achizitoarei, ......... SRL a furnizat și un îndr....ar de utilizare cu privire la te....ea îndeplinirii cerințelor de la punctul 3.4.1.1.2, subpct. 1-7 din caietul de sarcini. Susținând că cerințele caietului de sarcini cu privire la prezentarea unui demo pe mediul de test online, care să ateste îndeplinirea cerințelor de la punctul 3.4.1.1.2, subpct. 1-7, sunt generice, vagi, lăsând la latitudinea ofertanților prezentarea modului de îndeplinire a acestora, contestatoarea precizează că, în solicitarea de clarificări nr. AL3727 din 03.03.2023, autoritatea contractantă practic a detaliat cerințele din caietul de sarcini care vizau scenariul de demo prezentat de societatea sa pe mediul de test online, în sensul în care a solicitat prezentarea unor funcționalități suplimentare care nu se solicitau inițial prin cerințele din caietul de sarcini. Petenta precizează că a răspuns la aceste cerințe prin adresa nr. 1202/10.03.2023 data de 10.03.2023, prezentând pașii care trebuie urmați de autoritatea contractantă în vederea verificării îndeplinirii cerințelor din caietul de sarcini pe mediul de test. Arată că, în pofida acestui fapt, în urma procesului de evaluare, astfel c.... rezultă din comunicarea rezultatului procedurii de atribuire nr. AL 3858 din 17.03.2023, transmisă către ...., autoritatea contractantă nu a respectat indicațiile din îndr....arul de demo pentru verificarea cerințelor din caietul de sarcini, verificând alte atribute decât cele Pagina 3 din 46

indicate în răspunsul la solicitarea de clarificare și care nu erau solicitate inițial în doc....entația de atribuire. Învederează faptul că, pentru an....ite funcționalități avansate, este necesar ca mediul de demo să fie utilizat cu asistență din partea ofertantului, având în vedere că aceste funcționalități pot fi însușite de un potențial beneficiar doar în urma sesiunilor de instruire. Reiterând motivele invocate de autoritatea contractantă pentru respingerea ofertei sale, autoarea contestației prezintă arg....entele sale în baza cărora consideră că, în mod nefundamentat și neîntemeiat, autoritatea contractantă a respins oferta sa: II.1 Referitor la motivele de respingere indicate de autoritatea contractantă cu privire la cerința nr. 3.4.1.1.2.2.2 din comunicarea privind rezultatul procedurii de atribuire nr. AL 3858/17.03.2023: Petenta menționează că, la pagina 6 din caietul de sarcini autoritatea contractantă a inserat cerința nr. 3.4.1.1.2.2.2: „2. Definirea tipurilor de doc....ente și a atributelor specifice direct din interfața grafică, fără intervenția în codul sursă al aplicației”, iar în solicitarea de clarificare nr. AL 3727/03.03.2023 se precizează: „Constatare cu privire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.2.2: «După definirea, la nivelul secțiunii «Studio», a mai multor tipuri de doc....ente, nu s-a reușit identificarea pașilor care să permită adăugarea ulterioară de astfel de doc....ente în aplicație”. Solicitare de clarificări asociată constatării: „Vă rugam să ne indicați modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.2.2, așa c.... a fost descrisa în propunerea tehnică, prin intermediul mediului de test pus la dispoziție online”. Învederând faptul că, în comunicarea privind rezultatul procedurii de atribuire nr. AL 3858/17.03.2023, comisia de evaluare a consemnat următoarele: „Au fost definite o serie de atribute în secțiunea «Studio» -> «GRUPURI DE ATRIBUTE», printre care și atributul «Nivel Clasificare», de tip nomenclator, cu nomenclatorul asociat «Nivel Clasare». Atributele menționate au fost utilizate în definirea tipului de doc....ent «Cerere concediu». Ulterior, la adăugarea în sistem a unui doc....ent de tip «Cerere concediu», lista asociată atributului «Nivel Clasificare» este goală. Comportamentul aplicației este inconsistent (...)”, contestatoarea precizează că, cu privire la aceasta cerință, autoritatea contractantă a solicitat, în caietul de sarcini, ca aplicația să ofere posibilitatea de definire a tipurilor de doc....ente și a atributelor specifice direct din interfața grafică, fără intervenția în codul sursă al aplicației. Reclamând faptul că, în solicitarea de clarificare, autoritatea contractantă a adăugat cerințe suplimentare, solicitându-i să arate prezentarea modului de configurare, în secțiunea „Studio”, a unui tip de doc....ent nou, prec.... și modalitatea de adăugare de doc....ente în „Registratură”, de tipul celor create în „Studio", petenta precizează că, în 4

răspunsul la solicitarea de clarificare, a prezentat modul de configurare în secțiunea „Studio” a unui tip de doc....ent nou, prec.... și modalitatea de adăugare de doc....ente în „Registratură”, de tipul celui creat în „Studio”, prezentând pașii care trebuie urmați de achizitoare pentru a verifica îndeplinirea cerinței, după c.... se poate observa în continuare: „Cu privire la solicitarea de clarificare, va comunicăm următoarele: Conectat în aplicația .... cu utilizatorul «Administrator», Utilizator: «Administrator», Parola: «Administrator», se vor urma pașii descriși în continuare, pentru a crea un nou tip de doc....ent și pentru a adăuga acest nou tip de doc....ent în aplicație: Se accesează secțiunea «Studio» din meniul «Administrare» disponibil pe bara de meniu din stânga: Din lista selectabila «Proiect .... Studio» se selectează proiectul pentru care se configurează tipuri de doc....ente, în acest caz «....»: (...) Principalele zone de interes sunt reprezentate de tab-paginile: - Grupuri de atribute: aici se pot defini atributele care se vor utiliza ulterior în cadrul construirii de tipuri de doc....ente. Atributele pot fi grupate în grupuri de atribute, c.... sunt cele deja create: detalii cerere, detalii solicitant; (...) - Tipuri de doc....ente: aici se pot defini, actualiza tipurile de doc....ente (formularele electronice) care se vor utiliza în «Registratura» pentru adăugarea de doc....ente electronice, dar și tipuri de doc....ente care stau la baza creării de registre; - Vom detalia în continuare modalitatea de adăugare și configurare a unui nou tip de doc....ent care va putea fi utilizat la adăugarea de doc....ente noi în «Registratura», în oricare din cele 4 registre deja create în aplicația de pe mediul de test: (...); - Din tab pagina «Tipuri de doc....ente» se apasă butonul +, (...); - Se deschide o fereastră specifică pentru completarea detaliilor tipului de doc....ent. Pentru exemplificare, se completează formularul prec.... în imaginea de mai jos după care se apasă butonul «Salvează»: (...); - Tipul de doc....ent a fost adăugat în lista cu tipuri de doc....ente din «Studio»; Observații: «Grupurile de atribute» - se completează grupurile declarate în tab pagina «Grupuri de atribute», atribute pe care dorim să le utilizam pentru configurarea tipului de doc....ent. Există și unele atribute preexistente în aplicație c.... ar fi cele prefixate cu «dc:», «ds:»; - Extinde tipul - se completează «Doc....ent», atunci când se dorește definirea unui doc....ent (cazul de față) sau «Folder», atunci când se dorește definirea unui registru; - «Poate fi creat în»" - se menționează tipul de doc....ent registru, în care se poate crea doc....entul, în cazul nostru «Registrul general Intrări-Ieșiri», tipul de doc....ent folosit la crearea celor 4 registre create în aplicația de pe mediul de test. - Din secțiunea «Proprietăți» aferentă tipului de doc....ent tocmai creat se pot adăuga noi proprietăți (metadate) tipului de doc....ent, pe lângă cele adăugate în mod automat sau se pot actualiza cele deja adăugate; Câmpurile «Rând" și „Coloană" se completează pentru a se stabili poziția câmpului editabil în formular; - Se apasă butonul «Copiază pe vizualizările selectate» pentru ca detaliile introduse să fie configurate atât la crearea doc....entului, cât și la editarea acestuia, dar și în modul de vizualizare; - Ulterior se apasă butonul «Salvare» (...); - Proprietatea a fost salvată: (...). Se adaugă proprietățile dorite (c.... ar fi «reg: registration N....ber» pentru afișarea n....ărului de înregistrare, «reg: Pagina 5 din 46

registration Date» pentru afișarea datei de înregistrare etc., ori se editează proprietățile existente după care se apasă butonul «Încărcare Configurări» pentru a se salva datele configurate pentru noul tip de doc....ent. (...).Se adaugă proprietățile dorite (c.... ar fi «reg: registration N....ber» pentru afișarea n....ărului de înregistrare, «reg: registration Date» pentru afișarea datei de înregistrare etc., ori se editează proprietățile existente după care se apasă butonul «Încărcare Configurări» pentru a se salva datele configurate pentru noul tip de doc....ent.(...). - Se deschide o fereastră cu tipurile de doc....ente disponibile pentru adăugare, între care și tipul de doc....ent configurat anterior; (...) - Se apasă pe pictograma «Solicitare» și se afișează formularul electronic pentru acest tip de doc....ent. - Se completează datele din formularul electronic și se apasă «Creare» pentru adăugarea doc....entului. (...). - Doc....entul a fost creat de sistem în «Registrul general intrări-ieșiri N». (...)”. Având în vedere cele prezentate, contestatoarea apreciază că motivele invocate de către autoritatea contractantă pentru respingerea ofertei sale, consemnate în adresa de comunicare a rezultatului procedurii nu sunt suficiente pentru a stabili ca răspunsul la solicitarea de clarificare este neconcludent, deoarece răspunsul ......... SRL la solicitarea de clarificare a fost formulat corespunzător cu cerințele solicitate. În ceea ce privește arg....entul invocat de autoritatea contractantă pentru respingerea sale potrivit căruia „la adăugarea în sistem a unui doc....ent de tip «Cerere concediu», lista asociată atributului «Nivel Clasificare» este goală”, face următoarele precizări: - Nici în cerința din caietul de sarcini și nici în solicitarea de clarificare, autoritatea contractantă nu a solicitat definirea atributului „Nivel Clasificare” pe care autoritatea a încercat să îl configureze în tipul de doc....ent „Cerere concediu”. - Conform cerinței din solicitarea de clarificări, ......... SRL a prezentat modul de configurare a unui nou tip de doc....ent, în secțiunea „Studio" și a prezentat, de asemenea, modul de înregistrare (pas cu pas, cu capturi de ecran) a unui nou doc....ent electronic în „Registratură”, folosind tipul de doc....ent definit în „Studio”. - Independent de indicațiile ......... SRL din răspunsul la solicitarea de clarificări, autoritatea contractantă a încercat să configureze, în secțiunea „Studio”, în cadrul unui nou tip de doc....ent, atributul «Nivel Clasificare» al cărui mod de configurare nu a fost prezentat de ofertant în răspunsul la clarificare, de vreme ce nu a fost solicitat prin răspunsul la clarificări și nu reprezintă scopul cerinței din caietul de sarcini și din solicitarea de clarificări. Prin urmare, apreciază că achizitoarea a configurat în mod eronat atributul respectiv. Raportat la cele anterior prezentate, contestatoarea solicită reevaluarea acestei cerințe, considerând că motivul respingerii ofertei 6

sale cu privire la aceasta cerință este neîntemeiat, de vreme ce scenariul de te....e indicat de .... nu a fost respectat de către achizitoare. II.2 Referitor la motivele de respingere a ofertei sale, indicate de autoritatea contractantă în comunicarea rezultatului procedurii nr. AL 3858/17.03.2023 vizând cerința nr. 3.4.1.1.2.2.17 de la pagina 7 a caietului de sarcini: „17. Definirea unor procese automate de actualizare a atributelor generice/specifice asociate doc....entelor”, autoarea contestației arată următoarele: - În solicitarea de clarificare nr. AL 3727/03.03.2023 se precizează: „Constatare cu privire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.2.17: Nu a fost identificată posibilitatea definirii unor procese automate, care să permită actualizarea atributelor generice/specifice asociate doc....entelor. Pentru clarificarea nevoii autorității contractante, se poate lua în considerare următorul exemplu: dată fiind categoria de doc....ente «Contracte», având ca atribute specifice «Data expirare contract», respectiv «Status contract» (cu posibile valori: «Activ», «Încheiat»), aplicația trebuie să ofere posibilitatea definirii unui proces automat care să se execute periodic care să actualizeze valoarea atributului «Status contract» în «Încheiat», dacă data execuției procesului este ulterioară valorii înscrise în atributul «Data expirare contract»”. Solicitare de clarificări asociată constatării: «Vă rugăm să ne indicați modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.2.17, așa c.... a fost descrisă în propunerea tehnică, prin intermediul mediului de test pus la dispoziție online”. - În comunicarea privind rezultatul procedurii de atribuire nr. AL 3858/17.03.2023, comisia de evaluare a consemnat următoarele observații: „Nu a fost identificată secțiunea din cadrul aplicației în care poate fi definit orice tip de proces automat. Cerința este suficient de specifică, în sensul în care, prin «definirea» unui proces automat de actualizare a atributelor asociate doc....entelor, înțelegem existența unui mecanism prin care un utilizator să poată crea un astfel de proces, astfel încât să se actualizeze oricare dintre atributele asociate unui doc....ent. Mai facem precizarea că, în conformitate cu caietul de sarcini, în cadrul derulării contractului nu este prevăzută o etapa de «analiză și proiectare», în care să se implementeze funcționalități, ci doar instalarea și configurarea unui mediu de producție și a unui mediu de test, implementarea a două fluxuri distincte și efectuarea instruirii”. Menționând că, în ceea ce privește aceasta cerință, autoritatea contractantă, în caietul de sarcini, a cerut prin ca aplicația să permită definirea unor procese automate de actualizare a atributelor generice/specifice asociate doc....entelor, ......... SRL arată că, în scenariul de demo, transmis autorității contractante, la pagina 66, cu privire la îndeplinirea acestei cerințe, a precizat următoarele: „procese automate – autoflux la salvare doc....ent (doc....entul intră automat pe un flux de lucru) utilizator: Administrator/Administrator)”; (...); - procese automate - termenul de păstrare completat odată cu adăugarea unui doc....ent, termen calculat în funcție de nomenclatorul arhivistic; la data creării doc....entului se adaugă n....ărul de ani configurat în Pagina 7 din 46

«Nomenclatorul arhivistic» și se afișează informația în cadrul doc....entului în zona «Păstrare până la». Procesul este detaliat la cap. «6. Arhivare electronică - 2. Definirea unui nomenclator arhivistic care să indice perioada de păstrare a doc....entelor și arhivarea doc....entelor în conformitate cu acest nomenclator arhivistic»”; (...); - procese automate - modificarea stării unui doc....ent la trecerea acestuia în arhivă (utilizator: la alegere, cu drept de adăugare doc....ente în registre); Procesul detaliat cu privire la operația de arhivare pe un doc....ent este descris la cap. «6. Arhivare electronică - 1. Arhivarea electronică a doc....entelor, în conformitate cu Legea nr. 135/2007 privind arhivarea doc....entelor în formă electronică»”. Contestatoarea arată că, în solicitarea de clarificare, autoritatea contractantă a exemplificat modul de aplicare al acestei cerințe pentru categoria de doc....ente „Contracte”, pentru a defini un proces automat de actualizare a atributelor generice asociate doc....entelor. Precizează că societatea sa a răspuns la solicitarea de clarificări, astfel: „Da, aplicația permite și astfel de configurări, dar datorită faptului că cerința din caietul de sarcini era una generică, am ales, în scopul sesiunii demonstrative, exemplele din cadrul doc....entației transmise, an....e: modificarea stării unui doc....ent la trecerea acestuia în arhivă, termenul de păstrare completat odată cu adăugarea unui doc....ent, termen calculat în funcție de nomenclatorul arhivistic. Având în vedere că cerința din caietul de sarcini este una generică, în scopul prezentării scenariului de demo, a fost aleasă modalitatea descrisă și transmisă în scenariul de demo, care respectă cerința caietului de sarcini. Întrucât întrebarea de clarificare detaliază cerința din caietul de sarcini, la momentul configurării scenariului de demo nu aveam aceste informații, drept urmare acestea nu au fost configurate la nivel de sistem. În urma etapei de analiză și proiectare realizată în cadrul proiectului se va defini modalitatea exactă în care autoritatea contractanta dorește configurarea acestor funcționalități și se vor implementa în consecință”. Contestatoarea învederează faptului că, în cadrul răspunsului la solicitarea de clarificări a apreciat că aplicația permite și astfel de configurări, dar datorită faptului că cerința caietului de sarcini era generică, a ales, în scopul sesiunii demonstrative, exemplele din cadrul doc....entației transmise în cadrul scenariului de demo, an....e: modificarea stării unui doc....ent la trecerea acestuia în arhivă, termenul de păstrare completat odată cu adăugarea unui doc....ent, termen calculat în funcție de nomenclatorul arhivistic. În același sens, menționează că, având în vedere particularitatea suplimentară a cerinței transmisă de autoritatea contractantă prin solicitarea de clarificări, a precizat că aplicația răspunde la cerința privind procesul de automatizare a doc....entelor, însă, în lipsa acestor cerințe specifice, așa c.... au fost descrise în solicitarea de clarificări, în răspunsul său, a precizat că scenariul de demo nu a luat în considerare 8

prezentarea unui flux specific, așa c.... a prezentat la acea dată autoritatea contractantă. De asemenea, .... arată că a mai precizat că aceste configurări specifice vor fi agreate de comun acord cu autoritatea contractantă, în etapa care vizează implementarea a minim două fluxuri distincte (cap. 3.4.2, lit. b), etapă care, în accepțiunea sa, echivalează cu activitățile unei etape de analiză și proiectare. Faptul că, în caietul de sarcini, nu se precizează, în mod expres, faptul că există etapa de analiză și proiectare în cadrul derulării contractului, totuși este necesară stabilirea, de comun acord, a fluxurilor care urmează a fi implementate, așa c.... chiar autoritatea contractantă a precizat. Afirmă că, astfel de discuții, în concepția sa și pe baza experienței în acest domeniu de activitate, echivalează cu activitățile unei etape de analiză și proiectare. Mai arată că, în caietul de sarcini este menționat faptul că implementarea specificațiilor celor minim două fluxuri distincte se vor agrea de comun acord cu autoritatea contractantă în cadrul perioadei de configurare a aplicației și, în acest sens prezintă câteva exemple de elemente configurabile care pot fi agreate cu autoritatea contractantă: tipurile de registre care trebuie configurate, tipurile de doc....ente care trebuie configurate, fluxurile de lucru pe doc....ente (pașii pe fluxuri, utilizatorii și sau grupurile de utilizatori care vor realiza diferite acțiuni pe pașii de pe fluxuri etc.).  Pentru motivele expuse mai sus, ......... SRL solicită reevaluarea ofertei sale cu privire la îndeplinirea acestei cerințe. II. 3 Referitor la motivele consemnate de către comisia de evaluare în adresa de comunicare a rezultatului procedurii pentru respingerea ofertei sale vizând cerința nr. 3.4.1.1.2.2.4 de la pag 8 a caietului de sarcini: „4.Separarea registrelor de evidență pe baza nivelurilor de clasificare ale doc....entelor", petenta învederează faptul că, în solicitarea de clarificare nr. AL 3727/03.03.2023, se precizează: „Constatare cu privire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.4.4: La definirea unui registru aplicația nu impune obligativitatea indicării nivelului de clasificare asociat noului registru. Ulterior, la introducerea doc....entelor in registru, lista de valori asociata metadatei «Nivel Clasificare» nu poate fi condiționată de nivelul de clasificare asociat registrului, putând fi astfel introduse doc....ente de orice nivel de clasificare”. Solicitare de clarificări asociată constatării: „Vă rugăm să ne indicați modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.4.4, așa c.... a fost descrisă în propunerea tehnică, prin intermediul mediului de test pus la dispoziție online”. Totodată menționează că, în adresa nr. AL 3858/17.03.2023, privind comunicarea rezultatului procedurii, comisia de evaluare a consemnat următoarele observații: „Conform îndr....arului pus la dispoziție de ofertant în vederea facilitării testării, se pot defini registre pentru fiecare nivel de clasificare în parte. La definirea unui nou registru în sistem aplicația nu afișează un câmp unde poate fi indicat nivelul de clasificare asociat registrului și nici înregistrarea doc....entelor în aceste registre nu este condiționată de nivelul de clasificare menționat anterior. Pagina 9 din 46

Apariția nivelului de clasificare în den....irea registrelor definite de ofertant în sprijinul testării nu condiționează înregistrarea doc....entelor în aceste registre, în concordanță cu nivelurile de clasificare ale acestor doc....ente. Cerința este suficient de specifică, în sensul în care, prin «separarea registrelor de evidență pe baza nivelurilor de clasificare ale doc....entelor» se înțelege, în mod clar, faptul că se dorește gestionarea unui doc....ent cu un an....it nivel de clasificare în registrul cu nivel de clasificare identic”.

Învederând faptul că, în caietul de sarcini s-a solicitat ca aplicația să ofere posibilitatea separării registrelor de evidență pe baza nivelurilor de clasificare ale doc....entelor, contestatoarea precizează că, în solicitarea de clarificări, comisia de evaluare a precizat faptul că, la introducerea de doc....ente, aplicația nu impune obligativitatea indicării nivelului de clasificare asociat la crearea unui nou registru: „La definirea unui registru aplicația nu impune obligativitatea indicării nivelului de clasificare asociat noului registru. Ulterior, la introducerea doc....entelor în registru, lista de valori asociata metadatei «Nivel Clasificare» nu poate fi condiționata de nivelul de clasificare asociat registrului, putând fi astfel introduse doc....ente de orice nivel de clasificare”. ......... SRL arată că, a răspuns la solicitarea de clarificare astfel: „Având în vedere că cerința din caietul de sarcini este una generică, în scopul prezentării scenariului de demo, a fost aleasă modalitatea descrisă și transmisă în scenariul de demo, care respectă cerința caietului de sarcini. Întrucât întrebarea de clarificare detaliază cerința din caietul de sarcini, la momentul configurării scenariului de demo nu aveam aceste informații, drept urmare acestea nu au fost configurate la nivel de sistem. În urma etapei de analiză și proiectare realizată în cadrul proiectului se va defini modalitatea exactă în care autoritatea contractanta dorește configurarea acestor funcționalități și se vor implementa în consecință”. În mod similar arg....entelor privind cerința nr. 3.4.1.1.2.2.17 învederează faptul că, datorită faptului că cerința caietului de sarcini era generică, a ales, în scopul sesiunii demonstrative, a fost aleasă modalitatea descrisă și transmisă în scenariul de demo, care respectă cerința caietului de sarcini. Mai arată că, întrucât întrebarea de clarificare detaliază cerința din caietul de sarcini, la momentul configurării scenariului de demo nu avea aceste informații, motiv pentru care acestea nu au fost configurate la nivel de sistem. Precizează că, la configurarea scenariului de demo transmis autorității contractante inițial, a avut în vedere efectiv cerința foarte generica din caietul de sarcini, iar, conform solicitării acesteia, în cadrul scenariului de demo, au fost definite trei tipuri de registre separate pentru fiecare nivel de clasificare in parte, exemplificat pentru: Strict Secret, Secret de Stat, Secret de Serviciu, (pag .118-119).  De asemenea, petenta susține că, în scenariul de demo, a descris gestionarea nivelului de clasificare al doc....entului, pornind de la 10

drepturile utilizatorului care creează/accesează respectivul doc....ent și, în acest mod, n....ai utilizatorii autorizați pe nivelul de clasificare respectiv vor putea crea/vizualiza informația disponibilă în registrul corespunzător nivelului de clasificare aferent. De asemenea, subliniază faptul că un doc....ent cu un alt nivel de clasificare nu poate fi creat decât în registrul corespunzător nivelului de clasificare în cauză. Prin urmare, apreciază că, din punct de vedere practic, se asigura respectarea cerinței din caietul de sarcini: „Separarea registrelor de evidență pe baza nivelurilor de clasificare ale doc....entelor", n....ai modalitatea concretă de te....e a funcționalității este diferită în scenariul de demo prezentat de ...., față de modalitatea de te....e folosită de autoritatea contractantă. Totodată, confirmă că, în etapa de instalare/configurare pe mediul de producție/mediul de test, societatea sa poate asigura îndeplinirea cerinței în versiunea în care autoritatea contractată a efectuat te....ea. Pentru motivele expuse mai sus, ......... SRL solicită reevaluarea ofertei sale cu privire la îndeplinirea acestei cerințe. II.4 Referitor la motivele de respingere consemnate de către autoritatea contractantă în adresa de comunicare a rezultatului procedurii, vizând cerința nr. 3.4.1.1.2.5.1 de la pag. 8 a caietului de sarcini: „1. Semnarea electronică a doc....entelor, indiferent de formatul acestora”, contestatoarea menționează că, în solicitarea de clarificare nr. AL 3727/03.03.2023, comisia de evaluare a consemnat: „Constatare cu privire la modalitatea de îndeplinire a cerințelor 3.4.1.1.2.5.1, 3.4.1.1.2.5.2, 3.4.1.1.2.5.3: Nu au putut fi testate cerințele privind semnarea electronică a doc....entelor. În îndr....arul pus la dispoziție de ofertant în vederea facilitării testării aplicației informatice se precizează: «Pentru ca doc....entele să fie semnate cu token (semnătură electronică legala) se va configura token-ul desemnat de beneficiar»”. Solicitare de clarificări asociată constatării: „   Ce presupune «configurarea token-ului desemnat de beneficiar»? Implică dezvoltarea ulterioară de noi funcționalități la nivelul aplicației?”. De asemenea, arată că, în răspunsul la solicitările de clarificări din data de 25.11.2022, s-a precizat că „Autoritatea contractantă va verifica, în mediul de test online pus la dispoziție de ofertanți, conformitatea cerințelor din caietul de sarcini și conformitatea cu prevederile legii 135/2007 (capitolele și articolele menționate în răspunsul consolidat). Astfel, la data testării, sistemul va trebui să dispună de funcționalitățile necesare respectării acestor prevederi". Menționează că, în comunicarea privind rezultatul procedurii de atribuire nr. AL 3858/17.03.2023, organizatoarea procedurii a consemnat următoarele observații: „Nu s-a reușit te....ea semnăturii electronice utilizând token-ul autorității contractante. (...)”, deși, la întrebarea 4 din răspunsul consolidat la solicitările de clarificări, publicat în SEAP în 25.11.2022, autoritatea contractantă a precizat că „va verifica, în mediul de test online pus la dispoziție de ofertanți, conformitatea cerințelor din caietul de sarcini și conformitatea cu prevederile Legii nr. 135/2007 (capitolele și articolele menționate în Pagina 11 din 46

răspunsul consolidat). Astfel, la data testării, sistemul va trebui să dispună de funcționalitățile necesare respectării acestor prevederi". De asemenea, în adresa mai sus indicată, autoritatea contractantă a mai precizat că nu s-au identificat, în manualul de utilizare, transmis în cadrul propunerii tehnice și nu s-au primit de la operatorul economic instrucțiuni de configurare a semnăturii electronice pe mașina client. Subliniind faptul că, în cadrul acestei cerințe, achizitoarea a solicitat ca aplicația să ofere posibilitatea de semnare electronică a doc....entelor, indiferent de formatul acestora, autoarea contestației arată că, în cadrul răspunsului la solicitarea de clarificări a arătat că cerința „configurarea token-ului desemnat de beneficiar”, nu implică dezvoltarea ulterioară de noi funcționalități la nivelul aplicației. Această cerință este îndeplinită astfel: trebuie introdus token-ul în calculator și trebuie efectuate o serie de configurări (one time) pe stația client.  Susține că a precizat și în scenariul de demo, la pag. 125, prec.... și în răspunsul la solicitarea de clarificări nr. 1202/10.03.2023: „Nota: Pentru ca doc....entele să fie semnate cu token (semnătura electronică legală) se va configura token-ul desemnat de beneficiar”. În același sens, petenta afirmă că, pentru te....ea efectivă a acestei funcționalități era necesară configurarea specifică a aplicației pentru compatibilizarea cu token-ul utilizat de autoritatea contractantă, însă aceasta nu a precizat care este soluția și furnizorul de semnătură calificată utilizat și nici nu a solicitat suportul .... pentru această activitate, împrejurare în care funcționalitatea de semnare electronică nu a putut fi testată în etapa de evaluare pe mediul de test online. Pentru motivele arătate mai sus, ......... SRL solicită reevaluarea ofertei sale cu privire la îndeplinirea acestei cerințe. II.5 Referitor la motivele de respingere indicate de autoritatea contractantă cu privire la cerința nr. 3.4.1.1.2.5.2 vizând „Aplicarea de semnături electronice multiple asupra doc....entelor" de la pagina 8 a caietului de sarcini, autoarea contestației redă observațiile comisiei de evaluare din solicitarea clarificare nr. AL 3727/03.03.2023, același pentru cerințele 3.4.1.1.2.5.1, 3.4.1.1.2.5.2, 3.4.1.1.2.5.3) și, de asemenea, mențiunea din răspunsul autorității contractante la solicitările de clarificări din data de 25.11.2022, prec.... și precizarea din comunicarea rezultatului procedurii potrivit căreia „Nu s-a reușit te....ea semnăturii electronice multiple utilizând token-ul autorității contractante”. Precizând că, în cadrul răspunsului la solicitarea de clarificare a învederat achizitoarei faptul că „Cerința «configurarea token-ului desemnat de beneficiar», nu implica dezvoltarea ulterioara de noi funcționalități la nivelul aplicației. Aceasta cerință este îndeplinita astfel: trebuie introdus token-ul în calculator și trebuie efectuate o serie de configurări (one time) pe stația client”, petenta afirmă că, având în vedere imposibilitatea semnării electronice a doc....entelor prin folosirea token-ului aparținând autorității contractante pentru motivele arătate la 12

punctul II.4 din contestație, este evident că nu putea fi testată funcționalitatea de aplicare de semnături electronice multiple asupra doc....entelor. Pentru motivele expuse, solicită reevaluarea ofertei sale cu privire la îndeplinirea acestei cerințe. II.6 Referitor la motivele de respingere a ofertei sale, consemnate de autoritatea contractantă în adresa nr. AL 3858/17.03.2023 cu privire la cerința nr. 3.4.1.1.2.5.3 de la pagina 8 a caietului de sarcini privind „Verificarea semnăturilor electronice aplicate doc....entelor din interfața aplicației, fără descărcarea locală a doc....entelor pe terminalele de lucru ale utilizatorilor”, petenta reia susținerile prezentate pentru cerința 3.4.1.1.2.5.2 și subliniază faptul că, în scenariul demo, a specificat că, pentru a se putea verifica validitatea semnăturii electronice, trebuie ca aplicația să fie conectată la un furnizor de certificate de semnătură electronică autorizată, astfel c.... se precizează în scenariul demo de la pagina 129: „Verificarea semnăturilor electronice aplicate doc....entelor din interfața aplicației, fără descărcarea locală a doc....entelor pe terminalele de lucru ale utilizatorilor: - verificarea semnăturii electronice: Notă: Pentru a se putea verifica validitatea semnăturii electronice, trebuie să fiți conectat la un furnizor de certificate de semnătură electronică autorizată. Se accesează un doc....ent semnat electronic”. Pentru motivele expuse, ......... SRL solicită reevaluarea ofertei sale cu privire la îndeplinirea acestei cerințe. II.7 Referitor la motivele de respingere a ofertei sale, indicate de autoritatea contractantă în comunicarea rezultatului procedurii cu privire la cerința nr. 3.4.1.1.2.6.1 „Arhivarea electronică a doc....entelor, în conformitate cu Legea 135/2007 privind arhivarea doc....entelor în formă electronică", petenta arată că, în solicitarea de clarificare nr. AL 3727/03.03.2023, se precizează: „Constatare cu privire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.6.1: Prin accesarea funcționalității «Arhivare doc....ent», asociată unui doc....ent introdus în «Registrul General Intrări - leșiri Secret de Serviciu», acesta a fost mutat în registrul «Registru intern doc....ente neclasificate», nu în secțiunea «Spațiu de arhivare» — «Arhivare». De asemenea, procesul de arhivare nu a impus, conform articolelor 7 și 8 din Legea nr. 135/2007, existența semnăturilor electronice ale titularului dreptului de dispoziție asupra doc....entului și ale administratorului arhivei electronice”. Solicitare de clarificări asociată constatării: „Vă rugăm să ne indicați modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.6.1, așa c.... a fost descrisă în propunerea tehnică, prin intermediul mediului de test pus la dispoziție online”. Mai arată că, în comunicarea privind rezultatul procedurii de atribuire nr. AL 3858/17.03.2023, comisia de evaluare a consemnat următoarele observații: „Nu a fost identificat, printre doc....entele puse la dispoziția autorității contractante de către operatorul economic, certificatul de autorizare la care se face referire în răspunsul la solicitarea de clarificări. Cu privire la cele invocate de operatorul economic, referitor la necesitatea instalării aplicației în data-centere Pagina 13 din 46

autorizate și a utilizării de certificate digitale calificate nominale pe perioada testării, precizăm că autoritatea contractantă nu a făcut astfel de solicitări. S-a dorit doar verificarea premiselor constituirii arhivei în condițiile Legii nr. 135/2007 și, în acest sens, în răspunsul consolidat la cereri de clarificări, publicat în SEAP în data de 28.04.2022, la răspunsul la întrebarea nr. 1, se precizează: «conformitatea cu Legea nr. 135/2007 se referă la condiționarea de către sistemul informatic a introducerii doc....entelor în arhiva electronică de existență semnăturilor electronice ale titularului dreptului de dispoziție asupra doc....entului și ale administratorului de arhivă la nivelul doc....entelor». În răspunsul consolidat la cererile de clarificări, publicat în SEAP, în data de 12.05.2022, în cadrul răspunsului la întrebarea nr. 1, se indică și articolele din lege la care se face referire”. Mai arată că, la aceasta cerință, autoritatea contractantă a cerut, prin caietul de sarcini, ca în cadrul aplicației, arhivarea electronică a doc....entelor să se realizeze în conformitate cu Legea nr. 135/2007 privind arhivarea doc....entelor în formă electronică. Astfel, arată contestatoarea, procesul de arhivare nu a impus, conform articolelor 7 și 8 din Legea nr. 135/2007, existența semnăturilor electronice ale titularului dreptului de dispoziție asupra doc....entului și ale administratorului arhivei electronice. Contestatoarea menționează că, în cadrul răspunsului la întrebarea de clarificare, a precizat următoarele: „Cu privire la arhivarea electronică, conform Legii nr. 135/2007, aceasta nu poate fi implementată pe un mediu de test, deoarece implică o serie de certificate de semnătură electronică nominale, care nu pot fi atașate acestui server online, prec.... și un data-center autorizat pe care să fie instalată aplicația. Pentru a dovedi îndeplinirea acestei cerințe atașăm certificatul de autorizare, care atestă faptul că subscrisa suntem autorizată conform Legii nr. 135/2007, iar aplicația ofertată a fost avizată de organismele legale, fiind autorizată oficial pentru arhivare electronică a doc....entelor conform Legii nr. 135/2007. Certificatul atașat atesta îndeplinirea tuturor cerințelor Legii nr. 135/2007, privind arhivarea electronică”. Arată că, astfel c.... a afirmat și în cadrul răspunsului la solicitarea de clarificări, „Cu privire la arhivarea electronică conform Legii nr. 135/2007, aceasta nu poate fi implementată pe un mediu de test, deoarece implică o serie de certificate de semnătură electronică nominale, care nu pot fi atașate acestui server online, prec.... și un data- center autorizat pe care să fie instalată aplicația”. Precizează că scenariul de demo a fost configurat în așa fel, încât să permită te....ea funcționalităților de arhivare sărind etapa de verificare a existentei semnăturii electronice solicitate conform Legii nr. 135/2007, întrucât această semnătură electronică privind arhivarea electronică este furnizată de un terț si nu face parte din obiectul prezentei achiziții. 14

......... SRL învederează faptul că este administrator de arhivă electronică acreditat de ADR, prin decizia nr. 748 din 14.11.2022, informație

care

poate

fi

verificată

public

la

adresa: https://www.adr.gov.ro/ arhivare-electronica/, la secțiunea „Alte doc....ente”, subsecțiunea „Registrul Administratorilor de arhive electronice” (......... SRL este menționat la poziția 30 din registru). Pentru motivele arătate mai sus, solicită reevaluarea ofertei sale cu privire la îndeplinirea acestei cerințe. II.8 Referitor la motivele consemnate de către comisia de evaluare în adresa de comunicare a rezultatului procedurii pentru respingerea ofertei sale vizând cerința nr. 3.4.1.1.2.6.5 de la pagina 8 a caietului de sarcini: „Mecanisme de asigurare a păstrării nemodificate a doc....entelor în format electronic pe termen permanent/limitat, în funcție de perioada de păstrare aferentă”, petenta menționează că, în solicitarea de clarificare nr. AL 3727/03.03.2023 se precizează: „Constatare cu privire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.6.5: S-a reușit editarea proprietăților asociate unui doc....ent arhivat, altele decât indicativul arhivistic sau clasa de arhivare. S-a reușit transmiterea pe flux a unui doc....ent arhivat. Asupra doc....entelor arhivate trebuie sa existe doar operațiuni de tip consultare/vizualizare executate de utilizatori cu rol de administratori ai arhivei electronice”. Solicitare de clarificări asociată constatării: „Vă rugăm să clarificați aspectele menționate”. Contestatoarea precizează că, în adresa nr. AL 3858/17.03.2023 autoritatea contractantă a consemnat următoarele: „Operatorul economic a adaptat interfața grafică astfel încât să blocheze câmpurile asociate atributelor generice/specifice ale doc....entului. Opțiunea de editare a proprietăților asociate doc....entelor a rămas activă la nivelul server-ului de aplicație și a putut fi astfel utilizată în consecință. Pentru doc....entele arhivate a fost eliminata opțiunea «Trimite pe flux de lucru», însă acestea pot avea în continuare asociate fluxuri de lucru active, care ar fi trebuit încheiate la arhivarea doc....entelor”. Astfel, arată petenta, în cadrul răspunsului la solicitarea de clarificare, a precizat faptul că aplicația a fost configurată conform solicitării, iar, în urma parcurgerii pașilor descriși în scenariul de demo s- a constatat că singurele câmpuri care pot fi editate sunt: „Indicativ arhivistic” și „Clasa nomenclator arhivistic”, conform solicitărilor autorității contractante. În sprijinul susținerilor sale, prezintă capturi de ecran cu pașii parcurși pentru editarea doc....entului creat și arhivat, doc....ent prezentat de autoritatea contractantă. Autoarea contestației menționează că, în cadrul comunicării privind rezultatul procedurii, achizitoarea a confirmat modificările de configurare efectuate de ofertant, însă a ridicat o nouă problemă, și an....e: „Trimite pe flux de lucru", însă acestea pot avea în continuare asociate fluxuri de lucru active, care ar fi trebuit încheiate la arhivarea doc....entelor. Susține că, atât cerința din caietul de sarcini, cât și din solicitarea de clarificări nu fac nicio referință la fluxul de lucru, ci la metadatele doc....entului, învederând, totodată, faptul că și în cazul doc....entelor Pagina 15 din 46

arhivate este pertinentă existența unui flux de lucru activ, ca de exemplu un flux pentru selecționarea an....itor doc....ente din arhiva. Pentru motivele expuse, contestatoarea solicită reevaluarea ofertei sale cu privire la îndeplinirea acestei cerințe. II. 9 Referitor la motivele de respingere a ofertei sale, consemnate de achizitoare în adresa de comunicare a rezultatului procedurii cu privire la cerința nr. 3.4.1.1.2.6.7 de la pagina 8 din caietul de sarcini: „7.Obligativitatea prezentării unor doc....ente justificative pentru accesul la doc....ente arhivate”, petenta menționează că, în solicitarea de clarificare nr. AL 3727/03.03.2023, se precizează: „Constatare cu privire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.6.7.: Cu ajutorul utilizatorului «Administrator» s-a reușit adăugarea de permisiuni asupra unui doc....ent din arhivă pentru alt utilizator, fără ca aplicația să impună obligativitatea prezentării unor doc....ente justificative”. Solicitare de clarificări asociată constatării: „Vă rugăm să ne indicați modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.6.7, așa c.... a fost descrisă în propunerea tehnică, prin intermediul mediului de test pus la dispoziție online”. Mai arată că, în comunicarea privind rezultatul procedurii de atribuire nr. AL 3858/17.03.2023, comisia de evaluare a consemnat următoarele observații: „Chiar dacă a fost definit un flux de lucru pentru accesul la doc....entele din arhivă care obligă prezentarea unor doc....ente justificative, aplicația permite, în continuare, acordarea de permisiuni pe doc....entele arhivate, separat de fluxul de lucru menționat în textul clarificării”. Reiterează cele precizate în răspunsul la solicitarea de clarificări conform cărora, în aplicația din mediul de test, se folosește fluxul de acces în arhivă, unde se cer doc....ente justificative. Administratorul este un cont „built in", care are drepturi depline în sistem și este un utilizator elevat, responsabil, ale cărui acțiuni sunt auditate pentru a evita  abuzurile. Subliniază faptul că acesta este folosit doar pentru configurarea aplicației, nu și pentru utilizarea acesteia. Prin urmare, ......... SRL solicită reevaluarea ofertei sale cu privire la îndeplinirea acestei cerințe. Având în vedere considerentele expuse, solicită admiterea contestației, astfel c.... a fost formulată. În drept, au fost invocate prevederile art. 8 și art. 10 din Legea nr. 101/2016, prec.... și pe toate textele legale menționate în cuprinsul contestației. În probațiune, au fost depuse înscrisuri. Prin punctul de vedere nr. AL-4055 din 30.03.2023, înregistrat la CNSC cu nr. 17393/30.03.2023, .... - .... .... .... ......... a solicitat Consiliului să respingă contestația formulată de ......... SRL ca neîntemeiată și să mențină toate actele emise în cadrul procedurii de atribuire. 16

În fapt, autoritatea contractantă menționează că, în data de 15.04.2022 a inițiat procedura de atribuire prin licitație restrânsă în baza OUG nr. 114/2011, offline, pentru atribuirea contractului de achiziție publică având ca obiect „Sistem de management al doc....entelor și arhivare electronică", în două etape: etapa I - Calificarea și selectarea candidaților și etapa a II-a - Evaluarea ofertelor depuse de candidații selectați, iar, împotriva modalității în care a fost evaluată oferta sa, ......... SRL a formulat contestație. Învederând faptul că, potrivit prevederilor art. 31 din O.U.G. nr. 114/2011, caietul de sarcini trebuie să conțină, în mod obligatoriu, cerințele, prescripțiile, specificațiile tehnice, care să permită produsului ce face obiectul contractului să fie descris în mod obiectiv, în așa manieră încât să corespundă necesității autorității contractante și să permită oricărui ofertant accesul egal la procedura de atribuire și nu trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natură să restrângă concurența între operatorii economici, organizatoarea procedurii precizează că necesitatea sau oport.... achiziției, care să conțină an....ite elemente/etape, însoțite de o descriere aferentă a fost stabilită de .... .... .... ......... conform obiectivelor și priorităților comunicate de compartimentele din cadrul acesteia. Subliniază faptul că prevederile caietului de sarcini nu au fost contestate de participanții la procedură, iar, prin depunerea ofertelor pentru procedura în cauză, operatorii economici au acceptat condițiile impuse de autoritatea contractantă, iar, nemodificată anterior datei limită de depunere a ofertelor, doc....entația de atribuire (inclusiv caietul de sarcini) devine obligatorie atât pentru oferanți, cât și pentru autoritatea contractantă care trebuie să o respecte întocmai. Prin urmare, autoritatea contractantă arată că, în cazul în care dorea ca operatorii economici să poată propune propria soluție, avea obligația de menționa acest lucru în cadrul doc....entației de atribuire, în caz contrar orice altă interpretare excede propriilor reguli și încalcă principiile transparenței și al tratamentului egal statuate de art. 2 alin. (2) din O.U.G. nr. 114/2011. Mai mult, precizează că, prin răspunsul consolidate nr. AL-2882 din 25.11.2022, publicat în SEAP, a întărit faptul că, la data testării, sistemul va trebui să dispună de funcționalitățile necesare respectării acestor prevederi. Susține că, din analiza propunerii tehnice depuse de ofertantul contestator, comisia de evaluare a constatat că aceasta nu face dovada conformității cu cerințele obligatorii stabilite în caietul de sarcini și care reprezintă necesitatea autorității contractante. Învederează faptul că, prin depunerea ofertei, ......... SRL și-a însușit conținutul întregii doc....entații de atribuire, astfel că, potrivit dispozițiilor art. 32 din O.U.G. nr. 114/2011, avea obligația de a elabora oferta în conformitate cu prevederile din doc....entația de atribuire și deci, implicit, cu cerințele impuse în cadrul caietului de sarcini. Menționând că legislația în domeniu prevede că „autoritatea contractantă are obligația de a stabili oferta câștigătoare pe baza Pagina 17 din 46

criteriului de atribuire precizat în anunțul/invitația de participare și în doc....entația de atribuire, în condițiile în care ofertantul respectiv îndeplinește criteriile de selecție și calificare impuse” și făcând trimitere la dispozițiile art. 176 din O.U.G. nr. 114/2011, achizitoarea precizează că, în speță, a întocmit și transmis solicitări de clarificări de confirmare necesare pentru evaluarea ofertei. I. Autoritatea contractantă subliniază faptul că cerințele caietului de sarcini, pe care operatorul economic în cauză le consideră ca fiind „în mare parte generice” și „nedetaliate”, au fost întocmite cu intenția de a nu restrânge artificial concurența și de a respecta principiul nediscriminării, rămânând totodată suficient de clare pentru participanți. Totodată, arată că, având la dispoziție caietul de sarcini încă din perioada de calificare, contestatoarea nu a opinat asupra calității cerințelor tehnice și a oportunității folosirii mediului de test online, decât după încheierea etapei de evaluare și primirea solicitărilor de clarificare, formulate de către comisia de evaluare, în data de 03.03.2023. Menționează că, în procesul de evaluare a propunerilor tehnice, a fost verificată conformitatea ofertelor cu cerințele caietului de sarcini, iar, referitor la problemele întâmpinate, comunicate prin intermediul doc....entului privind solicitările de clarificare de la final, s-au acceptat toate răspunsurile care dovedeau conformitatea și care implicau doar reconfigurarea platformei, fără a fi necesară modificarea codului sursă. S-au acceptat, din partea tuturor operatorilor economici, și răspunsurile care probau îndeplinirea cerințelor prin capturi de ecran sau materiale video, pentru situațiile în care, din motive tehnice obiective, nu se putea verifica cerința în mediul de test (de exemplu, integrarea cu LDAP). În ceea ce o privește pe contestatoare, autoritatea contractantă susține că doc....entul cu solicitări de clarificare conține 26 de puncte, iar, în urma răspunsului primit, 17 dintre acestea au fost considerate de către comisie ca fiind soluționate în urma modificărilor de configurație operate de către ofertant. Achizitoarea apreciază ca fiind lipsită de fundament afirmația repetată a petentei potrivit căreia ar fi formulat cerințe suplimentare în solicitarea de clarificare transmisă acesteia în data de 03.03.2023. În susținere, supune atenței Consiliului exemplul oferit în acest sens de către contestatoare (paragraful 19 din textul contestației), considerând că, în procesul de evaluare a cerinței 3.4.1.1.2.2.2 („Definirea tipurilor de doc....ente și a atributelor specifice direct din interfața grafică, fără intervenția în codul sursă al aplicației"), încercarea comisiei de a adăuga unui nou tip de doc....ent în aplicație reprezintă o cerință suplimentară. Redând solicitarea de clarificare asociată cerinței 3.4.1.1.2.2.2, achizitoarea susține că, în cuprinsul acesteia nu a inserat cerințe suplimentare, prec.... și faptul că, din obiectul procedurii de achiziție și din caietul de sarcini reiese suficient de clar faptul că .... .... .... ......... are ca scop achiziționarea unui produs de raft, complet funcțional la data 18

evaluării, care, prin configurarea cu ajutorul interfeței grafice, să poată fi personalizat, conform nevoilor sale. Menționează că, în acest sens, în cadrul caietului de sarcini, la punctul „3.4.2 Servicii de instalare și configurare", a prevăzut două etape, „a. Instalarea aplicației informatice pe infrastructura autorității contractante, configurarea unui mediu de producție și a unui mediu de test", respectiv „b. Implementarea unui n....ăr de minim 2 fluxuri distincte, agreate cu autoritatea contractantă", fără a face referire la o terță etapă de „analiză și proiectare" în vederea dezvoltării de funcționalități, așa c.... operatorul economic propune în doc....entul cu răspunsuri la solicitări de clarificare din data de 10.08.2022, în cadrul răspunsului la solicitarea nr. 10. „Implementarea” celor 2 fluxuri se va face folosind mecanismele din aplicație, conform cerințelor de la punctul 3.4.1.1.2.3. Totodată, arată că, în răspunsul consolidat la solicitările de clarificări, publicat în SEAP în 25.11.2022, a precizat, în răspunsul la întrebarea nr. 4, că „autoritatea contractantă va verifica, în mediul de test online pus la dispoziție de ofertanți, conformitatea cerințelor din caietul de sarcini și conformitatea cu prevederile Legii nr. 135/2007 (capitolele și articolele menționate în răspunsul consolidat). Astfel, la data testării, sistemul va trebui să dispună de funcționalitățile necesare respectării acestor prevederi". Consideră că se impune și precizarea că orice modificare ad-hoc a codului sursă aferent unei aplicații informatice de o asemenea anvergură, fără a trece printr-un proces riguros de control al calității, poate genera defecte ascunse și vulnerabilități de securitate, pe care autoritatea contractantă nu și le poate as....a. 2. În ceea ce privește oport.... solicitării ca operatorii economici să pună la dispoziție un mediu de test online în care să fie verificată conformitatea cu cerințele tehnice, solicitare pe care contestatoarea o consideră „atipică” și susceptibilă de a introduce subiectivism în procesul de evaluare, autoritatea contractantă precizează că, având în vedere specificul activității instituției, valoarea contractului și complexitatea soluției, a considerat că acest pas este necesar în cadrul etapei de evaluare a propunerilor tehnice. Menționează că această cerință este prezentă în caietul de sarcini și a fost reiterată în răspunsul consolidat la solicitările de clarificări, publicat în SEAP în data de 25.11.2022, și nu contravine prevederilor legislației de resort. Subliniind, de asemenea, că, în această privință, nu au existat obiecții formulate de către ceilalți operatori economici pe parcursul derulării procedurii, susține că, în procesul de evaluare a propunerilor tehnice, a urmărit doar respectarea cerințelor formulate în caietului de sarcini, iar, la încheierea acestuia, s-au formulat solicitări de clarificare către toți operatorii. Învederează faptul că, pentru mediul de test online, nu s-au emis specificații și nu s-au construit „scenarii", în ideea în care fiecare operator economic este cel mai în măsură să-și configureze mediul Pagina 19 din 46

respectiv, astfel încât să răspundă cât mai bine cerințelor formulate de autoritatea contractantă. Afirmă că nu s-au definit astfel de scenarii și din considerente de securitate, pentru a evita expunerea unor procese de lucru interne autorității contractante, iar, în răspunsul consolidat la solicitările de clarificări din 25.11.2022, .... .... .... ......... a oferit 2 exemple de fluxuri ce se pot implementa. 3. Achizitoarea nu consideră că, prin solicitarea de clarificări nr. AL- 3727 din 03.03.2023 ar fi solicitat „funcționalități suplimentare” celor din caietul de sarcini, astfel c.... susține contestatoarea, fără a prezenta însă, în opinia sa, arg....ente relevante. Afirmă că a încercat verificarea cerințelor tehnice, fiind formulate solicitări de clarificare pentru situațiile în care nu a reușit acest lucru și pentru a lămuri unele inconsistențe ale interfeței grafice a aplicației. De asemenea, menționează că a transmis doc....ente cu solicitări de clarificare către toți operatorii economici, iar, în cazul contestatoarei, doc....entul la care aceasta face referire conține 26 de întrebări, iar, în urma evaluării răspunsurilor, 17 au fost considerate ca fiind acceptabile. Subliniind faptul că, din cele 26 de întrebări, 2 nu au avut legătură directă cu cerințele tehnice, făcând însă referire la inconsistențe ale interfeței grafice (întrebările 2, respectiv 26), achizitoarea consideră că, deși nu a avut nicio pondere în procesul de evaluare, acest fapt prezintă relevanță pentru arg....entația utilizării unui mediu de test. 4. .... .... .... ......... precizează că, atât în procesul de evaluare al propunerilor tehnice, cât și al răspunsurilor la solicitările de clarificări, comisia de evaluare a încercat să utilizeze aplicația în condiții de exploatare normale, adăugând fluxuri, doc....ente și tipuri de doc....ente noi, conform cerințelor tehnice. Consideră că nu trebuia să se limiteze la verificarea cerințelor, așa c.... reclamă contestatoarea, folosind doar doc....entele sau atributele asociate încărcate în sistem de către aceasta. 5. Achizitoarea susține că nu a identificat funcționalitățile avansate la care face referire contestatoarea și, tocmai pentru a evita fundamentarea unei decizii pe o eventuală înțelegere eronată a unor aspecte ale aplicației, în urma procesului de evaluare a propunerilor tehnice, s-au întocmit solicitări de clarificare pentru a da tuturor operatorilor economici posibilitatea de a oferi explicații pertinente. Subliniază faptul că sesiunile de instruire au fost prevăzute a avea loc după încheierea procedurii de achiziție. II. Referitor la precizările de la punctul II.1 și paragrafele aferente din contestație prin care se face referire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.2.2 din caietul de sarcini. 1. Achizitoarea reiterează faptul că definirea de doc....ente și tipuri de doc....ente noi într-un „sistem de management al doc....entelor și arhivare electronică" complet funcțional la data evaluării nu reprezintă, 20

în opinia sa, cerințe suplimentare, aceasta fiind, practic, funcționalitatea de bază a unui astfel de sistem. Consideră obligatorie verificarea îndeplinirii cerințelor tehnice și prin utilizarea doc....entelor adăugate, în comparație cu cele introduse de contestatoare și susține că nu ar trebui să existe diferențe în gestionarea acestora. 2. În ceea ce privește critica petentei vizând nerespectarea de către comisia de evaluare a indicațiilor din răspunsul la solicitarea de clarificare transmis către unitate în data de 10.03.2023, considerând că atributul „Nivel Clasificare", introdus de către aceastai în aplicație în cadrul unui nou tip de doc....ent, a fost configurat eronat, el nefiind „solicitat prin răspunsul la clarificări", și fiind neconform cu „scopul cerinței din caietul de sarcini și din solicitarea de clarificări", achizitoarea revine asupra textului cerinței 3.4.1.1.2.2.2: „Definirea tipurilor de doc....ente și a atributelor specifice direct din interfața grafică, fără intervenția în codul sursă al aplicației" din care, în opinia reiese suficient de clar faptul că trebuie fie posibilă definirea unor tipuri de doc....ente și atribute atașate, „Nivel Clasificare" fiind un astfel de atribut. .... .... .... ......... precizează că a definit atributul în cauză ca fiind de tip nomenclator, moment în care aplicația a permis asocierea acestuia cu nomenclatorul „Nivel Clasare”, deja existent în sistem și populat cu valori. S-a creat astfel un nou tip de doc....ent, „Cerere Concediu” și un doc....ent nou, de tipul respectiv. S-a constatat că lista asociată atributului „Nivel Clasificare” asociat doc....entului este goală, deși nomenclatorul asociat conținea valori. Menționează că, în urma evaluării, răspunsul a fost considerat neconcludent, din cauza inconsistenței comportamentului aplicației în cele două cazuri (folosirea atributelor existente în sistem față de cele introduse de unitate), modalitatea de te....e fiind descrisă în comunicarea privind rezultatul procedurii de atribuire. 3. Arătând că, în cadrul răspunsului la solicitările de clarificare, contestatoarea a transmis un set de pași menit să descrie modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.2.2, folosind atribute de doc....ent deja definite în sistem, autoritatea contractantă susține că a definit un atribut nou, după c.... a arătat mai sus și nu consideră că, prin aceasta, nu ar fi respectat indicațiile operatorului economic în cauză. III. Referitor la precizările de la punctul II.2 și paragrafele aferente din contestație prin care se face referire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.2.17 din caietul de sarcini. 1. Învederând faptul că, potrivit cerinței din caietul de sarcini, aplicația trebuie să permită „definirea unor procese automate de actualizare a atributelor generice/specifice asociate doc....entelor", achizitoarea susține că, în „scenariul de demo” nu este prezentat niciun exemplu de actualizare a atributelor specifice ale doc....entelor. Exemplele ilustrate conțin fie procese deja existente, care au loc automat și asupra cărora utilizatorul nu poate interveni spre a le modifica (termenul de păstrare completat odată cu adăugarea unui doc....ent, modificarea stării unui doc....ent la trecerea acestuia în arhivă), fie procese care pot fi configurate de utilizator prin selecția dintr-un Pagina 21 din 46

nomenclator prestabilit de procese (Administrare —► Nomenclatoare — ► Configurări .... —► ADĂUGAȚI INTARE —► Lista de selecție „Tip” din fereastra „Editare nomenclator”). Afirmă că nu a identificat și nici nu a fost indicată de către ofertant modalitatea definirii de noi procese de către utilizatori (de exemplu: intrări noi în lista de selecție „Tip", prezentată anterior. 2. Arătând că, în răspunsul ofertantului la solicitarea de clarificări, acesta precizează: „Da, aplicația permite și astfel de configurări, dar datorită faptului că cerința din caietul de sarcini era una generică, am ales, în scopul sesiunii demonstrative, exemplele din cadrul doc....entației transmise", achizitoarea susține că aceste configurări nu au fost nici implementate în aplicația informatică, nici exemplificate în răspunsul la solicitarea de clarificări, în contextul în care, în cadrul aceluiași răspuns, pentru alte cerințe pentru care comisia de evaluare a solicitat clarificări, ofertantul a răspuns: „Aplicația din mediul de test a fost configurată în consecință. Vă rugăm verificați”. În opinia sa, acele configurări care există, dar care nu au fost implementate la nivelul aplicației și nici exemplificate în răspunsul la solicitarea de clarificări, implică de fapt dezvoltări ulterioare ale aplicației. .... .... .... ......... precizează că acesta a fost și unul din arg....entele care a stat la baza solicitării venite din partea sa către ofertanți de a pune la dispoziție un mediu de test online, pentru a se asigura că aplicația satisface cerințele din caietul de sarcini la momentul testării, nu într-o etapă ulterioară. 3. Organizatoarea procedurii susține că, în doc....entul cu solicitări de clarificare, transmis către contestatoare în data 03.03.2023, la punctul nr. 10, nu se face referire la niciun fel de flux, doar se oferă, spre exemplu, un tip de doc....ent cu două atribute asociate, care trebuie să poată fi actualizate prin definirea unui proces automat: „Nu a fost identificată posibilitatea definirii unor procese automate, care să permită actualizarea atributelor generice/specifice asociate doc....entelor. Pentru clarificarea nevoii autorității contractante, se poate lua în considerare următorul exemplu: dată fiind categoria de doc....ente «Contracte», având ca atribute specifice «Dată expirare contract», respectiv «Status contract» (cu posibile valori: «Activ», «încheiat»), aplicația trebuie să ofere posibilitatea definirii unui proces automat care să se execute periodic și care să actualizeze valoarea atributului «Status contract» în «încheiat», dacă data execuției procesului este ulterioară valorii înscrise în atributul «Dată expirare contract»". În opinia sa, formularea nu este una imperativă, operatorul economic în cauză având posibilitatea să descrie alt proces care să poată să fie definit (creat) de un utilizator în vederea actualizării atributelor asociate unui doc....ent. 4. Achizitoarea menționează că cele două fluxuri nu necesită o etapă de analiză și proiectare, se vor transmite către posibilul câștigător 22

pașii de lucru pe care aceste fluxuri vor trebui să-i cuprindă, respectiv cerințele funcționale la care vor trebui să răspundă. Susține că, întrucât aceste fluxuri de lucru vor transpune în format digital procese de lucru interne de la nivelul autorității contractante, acestea nu au fost prezentate în caietul de sarcini, urmând ca informațiile necesare implementării acestora să fie puse doar la dispoziția posibilului câștigător. Totuși, arată că, în răspunsul consolidat la solicitările de clarificare din data de 25.11.2022, a oferit 2 exemple de fluxuri ce se puteau lua în considerare. 5. .... .... .... ......... precizează că, având în vedere cele precizate nu consideră necesară reevaluarea ofertei contestatoarei. IV. Referitor la precizările de la punctul II.3 și paragrafele aferente din contestație prin care se face referire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.2.4 din caietul de sarcini. Organizatoarea procedurii reiterează faptul că, în opinia sa, acele configurări reprezintă de fapt dezvoltări ulterioare ale aplicației și susțină că, pentru acele cerințe care au generat solicitări de clarificare și unde efortul de dezvoltare a fost scăzut, ofertantul a făcut modificările necesare în aplicație și i-a transmis să verifice îndeplinirea cerinței. Mai arată că, în cazul cerințelor pentru care s-au solicitat clarificări și unde efortul de dezvoltare a fost ridicat, ofertantul a precizat că acele configurări există și vor fi realizate în urma etapei de analiză. Subliniază faptul că, în caietul de sarcini, nu a fost prevăzută o etapă de analiză în cadrul executării contractului. 2. Referitor la afirmația petentei: „De asemenea, putem constata că un doc....ent cu un alt nivel de clasificare nu poate fi creat decât în registrul corespunzător nivelului de clasificare în cauză”, autoritatea contractantă precizează că, în opinia sa, captura de ecran realizată în aplicația informatică, prezentată în Anexa nr. 1, demonstrează contrariul, observându-se faptul că, într-un registru cu nivel de clasificare „Secret de serviciu” se regăsesc și doc....ente neclasificate sau clasificate „Secret de stat”. Totodată, menționează că o parte din doc....entele înregistrate în registrul prezentat prin intermediul capturii de ecran au fost introduse în aplicație înainte de punerea la dispoziția sa a mediului demo online (25.01.2023), astfel ....ea lor nu poate fi atribuită unor greșeli de configurare. 3. Având în vedere cele precizate autoritatea contractantă nu consideră necesară reevaluarea ofertei contestatoarei. V. Referitor la precizările de la punctele II.4, II.5, II.6 și paragrafele aferente din contestație prin care se face referire la modalitatea de îndeplinire a cerințelor 3.4.1.1.2.5.1, 3.4.1.1.2.5.2, respectiv 3.4.1.1.2.5.3 din caietul de sarcini. 1. Organizatoarea procedurii precizează că informațiile la care face referire ofertantul contestator, respectiv „soluția și furnizorul de semnătură calificată”, nu au fost transmise către niciunul dintre ofertanți, din motive de securitate, având în vedere că nivelul de clasificare al doc....entelor interne, semnate electronic, ajunge până la Pagina 23 din 46

„Secret de stat”, iar imposibilitatea transmiterii acestor informații a fost comunicată înaintea etapei de evaluare a propunerilor tehnice, în mod transparent, tuturor operatorilor economici, prin răspunsul consolidat la solicitările de clarificare din 16.05.2022, în cadrul răspunsului la întrebarea nr. 3: „Nu se solicită servicii de autoritate de certificare. Din considerente de securitate, nu vă putem comunica detalii referitoare la furnizorul de semnătură electronică”. Învederează faptul că soluțiile puse la dispoziție de către alți ofertanți au fost capabile să satisfacă cerința, folosind certificate de test. Menționează că, în cadrul procesului de evaluare a propunerii tehnice prezentată de contestatoare, nu a fost în măsură să verifice cerințele care fac referire la semnătura electronică, folosind aceeași metodă aplicată și în cazul celorlalți ofertanți. Susține că, a fost încercată, fără succes, semnarea electronică folosind atât un token, cât și un certificat stocat pe calculator (format PKCS#12), iar toate acestea au determinat comisia de evaluare să-i solicite clarificări ofertantului cu privire la eventuale dezvoltări ulterioare în vederea îndeplinirii cerințelor. Autoritatea contractantă susține că, nici în răspunsul primit în urma solicitărilor de clarificare respective, nici în cadrul contestației, ofertantul contestator nu descrie pașii care trebuie urmați pentru verificarea respectării cerințelor referitoare la semnătura electronică. În plus, consideră că soluția ar trebui să fie în măsură să folosească certificate digitale stocate pe mediile utilizate în mod curent (token, PKCS#12), emise de orice furnizor (inclusiv autorități interne), iar, în acest sens, cerința 3.4.1.1.2.5.1 („Semnarea electronică a doc....entelor, indiferent de formatul acestora”) nu face referire la an....ite metode de semnare, modalități de stocare, sau furnizori de semnătură electronică. 2. Referitor la afirmația petentei potrivit căreia „pentru a se putea verifica validitatea semnăturii electronice, trebuie ca aplicația să fie conectată la un furnizor de certificate de semnătură electronică autorizată”, achizitoarea susține că, cerința 3.4.1.1.2.5.3 („Verificarea semnăturilor electronice aplicate doc....entelor din interfața aplicației, fără descărcarea locală a doc....entelor pe terminalele de lucru ale utilizatorilor”), nu face nicio referire la verificarea validității semnăturilor electronice, ci doar la existența (aplicarea) acestora pe doc....ent. 3. Având în vedere cele precizate .... .... .... ......... nu consideră necesară reevaluarea ofertei contestatoarei. VI. Referitor la precizările de la punctul II.7 și paragrafele aferente din contestație prin care se face referire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.6.1 din caietul de sarcini. 1. Cu privire la precizarea petentei din răspunsul la solicitarea de clarificare, preluat și în contestație, potrivit căruia: „Pentru a dovedi îndeplinirea acestei cerințe atașam certificatul de autorizare, care atesta că (…) suntem autorizată, conform Legii nr. 135/2007, iar aplicația ofertată a fost avizată de organismele legale, fiind autorizată oficial pentru arhivare electronică a doc....entelor conform Legii nr. 135/2007. 24

Certificatul atașat atesta îndeplinirea tuturor cerințelor Legii nr. 135/2007, privind arhivarea electronică”, achizitoarea arată că, astfel c.... a precizat și în comunicarea privind rezultatul procedurii, nu a identificat certificatul de autorizare la care se face referire. De asemenea, menționează că o parte din aplicațiile informatice puse la dispoziție de alți ofertanți au fost capabile să satisfacă cerința 3.4.1.1.2.6.1, folosind certificate de test. 2. Referitor la precizarea contestatoarei potrivit căreia „Scenariul de demo a fost configurat în așa fel încât să permită te....ea funcționalităților de arhivare sărind etapa de verificare a existenței semnăturii electronic, solicitate conform Legii nr. 135/2007”, autoritatea contractantă consideră că această abordare creează premisele ca și alte funcționalități să fi fost adaptate, astfel încât să permită, în mod artificial, verificarea cerințelor tehnice, pentru a răspunde la solicitarea de clarificare. 3. Organizatoarea procedurii susține că, din link-ul pus la dispoziție de ofertant, https://www.adr.gov.ro/arhivare-electronica (secțiunea „Alte doc....ente/Registrul administratorilor de arhive electronice"), nu reiese că aplicația informatică utilizată pentru arhivarea electronică este aplicația care face obiectul ofertei (....). De fapt, apreciază că, din informațiile existente în doc....entul indicat, se poate constata, referitor la contestatoare, doar că este „administrator autorizat de arhivă electronică", oferă „servicii de arhivare în format electronic pentru terți", centrul de date care găzduiește arhiva fiind „acreditat conform legislației în vigoare". Precizează că, prin comparație, în cazul altor operatori economici (dintre care unii sunt participanți la procedură), pe lângă cele de mai sus, se poate regăsi nominalizat și produsul utilizat, împreună cu descrierea acestuia. De asemenea, susține că nu a solicitat operatorilor economici înscriși servicii de arhivare electronică, lucru comunicat în răspunsul consolidat la solicitările de clarificare din data de 28.04.2022. 4. Având în vedere cele precizate autoritatea contractantă nu consideră necesară reevaluarea ofertei contestatoarei. VII. Referitor la precizările de la punctul II.8 și paragrafele aferente din contestație prin care se face referire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.6.5 din caietul de sarcini. 1. Cu privire la critica petentei potrivit căreia, în cadrul comunicării privind rezultatul procedurii, ar confirmat modificările de configurare făcute, .... .... .... ......... menționează că, prin observațiile transmise în comunicarea privind rezultatul procedurii, a evidențiat faptul că ofertantul a adaptat interfața grafică a aplicației ca urmare a solicitării de clarificare, astfel încât să satisfacă artificial cerința. Autoritatea contractantă susține că a identificat această modificare superficială și a reușit, folosind doar navigatorul web în care rulează interfața aplicației, să actualizeze proprietățile doc....entelor, astfel c.... rezultă din capturile de ecran prezentate în comunicare, considerând astfel cerința neîndeplinită. Pagina 25 din 46

Arată că, prin precizarea că un doc....ent arhivat poate încă avea asociate fluxuri de lucru active, a dorit expunerea faptului că un doc....ent aflat pe un flux de lucru poate suferi modificări de conținut sau ale valorilor atributelor generice/specifice, aspect de nedorit în cazul doc....entelor arhivate și în contradicție cu scopul cerinței 3.4.1.1.2.6.5 („Mecanisme de asigurare a păstrării nemodificate a doc....entelor în format electronic pe termen permanent/limitat, în funcție de perioada de păstrare aferentă"). Nu s-a urmărit, prin această mențiune, extinderea cerinței, față de forma prezentată în caietul de sarcini. 2. Având în vedere cele precizate achizitoarea nu consideră necesară reevaluarea ofertei contestatoarei. VIII. Referitor la precizările de la punctul II.9 și paragrafele aferente din contestație prin care se face referire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.6.7 din caietul de sarcini. 1. Organizatoarea procedurii susține că ofertantul contestator nu a precizat, nici în propunerea tehnică, nici în îndr....arul pus la dispoziție, împreună cu mediul de test online, că utilizatorul „Administrator" nu trebuie folosit pentru exploatarea aplicației, iar auditarea acțiunilor utilizatorilor nu restrânge operațiunile pe care aceștia le pot întreprinde în aplicație, nici nu poate preveni abuzurile. Învederează faptul că utilizatorul „Administrator" este capabil să acorde acces la doc....entele din arhivă unui n....ăr arbitrar de utilizatori (cu rolul de administratori de arhivă), iar aceștia, la rândul lor, pot configura, fără a fi constrânși să prezinte doc....ente justificative, drepturi de acces pe doc....entele respective pentru alți utilizatori, care nu au rolul de administratori de arhivă (capturile de ecran din anexa nr. 2). Aceștia din urmă, prin intermediul unei simple căutări, pot accesa la rândul lor doc....ente din arhivă, fără a fi constrânși să prezinte doc....ente justificative și ocolind fluxul invocat de contestatoare. Sesizează faptul că, în cazul unității, într-un astfel de sistem de management al doc....entelor și arhivare electronică, se vor vehicula inclusiv informații cu caracter „Secret de stat", controlul strict al accesului la astfel de resurse având o importanță covârșitoare.  Având în vedere cele prezentate mai sus, autoritatea contractantă nu poate considera cerința 3.4.1.1.2.6.7 („Obligativitatea prezentării unor doc....ente justificative pentru accesul la doc....entele arhivate ") ca fiind îndeplinită. 2. Prin urmare, .... .... .... ......... nu consideră necesară reevaluarea ofertei contestatoarei. În drept, au fost invocate dispozițiile art. 31, art. 32 și art. 176 din O.U.G. nr. 114 din 2011; art. 9, art. 18 și art. 23 alin. (1) din Legea nr. 101 din 2016. Față de aspectele mai sus expuse, solicită Consiliului „să constatați că sesizările contestatoarei sunt nefondate și pe cale de consecință să respingeți contestația depusă ca fiind neîntemeiată și să mențineți toate actele emise de autoritatea contractantă în cadrul acestei proceduri de 26

atribuire, întrucât este evident că produsul ofertat nu corespunde tuturor cerințelor din caietul de sarcini și, implicit, nu corespunde necesității acesteia. Achizitoarea subliniază faptul că neconformitățile constatate au devenit evidente în urma evaluării amănunțite a produsului prin mediul de test pus la dispoziție de ofertantul contestator, ca urmare a as....ării cerințelor din caietul de sarcini, inclusiv a modului de evaluare a propunerilor tehnice (prin punerea la dispoziția autorității contractante a unui mediu de test), mod de evaluare pe care contestatoarea îl consideră „nefundamentat și atipic legislației achizițiilor publice", fără să prezinte vreun arg....ent valid în acest sens. Prin adresa nr. AL-4056/30.03.2023, înregistrată la CNSC cu nr. 17468/31.03.2023, autoritatea contractantă a transmis Consiliului, în copie certificată, o parte din doc....entele dosarului achiziției publice. Prin adresa nr. 1680/07.04.2023, înregistrată la CNSC cu nr. 19278/10.04.2023, ......... SRL a transmis Consiliului „Concluzii scrise” cu privire la arg....entele prezentate de către autoritatea contractantă în punctul de vedere. În plus față de considerentele din contestație pe care, în continuare le consideră pertinente și întemeiate, raportat la aspectele prezentate de achizitoare în punctul de vedere, învederează următoarele: I. Cu privire la pct. I din punctul de vedere aferent precizărilor de la punctul II și paragrafele aferente din contestație. 1. Referitor la arg....entele achizitoarei privind punctele [7] și [8] din contestație, petenta susține că organizatoarea procedurii a încercat să configureze un atribut al cărui mod de configurare nu a fost detaliat în cadrul răspunsului la întrebarea de clarificare, nefiind în scopul acesteia, de vreme ce această cerință nu a fost cerută prin solicitarea de clarificări și nici nu se regăsește în caietul de sarcini. Menționează că tipul de doc....ent prezentat nu conținea atributul „Nivel Clasificare", astfel încât autoritatea contractantă, a configurat în mod eronat tipul respectiv de doc....ent. În opinia sa, pentru a putea defini un nou tip de doc....ent cu funcționalitatea de nivel de clasificare, nu era necesar crearea unui nou atribut, ci folosirea atributului dedicat acestei funcționalități, preconfigurat în aplicație, și an....e: „ds: secret Filter". Menționează că, astfel după c.... a arătat și în doc....entul de răspunsul la solicitările de clarificare, la răspunsul 5, pag. 11, există unele atribute în aplicație care sunt predefinite și care trebuie folosite ca atare, atribute care sunt prefixate cu „dc:” și „ds:” așa c.... este prefixat și atributul de mai sus: „ds: secret Filter”. Contestatoarea precizează că a atașat prezentării demonstrative tipuri de doc....ente cu aceste nivele de clasificare configurate în mod corect. 2. Referitor la arg....entele achizitoarei din privind punctul [12] din contestație, petenta susține că aceasta a încercat efectuarea, în mediul de demo, a unor operații care necesită, în mod normal, asistență din partea ofertantului sau pentru folosirea acestora este necesară urmarea unor sesiuni de instruire în prealabil. Mediul de test conținea exemple Pagina 27 din 46

deja definite de catre ofertant pentru toate cerințele din caietul de sarcini, pe care autoritatea contractantă, contrar indicațiilor prezentate de societate în instrucțiunile transmise pentru accesarea mediului de test online, nu le-a urmat în mod corespunzător și nici nu a solicitat lămuriri sau sprijin pentru a i se indica modul corect de accesare și utilizare a acestuia. 3. Referitor la arg....entele achizitoarei privind punctul [13] din contestație, contestatoarea afirmă că, deși comisia de evaluare i-a adresat solicitări de clarificări, la care .... a răspuns întocmai, aceasta a ales sa ignore indicațiile sale și încercat efectuarea unor configurări, altele decât cele exemplificate în cadrul răspunsului pe care l-a oferit. Subliniază faptul că mediul de test conținea exemple deja definite de către ofertant pentru toate cerințele din caietul de sarcini, iar, dacă autoritatea contractantă avea neclarități cu privire la modul de utilizare a acestora, ar fi trebuit să-i solicite clarificări pertinente, punctuale cu privire la ceea ce a prezentat în mediul de test online. În opinia sa, această clarificare se impune tocmai în contextul în care, chiar achizitoarea a precizat, la punctul 2 din punctul de vedere, faptul că nu a emis specificații și nu a construit scenarii, lăsând la latitudinea ofertanților configurarea mediului de test respectiv. II. Cu privire la arg....ente achizitoarei vizând precizările de la punctul II.1 din paragrafele aferente din contestație prin care se face referire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.2.2 din caietul de sarcini. 1. Referitor la arg....entele autorității contractante privind punctele [15] - [19] din contestație, contestatoarea susține că, în cadrul procesului de evaluare a ofertelor autoritatea contractantă a încercat să configureze un nou tip de doc....ent utilizând un tip de atribut, „Nivel Clasificare”, al cărui mod de configurare nu îi era cunoscut, modul de configurare al acestuia nefiind cerut în cadrul cerinței 3.4.1.1.2.2.2 din caietul de sarcini și nici în cadrul solicitării de clarificare. Drept urmare, aceasta nu a reușit să adauge un doc....ent în registratură prin utilizarea atributului configurat în mod eronat. Învederează faptul că mediul online conținea seturi de doc....ente deja configurate de către ofertant în vederea testării acestora de către autoritatea contractantă. 2. Referitor la arg....entele achizitoarei privind punctele [20] -[22] din contestație, contestatoarea reiterează faptul că aceasta a încercat să configureze un nou tip de doc....ent utilizând un tip de atribut, „Nivel Clasificare", al cărui mod de configurare nu îi era cunoscut, modul de configurare al acestuia nefiind cerut în cadrul cerinței 3.4.1.1.2.2.2 din caietul de sarcini și nici în cadrul solicitării de clarificare. 3. Referitor la arg....entele achizitoarei vizând punctul [23] din contestație, petenta reiterează susținerile de la punctele [7] și [8] din contestație de mai sus, prec.... și din contestație. 28

III. Cu privire la aspectele din punctul de vedere formulate de autoritatea contractată la precizările de la punctul 11.2 și paragrafele aferente din contestație prin care se face referire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.2.17 din caietul de sarcini. 1. Referitor la arg....entele achizitoarei privind punctele [24] -[28] din contestație, petenta susține că, în mod eronat, aceasta afirmă că, în scenariul de demo nu este prezentat niciun exemplu de actualizare a atributelor specifice ale doc....entelor și că exemplele ilustrate conțin procese deja existente asupra cărora utilizatorul nu poate interveni spre a le modifica, reiterând reiteram faptul că .... a detaliat posibilitatea efectuării acestor actualizări ale atributelor specifice ca răspuns la cerința 3.4.1.1.2.2.17 „Definirea unor procese automate de actualizare a atributelor generice/specifice asociate doc....entelor” (pag. 66); „Posibilitatea actualizării de către utilizator a atributului de lansare în mod automat pe un flux de lucru a unui doc....ent intrat în registratură”; „Termenul de păstrare pentru un doc....ent, termen configurabil de catre utilizator din cadrul nomenclatorului specific: «Nomenclator arhivistic»”, (pag. 68);  „Detalierea procesului de actualizare a termenului de păstrare din cadrul nomenclatorului arhivistic în cadrul cerinței 3.4.1.1.2.6.2 «Definirea unui nomenclator arhivistic care să indice perioada de păstrare a doc....entelor și arhivarea doc....entelor în conformitate cu acest nomenclator arhivistic»”, (pag.135).  2. Referitor la arg....entele achizitoarei privind punctele [29] -[31] și [41] din contestație, petenta precizează că, în scenariul de demo transmis autorității contractante, la pagina 66, cu privire la îndeplinirea acestei cerințe, a evidențiat procesele automate configurate în cadrul aplicației de demo care respectă cerința din caietul de sarcini, aceasta neconținând un flux specific, prec.... a fost cerut prin solicitarea de clarificări. Contrar celor precizate de către autoritatea contractantă, menționează faptul că aplicația este configurabilă pentru o multitudine de cerințe aplicabile unui sistem de management de doc....ente, fiind o aplicație de tip COTS (Commercial-of-the-shelf - software la cheie disponibil pe piața comercială), aspect pe care l-a exemplificat și la cap. III, pct.1 de mai sus. IV. Cu privire la aspectele din punctul de vedere prezentate de autoritatea contractata la precizările de la punctul II.3 din paragrafele aferente din contestație prin care se face referire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.2.4 din caietul de sarcini. 1. Referitor la arg....entele autorității contractante privind punctele [36] - [44] din contestație, contestatoarea afirmă că, în contradictoriu cu susținerile acesteia, pe mediul de demo a fost realizată configurarea aplicației întocmai cu cerințele din caietul de sarcini, nefiind necesare dezvoltări ulterioare a aplicației. Precizează că, spre demonstrare, a transmis următoarele specificații de configurare autorității contractante în cadrul doc....entelor suport: A. În cadrul scenariului de demo, ca răspuns la cerința 3.4.1.1.2.1.14 „Definirea și aplicarea unor reguli de securitate, care să Pagina 29 din 46

țină cont de tipurile de doc....ente și de valorile atributelor specifice asociate acestor tipuri de doc....ente, la încărcare, respectiv la actualizarea atributelor”, a arătat modalitatea prin care utilizatorilor le sunt asociate tipurile de doc....ente pe care le pot crea în registratură. B. În cadrul scenariului de demo, ca răspuns la cerința 3.4.1.1.2.1.14, a arătat modalitatea prin care utilizatorilor le sunt asociate nivelurile de clasare.

C. În cadrul răspunsului la solicitările de clarificare, ca răspuns la solicitarea nr. 5 cu privire la cerința 3.4.1.1.2.2.2 „Definirea tipurilor de doc....ente și a atributelor specifice direct din interfața grafică, fără intervenția în codul sursă al aplicației”, a arătat modalitatea prin care un tip de doc....ent poate fi creat doar în an....ite registre. În concluzie, arată că un utilizator sau un grup de utilizatori poate crea doar an....ite tipuri de doc....ente (A), ei putând crea doar doc....ente cu an....ite nivele de clasare (B), fiecare tip de doc....ent putând fi creat doar în an....ite registre (C), iar faptul ca autoritatea contractantă nu a reușit sa aplice, în cadrul procesului de evaluare, modalitățile de configurare prezentate mai sus nu înseamnă că .... nu a răspuns corespunzător solicitărilor de clarificare și ca aplicația nu răspunde cerințelor din caietul de sarcini. 2. Referitor la arg....entele achizitoarei privind punctele [45] și [46] din contestație, petenta subliniază faptul ca modificările apărute la nivel de registru nu sunt relevante în legătura cu data până la care au fost adăugate acestea în cadrul registrelor, ele putând fi oric.... editate/modificate. Mai mult, susține că modificările apărute sunt în legătura cu modificările aduse în perioada de te....e asupra tipurilor de doc....ente, a organigramei, cât și a nomenclatorului de asociere la utilizatori a nivelurilor de clasificare. De asemenea, învederează Consiliului precizările sale de la cap. IV. Pct. 1 „Referitor la arg....entele autorității contractante privind punctele [36] - [44] din contestație” de mai sus. V. Cu privire la aspectele din punctul de vedere formulate de achizitoare la precizările de la punctele 11.4, 11.5, 11.6 și paragrafele aferente din contestație prin care se face referire la modalitatea de îndeplinire a cerințelor 3.4.1.1.2.5.1, 3.4.1.1.2.5.2 și, respectiv, 3.4.1.1.2.5.3 din caietul de sarcini 1. Referitor la arg....entele privind punctul [76] din contestație, contestatoarea precizează că își menține considerentele din contestație conform cărora .... .... nu aduce în l....ină alte aspecte decât cele deja precizate în motivele respingerii ofertei sale cu privire la acest capăt de cerere. 2. Referitor la arg....entele privind punctul [76] din contestație, autoarea contestației arată că, prin verificarea semnăturilor aplicate pe doc....ent, a înțeles verificarea validității semnăturii electronice, verificare pe care aplicația .... o realizează prin conectarea la serverul 30

furnizorului de semnătura electronică. Implicit se constată și existența (aplicarea) acesteia pe doc....ent. Învederează faptul că, pentru un sistem de management de doc....ente este de un interes major să se verifice validitatea semnăturii electronice, mai presus de simpla aplicare a unei semnături pe un doc....ent. VI. Cu privire la arg....entele din punctul de vedere prezentate de achizitoare la precizările de la punctul 1I.7 și paragrafele aferente din contestație prin care se face referire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.6.1 din caietul de sarcini. 1. Referitor susținerile privind punctul [85] din contestație, petenta precizează că această semnătură electronica privind arhivarea electronică este furnizată de un terț și nu face parte din obiectul prezentei achiziții. Arată că, potrivit răspunsului său la solicitarea de clarificare, sistemul permite configurarea semnăturii electronice existente la beneficiar, fără a fi necesare dezvoltări suplimentare, ci doar configurări. Reiterează faptul că semnăturile electronice cu valoare legală sunt nominale și nu pot fi transmise către terți, sau pe medii online, prec.... și faptul că aplicația .... este o aplicație configurabilă pentru o multitudine de cerințe aplicabile unui sistem de management de doc....ente.  2. Referitor la arg....entele autorității contractante privind punctul [86] din contestație, contestatoarea reiterează susținerile din contestație potrivit cărora soluția .... îndeplinește cerințele Legii nr. 135/2007 și faptul că .... s-a certificat ca administrator autorizat de arhiva electronică, folosind soluția ...., al cărei producător este. ......... SRL subliniază faptul că este administrator autorizat de arhiva electronică și oferă servicii de arhivare în format electronic pentru terți, iar sistemul său de arhivare electronică este ...., aplicație de arhivare electronică pe care a dezvoltat-o Precizează că, pentru celelalte aspecte din punctul de vedere prezentate de autoritatea contractantă pentru toate capetele de cerere, își menține arg....entele prezentate în contestație. Pentru toate arg....entele expuse mai sus, prec.... și pentru toate arg....entele expuse pe larg în contestația sa, petenta solicită admiterea contestației, astfel c.... aceasta fost formulată. Prin adresa nr. AL - 4162/11.04.2023, înregistrată la CNSC cu nr. 19763/11.04.2023, .... .... .... ........., a transmis „Concluzii scrise” prin care precizează că își menține arg....entele prezentate inițial în cadrul punctului de vedere și răspunde punctual susținerilor ......... SRL din cadrul concluziilor scrise. I. Punctul I și paragrafele aferente. 1. În ceea ce privește arg....entele contestatoarei prezentate la punctul 1.1 din concluziile scrise, autoritatea contractantă apreciază că operatorul economic se referă mai degrabă la precizările din punctul de vedere al autorității contractante, referitoare la punctele [15]-[19] din contestație, fără a avea legătură, în opinia sa cu cele referitoare la punctele [7] și [8]. Pagina 31 din 46

Reiterează faptul că acele cerințe din caietul de sarcini pe care operatorul economic le consideră „în mare parte generice” și „nedetaliate", c.... ar fi, spre exemplu „Separarea registrelor de evidență pe baza nivelurilor de clasificare ale doc....entelor" sau „Definirea unor procese automate de actualizare a atributelor generice/specifice asociate doc....entelor", au fost îndeplinite de o parte dintre ceilalți participanți la procedură, fără a solicita clarificări despre acestea. 2. Referitor la punctul 1.2, achizitoarea menționează că, în răspunsul ofertantului la solicitările de clarificări adresate de către comisia de evaluare, se evidențiază o serie de pași, având ca rezultat finit definirea unui nou tip de doc....ent și introducerea în sistem a unui doc....ent de acel tip. Astfel, arată că, din moment ce acel tip de doc....ent era deja definit, autoritatea contractantă a încercat, urmând aceiași pași, să definească un alt tip de doc....ent, cu propriile atribute specifice. De asemenea, precizează că, la asocierea atributului „Nivel Clasificare” (creat de autoritatea contractantă, de tip nomenclator) cu un nomenclator deja existent în sistem, populat cu valori, nu s-a recepționat nici un mesaj de eroare care să indice o operațiune greșită, iar aplicația nu a impus nici un fel de constrângeri cu privire la nomenclatoarele care pot sau nu să fie utilizate la definirea atributelor specifice. Totuși, funcționarea a fost necorespunzătoare, după c.... s-a arătat în doc....entul cu punctul de vedere, la punctul II.2. Menționează că nu s-au identificat, în același răspuns la solicitarea de clarificări, contraindicații referitoare la definirea de către autoritatea contractantă a unui nou tip de doc....ent sau a atributelor specifice. 3. În ceea ce privește punctul 1.3 din concluziile scrise formulate de ......... SRL, achizitoarea solicită Consiliului să ia în considerare faptul că, în doc....entația de atribuire, nu a solicitat punerea la dispoziție a unor exemple predefinite, care să ateste îndeplinirea cerințelor, iar faptul că acestea au fost puse la dispoziție de operatorul economic nu impune, în opinia sa, constrângerea de a verifica îndeplinirea cerințelor doar pe baza acestora. Afirmă că, în contradicție cu cele susținute de petentă a înaintat, către toți operatorii economici, solicitări de clarificare punctuale și pertinente acolo unde nu s-a putut inițial verifica îndeplinirea cerințelor din caietul de sarcini. Subliniază faptul că nu a ignorat indicațiile prezentate de contestatoare, dar a considerat că, urmând aceeași pași pentru tipuri de doc....ente și atribute specifice definite, altele decât cele existente în sistem, rezultatele trebuie să fie identice, ceea ce nu s-a întâmplat. II. Punctul II și paragrafele aferente. 1. În ceea ce privește punctele II.1, II.2, respectiv II.3 din concluziile scrise ale contestatoarei, autoritatea contractantă solicită Consiliului să ia în considerare arg....entele prezentate la punctele 1.2, respectiv 1.3 de mai sus.. 32

III. Punctul III și paragrafele aferente. 1. Referitor Ia punctul III.1 din concluziile scrise ale petentei, organizatoarea procedurii solicită Consiliului să țină cont de faptul că, în opinia sa, atributul „termen de păstrare" invocat de operatorul economic nu constituie un atribut specific (unui an....e tip de doc....ent), ci unul general, existent la nivelul tuturor tipurilor de doc....ente din sistem. În acest sens, consideră că afirmația sa din punctul de vedere formulat în urma contestației nu este eronată, ea făcând referire la atributele specifice. Totodată, susține că funcționalitatea prezentată de operatorul economic, și an....e pornirea automată a unui flux la încărcarea unui doc....ent în sistem, nu constituie definirea unui proces de actualizare a atributelor specifice asociate doc....entelor. De asemenea, afirmând că nu s-a identificat posibilitatea actualizării pe un tip de doc....ent a atributului „de lansare în mod automat pe un flux de lucru a unui doc....ent intrat în registratură", menționat de ofertant, consideră că acesta este un atribut general, și nu unul specific tipurilor de doc....ente. 2. Punctul III.2. Autoritatea contractantă susține că a dorit doar să evidențieze faptul că aplicația ofertată nu răspunde în totalitate cerințelor din doc....entația de atribuire, considerând, în urma consultării doc....entației primite și pe baza răspunsului la solicitările de clarificări, că acele configurări, despre care operatorul economic a afirmat că există, dar pentru care nu a prezentat exemple concrete, constituie dezvoltări ulterioare. IV. Punctul IV și paragrafele aferente. 1. Referitor la punctele IV. 1, respectiv IV.2 din concluzii, achizitoarea consideră că, parcurgând pașii indicați de operatorul economic, în final, un utilizator care a fost configurat să poată gestiona informații până la nivel „Secret de stat" poate totuși să introducă doc....ente cu nivel de clasificare „Secret de stat" în registre de evidență de nivel inferior („Neclasificat”, de exemplu). Prin urmare, consideră că cerința 3.4.1.1.2.4.4 „Separarea registrelor de evidență pe baza nivelurilor de clasificare ale doc....entelor” nu este îndeplinită de către oferta contestatoarei. V. Punctul V și paragrafele aferente din concluziile scrise ale operatorului economic. 1. Referitor la punctele V.l, respectiv V.2 din concluziile scrise ale contestatoarei, autoritatea contractantă precizează că își menține arg....entele prezentate inițial. VI. Punctul VI și paragrafele aferente. 1. Referitor la punctul VI.1 din concluziile scrise ale contestatoarei, autoritatea contractantă precizează că, în doc....entația de atribuire, nu a solicitat posibilitatea verificării legalității semnăturii electronice în etapa de test, ci doar aplicarea acesteia pe doc....ente, iar soluțiile oferite de către ceilalți participanți la procedură au fost în măsură să satisfacă cerința utilizând (așa c.... s-a menționat în punctul de vedere) certificate Pagina 33 din 46

de test emise de autoritatea contractantă, ceea ce, din punct de vedere tehnic, este perfect acceptabil. Menționează că, în acest sens, nu a fost necesar ca ceilalți operatori economici să opereze configurări asupra produselor ofertate. 2. Punctul VI.2 din concluziile scrise ale operatorului economic. Achizitoarea precizează că, la data depunerii contestației, respectiv la data întocmirii punctului de vedere la contestația depusă de operatorul economic, precizările suplimentare referitoare la aplicația ...., prezentate la punctul VI.2 din concluziile scrise, nu erau disponibile în doc....entul de la adresa indicată, așa încât nu crede că pot fi luate în considerare. VII. Considerații generale cu privire la concluziile scrise formulate de operatorul economic. Față de aspectele mai sus menționate, achizitoarea solicită Consiliului să constate că susținerile contestatoarei din concluziile scrise sunt întemeiate, în cea mai mare parte, pe refuzul prez....tiv al autorității contractante de a se conforma instrucțiunilor din răspunsul la solicitarea de clarificare. În opinia sa, a arătat că mediul de test a fost configurat să satisfacă în mod artificial unele cerințe din caietul de sarcini, fapt care a reieșit în momentul în care s-a încercat definirea de noi tipuri de doc....ente și atribute, altele decât cele existente, și exploatarea acestora în condiții normale de utilizare. De asemenea, susține că operatorul economic încearcă reinterpretarea unor construcții, c.... ar fi „Definirea unor procese automate de actualizare a atributelor generice/specifice asociate doc....entelor” sau „Separarea registrelor de evidență pe baza nivelurilor de clasificare ale doc....entelor” care nu au echivoc. Prin urmare, apreciază ca fiind nefondate concluziile scrise ale petentei ......... SRL și, pe cale de consecință, solicită Consiliului să respingă contestația acesteia, ca neîntemeiată și să mențină toate actele emise în cadrul acestei proceduri de atribuire, întrucât este evident că produsul ofertat nu corespunde tuturor cerințelor din caietul de sarcini și implicit nu corespunde necesității acesteia. Pentru toate celelalte puncte din cadrul contestației, la care nu se face referire în doc....entul cu concluzii scrise transmis de operatorul economic, autoritatea contractantă precizează că își menține arg....entele prezentate inițial în cadrul punctului de vedere. ......... SRL a constituit cauțiunea în s....ă de 33.613,44 lei, conform art. 611 alin. (1) din Legea nr. 101/2016, fiind depusă la dosar recipisa de consemnare nr. 209010219/1 din data de 24.03.2023, eliberată de CEC BANK SA - Sucursala Ilfov, înregistrată la CNSC cu nr. 16392/27.03.2023. Din analiza susținerilor părților și a doc....entelor existente la dosarul cauzei, Consiliul reține cele ce urmează: .... – .... ...., în calitate de autoritate contractantă, a inițiat procedura de atribuire, prin licitație restrânsă, a contractului de achiziție 34

publică de furnizare având ca obiect „Sistem de management al doc....entelor și arhivare electronică”, cod CPV 30211300-4, prin publicarea în SEAP a anunțului de participare nr. CN1041646/ 15.04.2022, stabilind termenul limită de depunere a ofertelor sau a cererilor de participare pentru 23.05.2022, criteriul de atribuire „prețul cel mai scăzut” și valoarea estimată, fără YVA, de 1.680.672,27 lei. În cadrul procedurii de atribuire au depus candidaturi 7 operatori economici printre care și contestatoarea din prezenta cauză, aspect consemnat în procesul verbal nr. AL-2602/21.10.2022. După evaluarea candidaturilor și a ofertelor, autoritatea contractantă a stabilit rezultatul procedurii, consemnat în raportul procedurii nr. AL-3857/17.03.2023, potrivit căruia a fost declarată câștigătoare oferta depusă de .... .... SRL, în timp ce oferta depusă de ......... SRL a fost respinsă ca neconformă și inacceptabilă. Nemulț....it de acest rezultat, comunicat prin adresa nr. AL- 3858/17.03.2023, ofertantul ......... SRL a depus contestația care face obiectul prezentei cauze. Analizând decizia de respingere a ofertei contestatoarei, Consiliul constată că aceasta vizează neîndeplinirea următoarelor cerințe ale caietul de sarcini: - cerințele 3.4.1.1.2.2.17, 3.4.1.1.2.4.4, 3.4.1.1.2.6.5 și 3.4.1.1.2.6.7 nu au fost îndeplinite; - în legătură cu cerințele 3.4.1.1.2.2.2, 3.4.1.1.2.5.1, 3.4.1.1.2.5.2, 3.4.1.1.2.5.3 și 3.4.1.1.2.6.1 ofertantul a transmis răspunsuri neconcludente. În cadrul contestației, ......... SRL, susține că decizia de respingere a ofertei sale este nefondată și netemeinică, combătând punctual fiecare motiv de respingere reținut de autoritatea contractantă. Potrivit mențiunilor din caietul de sarcini, contractul vizat de prezenta procedură de atribuire are ca scop asigurarea digitalizării fluxurilor informaționale în vederea optimizării managementului informațiilor și cunoștințelor, respectiv managementul electronic al fluxurilor informaționale și a procesului de arhivare. În acest scop, autoritatea contractantă urmează să achiziționeze echipamente de tip server și o aplicație informatică pentru managementul fluxurilor de doc....ente și arhivare electronică. În legătură cu aplicația informatică solicitată în cadrul caietului de sarcini au fost stabilite, la pct. 3.4.1.1.2, mai multe cerințe/specificații tehnice obligatorii, relevante analizării prezentei contestații fiind următoarele: „2. Gestionare doc....ente: Caracteristici obligatorii: (...) 2. Definirea tipurilor de doc....ente și a atributelor specifice direct din interfața grafică, fără intervenția în codul sursă al aplicației; (...) 17. Definirea unor procese automate de actualizare a atributelor generice/specifice asociate doc....entelor”. „4. Registratură: (...) 4. Separarea registrelor de evidență pe baza nivelurilor de clasificare ale doc....entelor; (...)”; Pagina 35 din 46

„5. Semnătura electronică 1. Semnarea electronică a doc....entelor, indiferent de formatul acestora; 2. Aplicarea de semnături electronice multiple asupra doc....entelor; 3. Verificarea semnăturilor electronice aplicate doc....entelor din interfață aplicației, fără descărcarea locală a doc....entelor pe terminalele de lucru ale utilizatorilor”. „6. Arhivare electronică (...) 1. Arhivarea electronică a doc....entelor, în conformitate cu Legea 135/2007 privind arhivarea doc....entelor în formă electronică. 5. Mecanisme de asigurare a păstrării nemodificate a doc....entelor în format electronic pe termen permanent/limitat, în funcție de perioada de păstrare aferentă; (...) 7. Obligativitatea prezentării unor doc....ente justificative pentru accesul la doc....entele arhivate.” De asemenea, tot în cadrul caietului de sarcini, autoritatea contractantă a menționat, în finalul capitolului 3.4.1, faptul că „În perioada de evaluare a ofertelor, ofertanții vor pune la dispoziția autorității contractante, la solicitarea acesteia, un mediu de test online în vederea evaluării îndeplinirii cerințelor de la pct. 3.4.1.1.2, subpct. 1- 7”, iar la pct. 3.4.2. Servicii de instalare şi configurare, următoarele: „Pentru realizarea serviciilor de instalare si configurare a aplicației informatice pentru managementul fluxurilor de doc....ente şi arhivare electronică se vor desfășura următoarele activități: a. Instalarea aplicației informatice pe infrastructura autorității contractante, configurarea unui mediu de producție şi a unui mediu de test; b. Implementarea unui n....ăr de minim 2 fluxuri distincte, agreate cu autoritatea contractantă”. În legătură cu cerințele stabilite în doc....entația de atribuire, prin răspunsul consolidat nr. AL 2882/25.11.2022, publicat în SEAP, autoritatea contractantă a precizat următoarele: «Totodată, conform caietului de sarcini precizăm că „în perioada de evaluare a ofertelor, ofertanții vor pune la dispoziția autorității contractante, la solicitarea acesteia, un mediu de test online în vederea evaluării îndeplinirii cerințelor de la pct. 3.4.1.1.2, subpct. 1-7”. Autoritatea contractantă va verifica, în mediul de test online pus la dispoziție de ofertanți, conformitatea cerințelor din caietul de sarcini şi conformitatea cu prevederile legii 135/2007 (capitolele şi articolele menționate în răspunsul consolidat). Astfel, la data testării, sistemul va trebui să dispună de funcționalitățile necesare respectării acestor prevederi.» În sensul celor de mai sus, autoritatea contractantă a solicitat contestatoarei, prin adresa nr. AL 3281/09.01.2023, punerea la dispoziție a unui mediu de test online, solicitare la care contestatoarea a răspuns prin adresa nr. 341/25.01.2023. 36

Ca urmare a evaluării tehnice a propunerii tehnice prin intermediul mediului de test online, comisia de evaluare a constatat necesitatea clarificării cu ofertantul ......... SRL a mai multor aspecte, sens în care, prin adresa nr. AL – 3727/03.03.2023, au fost solicitate contestatoarei următoarele clarificări:  cu privire la cerința 3.4.1.1.2.2.2 („Definirea tipurilor de doc....ente și a atributelor specifice direct din interfața grafică, fără intervenția în codul sursă al aplicației”) «5. Constatare cu privire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.2.2 După definirea, la nivelul secțiunii „Studio”, a mai multor tipuri de doc....ente, nu s-a reușit identificarea pașilor care să permită adăugarea ulterioară de astfel de doc....ente în aplicație. Solicitare de clarificări asociată constatării Vă rugăm să ne indicați modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.2.2, așa c.... a fost descrisă în propunerea tehnică, prin intermediul mediului de test pus la dispoziție online.” Ofertantul a răspuns acestei solicitări, prin adresa nr. 1202/10.03.2023, precizând următoarele: «5. Cu privire la solicitarea de clarificare, vă comunicăm următoarele: Conectat la aplicația .... cu utilizatorul „Administrator”, Utilizator: Administrator, Parola: Administrator, se vor urma pașii descriși în continuare pentru a crea un nou tip de doc....ent și pentru a adăuga acest nou tip de doc....ent în aplicație: (...)”. În continuarea răspunsului la această solicitare de clarificări, ofertantul a prezentat (pe aproximativ 8 pagini), pașii prevăzuți de aceasta pentru crearea unui nou doc....ent. Acest răspuns a fost considerat neconcludent de membrii comisiei de evaluare (potrivit mențiunilor din procesul verbal nr. AL 3827/15.03.2023), care a reținut în cadrul actului atacat că «Au fost definite o serie de atribuite în secțiunea „Studio” – „Grupuri de atribute”, printre care și atributul „NivelClasificare”, de tip nomenclator, cu nomenclatorul asociat „Nivel Clasificare”. Atributele menționate au fost utilizate în definirea tipului de doc....ent „Cerere concediu”. Ulterior, la adăugarea în sistem a unui doc....ent de tip „Cerere concediu”, lista asociată atributului „Nivel Clasificare” este goală. Comportamentul aplicației este inconsistent”. Consiliul apreciază ca fiind greșită această concluzie a comisiei de evaluare, în condițiile în care, solicitarea de clarificări adresată ofertantului contestator a pornit de la imposibilitatea identificării de către autoritatea contractantă, la nivelul secțiunii „Studio”, a pașilor care să permită adăugarea ulterioară de astfel de doc....ente în aplicație, iar ofertantul a răspuns acestei solicitări indicând etapele ce trebuie parcurse. Cerințele stabilite de autoritatea contractantă în legătură cu mediul de test online, așa c.... rezultă din doc....entația de atribuire au avut un caracter general, astfel că, nu i se poate reproșa contestatoarei că mediul de test propus nu a acoperit toate situațiile aspectele identificate de autoritatea contractantă pe parcursul evaluării acestui mediu de test. Pagina 37 din 46

Astfel, Consiliul apreciază că situația reținută de autoritatea contractantă și invocată în cadrul actului atacat ar fi trebuit lămurită cu ofertantul, cu aplicarea prevederilor art. 176 din OUG nr. 114/2011. În aceste condiții, Consiliul apreciază ca fiind întemeiată această critică.  cu privire la cerința 3.4.1.1.2.2.17 („Definirea unor procese automate de actualizare a atributelor generice/specifice asociate doc....entelor”) «10. Constatare cu privire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.2.17 Nu a fost identificată posibilitatea definirii unor procese automate care să permită actualizarea atributelor generice/specifice asociate doc....entelor. Pentru clarificarea nevoii autorității contractante, se poate lua în considerare următorul exemplu: dată fiind categoria de doc....ente „Contracte”, având ca atribute specifice „Dată expirare contract”, respectiv „Status contract” (cu posibile valori: „Activ”, „încheiat”), aplicația trebuie să ofere posibilitatea definirii unui proces automat care să se execute periodic şi care să actualizeze valoarea atributului „Status contract” în „încheiat”, dacă data execuției procesului este ulterioară valorii înscrise în atributul „Dată expirare contract”. Solicitare de clarificări asociată constatării Vă rugăm să ne indicați modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.2.17, așa c.... a fost descrisă în propunerea tehnică, prin intermediul mediului de test pus la dispoziție online.» Ofertantul a răspuns acestei solicitări, prin adresa nr. 1202/10.03.2023, precizând următoarele: „10. Cu privire la solicitarea de clarificare, vă comunicăm următoarele: Da, aplicația permite și astfel de configurări, dar datorită faptului că cerința din Caietul de Sarcini era una generică, am ales în scopul sesiunii demonstrative exemplele din cadrul doc....entației transmise, an....e: modificarea stării unui doc....ent la trecerea acestuia în arhivă, termenul de păstrare completat odată cu adăugarea unui doc....ent, termen calculat în funcție de nomenclatorul arhivistic. Având în vedere că cerința din caietul de sarcini este una generică, în scopul prezentării scenariului de demo, a fost aleasă modalitatea descrisă și transmisă în scenariul de demo, care respectă cerința caietului de sarcini. Întrucât întrebarea de clasificare detaliază cerința din caietul de sarcini, la momentul configurării scenariului de demo nu aveam aceste informații, drept urmare acestea nu au fost configurate la nivel de sistem. În urma etapei de analiză și proiectare realizată în cadrul proiectului se va defini modalitatea exactă în care autoritatea contractantă dorește configurarea acestor funcționalități și se vor implementa în consecință”. Acest răspuns a fost analizat de comisia de evaluare, care, potrivit informaților consemnate în procesul verbal nr. AL 3827/15.03.2023 a considerat că oferta este neconformă, iar cerința minimă nu este 38

îndeplinită, întrucât prin răspunsul transmis operatorul economic nu a demonstrat îndeplinirea acesteia, ca urmare a evaluării acestuia reținând următoarele: „Nu a fost identificată secțiunea din cadrul aplicației în care poate fi definit orice tip de proces automat. Cerința este suficient de specifică, în sensul în care, prin «definirea» unui proces automat de actualizare a atributelor asociate doc....entelor înțelegem existența unui mecanism prin care un utilizator să poată crea un astfel de proces, astfel încât să se actualizeze oricare dintre atributele asociate unui doc....ent. Mai facem precizarea că, în conformitate cu caietul de sarcini, în cadrul derulării contractului nu este prevăzută o etapă de «analiză și proiectare» în care să se implementeze funcționalități, ci doar instalarea și configurarea unui mediu de producție și a unui mediu de test, implementarea a 2 fluxuri distincte și efectuarea instruirii”. Consiliul apreciază ca fiind greșită această concluzie a comisiei de evaluare, în condițiile în care, în legătură cu mediul de test online solicitat, autoritatea contractantă nu a stabilit un an....it nivel de detaliu al acestuia, solicitarea fiind una generală. Această situația a și condus la situația existentă în speță, în care autoarea contestației a prezentat în mediul de test propus un exemplu diferit cu privire la îndeplinirea cerinței 3.4.1.1.2.2.17 (potrivit susținerilor acesteia), confirmând, prin răspunsul transmis autorității contractante, posibilitatea aplicației de definire a unor procese automate care să permită actualizarea atributelor generice/specifice asociate doc....entelor. Configurarea unei aplicații nu poate fi făcută fără analizarea și stabilirea nevoii exacte. Pe de altă parte, în ceea ce privește „proiectarea”, Consiliul apreciază că autoritatea contractantă ar fi trebuit să clarifice cu ofertantul ce reprezintă această activitate, raportat la cerințele caietului de sarcini. În aceste condiții, Consiliul apreciază ca fiind întemeiată această critică.  cu privire la cerința 3.4.1.1.2.2.4.4 („Separarea registrelor de evidență pe baza nivelurilor de clasificare ale doc....entelor”) «14. Constatare cu privire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.4.4 La definirea unui registru aplicația nu impune obligativitatea indicării nivelului de clasificare asociat noului registru. Ulterior, la introducerea doc....entelor în registru, lista de valori asociată metadatei „Nivel Clasificare” nu poate fi condiționată de nivelul de clasificare asociat registrului, putând fi astfel introduse doc....ente de orice nivel de clasificare. Solicitare de clarificări asociată constatării Vă rugăm să ne indicați modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.4.4, așa c.... a fost descrisă în propunerea tehnică, prin intermediul mediului de test pus la dispoziție online». Ofertantul a răspuns acestei solicitări, prin adresa nr. 1202/10.03.2023, precizând următoarele: „14. Având în vedere că cerința din caietul de sarcini este una generică, în scopul prezentării scenariului de demo, a fost aleasă Pagina 39 din 46

modalitatea descrisă și transmisă în scenariul de demo, care respectă cerința caietului de sarcini. Întrucât întrebarea de clasificare detaliază cerința din caietul de sarcini, la momentul configurării scenariului de demo nu aveam aceste informații, drept urmare acestea nu au fost configurate la nivel de sistem. În urma etapei de analiză și proiectare realizată în cadrul proiectului se va defini modalitatea exactă în care autoritatea contractantă dorește configurarea acestor funcționalități și se vor implementa în consecință”. Comisia de evaluare a analizat răspunsul ofertantului, rezultatul acestei analize fiind consemnat în procesul verbal nr. AL 3827/15.03.2023, considerând că oferta este neconformă, iar cerința este neîndeplinită, prin răspunsul transmis operatorul economic nedemonstrând îndeplinirea acesteia, în cadrul actului atacat reținându- se următoarele: „Conform îndr....arului pus la dispoziție de ofertant în vederea facilității testării, se pot defini registre pentru fiecare nivel de clasificare în parte. La definirea unui nou registru în sistem aplicația nu afișează un câmp unde să poată fi indicat nivelul de clasificare asociat registrului și nici înregistrarea doc....entelor în aceste registre nu este condiționată de nivelul de clasificare menționat anterior. Apariția nivelului de clasificare în den....irea registrelor definite de ofertant în sprijinul testării nu condiționează înregistrarea doc....entelor în aceste registre, în concordanță cu nivelurile de clasificare ale acestor doc....ente. Cerința este suficient de specifică, în sensul în care, prin «separarea registrelor de evidență pe baza nivelurilor de clasificare ale doc....entelor» se înțelege, în mod clar, faptul că se dorește gestionarea unui doc....ent cu un an....it nivel de clasificare în registrul cu nivel de clasificare identic”. Consiliul constată că prezenta situație este similară celei anterior analizată, caracterul general al solicitării cu privire la mediul de test online permițând ofertaților prezentarea propriilor scenarii cu privire la îndeplinirea acestei cerințe. Această situația a și condus la situația existentă în speță, în care autoarea contestației a prezentat în mediul de test propus un exemplu diferit cu privire la îndeplinirea cerinței 3.4.1.1.2.4.4 (potrivit susținerilor acesteia), critica privind acest aspect fiind întemeiată.  cu privire la cerințele 3.4.1.1.2.5.1, 3.4.1.1.2.5.2 și 3.4.1.1.2.5.3 („1. Semnarea electronică a doc....entelor, indiferent de formatul acestora; 2. Aplicarea de semnături electronice multiple asupra doc....entelor; 3. Verificarea semnăturilor electronice aplicate doc....entelor din interfață aplicației, fără descărcarea locală a doc....entelor pe terminalele de lucru ale utilizatorilor”) «16. Constatare cu privire la modalitatea de îndeplinire a cerințelor 3.4.1.1.2.5.1, 3.4.1.1.2.5.2, 3.4.1.1.2.5.3 Nu au putut fi testate cerințele privind semnarea electronică a doc....entelor. În îndr....arul pus la dispoziție de ofertant în vederea 40

facilitării testării aplicației informatice se precizează: „Pentru ca doc....entele să fie semnate cu token (semnătură electronică legală) se va configura tokenul desemnat de beneficiar". Solicitare de clarificări asociată constatării Ce presupune „configurarea tokenului desemnat de beneficiar”? Implică dezvoltarea ulterioară de noi funcționalități la nivelul aplicației?» Ofertantul a răspuns acestei solicitări, prin adresa nr. 1202/10.03.2023, precizând următoarele: «16. Cu privire la solicitarea de clarificare, vă comunicăm următoarele: Cerința „configurarea tokenului desemnat de beneficiar” nu implică dezvoltarea ulterioară de noi funcționalități la nivelul aplicației. Această cerință este îndeplinită astfel: trebuie introdus tokenul în calculator și trebuie efectuate o serie de configurări (one time) pe stația client». Acest răspuns a fost analizat de comisia de evaluare, care, potrivit informaților consemnate în procesul verbal nr. AL 3827/15.03.2023, a considerat că acesta este neconcludent, motivat de faptul că nu au putut fi testate cerințele privind semnarea electronică a doc....entelor, respectiv „Nu s-a reușit te....ea semnăturii electronice utilizând token-ul autorității contractante”, „nu s-au identificat în manualul de utilizare transmis în cadrul propunerii tehnice și nu s-au primit de la operatorul economic instrucțiuni de configurare a semnăturii electronice pe mașina client”, prec.... și faptul că nu s-a reușit te....ea semnăturii electronice multiple și nici verificarea funcționalității „utilizând token-ul autorității contractante”. Consiliul apreciază că evaluarea autorității contractante în legătură cu această cerință a fost incompletă, iar decizia de respingere eronată, nelămuririle acesteia cu privire la te....ea semnăturii electronice, respectiv cu privire la îndeplinirea cerințelor în discuție fiind necesar să fie clarificate cu ofertantul prin aplicarea dispozițiilor art. 176 din OUG nr. 114/2011. În aceste condiții, Consiliul constată că și această critică este întemeiată.  cu privire la cerința 3.4.1.1.2.6.1 („1. Arhivarea electronică a doc....entelor, în conformitate cu Legea 135/2007 privind arhivarea doc....entelor în formă electronică”) «17. Constatare cu privire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.6.1 Prin accesarea funcționalității „Arhivare doc....ent”, asociată unui doc....ent introdus în „Registrul General Intrări - leșiri Secret de Serviciu”, acesta a fost mutat în registrul „Registru intern doc....ente neclasificate”, nu în secțiunea „Spațiu de arhivare” „Arhivare”. De asemenea, procesul de arhivare nu a impus, conform articolelor 7 și 8 din Legea 135/2007, existența semnăturilor electronice ale titularului dreptului de dispoziție asupra doc....entului și ale administratorului arhivei electronice. Solicitare de clarificări asociată constatării Pagina 41 din 46

Vă rugăm să ne indicați modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.6.1, așa c.... a fost descrisă în propunerea tehnică, prin intermediul mediului de test pus la dispoziție online». Ofertantul a răspuns acestei solicitări, prin adresa nr. 1202/10.03.2023, precizând următoarele: «Cu privire la solicitarea de clarificare, vă comunicăm următoarele: Doc....entul pentru care ați aplicat funcționalitatea: „Arhivare doc....ent” a fost mutat în „Registru intern doc....ente neclasificate” deoarece acesta din urmă a fost creat ca și registru de tip „Arhiva”. Registrul specific pentru depozitarea doc....entelor arhivate este „Arhiva” din zona „Spațiu de arhivare”. În aplicația demo, (...) șters „Registru intern doc....ente neclasificate” și „Registru test”, pentru ca, pe viitor, doc....entele arhivate să fie mutate doar în zona „Spaţiu de arhivare” – „Arhiva”. Vă rugăm verificați. Cu privire la arhivarea electronică conform Legii 135/2007, aceasta nu poate fi implementată pe un mediu de test, deoarece implică o serie de certificate de semnătură electronică nominale, care nu pot fi atașate acestui server online, prec.... și un datacenter autorizat pe care să fie instalată aplicația. Pentru a dovedi îndeplinirea acestei cerințe atașăm certificatul de autorizare, care atestă faptul că Subscrisa suntem autorizație conform Legii 135/2007, iar aplicația ofertată a fost avizată de organismele legale, fiind autorizată oficial pentru arhivare electronică a doc....entelor conform Legii 135/2007. Certificatul atașat atestă îndeplinirea tuturor cerințelor Legii 135/2007, privind arhivarea electronică”. Comisia de evaluare a analizat răspunsul și a reținut, în cadrul procesului verbal nr. AL 3827/15.03.2023 și a anexei la acesta, că acesta este neconcludent, motivat de faptul că «Nu a fost identificat, printre doc....entele puse la dispoziția autorității contractante de către operatorul economic, certificatul de autorizare la care se face referire în răspunsul la solicitarea de clarificări. Cu privire la cele invocate de operatorul economic, referitor la necesitatea instalării aplicației în data- centere autorizate și a utilizării de certificate digitale calificate nominale pe perioada testării, precizăm că autoritatea contractantă nu a făcut astfel de solicitări. S-a dorit doar verificarea premiselor constituirii arhivei în condițiile legii 135/2007, și în acest sens, în răspunsul consolidat la cereri de clarificări, publicat în SEAP în data de 28.04.2022, la răspunsul la întrebarea nr. 1, se precizează: „conformitatea cu legea 135/2007 se referă la condiționarea de către sistemul informatic a introducerii doc....entelor în arhiva electronică de existența semnăturilor electronice ale titularului dreptului de dispoziție asupra doc....entului și ale administratorului de arhivă la nivelul doc....entelor”. În răspunsul consolidat la cereri de clarificări, publicat în SEAP în data de 12.05.2022, în cadrul răspunsului la întrebarea nr. 1 se indică și articolele din lege la care se face referire.»  42

În cadrul contestației, autoarea acesteia susține că scenariul demo propus de ea a fost configurat pentru a testa funcționalitățile de arhivare sărind etapa de verificare a existenței semnăturii electronice solicitate (care va fi furnizată de un terț și nu face obiectul prezentei proceduri). Consiliul constată că, într-adevăr, prin răspunsul transmis, ofertantul nu a transmis autorității contractante certificatul de autorizare la care face referire, însă acest certificat nu a fost solicitat a fi depus. Mai mult decât atât, ofertantul susține în cadrul contestației că informația referitoare la faptul că este administrator de arhivă rezultă din adresa http://www.adr.gov.ro/ arhivare-electronică. În speță, autoritatea contractantă a stabilit în sarcina ofertanților prezentarea unei soluții DEMO pusă la dispoziție de ofertant, iar, în legătură cu solicitarea menționată la pct. 6.1, a făcut referire la arhivarea electronică conform Legii nr. 137/2007. Ori, contestatoarea a depus mediul de test online solicitat (soluția DEMO) și a dat explicații în legătură cu legislația aplicabilă, astfel că nu se poate reține răspunsul a fost neconcludent, această critică fiind întemeiată.  cu privire la cerința 3.4.1.1.2.6.5 („5. Mecanisme de asigurare a păstrării nemodificate a doc....entelor în format electronic pe termen permanent/limitat, în funcție de perioada de păstrare aferentă”) «18. Solicitare 18 18. Constatare cu privire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.6.5 S-a reușit editarea proprietăților asociate unui doc....ent arhivat, altele decât indicativul arhivistic sau clasa de arhivare. S-a reușit transmiterea pe flux a unui doc....ent arhivat. Asupra doc....entelor arhivate trebuie să existe doar operațiuni de tip consultare/vizualizare executate de utilizatori cu rol de administratori ai arhivei electronice. Solicitare de clarificări asociată constatării Vă rugăm să clarificați aspectele menționate”. Prin adresa nr. 1202/10.03.2023, contestatoarea a răspuns acestei solicitări, precizând următoarele: «Răspuns: Cu privire la solicitarea de clarificare, vă comunicăm următoarele: Aplicația din mediul de test a fost configurată în consecință. Pentru verificarea comportamentului legat de editarea proprietăților unui doc....ent arhivat, vă rugăm să verificați pe un doc....ent de tipul „Doc....ent Registrul General Intrări – leșiri”». Ca și în situația precedentă, comisia de evaluare a considerat neconcludent acest răspuns, consemnând în cadrul procesului verbal nr. nr. AL 3827/15.03.2023 și a anexei la acesta că «Operatorul economic a adaptat interfața grafică astfel încât să blocheze câmpurile asociate atributelor generice/specifice ale doc....entului. Opțiunea de editare a proprietăților asociate doc....entelor a rămas activă la nivelul server-ului de aplicație și a putut fi astfel utilizată în consecință. Pentru doc....entele arhivate a fost eliminată opțiunea „Trimite pe flux de lucru”, însă acestea pot avea în continuare asociate fluxuri de lucru active, care ar fi trebuit încheiate la arhivarea doc....entelor». Pagina 43 din 46

Contestatoarea susține, în cadrul contestației, că urmare a parcurgerii pașilor descrii în scenariul demo, singurele câmpuri care pot fi editate sunt „Indicativ arhivistic” și „Clasa nomenclator arhivistic”. Analizând critica referitoare la această concluzie a autorității contractante, prin raportare la cerințele doc....entației de atribuire și răspunsul ofertantului la solicitarea de clarificări, Consiliul constată că aceasta este întemeiată, în condițiile în care mediul de test online elaborat de contestatoare este o aplicație DEMO, iar din răspunsurile contestatoarei rezultă că, deși pot fi transmise doc....ente pe fluxurile de lucru, nu poate fi modificat decât indicativul și clasa nomenclatorului. Raportat la cerința 6.5, de asigurare a păstrării nemodificate a doc....entelor, cerința apare ca fiind îndeplinită, autoritatea contractantă urmărind cu aplicația DEMO să facă tot ce își dorește prin caietul de sarcini.  cu privire la cerința 3.4.1.1.2.6.7 („5. Obligativitatea prezentării unor doc....ente justificative pentru accesul la doc....entele arhivate”) «Solicitare 19 19 .Constatare cu privire la modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.6.7 Cu ajutorul utilizatorului „Administrator” s-a reușit adăugarea de permisiuni asupra unui doc....ent din arhivă pentru alt utilizator, fără ca aplicația sa impună obligativitatea prezentării unor doc....ente justificative. Solicitare de clarificări asociată constatării Vă rugăm să ne indicați modalitatea de îndeplinire a cerinței 3.4.1.1.2.6.7, așa c.... a fost descrisă în propunerea tehnică, prin intermediul mediului de test pus la dispoziție online». Ofertantul a răspuns acestei solicitări (prin adresa nr. AL 3827/15.03.2023), după c.... urmează: «În aplicația din mediul de test se folosește fluxul de acces în arhiva unde se cer doc....ente justificative. Administratorul este un cont „built in” care are drepturi depline în sistem și este un utilizator elevat, responsabil, ale cărui acțiuni sunt auditate pentru a evita abuzurile. Acesta este folosit doar pentru configurarea aplicației, nu și pentru utilizarea acesteia». Comisia de evaluare a analizat acest răspuns și a constatat că oferta contestatoarei este neconformă, motivat de faptul că „Chiar dacă a fost definit un flux de lucru pentru accesul la doc....entele din arhiva care obligă prezentarea unor doc....ente justificative, aplicația permite in continuare acordarea de permisiuni pe doc....entele arhivate, separat de fluxul de lucru menționat în textul clarificării.” În cadrul punctului de vedere autoritatea contractantă susține că, ofertantul nu a precizat nici în propunerea tehnică și nici în îndr....arul pus la dispoziție împreună cu mediul online, că utilizatorul „Administrator” nu trebuie folosit pentru exploatarea aplicației, acesta 44

fiind capabil să acorde acces la doc....entele din arhivă unui n....ăr arbitrar de utilizatori, care, la rândul lor, pot configura fără a fi constrânși să prezinte doc....ente justificative, drepturi de acces pe doc....entele respective pentru alți utilizatori, care nu au rol de administratori de arhivă, care, la rândul lor, printr-o simplă căutare, pot accesa doc....ente din arhivă, fără să fie constrânși să prezinte doc....ente justificative. Contrar susținerilor autorității contractante, Consiliul apreciază că răspunsul contestatoarei este unul pertinent. În acest sens, Consiliul apreciază că este normal ca „Administratorul” să poată intra peste tot în aplicație și asupra oricăror activități, configurând întreg procesul, autoritatea contractantă neprecizând dacă pentru orice alt utilizator sunt respectate cerințele de către aplicația DEMO. Luând în considerare aspectele de fapt și de drept evocate, în baza art. 26 alin. (2) din Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, prec.... și pentru organizarea şi funcţionarea Consiliului Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor, Consiliul urmează să admită contestația depusă de ......... SRL și să anuleze actele autorității contractante privind decizia de respingere a ofertei contestatoarei prec.... și comunicările În baza art. 26 alin. (2) și (5) din Legea nr. 101/2016, Consiliul va obliga autoritatea contractantă ca, în termen de 15 zile de la primirea deciziei Consiliului, cu respectarea prevederilor legale, să facă aplicarea aspectelor de fapt și de drept, stabilite de Consiliu prin motivarea sa, în ceea ce privește oferta depusă de ......... SRL. Pentru aceste motive, în baza legii și a mijloacelor de probă aflate la dosar CONSILIUL DECIDE: Admite contestația depusă de ......... SRL în contradictoriu cu .... – .... ...., în calitate de autoritate contractantă. Anulează actele autorității contractante privind decizia de respingere a ofertei contestatoarei. Obligă autoritatea contractantă ca, în termen de 15 zile de la primirea deciziei Consiliului, cu respectarea prevederilor legale, să facă aplicarea aspectelor de fapt și de drept, stabilite de Consiliu prin motivarea sa, în ceea ce privește oferta depusă de ......... SRL. Prezenta decizie este obligatorie pentru părți, în conformitate cu dispozițiile art. 28 alin. (1) din Legea nr. 101/2016. Împotriva ei se poate formula plângere, în termen de 10 zile de la comunicare pentru părțile cauzei, respectiv de la data luării la cunoștință de către alte persoane vătămate, în temeiul art. 29 din Legea nr. 101/2016. Pagina 45 din 46

PREȘEDINTE, MEMBRU, MEMBRU, ......... ......... ......... 46